關(guān)于新時(shí)期人事檔案管理信息化建設(shè)探析

儲(chǔ)怡

摘要：隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，新時(shí)期，企事業(yè)人事檔案管理作為企事業(yè)內(nèi)部管理的重要組成部分，逐漸受到人們的關(guān)注。尤其是近幾年來，相關(guān)領(lǐng)域中對(duì)于人事檔案管理的信息化建設(shè)重要性認(rèn)識(shí)逐漸加大，建立信息化的人事檔案管理已經(jīng)成為企事業(yè)工作的重點(diǎn)。但就現(xiàn)階段來看，仍舊有很多企事業(yè)在人事檔案管理的信息化建設(shè)上存在著問題，本文就新時(shí)期企事業(yè)人事檔案管理存在的問題展開分析，就如何加強(qiáng)新時(shí)期企事業(yè)人事檔案管理的信息化建設(shè)提出幾點(diǎn)建議。

關(guān)鍵詞：人事檔案管理；信息化建設(shè)；思路分析；具體對(duì)策

一、前言

面對(duì)信息時(shí)代的到來，市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)越來越激烈，企事業(yè)單位站在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中站穩(wěn)腳步并實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展就必須從自身的管理工作中出發(fā)。而作為企事業(yè)單位日常管理工作中非常重要的一環(huán)，人事檔案管理工作水平的好壞直接關(guān)系著單位的自身發(fā)展。而信息時(shí)代的到來為人事檔案管理工作帶來了很多便捷之處，將信息技術(shù)引入單位人事檔案管理中不僅能減少對(duì)人事檔案管理的工作量，更能保證人事檔案管理工作的順利開展。下文就如何加強(qiáng)企事業(yè)單位人事檔案信息化建設(shè)的相關(guān)問題展開分析。

二、新時(shí)期企事業(yè)人事檔案管理還存在的問題

1、缺乏完善的人事檔案管理制度

對(duì)于多數(shù)企事業(yè)單位來說，其人事檔案管理基本由其相應(yīng)的檔案管理部門負(fù)責(zé)，雖然一些單位也針對(duì)其人事檔案管理制定了相關(guān)的規(guī)章制度，卻沒有明確人事檔案管理的方案和手段，造成人事檔案管理比較混亂。并且，因很多單位尚未有一個(gè)切合實(shí)際、具體化的人事檔案管理制度，再加上職能部門對(duì)于單位人事檔案管理需要收集的范圍不規(guī)范，許多本應(yīng)該納入人事檔案管理的信息和資料不能得到完整的保存，導(dǎo)致相關(guān)檔案變動(dòng)時(shí)，工作移交不清導(dǎo)致檔案資源流失。同時(shí)，檔案目錄標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，各部門根據(jù)自己的理解和使用習(xí)慣整理檔案，導(dǎo)致單位人事檔案最終方案目錄不清，給查找?guī)砹艘欢ǖ碾y度。

2、相關(guān)制度落實(shí)不到位

隨著我國(guó)家對(duì)于是企業(yè)單位的改革不斷深入，面對(duì)新的環(huán)境和形勢(shì)，企業(yè)或者事業(yè)單位應(yīng)具備較為完善的機(jī)構(gòu)，并在經(jīng)營(yíng)管理的過程中，不斷完善各項(xiàng)規(guī)章制度以及考核目標(biāo)等。但這些要求在實(shí)際的執(zhí)行過程中，并沒有達(dá)到理想的效果。各項(xiàng)設(shè)置在達(dá)到相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)及要求后卻沒能執(zhí)行到位，落到實(shí)處，有的因執(zhí)行力度不夠，在實(shí)際的企事業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中沒能發(fā)揮人事檔案管理工作的實(shí)際作用。其實(shí)，人事檔案管理工作需要企事業(yè)各個(gè)職能部門的相互溝通，因各個(gè)職能部門除了要處理很多經(jīng)營(yíng)或者生產(chǎn)活動(dòng)外，還要處理很多公共服務(wù)工作，這也間接給企事業(yè)單位的人事檔案管理信息化建設(shè)帶來了較大的挑戰(zhàn)。

3、缺乏信息化建設(shè)的人員和意識(shí)

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，影響企事業(yè)單位的人事檔案管理水平好壞有很多因素，而人是檔案管理中不可缺少重要因素。伴隨著企事業(yè)規(guī)劃進(jìn)程的不斷加深，人事檔案對(duì)于單位推動(dòng)改革、深化教育以及創(chuàng)新人才培養(yǎng)、提高管理效能、維護(hù)單位利益、提高單位競(jìng)爭(zhēng)力方面都發(fā)揮著關(guān)鍵的作用。然而企事業(yè)人事檔案管理工作的信息化建設(shè)關(guān)鍵影響因素就是人才因素。人事檔案管理人員的水平與素質(zhì)不僅關(guān)系著檔案管理工作的進(jìn)展是否順利，更關(guān)系到單位的內(nèi)部管理與未來發(fā)展。就目前來說，很多從事人事檔案管理工作的人員整體水平來說還較低，大多是老一輩的職工，其習(xí)慣于傳統(tǒng)的人事檔案管理方式與手段，缺少對(duì)信息化人事檔案管理的適應(yīng)型。而有的企事業(yè)直接由其他部門領(lǐng)導(dǎo)或職工代替完成人事檔案管理工作的現(xiàn)象也較為普遍，這些人專業(yè)基礎(chǔ)知識(shí)與技能方面都遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠。

