李濱

吉林省四平市鐵西區(qū)衛(wèi)生和計劃生育局

淺談衛(wèi)生和計劃生育局檔案管理現(xiàn)代化

李濱

吉林省四平市鐵西區(qū)衛(wèi)生和計劃生育局

本文結(jié)合實際，深入分析衛(wèi)計局檔案管理中存在的不足和問題，并對實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的舉措進行初步探討。

衛(wèi)生和計劃生育局；檔案管理；現(xiàn)代化

計劃生育是我國未來幾十年發(fā)展的基本國策，且將伴隨著法治國家的建設(shè)，逐步走向規(guī)范化、制度化、法治化，給計生執(zhí)法提出了更高的要求。與此同時，衛(wèi)生執(zhí)法直接關(guān)系著群眾的生命財產(chǎn)安全，其執(zhí)法強度、執(zhí)法嚴度受到社會質(zhì)疑，未來執(zhí)法將逐步加大力度和準度。要想確保衛(wèi)生和計生執(zhí)法更加規(guī)范、依法，最關(guān)鍵之一就是要確保執(zhí)法檔案管理的制度化。

1 衛(wèi)生和計劃生育局檔案管理現(xiàn)狀

1.1 缺乏歸檔意識

衛(wèi)計局執(zhí)法業(yè)務(wù)和執(zhí)法力量多數(shù)在最基層的政府部門，且計生執(zhí)法多數(shù)地方是委托鄉(xiāng)鎮(zhèn)開展執(zhí)法活動，執(zhí)法人員的散、亂，且業(yè)務(wù)能力、習(xí)慣素質(zhì)較低的現(xiàn)狀為檔案建立埋下諸多隱患。如，很多鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府或街道辦事處均以收繳罰款為主，在辦理案件中擅自改變辦案程序，或者不依法依規(guī)建立完善執(zhí)法檔案，導(dǎo)致案件后期歸檔非常麻煩，且往往存在諸多漏洞，經(jīng)不起時間的考驗。衛(wèi)計部門對現(xiàn)代化檔案管理認識不清，缺乏創(chuàng)新意識和膽量，制約了檔案在案件查辦和處理中發(fā)揮積極作用，也延緩了檔案管理走向現(xiàn)代化的步伐。

1.2 缺乏管理人才

由于衛(wèi)計局執(zhí)法多數(shù)屬于委托執(zhí)法，執(zhí)法現(xiàn)場和執(zhí)法材料的收集均是被委托單位直接進行，衛(wèi)計局執(zhí)法人員親自參與案件處理的較少，因而就需要專業(yè)性較強的檔案管理人才指導(dǎo)被委托單位完善執(zhí)法卷宗。然而目前衛(wèi)計局的檔案管理多數(shù)是依靠即將退休的老同志或者聘用的社會人士進行管理，缺乏專業(yè)人才，以致檔案管理工作始終是存檔容易、查檔難，檔案管理工作進展緩慢。

1.3 技術(shù)設(shè)備落后

實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化其標志就是實現(xiàn)智能化，這不僅需要專業(yè)的人才，還需要配備先進的技術(shù)設(shè)備。目前衛(wèi)生和計劃生育部門多數(shù)是采用傳統(tǒng)的手工存檔，嚴重缺乏現(xiàn)代化的檔案管理設(shè)備。這也導(dǎo)致衛(wèi)計部門檔案管理工作又苦又累又不出成績，人才引進困難且留不住年輕人。

1.4 基礎(chǔ)工作薄弱

導(dǎo)致衛(wèi)生和計劃生育局基礎(chǔ)薄弱的原因較多，有歷史因素，也有客觀因素，還有主觀因素，主要反映出的是大量的檔案卷宗缺乏邏輯，案卷質(zhì)量偏低，且在檢索方面非常落后，查出的資料可用性不強。同時，由于國家政策的調(diào)整，衛(wèi)計局檔案管理規(guī)范長期無法統(tǒng)一，卷宗千變?nèi)f化。

2 推進衛(wèi)生和計劃生育局檔案管理現(xiàn)代化的建議

實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的主要內(nèi)容包括四個方面，一是檔案管理技術(shù)現(xiàn)代化。即運用現(xiàn)代信息科學(xué)技術(shù)，將檔案的記錄、存貯、整理、加工、查找、交流、傳遞等裝備起來；二是檔案管理組織現(xiàn)代化。即運用現(xiàn)代管理理念管理檔案；三是檔案管理人員現(xiàn)代化。即要有專業(yè)的管理人才；四是檔案管理智能化。這是伴隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”戰(zhàn)略的推廣，為檔案管理提出的新的要求，是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的主要標志。結(jié)合上述內(nèi)容，筆者對推進衛(wèi)生和計劃生育局檔案管理現(xiàn)代化進行分析研究。

