檔案記憶觀視野下的企業(yè)檔案管理探析

陳小微

摘 要：針對檔案管理工作，檔案記憶觀提出了一個全新的研究角度，企業(yè)記憶其組織的根本在于企業(yè)檔案，對檔案的收集從不同的角度進行，在宏觀鑒定的引導(dǎo)下，進行科學(xué)鑒定，為檔案工作提供各種服務(wù)，在構(gòu)建、傳承和維護企業(yè)組織記憶方面具有著重要的作用，是保證其全面真實的基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：檔案記憶觀；企業(yè)檔案；組織記憶

在社會活動的過程中，有關(guān)個人、組織以及機構(gòu)等形成的不同的具有一定價值的歷史記錄就是檔案，受檔案本身所特有的幾率、原始和真實等特征的影響，使其具有了記憶社會歷史的媒介與載體的雙重功能，一方面，它屬于社會記憶形態(tài)，一方面控制社會記憶的基礎(chǔ)與措施。近期，人們越來越重視和認同計提記憶與檔案工作間的關(guān)聯(lián)性。這其中的原因在于，從社會實踐者和專家的角度分析，全體社會成員在不同載體的作用下獲取民族和國家的記憶，檔案在這其中扮演的是記錄社會活動的角色，這使得其與集體的記憶關(guān)系十分密切。并且，在時間與理論的角度中，有關(guān)檔案的管理和工作人員開始引入記憶觀念，從而推動有關(guān)維護和創(chuàng)建集體記憶的有關(guān)工作工作的展開，并作為各自的工作職責(zé)。所以，對有關(guān)檔案工作人員而言，社會與集體記憶是其目前的重點工作內(nèi)容。

1 檔案記憶觀的基本屬性

檔案記憶觀作為基于對檔案基本屬性，社會記憶屬性的本質(zhì)性認識近年來受到檔案界的重視和探討。以社會記憶理論為根本出發(fā)點，從傳承、控制和建構(gòu)的角度對社會記憶的體制與性能進行分析就是檔案的記憶研究，目的是從創(chuàng)建和保護社會記憶的角度，使有關(guān)工作人員的積極作用得到充分的發(fā)揮，對社會記憶的全面創(chuàng)建，我們可以從以下幾點分析其旨趣所在：

首先，從社會記憶的角度對檔案這一形態(tài)給予肯定和了解，從國家與社會記憶的角度分析檔案所特有的價值與意義；

其次，從構(gòu)建和保護社會記憶的角度對檔案的作用給予肯定和了解，以社會的不斷變化和發(fā)展為背景，使檔案的價值和使命得以實現(xiàn)；

再次，深度挖掘和創(chuàng)新有關(guān)理論，從理論的角度，創(chuàng)建具有解釋作用的框架拓展系統(tǒng)，同時也為“城市記憶工程”、“世界記憶工程”、“數(shù)字記憶工程”等這些有關(guān)檔案領(lǐng)域記憶保護、保存活動尋找理論依據(jù)。

2 檔案部門的職能定位

根據(jù)檔案記憶觀的有關(guān)理論，檔案館的意義除了具備文件庫的作用之外，還兼具知識庫和記憶庫的作用。有關(guān)檔案管理機構(gòu)對企業(yè)記憶的保存必須從企業(yè)發(fā)展的角度出發(fā)，一個企業(yè)的發(fā)展過程必須能夠從其檔案館中得到體現(xiàn)，是企業(yè)的整個發(fā)展歷史能夠為后人所預(yù)覽和學(xué)習(xí)了解。

2.1 擴大搜索范圍，豐富館藏資源

在征集與收集等有關(guān)檔案管理工作中，以當前已有的方法進行歸檔之后，還要將包括歷史檔案在內(nèi)的重要理性資料做出選取，尤其是與企業(yè)重大決策有關(guān)的資料必須進館收藏。賦予檔案館以真實性和全面性，將企業(yè)利益作為重點，對企業(yè)的發(fā)展與變化做完整詳細的記錄。

2.2 從數(shù)字化向智能化轉(zhuǎn)變

在數(shù)量方面，當前的檔案資料越來越多，對許多大中型企業(yè)而言，其在數(shù)據(jù)庫方面已經(jīng)十分成熟，在收集、編制和查閱有關(guān)檔案以及對檔案進行管理方面的效率都非常高，對圖書和檔案的中的有關(guān)信息的管理已經(jīng)實現(xiàn)了電子化，然后，有關(guān)機構(gòu)在對企業(yè)的檔案進行數(shù)字化管理方面還有待提升，以原始的信息檔案為基礎(chǔ)，在具體需求的引導(dǎo)下，深度挖掘有關(guān)專題數(shù)據(jù)，為用戶及領(lǐng)導(dǎo)決策提供更詳盡、快捷的高效的智能化服務(wù)，這不僅是一種操作方式上的變化，而是一種觀念上的突破。

