劉艷萍

（哈爾濱呼蘭區(qū)檔案局 黑龍江 哈爾濱 150500）

檔案信息資源開發(fā)利用之我見

劉艷萍

（哈爾濱呼蘭區(qū)檔案局 黑龍江 哈爾濱 150500）

隨著社會的發(fā)展、科技的進步，信息資源已成為了一種重要的經(jīng)濟資源。檔案是信息資源的一個重要組成部分，檔案信息資源開發(fā)利用是檔案工作為國民經(jīng)濟建設(shè)發(fā)展服務的直接體現(xiàn)。隨著我國社會政治、經(jīng)濟等形勢發(fā)生的巨大變化，檔案信息資源開發(fā)利用工作應緊跟現(xiàn)代化發(fā)展的需要，運用新的理念和方式做好檔案信息資源開發(fā)利用，更好的服務社會。下面，筆者就新形勢下檔案信息資源開發(fā)利用工作談幾點看法。

一、豐富館藏，優(yōu)化結(jié)構(gòu)，是檔案信息資源開發(fā)利用的資源基礎(chǔ)

建成檔案數(shù)量充足、內(nèi)容豐富、結(jié)構(gòu)合理、質(zhì)量優(yōu)化并富有特色的檔案信息館藏體系,才能為檔案信息資源的有效開發(fā)利用奠定良好的基礎(chǔ)，以便滿足更多的檔案利用者多方面的需求。首先，要擴大檔案接收范圍。檔案收集工作是檔案工作的源頭，也是檔案信息資源開發(fā)利用的資源基礎(chǔ)，所接收的檔案必須能生動地反映本地區(qū)社會主義現(xiàn)代化建設(shè)的各種信息資源，收集與公眾生活密切相關(guān)的檔案，如婚姻登記檔案、公證檔案、工商登記檔案、房屋土地權(quán)屬檔案、學歷檔案等；其次要建設(shè)特色檔案，重點收集反映本地區(qū)民俗、自然風貌和經(jīng)濟、科學、文化發(fā)展等各方面情況的檔案。再次要完善檔案補充機制，廣泛開展檔案征集工作，要想方設(shè)法收集散存在社會和個人手中的檔案資料，特別是要加強對反映人文發(fā)展精神和民族文化精髓的檔案以及有地方文化特色的檔案史料的接收和征集力度，確保其完整性、系統(tǒng)性、真實性和權(quán)威性。最后，還要加強與專業(yè)檔案館、圖書館、博物館的聯(lián)系，掌握館藏情況，協(xié)商征集接收其案卷目錄、檔案縮微品等，使檔案館的館藏進一步優(yōu)化。

二、搞好檔案宣傳工作，增強社會檔案意識，是檔案信息資源開發(fā)利用的良好社會環(huán)境。

檔案信息資源開發(fā)利用是檔案工作為國民經(jīng)濟建設(shè)發(fā)展服務的直接體現(xiàn)，社會意識是社會公眾對檔案和檔案工作在國民經(jīng)濟、社會、生活等各個方面的性質(zhì)、地位、作用的基本認識，決定著檔案信息資源開發(fā)利用程度和檔案系統(tǒng)整體效益的發(fā)揮，因此，檔案部門要提高社會檔案意識，可在宣傳《檔案法》等法律、法規(guī)的同時，還應采取多種形式，利用廣播、電視、報刊等媒體對檔案的價值、作用及利用效果進行廣泛地宣傳，也可舉辦檔案展覽（如愛國主義教育基地）、出版館藏檔案介紹和編研作品進行宣傳，使人們知道檔案是什么，檔案有什么作用，從而激發(fā)人們利用檔案的熱情，引導人們?nèi)绾斡煤脵n案信息資源，引導更多的人利用檔案，利用檔案給自己帶來的益處，從而引導人們有針對性的利用檔案。

