淺析地區(qū)公司備用金的管理實(shí)踐運(yùn)用

白華麗 劉少勇

摘 要：備用金作為企業(yè)內(nèi)部控制的一個(gè)要點(diǎn)，在強(qiáng)化資金運(yùn)行價(jià)值的同時(shí)，其管理風(fēng)險(xiǎn)也備受關(guān)注。本文擬結(jié)合財(cái)務(wù)制度、中油集團(tuán)公司、西部鉆探公司備用金管理辦法，結(jié)合企業(yè)內(nèi)部實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，對企業(yè)備用金的管理運(yùn)用作一宣傳探討，以期提出一些管理啟示及建議。

關(guān)鍵詞：備用金；資金管理；地區(qū)公司

0 引言

何為備用金，其定義是企業(yè)、機(jī)關(guān)、事業(yè)單位或其他經(jīng)濟(jì)組織等撥付給非獨(dú)立核算的內(nèi)部單位或工作人員備作差旅費(fèi)、零星采購、零星開支等用的款項(xiàng)。備用金歸屬于其他應(yīng)收款，一般情況下在“其他應(yīng)收款”科目下列支，但在中油財(cái)務(wù)系統(tǒng)中，是跟其他應(yīng)收款并行的一個(gè)會計(jì)科目。中國石油集團(tuán)公司下設(shè)許多地區(qū)公司，西部鉆探公司是其中之一，為集團(tuán)公司于2008年將新疆、吐哈、青海三大油田石油工程技術(shù)服務(wù)隊(duì)伍重組整合后，組建的第一家跨油田的專業(yè)化公司，主營業(yè)務(wù)：油氣田鉆井、測井、地質(zhì)錄井及配套鉆井工藝技術(shù)研究，其下設(shè)二級單位有分公司、子公司，服務(wù)區(qū)域廣，戰(zhàn)線長，規(guī)模龐大，為加強(qiáng)公司內(nèi)部控制，規(guī)范公司內(nèi)部財(cái)務(wù)管理行為，強(qiáng)化資金利用水平，依據(jù)中石油財(cái)務(wù)體制，西部鉆探地區(qū)公司設(shè)立了資金結(jié)算中心，對各分公司、子公司進(jìn)出資金的合規(guī)性、安全性進(jìn)行審核，進(jìn)一步確保了資金運(yùn)作的規(guī)范、安全和高效，在此基礎(chǔ)上，歸屬于資金管理范疇中的備用金，實(shí)際的管理運(yùn)作比較嚴(yán)謹(jǐn)，其相關(guān)的內(nèi)部控制規(guī)范落實(shí)到位，下面筆者對備用金的實(shí)際管理運(yùn)用作一宣傳論述，以期提出一些管理啟示及建議而共勉。

1 備用金管理方式及會計(jì)分錄

備用金的管理分為非定額（一次性）管理和定額管理兩種方式。非定額管理，是根據(jù)臨時(shí)需要一次付給現(xiàn)金，使用后持有關(guān)原始憑證報(bào)銷，報(bào)銷時(shí)進(jìn)行清算——多退少補(bǔ)，在非定額管理方式下，原借款全部沖掉；票是多少，費(fèi)用就是多少；錢沒花完出納收回，花的超過借支的再給員工補(bǔ)上。定額管理，是財(cái)務(wù)部門對經(jīng)常使用備用金的部門核定定額，按定額撥付備用金，月底報(bào)銷時(shí)補(bǔ)足現(xiàn)金，不清算，只要需要永遠(yuǎn)保留此定額。 西部鉆探地區(qū)公司成立之初，各二級單位兩種管理方式兼用，后為加強(qiáng)內(nèi)部控制，自2012年起，杜絕使用“現(xiàn)金”科目，一般采用的是非定額備用金管理，使用該賬務(wù)處理模式。