3 企業(yè)檔案管理的重要性

在企業(yè)有關(guān)組織記憶的構(gòu)建方面，企業(yè)檔案其基礎(chǔ)性作用。根據(jù)記憶主體的不同，其種類主要包括個人記憶和集體記憶兩種，哈布瓦赫的觀點是：集體記憶的數(shù)量與社會中群體的數(shù)量是相對應(yīng)的。從社會的角度而言，包括宗教、家庭、企事業(yè)單位以及社會階級等形式在內(nèi)的有關(guān)群體性組織都擁有各自的集體記憶，其中的成員受此類記憶的控制，對他們的過去和未來都形成一定的影響。集體記憶是組織記憶的根源所在，當前生活中，企業(yè)在生產(chǎn)、服務(wù)和流通等領(lǐng)域中都是互相獨立的，而組織記憶則真是的體現(xiàn)和記錄了一個企業(yè)的發(fā)展和生存。企業(yè)檔案是企業(yè)在生產(chǎn)、研發(fā)、經(jīng)營以及管理等活動中形成的有保存價值的各種形式的記錄，是企業(yè)組織記憶塑造、構(gòu)建、傳承、維護的重要工具和內(nèi)容。今天的企業(yè)檔案管理工作，解讀著昨天的組織記憶，同時又構(gòu)建著明天的組織記憶。

首先，從構(gòu)建與傳承企業(yè)組織記憶的角度分析，企業(yè)檔案的優(yōu)勢非常明顯。某些媒介與載體是傳承并存在記憶的基礎(chǔ)，而企業(yè)檔案恰恰就起著這一基礎(chǔ)性的作用?？导{頓指出：社會對其記憶的維持和傳播主要靠實踐來完成，他將社會實踐的種類劃分成兩部分，一部分是體化實踐，一部分是刻寫實踐，對身體的依賴是這兩者之間的主要差異，其中前者對人體的依賴比較大，而后者傳遞和存儲實踐的方式則可以完全與人體相分開，而后者對前者而言，主要起補充作用。

其次，從傳承與創(chuàng)建企業(yè)組織記憶的角度，企業(yè)檔案本身的品質(zhì)非常優(yōu)良。謝倫伯格的經(jīng)典著作《現(xiàn)代檔案技術(shù)和原則》中的觀點是：“檔案的本質(zhì)不是搜集”，其排列的最終順序是通過自然的流轉(zhuǎn)和沉淀之后而形成的，是由生長而來的。企業(yè)的具體活動導(dǎo)致企業(yè)檔案的生成，其記錄內(nèi)容并不簡單，是不同的目的與活動通過練習(xí)之后形成的，這種組合和聯(lián)系有助于相對客觀、完整的反映企業(yè)過去，為我們理解企業(yè)組織記憶提供了事實、關(guān)聯(lián)、依據(jù)和理性。

4 檔案記憶觀視野下的新型企業(yè)檔案服務(wù)管理

企業(yè)經(jīng)過生產(chǎn)、研發(fā)、管理和經(jīng)營等各種活動，將就價值的信息保存下來并記錄就是企業(yè)檔案，對企業(yè)創(chuàng)建、傳承、塑造和維護企業(yè)組織具有重要的作用。當前，企業(yè)檔案的有關(guān)工作是過去的組織記憶的一種解讀，也是對未來的組織記憶的一種創(chuàng)建。

4.1 企業(yè)檔案應(yīng)把握現(xiàn)階段企業(yè)活動脈絡(luò)

企業(yè)在不同階段的研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等業(yè)務(wù)活動出現(xiàn)種種變革，企業(yè)更要不斷的完善自身的發(fā)展戰(zhàn)略，轉(zhuǎn)變管理理念，調(diào)整經(jīng)營方向，才能立足于激烈的市場競爭。當前，收集檔案的關(guān)鍵就在于對目前活動的有關(guān)資料的選取，換句話說，開展此類工作的關(guān)鍵在于不同階段的企業(yè)活動。當前中國在檔案收集方面存在的主要問題就是發(fā)展不夠成熟，許多企業(yè)依據(jù)其制動的有關(guān)收集范圍來進行文檔的收集，然后只收集在此范圍內(nèi)的，對范圍外的工作缺乏重視，最常見的就是企業(yè)發(fā)生的重要性突發(fā)案件，這對企業(yè)的組織記憶具有重要作用，但是由于這些內(nèi)容不在其制定的收集范圍之內(nèi)，最終導(dǎo)致丟失。工作規(guī)范對企業(yè)檔案管理工作非常關(guān)鍵，但是要想使其作用得到充分發(fā)揮還需要時間的配合才行，所以，對當前有關(guān)檔案的收集工作而言，當前企業(yè)的活動經(jīng)絡(luò)是其全面與否的關(guān)鍵，并且，這對組織記憶的構(gòu)建也具有重要的現(xiàn)實意義。