2.1 更新理念，充分認識檔案管理現(xiàn)代化的重要性

各級各地衛(wèi)生和計劃生育部門需結(jié)合現(xiàn)實，及時吸納社會先進的檔案管理理念，對過去以存儲為主的檔案管理理念進行豐富加工，并根據(jù)本單位本地區(qū)特點制定檔案管理工作發(fā)展短期和長期規(guī)劃。各單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當充分認識到現(xiàn)代化的檔案管理對具體業(yè)務(wù)工作開展和服務(wù)群眾方面的重要意義，認識到檔案分析、檔案交流以及檔案傳遞的重要性，在現(xiàn)代化檔案管理技術(shù)設(shè)備投入方面預(yù)算更為充裕的資金，確保檔案管理能跟上群眾對衛(wèi)生和計生的服務(wù)要求，最大限度的發(fā)揮檔案的信息作用。本處談更新理念而不是改變理念，主要緣由是檔案管理的根本作用并未發(fā)生改變，而是發(fā)生拖延，即不僅僅再是片面的存儲和查詢，而增加了分析、研究、交流、傳遞等重要作用，因而需要各級領(lǐng)導(dǎo)干部充分認識到新增作用的重要性，為推進檔案管理現(xiàn)代化提供良好的物質(zhì)和人力保障。

2.2 狠抓規(guī)范，全面夯實檔案管理基層基礎(chǔ)

基層基礎(chǔ)薄弱是衛(wèi)計部門檔案管理最痛的傷害，規(guī)范檔案管理工作需要專業(yè)人員參與，并制定較為詳細的制度，對檔案管理各個方面進行內(nèi)部規(guī)定。做好檔案管理規(guī)范主要包括四個方面的內(nèi)容：一是規(guī)范的文書。通常上級對口部門會根據(jù)衛(wèi)生和計生執(zhí)法實際提供參考文書，但由于該類文書較為全面，不一定完全符合本地區(qū)實際，應(yīng)當首先由執(zhí)法指導(dǎo)科室對相關(guān)文書進行規(guī)范，在執(zhí)法中也應(yīng)當對沒有用到的執(zhí)法文書及時進行清理，避免執(zhí)法文書空白入檔現(xiàn)象。二是規(guī)范的制度。除執(zhí)法檔案外，還包括財務(wù)、組織人事以及文件印發(fā)等常規(guī)檔案，因而應(yīng)當根據(jù)每類檔案制定統(tǒng)一的、規(guī)范的制度，要求歸檔人員按照要求進行歸檔和查詢，確保檔案邏輯清晰、目錄明白。

2.3 落實制度，明確各科室隊職責(zé)

檔案管理是單位集體的工作，并非某個人或某個科室的工作，這應(yīng)當成為衛(wèi)計局各科室隊的統(tǒng)一認識。應(yīng)當嚴格落實制定好的檔案管理制度，各司其職，形成系統(tǒng)化的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，確保每份檔案入檔明白、出檔有痕，每份數(shù)據(jù)分析真實、有用。

2.4 強化保障，著力保障人才和設(shè)備的現(xiàn)代化

正如前文所述，現(xiàn)代化的檔案管理離不開現(xiàn)代化的科學(xué)技術(shù)和管理人才。各級領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當結(jié)合衛(wèi)計部門的工作實際，針對其繁瑣、復(fù)雜以及關(guān)系群眾切身利益等特征，在檔案管理人才引進方面給予大力支持，強化培訓(xùn)工作，并盡量使用在編人員，確保信息保密。在設(shè)備采購方面，應(yīng)當按照上級要求統(tǒng)一制定采購計劃，添置現(xiàn)代化設(shè)備，確保上下級信息溝通暢通。

衛(wèi)生和計劃生育局是由原衛(wèi)生局和計劃生育局合并而成，其業(yè)務(wù)工作設(shè)計醫(yī)療、食品、水資源等多種行業(yè)，關(guān)系著每個群眾的切身利益，既繁瑣、復(fù)雜，又非常關(guān)鍵、重要。做好衛(wèi)計局的各項業(yè)務(wù)工作的重要保障是做好檔案管理，利用現(xiàn)代管理理念和科學(xué)技術(shù)手段進行智能化管理檔案，為業(yè)務(wù)工作的開展提供數(shù)據(jù)和材料支撐。

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