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      非定額備用金制下差旅費(fèi)報(bào)銷業(yè)務(wù)會(huì)計(jì)處理分析

      2020-11-27 22:40:23陸藝
      大眾投資指南 2020年25期
      關(guān)鍵詞:備用金差旅費(fèi)收據(jù)

      陸藝

      (無錫城市職業(yè)技術(shù)學(xué)院,江蘇 無錫 214000)

      非定額備用金是指單位對(duì)非經(jīng)常使用備用金的內(nèi)部各部門或工作人員,根據(jù)每次業(yè)務(wù)所需備用金的數(shù)額填制借款憑證,向出納人員預(yù)借的備用金。非定額備用金使用后,憑發(fā)票等原始憑證一次性到財(cái)務(wù)部門報(bào)銷,多退少補(bǔ),一次結(jié)清,下次再用時(shí),重新辦理借款手續(xù),而非定額備用金制下的差旅費(fèi)報(bào)銷業(yè)務(wù)則是單位最為經(jīng)常發(fā)生的業(yè)務(wù),但在報(bào)銷時(shí)收據(jù)的填制、報(bào)銷后記賬憑證編制、附件張數(shù)的確定等方面,各單位處理都會(huì)以賬戶平衡為要,其規(guī)范性一直未引起重視,那么在面對(duì)這類最頻繁發(fā)生的業(yè)務(wù)時(shí)應(yīng)該如何科學(xué)、規(guī)范、高效地進(jìn)行操作呢?

      一、非定額備用金下差旅費(fèi)報(bào)銷時(shí)收據(jù)的開具

      單位采用非定額備用金制下差旅費(fèi)報(bào)銷時(shí),開具的收據(jù)并非是實(shí)際收回的多余備用金,開具的收據(jù)其實(shí)際意義在于注銷先前借出的備用金。借出的備用金報(bào)銷結(jié)算時(shí)開具收據(jù)的金額,具體分三種情況:

      (一)報(bào)銷金額大于預(yù)借的備用金金額

      報(bào)銷金額大于備用金金額,則根據(jù)借款金額開具一張同等金額的收據(jù),另將差額部分的款項(xiàng)直接支付給報(bào)銷人。

      【例1】業(yè)務(wù)員出差前預(yù)借備用金6 000元,出差后報(bào)銷差旅費(fèi)6 700元。

      【解析】本業(yè)務(wù)中業(yè)務(wù)員報(bào)銷結(jié)算時(shí)出納員開具的收據(jù)為6 000元,即注銷出差前預(yù)借的備用金6000元,另將700元差額通過網(wǎng)銀轉(zhuǎn)賬直接支付給報(bào)銷人即可。

      (二)報(bào)銷金額等于預(yù)借的備用金金額

      報(bào)銷金額等于備用金金額,則根據(jù)借款金額開具一張同等借款金額的收據(jù),不存在差額款結(jié)算。

      【例2】單位業(yè)務(wù)員出差前預(yù)借備用金6 000元,出差后報(bào)銷差旅費(fèi)6 000元。

      【解析】本業(yè)務(wù)中業(yè)務(wù)員報(bào)銷結(jié)算時(shí)出納員開具的收據(jù)為6 000元,即注銷出差前預(yù)借的備用金6 000元,借出備用金金額與使用備用金金額一致,不存在差額款結(jié)算。

      (三)報(bào)銷金額小于預(yù)借的備用金金額

      報(bào)銷金額小于預(yù)借的備用金金額,則應(yīng)分兩種情形:

      1.報(bào)銷金額小于備用金額,如借款人在報(bào)銷時(shí)同時(shí)歸還多余部分備用金,則根據(jù)借款金額開具一張同等的收據(jù),即注銷出差前的借條中的備用金,同時(shí)收回多余備用金。

      【例3】單位業(yè)務(wù)員出差前預(yù)借備用金6 000元,出差后報(bào)銷差旅費(fèi)5 600元,交來多余備用金400元。

      【解析】本業(yè)務(wù)中業(yè)務(wù)員報(bào)銷結(jié)算時(shí)出納員開具的收據(jù)為6 000元,即注銷出差前借條中的備用金6 000元,另收回400元多余備用金通過網(wǎng)銀入賬。

      2.報(bào)銷金額小于備用金,如借款人在報(bào)銷時(shí)未將多余的備用金歸還,則開具一張與報(bào)銷單金額相同的收據(jù),未歸還的備用金等待以后歸還。

