對目前機關檔案室文書檔案鑒定工作分析

王慧

（吉林省延邊州交通運輸局 吉林 延邊 133000）

對目前機關檔案室文書檔案鑒定工作分析

王慧

（吉林省延邊州交通運輸局 吉林 延邊 133000）

文書檔案鑒定是檔案管理工作的一項重要內容，貫穿于檔案工作的全過程，它直接關系到檔案文件保管期限的確定及文書檔案的存毀命運。一直以來，文書檔案的鑒定是檔案管理的一個薄弱環(huán)節(jié)，也是一個技術型的難題，一直困擾著檔案的管理者。隨著科學技術的飛速發(fā)展，科技改變了我們的生活，也改變了我們的行為方式。文書檔案的鑒定也不例外，計算機和互聯(lián)網(wǎng)的普及率大大提升的今天，一切人類活動都可以以計算機為基礎進行。在信息化管理的今天，檔案鑒定要進行改革創(chuàng)新，也需要檔案鑒定信息化。

目前；機關檔案；文書檔案；檔案鑒定；分析

一、機關檔案室的文書檔案現(xiàn)狀分析

檔案室是各機關（包括團體、學校、工廠、企業(yè)、事業(yè)單位等）統(tǒng)一保存和管理本機關檔案的內部機構，是整個機關的組成部分，是屬于機關管理和研究咨詢性質的專業(yè)機構[1]。黨、政、軍等機關單位的檔案室，又是機關的機要部門之一。從全國檔案工作來說，檔案室是國家檔案工作組織體系中最普遍、最大量、最基層的業(yè)務機構。

檔案管理歷來都是各個機關單位的管理工作中的重要內容，特別是傳統(tǒng)形式下的檔案管理，工作任務是十分繁瑣的。從目前的角度看，機關檔案室要負責的文書檔案的數(shù)量是十分驚人的。在眾多文件檔案中既要按照保存時間及重要性選擇合適的分類，又要將不同性質的檔案歸總收檔。但是領導以及部分檔案管理人員對于檔案的認識是明顯不充分的，特別是檔案鑒定方面，檔案鑒定工作在我國的起步是比較晚的，在各機關真正的鑒定應用上，一直都發(fā)揮不到鑒定應起的作用和貢獻。雖然國家在此方面有政策規(guī)定，諸如《機關文件材料歸檔和不歸檔的范圍》及《文書檔案保管期限表》等管理規(guī)范條例，但由于檔案管理的規(guī)定缺乏系統(tǒng)而條理的標準，在很大程度的規(guī)劃上界限不分明，靈活性方面十分難把握，就像“重要的”、“一般的”、“主要的”、“其它的”等此種界限的機關單位有時候是很難把握的。除此之外，類型檔案的防潮防塵也是文書檔案文件管理中的重中之重，一旦文書檔案被因潮發(fā)霉、被蟲蛀或是檔案破損遺失，引發(fā)的后果都是不可估計的。除此之外，傳統(tǒng)的檔案管理都是人為進行的，但是管理人員的職業(yè)操守和保密意識是有高低之分的。很多文檔是需要保密的，一旦發(fā)生信息泄露，會給當事人造成很多困擾，帶來很多不必要的麻煩[2]。

所以，傳統(tǒng)模式下的檔案管理是存在著明顯的缺陷和不足的，我們應該以一種更為高效便捷的方式來適應社會的發(fā)展，以一種更現(xiàn)代、更全面的檔案鑒定系統(tǒng)來解決這些文書檔案的傳統(tǒng)問題。

二、新形勢下檔案鑒定工作的發(fā)展分析

首先，要建立健全檔案鑒定系統(tǒng)。一個完善的檔案鑒定系統(tǒng)是進行高效管理工作的前提和保障，機關單位就更是如此了[3]。一個健全的檔案鑒定系統(tǒng)可以幫助機關單位減少許多繁瑣的人工工作，把大量的工作交給信息化來完成，更好的保證的檔案管理正確率，減少人為可能會發(fā)生的一系列弊端。而這個檔案鑒定系統(tǒng)并不單純的是指以現(xiàn)代化工具進行管理和鑒定，而是包含著有效配置單位內部及其相關單位的各種資源、運用各種信息渠道，以更準確的信息和更便捷的服務管理對常規(guī)工作進行更好的服務的管理過程。

其次，規(guī)范鑒定軟件的權限、加強信息數(shù)據(jù)庫建設。鑒定系統(tǒng)的優(yōu)越性自是不言而喻，但是還應該規(guī)范鑒定軟件的使用權限。畢竟檔案信息的處理和歸編過程還是一個嚴謹而保密的工作，對鑒定軟件使用人員必須嚴格篩選，不能發(fā)生泄露等不符合職業(yè)道德的行為。另外，一個健全的信息數(shù)據(jù)庫體系可以幫助我們減少許多繁瑣的人工工作，不僅可以更好的保證的設備的可靠性，減少人為可能會發(fā)生的一系列弊端，還可以提高各部門的工作效率，加強部門之間的聯(lián)系，使我們在工作中可以實現(xiàn)更好的統(tǒng)籌協(xié)調。另外，數(shù)據(jù)庫的建設對于檔案鑒定系統(tǒng)來說也是相當重要的，它可以讓機關檔案室的管理可以更好的發(fā)揮其優(yōu)勢，保證檔案管理工作的順利進行。

最后，還要加強檔案鑒定系統(tǒng)的安全保障措施。檔案保存環(huán)境并不是那么安全可靠的，網(wǎng)絡上亦存在許多竊取信息的不法分子，因此對于已經(jīng)歸檔的檔案來說，保證信息安全，防范信息泄露也是不容忽視的重要工作。要定時定期的進行系統(tǒng)維護和升級，給機關單位的服務系統(tǒng)提供一個安全的內環(huán)境。同時，也應該積極響應各個殺毒或防火墻安全公司提供的安保服務，在系統(tǒng)安全方面，我們永遠都要提高警惕，保持較高的警覺，時刻為系統(tǒng)安全進行保護工作[4]。在安全系統(tǒng)中，一定要定期檢測、殺毒，防患于未然，避免信息失竊的情況發(fā)生，要確保檔案內電子文件的完整性、有效性和真實性。

三、結束語

加強文書檔案鑒定建設是加速機關檔案室檔案管理現(xiàn)代化的客觀要求，也是提高檔案鑒定工作水平的必經(jīng)之路。因此，我們必須要重視這個問題，雖然在檔案鑒定的建設道路中也會存在各種各樣的問題，但是任何事物的發(fā)展都是曲折的，因此我們應該正確的拿出積極的態(tài)度來面對所有可能遇到的難題和困擾，努力加強檔案信息的鑒定建設[5]。只有不斷的隨著時代的變化而變化，隨著時代的變化發(fā)展而創(chuàng)新的機關單位才有能力在激烈的市場競爭中存留，才能夠不斷的發(fā)展壯大。

[1]管先海.關于檔案鑒定問題的若干思考——兼與劉東斌先生商榷[J].檔案管理.2012(03)

[2]陳愚.我國封建社會檔案鑒定工作落后的若干原因[J].成都大學學報(社會科學版).2004(01)

[3]吳新麗,閆明.如何做好文書檔案的鑒定工作[J].中小企業(yè)管理與科技(下旬刊).2014(01)

[4]楊曉靈.淺析機關文件材料歸檔范圍的界定和文書檔案保管期限的劃分[J].浙江檔案.2008(02)

[5]孫揚,楊學梅.談文檔鑒定工作的難點與對策推動電子文件歸檔工作的發(fā)展[J].科技風.2008(09)