非定額備用金制下差旅費(fèi)報(bào)銷業(yè)務(wù)會(huì)計(jì)處理分析

陸藝

（無錫城市職業(yè)技術(shù)學(xué)院，江蘇 無錫 214000）

非定額備用金是指單位對(duì)非經(jīng)常使用備用金的內(nèi)部各部門或工作人員，根據(jù)每次業(yè)務(wù)所需備用金的數(shù)額填制借款憑證，向出納人員預(yù)借的備用金。非定額備用金使用后，憑發(fā)票等原始憑證一次性到財(cái)務(wù)部門報(bào)銷，多退少補(bǔ)，一次結(jié)清，下次再用時(shí)，重新辦理借款手續(xù)，而非定額備用金制下的差旅費(fèi)報(bào)銷業(yè)務(wù)則是單位最為經(jīng)常發(fā)生的業(yè)務(wù)，但在報(bào)銷時(shí)收據(jù)的填制、報(bào)銷后記賬憑證編制、附件張數(shù)的確定等方面，各單位處理都會(huì)以賬戶平衡為要，其規(guī)范性一直未引起重視，那么在面對(duì)這類最頻繁發(fā)生的業(yè)務(wù)時(shí)應(yīng)該如何科學(xué)、規(guī)范、高效地進(jìn)行操作呢？

一、非定額備用金下差旅費(fèi)報(bào)銷時(shí)收據(jù)的開具

單位采用非定額備用金制下差旅費(fèi)報(bào)銷時(shí)，開具的收據(jù)并非是實(shí)際收回的多余備用金，開具的收據(jù)其實(shí)際意義在于注銷先前借出的備用金。借出的備用金報(bào)銷結(jié)算時(shí)開具收據(jù)的金額，具體分三種情況：

（一）報(bào)銷金額大于預(yù)借的備用金金額

報(bào)銷金額大于備用金金額，則根據(jù)借款金額開具一張同等金額的收據(jù)，另將差額部分的款項(xiàng)直接支付給報(bào)銷人。

【例1】業(yè)務(wù)員出差前預(yù)借備用金6 000元，出差后報(bào)銷差旅費(fèi)6 700元。

【解析】本業(yè)務(wù)中業(yè)務(wù)員報(bào)銷結(jié)算時(shí)出納員開具的收據(jù)為6 000元，即注銷出差前預(yù)借的備用金6000元，另將700元差額通過網(wǎng)銀轉(zhuǎn)賬直接支付給報(bào)銷人即可。

（二）報(bào)銷金額等于預(yù)借的備用金金額

報(bào)銷金額等于備用金金額，則根據(jù)借款金額開具一張同等借款金額的收據(jù)，不存在差額款結(jié)算。

【例2】單位業(yè)務(wù)員出差前預(yù)借備用金6 000元，出差后報(bào)銷差旅費(fèi)6 000元。

【解析】本業(yè)務(wù)中業(yè)務(wù)員報(bào)銷結(jié)算時(shí)出納員開具的收據(jù)為6 000元，即注銷出差前預(yù)借的備用金6 000元，借出備用金金額與使用備用金金額一致，不存在差額款結(jié)算。

（三）報(bào)銷金額小于預(yù)借的備用金金額

報(bào)銷金額小于預(yù)借的備用金金額，則應(yīng)分兩種情形：

1．報(bào)銷金額小于備用金額，如借款人在報(bào)銷時(shí)同時(shí)歸還多余部分備用金，則根據(jù)借款金額開具一張同等的收據(jù)，即注銷出差前的借條中的備用金，同時(shí)收回多余備用金。

【例3】單位業(yè)務(wù)員出差前預(yù)借備用金6 000元，出差后報(bào)銷差旅費(fèi)5 600元，交來多余備用金400元。

【解析】本業(yè)務(wù)中業(yè)務(wù)員報(bào)銷結(jié)算時(shí)出納員開具的收據(jù)為6 000元，即注銷出差前借條中的備用金6 000元，另收回400元多余備用金通過網(wǎng)銀入賬。

2．報(bào)銷金額小于備用金，如借款人在報(bào)銷時(shí)未將多余的備用金歸還，則開具一張與報(bào)銷單金額相同的收據(jù)，未歸還的備用金等待以后歸還。

【例4】單位業(yè)務(wù)員出差前預(yù)借備用金6 000元，出差后報(bào)銷差旅費(fèi)5 600元，尚未歸還多余備用金。

【解析】本業(yè)務(wù)中業(yè)務(wù)員報(bào)銷結(jié)算時(shí)開具收據(jù)為5 600元，即實(shí)際報(bào)銷金額，多余備用金400元因尚未歸還，作為“其他應(yīng)收款”或“備用金”賬戶余額。

二、報(bào)銷差旅費(fèi)業(yè)務(wù)專用記賬憑證編制

單位采用非定額備用金制下差旅費(fèi)報(bào)銷時(shí)，不應(yīng)只從賬務(wù)處理平衡角度進(jìn)行處理，更應(yīng)基于會(huì)計(jì)處理規(guī)范性和專用憑證編制與其附件的配比性等方面出發(fā)進(jìn)行會(huì)計(jì)處理，具體分以下幾種情況：

（一）報(bào)銷金額大于備用金金額

報(bào)銷金額大于備用金金額，則應(yīng)根據(jù)實(shí)際報(bào)銷金額編制轉(zhuǎn)賬記賬憑證，借記“管理費(fèi)用”等賬戶、貸記“其他應(yīng)收款”或“備用金”賬戶；大于部分借記“其他應(yīng)收款”或“備用金”賬戶、貸記“銀行存款”賬戶。