      【例4】單位業(yè)務(wù)員出差前預(yù)借備用金6 000元,出差后報(bào)銷差旅費(fèi)5 600元,尚未歸還多余備用金。

      【解析】本業(yè)務(wù)中業(yè)務(wù)員報(bào)銷結(jié)算時(shí)開具收據(jù)為5 600元,即實(shí)際報(bào)銷金額,多余備用金400元因尚未歸還,作為“其他應(yīng)收款”或“備用金”賬戶余額。

      二、報(bào)銷差旅費(fèi)業(yè)務(wù)專用記賬憑證編制

      單位采用非定額備用金制下差旅費(fèi)報(bào)銷時(shí),不應(yīng)只從賬務(wù)處理平衡角度進(jìn)行處理,更應(yīng)基于會(huì)計(jì)處理規(guī)范性和專用憑證編制與其附件的配比性等方面出發(fā)進(jìn)行會(huì)計(jì)處理,具體分以下幾種情況:

      (一)報(bào)銷金額大于備用金金額

      報(bào)銷金額大于備用金金額,則應(yīng)根據(jù)實(shí)際報(bào)銷金額編制轉(zhuǎn)賬記賬憑證,借記“管理費(fèi)用”等賬戶、貸記“其他應(yīng)收款”或“備用金”賬戶;大于部分借記“其他應(yīng)收款”或“備用金”賬戶、貸記“銀行存款”賬戶。

      【例5】承例【例1】業(yè)務(wù)員實(shí)際報(bào)銷差旅費(fèi)的6 700元(其中:住宿費(fèi)發(fā)票增值稅進(jìn)項(xiàng)稅額129.60元)金額,同時(shí)通過網(wǎng)銀支付700元。

      【解析】本業(yè)務(wù)中報(bào)銷金額6 700元大于預(yù)借的備用金金額,先應(yīng)將實(shí)際報(bào)銷金額計(jì)入相應(yīng)的費(fèi)用賬戶和其他應(yīng)收款(備用金)賬戶,編制轉(zhuǎn)賬憑證如下:

      借:管理費(fèi)用 6570.40

      應(yīng)交稅費(fèi)--應(yīng)交增值稅(進(jìn)項(xiàng)稅額)129.60

      貸:其他應(yīng)收款 6700

      轉(zhuǎn)賬憑證附件為差旅費(fèi)報(bào)銷單及所附的各種原始憑證,差旅費(fèi)報(bào)銷單金額與轉(zhuǎn)賬憑證金額吻合,付款憑證附件為收到的銀行付款回單。再根據(jù)網(wǎng)銀支付的差額700元編制付款記賬憑證如下:

      借:其他應(yīng)收款 700

      貸:銀行存款 700

      通過上述會(huì)計(jì)處理后,實(shí)際報(bào)銷的費(fèi)用計(jì)入了相應(yīng)賬戶,其他應(yīng)收款賬戶也平衡。轉(zhuǎn)賬憑證和付款憑證分別與其附件金額吻合。

      (二)報(bào)銷金額等于備用金

      報(bào)銷金額等于備用金,則根據(jù)實(shí)際報(bào)銷金額編制轉(zhuǎn)賬記賬憑證,借記“管理費(fèi)用”等賬戶、貸記“其他應(yīng)收款”或“備用金”賬戶。

      【例6】承例【例2】業(yè)務(wù)員實(shí)際報(bào)銷金額的6 000元(其中:住宿費(fèi)發(fā)票增值稅進(jìn)項(xiàng)稅額108元)編制轉(zhuǎn)賬記賬憑證如下:

      【解析】本業(yè)務(wù)中報(bào)銷金額與預(yù)借的備用金金額一致,將報(bào)銷金額即借出金額計(jì)入相應(yīng)的費(fèi)用賬戶和其他應(yīng)收款(備用金)賬戶,編制轉(zhuǎn)賬憑證如下:

      借:管理費(fèi)用 5892

      應(yīng)交稅費(fèi)--應(yīng)交增值稅(進(jìn)項(xiàng)稅額)108

      貸:其他應(yīng)收款 6000

      轉(zhuǎn)賬憑證附件為差旅費(fèi)報(bào)銷單及所附的各種原始憑證,差旅費(fèi)報(bào)銷單金額與轉(zhuǎn)賬憑證金額吻合。

      (三)報(bào)銷金額小于備用金

      1.報(bào)銷金額小于備用金并退回多余備用金,則根據(jù)實(shí)際報(bào)銷金額編制轉(zhuǎn)賬記賬憑證,借記“管理費(fèi)用”等賬戶、貸記“其他應(yīng)收款”或“備用金”賬戶,根據(jù)退回的多余備用金金額編制收款憑證,借記“銀行存款”,貸記“其他應(yīng)收款”(備用金)賬戶。