1.1 非定額情況下的賬務(wù)處理舉例

例：

①某員工，經(jīng)審批同意后，借款5000元，用于外部項(xiàng)目部出差，支付零星維修。分錄如下：

借：備用金——xxx 5000

貸：銀行存款 5000

②該員工報(bào)銷差旅費(fèi)2000元，報(bào)銷維修費(fèi)2000元，沖銷備用金4000元，余款1000元繳回現(xiàn)金。分錄為：

借：銀行存款 1000

管理費(fèi)用——差旅費(fèi) 2000

管理費(fèi)用——維修費(fèi) 2000

貸：備用金—— xxx 5000

如果該員工未繳回現(xiàn)金，從工資薪酬中扣除，分錄為：

借：應(yīng)付職工薪酬——發(fā)放的工資 1000

貸：備用金——xxx 1000

③如果該員工實(shí)際發(fā)生差旅費(fèi)3500元，維修費(fèi)2000元，則分錄為：

借：管理費(fèi)用——差旅費(fèi) 3500

管理費(fèi)用——維修費(fèi) 2000

貸：備用金——xxx 5000

銀行存款 500

1.2 定額情況下的賬務(wù)處理舉例

例：

某員工經(jīng)審批通過后，報(bào)銷辦公用品費(fèi)共500元，出納以現(xiàn)金補(bǔ)足定額備用金，并在發(fā)票上加蓋“現(xiàn)金付訖”章。實(shí)際工作中，應(yīng)該附上購買前的請購單、報(bào)銷時(shí)的報(bào)銷單及發(fā)票。請購單、報(bào)銷單中一定要有相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及經(jīng)手人的簽字。

借：管理費(fèi)用等

貸：庫存現(xiàn)金

2 備用金使用流程

2.1 備用金申請、審批及管理

2.1.1 借款人按照公司財(cái)務(wù)資產(chǎn)科統(tǒng)一印制的借款單據(jù)填寫，依據(jù)借款單格式準(zhǔn)確填列借款日期、借款金額、款項(xiàng)用途。

2.1.2 借款單辦理層層審核，嚴(yán)格把關(guān)，單據(jù)經(jīng)本人或代辦人簽字后，依次由部門主管領(lǐng)導(dǎo)簽字、財(cái)務(wù)資產(chǎn)科科長簽字、本單位主管財(cái)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)或本單位負(fù)責(zé)人簽字后交與財(cái)務(wù)資產(chǎn)科辦理借款。

2.1.3 按西部鉆探公司要求，“現(xiàn)金”科目取消，財(cái)務(wù)資產(chǎn)科辦理借款支付時(shí)，由西部鉆探資金結(jié)算中心進(jìn)行審核，將審核通過的單據(jù)，以銀行存款形式支付。

2.1.4 備用金借款每次最高限額為3萬元，因業(yè)務(wù)原因長期借用備用金的人員可由財(cái)務(wù)資產(chǎn)科根據(jù)實(shí)際情況核定，經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人審批，撥出一筆固定數(shù)額的現(xiàn)金并規(guī)定使用范圍。

2.1.5 財(cái)務(wù)資產(chǎn)科每半年作一次其他應(yīng)收款復(fù)核性記錄，同時(shí)對其中的備用金借款時(shí)間、還款是否到位進(jìn)行及時(shí)復(fù)核。

2.2 備用金報(bào)銷

2.2.1 借款人沖抵備用金時(shí)，一是將借款額用資金直接上交到財(cái)務(wù)資產(chǎn)科歸還借款，二是進(jìn)行報(bào)銷賬款沖抵備用金，在報(bào)銷沖抵備用金時(shí)，按照公司財(cái)務(wù)資產(chǎn)科統(tǒng)一印制的報(bào)銷單據(jù)填寫，依次由部門主管領(lǐng)導(dǎo)簽字、財(cái)務(wù)資產(chǎn)科科長簽字、本單位主管財(cái)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)或本單位負(fù)責(zé)人簽字后交與財(cái)務(wù)資產(chǎn)科報(bào)銷。

2.2.2 財(cái)務(wù)資產(chǎn)科主管報(bào)銷人員嚴(yán)格審核原始單據(jù)，原始單據(jù)不符合財(cái)務(wù)規(guī)定或不合法的，將單據(jù)退回本人不予報(bào)銷沖抵備用金。

2.2.3 借款人員應(yīng)及時(shí)沖賬，對無故拖延者，財(cái)務(wù)資產(chǎn)科發(fā)出最后一次催辦通知后還不辦理者，將從下月起直接從借款人工資及獎(jiǎng)金中抵扣，不再另行通知。