三、建立數(shù)字化檔案信息，是檔案信息資源開發(fā)利用的重要手段

隨著全球網(wǎng)絡(luò)化的興起，檔案信息的開發(fā)利用面臨著科技進步、經(jīng)濟建設(shè)、社會事業(yè)迅速發(fā)展的挑戰(zhàn)。數(shù)據(jù)庫建設(shè)對于檔案信息資源開發(fā)至關(guān)重要，已成為信息資源開發(fā)的重要手段，就網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案信息資源開發(fā)而言，建立各類數(shù)字化檔案信息數(shù)據(jù)庫尤為重要。建立數(shù)字化檔案信息數(shù)據(jù)庫是檔案信息資源組織的重要方式，這種方式就是將需要處理的檔案信息數(shù)據(jù)經(jīng)合理分類和規(guī)范化處理之后，以一定的標準格式存儲于計算機中，這需要充分利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)來對檔案信息資源進行合理的組織與加工，進而有利于提高檔案信息的有序性、完整性、可讀性及安全性。同時，數(shù)據(jù)庫技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的完美融合極大地方便了檔案信息資源的開發(fā)利用，也提高了開發(fā)效率。檔案部門目前應該利用網(wǎng)絡(luò)提供的契機，本著資源共享的原則，有序分工，避免重復建設(shè)，大力建設(shè)各級各類檔案信息數(shù)據(jù)庫，滿足人們對檔案的利用與查詢需要，提高檔案利用效率。同時，在建設(shè)檔案信息數(shù)據(jù)庫的過程中，必須處理好廣度與深度之間、大眾與特色之間的關(guān)系。從檔案信息的開發(fā)利用要克服開發(fā)利用渠道單一化問題，拓寬開發(fā)利用領(lǐng)域。實行多渠道、全方位、多層次的開發(fā)，這樣才能沖出重圍，迎接挑戰(zhàn)。

四、提高檔案工作人員自身素質(zhì)，是檔案信息資源開發(fā)利用的重要保障

檔案信息資源開發(fā)利用工作對從事這項檔案工作人員的業(yè)務素質(zhì)、技術(shù)水平、思想觀念、實踐能力都提出較高要求，檔案工作人員應通過科學手段，對檔案信息進行深層次的加工、整理，把蘊藏在檔案中有價值的、適應利用者需求和社會發(fā)展需要的各類信息資源挖掘出來，提供給社會，這樣就實現(xiàn)了檔案的價值。但目前檔案工作人員普遍存在專業(yè)水平低、人員結(jié)構(gòu)不合理、知識老化等問題。首先，每一位檔案人員都必須熱愛自己的工作，積極進取，愛崗敬業(yè)，服務熱情，明確檔案信息資源開發(fā)與利用是工作的主導，檔案信息資源開發(fā)利用水平的高低與檔案人員素質(zhì)高低有著直接的關(guān)系，這項工作是衡量檔案工作好壞的尺度和標志。其次，檔案工作人員必須解放思想，轉(zhuǎn)變觀念，樹立創(chuàng)新意識。面對知識經(jīng)濟和現(xiàn)化代信息管理的快速發(fā)展，抓住機遇創(chuàng)新工作，發(fā)揮檔案資源開發(fā)利用的巨大潛能。再次，必須提高檔案人員的知識水平。檔案工作人員要提高業(yè)務能力，應學習相關(guān)專業(yè)的理論知識，拓展自身的知識領(lǐng)域，學習與檔案管理有關(guān)的計算機應用技術(shù)知識、數(shù)字化技術(shù)知識、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識、現(xiàn)代化技術(shù)管理知識等，具備應用檔案管理手段所需要的外語知識，成為現(xiàn)代化的復合型人才。

檔案管理的最終目的是檔案信息資源開發(fā)利用。檔案信息資源開發(fā)利用是為國民經(jīng)濟建設(shè)、精神文明建設(shè)服務，是更好地為社會體制改革服務。檔案部門應緊跟現(xiàn)代化發(fā)展的步伐，使檔案信息更加系統(tǒng)化、規(guī)范化、科學化。只有切實做好檔案信息資源開發(fā)利用工作，才能更好地為社會發(fā)展和經(jīng)濟建設(shè)服務，為廣大民生服務。