      【例7】承例【例3】業(yè)務(wù)員實(shí)際報(bào)銷金額5 600元(其中:住宿費(fèi)發(fā)票增值稅進(jìn)項(xiàng)稅額86.40元),同時(shí)交來多余備用金400元。

      【解析】本業(yè)務(wù)中報(bào)銷金額為5 600元小于借出的備用金6 000元,先將報(bào)銷金額計(jì)入相應(yīng)的費(fèi)用賬戶和其他應(yīng)收款(備用金)賬戶,編制轉(zhuǎn)賬憑證如下:

      借:管理費(fèi)用 5513.60

      應(yīng)交稅費(fèi)--應(yīng)交增值稅(進(jìn)項(xiàng)稅額) 86.40

      貸:其他應(yīng)收款 5 600

      轉(zhuǎn)賬憑證附件為差旅費(fèi)報(bào)銷單及所附的各種原始憑證,差旅費(fèi)報(bào)銷單金額與轉(zhuǎn)賬憑證金額吻合,收款憑證附件為銀行收款回單。再根據(jù)通過網(wǎng)銀收回的400元編制收款記賬憑證如下:

      借:銀行存款 400

      貸:其他應(yīng)收款 400

      2.報(bào)銷金額小于備用金未收回多余備用金,則根據(jù)實(shí)際報(bào)銷金額編制轉(zhuǎn)賬憑證,借記“管理費(fèi)用”等賬戶,貸記“其他應(yīng)收款”或“備用金”賬戶。

      【例8】承例【例3】業(yè)務(wù)員實(shí)際報(bào)銷金額5 600元(其中:住宿費(fèi)發(fā)票增值稅進(jìn)項(xiàng)稅額86.40元),尚未歸還多余備用金400元。

      【解析】本業(yè)務(wù)中業(yè)務(wù)員報(bào)銷金額5 600元小于借出的備用金6 000元,將報(bào)銷金額計(jì)入相應(yīng)的費(fèi)用賬戶和其他應(yīng)收款(備用金)賬戶,編制轉(zhuǎn)賬憑證如下:

      借:管理費(fèi)用 5513.60

      應(yīng)交稅費(fèi)--應(yīng)交增值稅(進(jìn)項(xiàng)稅額) 86.40

      貸:其他應(yīng)收款 5 600

      轉(zhuǎn)賬憑證附件為差旅費(fèi)報(bào)銷單及所附的各種原始憑證,差旅費(fèi)報(bào)銷單金額與轉(zhuǎn)賬憑證金額吻合。對(duì)于未收回的多余備用金400元,暫不做賬務(wù)處理,余額保留在“其他應(yīng)收款”(備用金)賬戶中。

      三、編制的記賬憑證附件張數(shù)計(jì)算

      記賬憑證所附原始憑證張數(shù)計(jì)算的原則是:沒有經(jīng)過匯總的原始憑證,按自然張數(shù)計(jì)算,有一張算一張;經(jīng)過匯總的原始憑證,每一張匯總表算一張。職工報(bào)銷差旅費(fèi)中業(yè)務(wù)中,轉(zhuǎn)賬記賬憑證的附件為1張即經(jīng)過匯總的差旅費(fèi)報(bào)銷單,各種車船機(jī)票、住宿費(fèi)發(fā)票等作為差旅費(fèi)報(bào)銷單的附件,在差旅費(fèi)報(bào)銷單上按實(shí)際張數(shù)填寫附件張數(shù);結(jié)算差額款的收款或付款記賬憑證附件為1張即銀行的收款或付款回單。

      【例9】職工出差報(bào)銷差旅費(fèi),出差前預(yù)借備用金8 000元,實(shí)際報(bào)銷金額為7 200元,原始憑證共18張:填制的差旅費(fèi)報(bào)銷單1張,各種車船機(jī)票、住宿費(fèi)發(fā)票、收據(jù)等原始憑證共16張、銀行收款回單1張。

      【解析】本業(yè)務(wù)中,編制的轉(zhuǎn)賬憑證附件為1張即差旅費(fèi)報(bào)銷單,差旅費(fèi)報(bào)銷單的附件為16張即各種車船機(jī)票和收據(jù),編制的收款記賬憑證附件為1張即銀行收款回單。

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