2.2.4 借款人員需在每年年底25日前還清借款，如有特殊情況可申請借款計(jì)劃，次年初給予辦理續(xù)借款。

3 地區(qū)公司備用金管理在實(shí)際財(cái)務(wù)管理中的作用

3.1 地區(qū)公司備用金管理的運(yùn)用更有利于資金的安全，進(jìn)一步貫徹落實(shí)了經(jīng)濟(jì)法規(guī)。二級單位備用金在運(yùn)行過程中，按地區(qū)公司統(tǒng)一要求取消了“現(xiàn)金”科目使用，借支及核銷直接通過“銀行存款”科目，沒有滯留現(xiàn)金，杜絕了“坐支”風(fēng)險(xiǎn)，同時(shí)，沒有現(xiàn)金余額，也杜絕了現(xiàn)金被盜用、侵吞的風(fēng)險(xiǎn)。作為單位內(nèi)部財(cái)務(wù)管理制度，層層把關(guān)，為不違反經(jīng)濟(jì)法規(guī)設(shè)下了第一道防線，保證有關(guān)經(jīng)濟(jì)法規(guī)落實(shí)到位。

3.2 地區(qū)公司備用金管理的運(yùn)用強(qiáng)化了資金的運(yùn)行價(jià)值。在資金運(yùn)行中，備用金的使用、核銷，進(jìn)一步體現(xiàn)了資金使用效率的提高，財(cái)務(wù)部門根據(jù)借款事由將款項(xiàng)一次打入借款人員銀行賬戶并及時(shí)做賬，待借款人員核銷備用金時(shí)，依據(jù)有關(guān)原始憑證報(bào)銷清算，減少了借款人員分次報(bào)銷獲取款項(xiàng)的次數(shù)和時(shí)間，強(qiáng)化了資金運(yùn)行價(jià)值，同樣，借款人員可以及時(shí)有效地使用現(xiàn)金辦理正常的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，統(tǒng)一沖賬核銷。

3.3 地區(qū)公司備用金管理的運(yùn)用加強(qiáng)了內(nèi)部控制。在備用金管理中，因?yàn)榈貐^(qū)公司設(shè)有資金結(jié)算中心，對各分公司、子公司進(jìn)出資金的合規(guī)性、安全性進(jìn)行審核，備用金業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)，首先二級單位財(cái)務(wù)科審核做賬，再由資金結(jié)算中心審核、入賬，最后打款。資金結(jié)算中心起到了第三方監(jiān)督作用，審核嚴(yán)謹(jǐn)，保證了資金支出的合法合規(guī)性，在核銷借款多退少補(bǔ)中，由二級單位財(cái)務(wù)科對單據(jù)審核清算，再由資金結(jié)算中心對要補(bǔ)足的金額和單據(jù)進(jìn)一步審核，層層把關(guān)，進(jìn)一步加強(qiáng)了內(nèi)部控制。

3.4 地區(qū)公司備用金管理辦法的運(yùn)用提高了工作效率。地區(qū)公司下二級單位備用金在運(yùn)行過程中，不存在“現(xiàn)金”科目使用，省去了現(xiàn)金核算，出納不必設(shè)置現(xiàn)金日記賬，逐筆之日登記，也不必對此日清月結(jié)，只對“銀行存款”序時(shí)核算，這既不影響會計(jì)信息的提供，也一定地減少了出納和會計(jì)的工作。

4 地區(qū)公司備用金管理的局限性及建議

4.1 雖然在備用金業(yè)務(wù)中，各二級單位財(cái)務(wù)室及資金結(jié)算中心層層把關(guān)，但地區(qū)公司下二級單位點(diǎn)多，面廣，備用金在清賬過程中，因發(fā)票傳遞、報(bào)銷審批手續(xù)等原因會存在時(shí)間較長，發(fā)票傳遞失誤等問題，容易出現(xiàn)備用金核銷不及時(shí)現(xiàn)象。但在中小企業(yè)此現(xiàn)象較少，影響不大。

4.2 在備用金管理中的審核監(jiān)督第三方資金結(jié)算中心，其設(shè)立會產(chǎn)生相應(yīng)的人工成本、管理成本，運(yùn)行成本，只適應(yīng)大中型企業(yè)運(yùn)行管理。

4.3 由于地區(qū)公司下子、分公司點(diǎn)多，面廣，為防范備用金管理風(fēng)險(xiǎn)，要求財(cái)務(wù)制度的落實(shí)更加嚴(yán)謹(jǐn)，對內(nèi)部控制的實(shí)行進(jìn)一步夯實(shí)到位。

作者簡介：

白華麗，會計(jì)師，1983年生，2006年畢業(yè)于石河子大學(xué)，會計(jì)學(xué)，現(xiàn)在西部鉆探吐哈錄井工程公司從事財(cái)務(wù)工作。