4.2 企業(yè)檔案應(yīng)保證記憶完整性

4.2.1、制定完善的檔案標準。從檔案管理者的角度來講，對有關(guān)工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)要予以提升，對有關(guān)責(zé)任人予以明確，對有關(guān)人員的工作職責(zé)予以明確，是有關(guān)體制的意義完善，根據(jù)《企業(yè)檔案管理標準》、《檔案法》等有關(guān)政策的規(guī)定，從企業(yè)對不同規(guī)章體系以及有關(guān)具體工作的實際情況出發(fā)，根據(jù)管理檔案的具體要求來形成、整理和收集檔案，并且在歸檔的范圍、收發(fā)保密文件、文件保存時間、銷毀等等不同的環(huán)節(jié)對有關(guān)工作進行明文規(guī)定。并且針對鑒定工作，有關(guān)部門還要積極的進行研究，使鑒定工作更加的準確，降低確實社會記憶的可能性，對有關(guān)工作人員在觀念和思想上要加強重視。建立健全檔案管理規(guī)章制度，是檔案管理的關(guān)鍵。完善的制度和標準是確保記憶完整性的基礎(chǔ)。

4.2.2、數(shù)字檔案的收集與管理。 當前，記憶是否完整直接受企業(yè)手機數(shù)字方面資源的檔案有直接關(guān)系。隨著全球經(jīng)濟的一體化進程不斷發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)信息不斷進步，在企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展方面，信息化起著重要的作用，并且還影響企業(yè)的經(jīng)濟收益與競爭能力。企業(yè)從自動化生產(chǎn)到內(nèi)部管理方面都與計算機息息相關(guān)，并且隨著電子商務(wù)的發(fā)展，信息化的影響越來越大，隨之而來的是在生產(chǎn)、銷售和經(jīng)營等環(huán)節(jié)中增加的大量數(shù)字化信息，這對企業(yè)的運轉(zhuǎn)是否正常起著決定性的作用，當前企業(yè)經(jīng)營的現(xiàn)狀也主要通過數(shù)字化信息流體現(xiàn)出來。分散在不同系統(tǒng)、不同業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)中的關(guān)鍵數(shù)字化信息，如果得不到及時的沉淀，一旦流失，必然造成企業(yè)組織記憶的殘缺。因此，在企業(yè)檔案收集工作中，應(yīng)該及時控制有保存價值的數(shù)字文檔信息。

當前越來越多的企業(yè)開始重視對與知識有關(guān)的平臺和中心的建設(shè)，從智力方面支持企業(yè)發(fā)展，但是，當前的大部分關(guān)鍵性信息與知識的狀態(tài)以“游離”為主，缺乏系統(tǒng)性，使得信息的作用和價值不能得到充分發(fā)揮，流失嚴重；又如，據(jù)調(diào)查，郵件系統(tǒng)是目前很多企業(yè)，尤其是大中型企業(yè)開展管理活動的重要平臺，而郵件系統(tǒng)中的郵件多處于失控狀態(tài)，即便是非常重要的郵件也鮮有在企業(yè)檔案的歸檔范圍之中。因此，要確保企業(yè)組織記憶的完整性，必須對各種類型的數(shù)字文檔信息進行合理的收集和管理。

4.3 企業(yè)檔案應(yīng)不斷豐富檔案的利用服務(wù)

人類對身份的認同以記憶為基礎(chǔ)，企業(yè)內(nèi)部員工被認同的關(guān)鍵在于企業(yè)組織記憶。而這對員工的歸屬感和自豪感具有重要的意義，對企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展具有積極意義。而員工通過傳承和激活組織記憶等來認同企業(yè)。美國的著名學(xué)者保羅·康納頓指出，原始的外來資料幫助人類恢復(fù)記憶，這其中檔案的價值尤其重要，集體記憶中需要追溯和保存的主要內(nèi)容與檔案中記錄的社群、民族和個體等有極大的關(guān)聯(lián)性。由此可見，檔案對集體記憶其中間性作用，對記憶具有激活的作用，但是，釋放記憶功能單靠檔案館中被動存放的資料是無法實現(xiàn)的，只有充分的利用檔案才能使其價值得到發(fā)揮，對企業(yè)的組織記憶才能進行有效的激活。

利用是管理的檔案的中級目的，是檔案為廣大人民提供服務(wù)，國家檔案局在建設(shè)“三個體系”的方案中對此也有設(shè)略。企業(yè)檔案在具體的工作中有許多種利用方式，其中發(fā)揮價值最為明顯的就是其情報價值與憑證價值。在傳承和激活企業(yè)組織記憶的過程中，有關(guān)工作人員必須更加系統(tǒng)、深入的整合檔案資源，以生動形象、易于接受的方式，主動將組織記憶呈現(xiàn)給企業(yè)員工，在潛移默化中實現(xiàn)企業(yè)組織記憶的激活與傳承。

5 結(jié)語

總體而言，對企業(yè)而言，其在漫長的發(fā)展進程中所形成的組織記憶就是其檔案，它見證了一個企業(yè)的發(fā)展，可以為企業(yè)的發(fā)展策略提供理論支撐，并且對企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展而言，可以提升其市場競爭力。所以，當前時期內(nèi)，在檔案世界觀的引導(dǎo)下，企業(yè)觀念必須及時更新，企業(yè)的檔案管理方案也要意識俱進，是有關(guān)檔案管理工作更加真實有效，對企業(yè)的長遠發(fā)展發(fā)揮積極地推動作用。

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