三、新時(shí)期加強(qiáng)企事業(yè)人事檔案管理信息化建設(shè)的具體措施

1、提高管理人員對(duì)信息化建設(shè)的意識(shí)，對(duì)信息化建設(shè)隊(duì)伍做好專業(yè)技術(shù)人員儲(chǔ)備

若要切實(shí)做好人事檔案信息化建設(shè)工作，就必須提高對(duì)人事檔案管理的意識(shí)。企事業(yè)單位可以通過相關(guān)手段來增強(qiáng)人事檔案管理員的管理意識(shí)。首先，企業(yè)應(yīng)加大宣傳力度，提高職工對(duì)于人事檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)，以積極配合相關(guān)部門對(duì)資料的收集和整理。其次，從制度層面上來說，要保證企事業(yè)單位人事檔案信息化建設(shè)的順利進(jìn)行，根據(jù)國(guó)家相關(guān)政策及法律法規(guī)來進(jìn)行建設(shè)，這也是保障信息資源安全與企事業(yè)單位職工基本權(quán)益的基礎(chǔ)。必須依據(jù)企事業(yè)人事檔案管理工作的實(shí)際情況出發(fā)，建立相應(yīng)的管理機(jī)制，并不斷從制度上來改進(jìn)和促進(jìn)人事檔案管理的規(guī)范性與科學(xué)性。同時(shí)，企業(yè)應(yīng)加大對(duì)人事檔案管理信息化的建設(shè)，做好企業(yè)信息化建設(shè)隊(duì)伍中專業(yè)人才的培育和儲(chǔ)備，通過定期的培訓(xùn)以及學(xué)習(xí)活動(dòng)，提高管理人員的專業(yè)能力以及基本素質(zhì)，以進(jìn)一步推動(dòng)企業(yè)人事檔案管理信息化的實(shí)現(xiàn)。

2、加強(qiáng)基礎(chǔ)建設(shè)，為信息化建設(shè)打下基礎(chǔ)

近幾年來，很多企事業(yè)單位開始走上信息化人事檔案的建設(shè)進(jìn)程中，為實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化建設(shè)，首先就是要加強(qiáng)人事檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)。一方面，要強(qiáng)化檔案庫(kù)房的檔案保存環(huán)境，為電子檔案的保存與信息化的設(shè)備提供環(huán)境基礎(chǔ)。針對(duì)新建的檔案庫(kù)房制定新的標(biāo)準(zhǔn)，加大其信息化的設(shè)備建設(shè)，針對(duì)已有的建房應(yīng)著重其改造。對(duì)紙質(zhì)檔案的庫(kù)房管理應(yīng)保證溫度和濕度以及防塵因素，為人事檔案的保存提供良好的環(huán)境。對(duì)于信息化的檔案，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)信息化設(shè)備運(yùn)營(yíng)要求的環(huán)境建設(shè)，對(duì)網(wǎng)絡(luò)中心機(jī)房、服務(wù)器、電子檔案庫(kù)房等基礎(chǔ)設(shè)施進(jìn)行完善。包括一些基本的防靜電設(shè)施、防磁等基本設(shè)施，更要完善防信息泄露以及保密技術(shù)等。而對(duì)已建成的庫(kù)房和已有的紙質(zhì)檔案，一定要分區(qū)進(jìn)行保存，做好功能型結(jié)構(gòu)的改造，并逐步完善相應(yīng)設(shè)施。其次，對(duì)于檔案信息化建設(shè)來說，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境是非常關(guān)鍵的條件，很多企事業(yè)單位在這一方面做得還不夠好，網(wǎng)絡(luò)布線凌亂、設(shè)備共享度低、安全隱患多等現(xiàn)象非常普遍。所以，我們必須采取一定的科學(xué)措施進(jìn)行改善。

3、進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化的人事檔案管理

檔案管理工作發(fā)展至今，由單一的檔案管理方式發(fā)展為多類型的綜合檔案。隨著企事業(yè)單位的改革不斷深入，傳統(tǒng)的企事業(yè)單位人事檔案管理方式已經(jīng)不能滿足每天極速增加的人事檔案數(shù)量。事實(shí)上，人事檔案管理向信息化、網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展是未來的必然發(fā)展趨勢(shì)，也必然是實(shí)現(xiàn)人事檔案現(xiàn)代化的方向。所以，在實(shí)際的人事檔案信息化建設(shè)工作中，應(yīng)將現(xiàn)代化信息技術(shù)充分運(yùn)用起來，切實(shí)從計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等方面來指導(dǎo)檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)檔案工作的現(xiàn)代化發(fā)展。同時(shí)，通過建立人事檔案管理機(jī)制和責(zé)任機(jī)制、以及信息化建設(shè)機(jī)制，從多個(gè)方面共同規(guī)范企業(yè)的人事檔案管理，促進(jìn)信息化檔案管理的建設(shè)。除此之外，還應(yīng)加大對(duì)企事業(yè)單位人事檔案管理的現(xiàn)代化信息技術(shù)的投入，并加快現(xiàn)代化管理進(jìn)程的發(fā)展，以充分發(fā)揮人事檔案的實(shí)際作用。

四、結(jié)束語

總的來說，對(duì)于企事業(yè)單位的人事檔案信息化建設(shè)，應(yīng)充分結(jié)合企事業(yè)單位的實(shí)際情況，通過制定相關(guān)信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)與相關(guān)制度規(guī)范信息化人事檔案建設(shè)，加強(qiáng)信息化人事檔案建設(shè)的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，同時(shí)，提高相關(guān)人員的意識(shí)和檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)水平，以推進(jìn)企事業(yè)單位人事檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程。（作者單位：陜西廣播電視臺(tái)）

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