【例5】承例【例1】業(yè)務(wù)員實(shí)際報(bào)銷差旅費(fèi)的6 700元（其中：住宿費(fèi)發(fā)票增值稅進(jìn)項(xiàng)稅額129.60元）金額，同時(shí)通過網(wǎng)銀支付700元。

【解析】本業(yè)務(wù)中報(bào)銷金額6 700元大于預(yù)借的備用金金額，先應(yīng)將實(shí)際報(bào)銷金額計(jì)入相應(yīng)的費(fèi)用賬戶和其他應(yīng)收款（備用金）賬戶，編制轉(zhuǎn)賬憑證如下：

借：管理費(fèi)用 6570.40

應(yīng)交稅費(fèi)--應(yīng)交增值稅（進(jìn)項(xiàng)稅額）129.60

貸：其他應(yīng)收款 6700

轉(zhuǎn)賬憑證附件為差旅費(fèi)報(bào)銷單及所附的各種原始憑證，差旅費(fèi)報(bào)銷單金額與轉(zhuǎn)賬憑證金額吻合，付款憑證附件為收到的銀行付款回單。再根據(jù)網(wǎng)銀支付的差額700元編制付款記賬憑證如下：

借：其他應(yīng)收款 700

貸：銀行存款 700

通過上述會(huì)計(jì)處理后，實(shí)際報(bào)銷的費(fèi)用計(jì)入了相應(yīng)賬戶，其他應(yīng)收款賬戶也平衡。轉(zhuǎn)賬憑證和付款憑證分別與其附件金額吻合。

（二）報(bào)銷金額等于備用金

報(bào)銷金額等于備用金，則根據(jù)實(shí)際報(bào)銷金額編制轉(zhuǎn)賬記賬憑證，借記“管理費(fèi)用”等賬戶、貸記“其他應(yīng)收款”或“備用金”賬戶。

【例6】承例【例2】業(yè)務(wù)員實(shí)際報(bào)銷金額的6 000元（其中：住宿費(fèi)發(fā)票增值稅進(jìn)項(xiàng)稅額108元）編制轉(zhuǎn)賬記賬憑證如下：

【解析】本業(yè)務(wù)中報(bào)銷金額與預(yù)借的備用金金額一致，將報(bào)銷金額即借出金額計(jì)入相應(yīng)的費(fèi)用賬戶和其他應(yīng)收款（備用金）賬戶，編制轉(zhuǎn)賬憑證如下：

借：管理費(fèi)用 5892

應(yīng)交稅費(fèi)--應(yīng)交增值稅（進(jìn)項(xiàng)稅額）108

貸：其他應(yīng)收款 6000

轉(zhuǎn)賬憑證附件為差旅費(fèi)報(bào)銷單及所附的各種原始憑證，差旅費(fèi)報(bào)銷單金額與轉(zhuǎn)賬憑證金額吻合。

（三）報(bào)銷金額小于備用金

1．報(bào)銷金額小于備用金并退回多余備用金，則根據(jù)實(shí)際報(bào)銷金額編制轉(zhuǎn)賬記賬憑證，借記“管理費(fèi)用”等賬戶、貸記“其他應(yīng)收款”或“備用金”賬戶，根據(jù)退回的多余備用金金額編制收款憑證，借記“銀行存款”，貸記“其他應(yīng)收款”（備用金）賬戶。

【例7】承例【例3】業(yè)務(wù)員實(shí)際報(bào)銷金額5 600元（其中：住宿費(fèi)發(fā)票增值稅進(jìn)項(xiàng)稅額86.40元），同時(shí)交來多余備用金400元。

【解析】本業(yè)務(wù)中報(bào)銷金額為5 600元小于借出的備用金6 000元，先將報(bào)銷金額計(jì)入相應(yīng)的費(fèi)用賬戶和其他應(yīng)收款（備用金）賬戶，編制轉(zhuǎn)賬憑證如下：

借：管理費(fèi)用 5513.60

應(yīng)交稅費(fèi)--應(yīng)交增值稅（進(jìn)項(xiàng)稅額） 86.40

貸：其他應(yīng)收款 5 600

轉(zhuǎn)賬憑證附件為差旅費(fèi)報(bào)銷單及所附的各種原始憑證，差旅費(fèi)報(bào)銷單金額與轉(zhuǎn)賬憑證金額吻合，收款憑證附件為銀行收款回單。再根據(jù)通過網(wǎng)銀收回的400元編制收款記賬憑證如下：

借：銀行存款 400

貸：其他應(yīng)收款 400

2．報(bào)銷金額小于備用金未收回多余備用金，則根據(jù)實(shí)際報(bào)銷金額編制轉(zhuǎn)賬憑證，借記“管理費(fèi)用”等賬戶，貸記“其他應(yīng)收款”或“備用金”賬戶。

【例8】承例【例3】業(yè)務(wù)員實(shí)際報(bào)銷金額5 600元（其中：住宿費(fèi)發(fā)票增值稅進(jìn)項(xiàng)稅額86.40元），尚未歸還多余備用金400元。

【解析】本業(yè)務(wù)中業(yè)務(wù)員報(bào)銷金額5 600元小于借出的備用金6 000元，將報(bào)銷金額計(jì)入相應(yīng)的費(fèi)用賬戶和其他應(yīng)收款（備用金）賬戶，編制轉(zhuǎn)賬憑證如下：

借：管理費(fèi)用 5513.60

應(yīng)交稅費(fèi)--應(yīng)交增值稅（進(jìn)項(xiàng)稅額） 86.40

貸：其他應(yīng)收款 5 600

轉(zhuǎn)賬憑證附件為差旅費(fèi)報(bào)銷單及所附的各種原始憑證，差旅費(fèi)報(bào)銷單金額與轉(zhuǎn)賬憑證金額吻合。對(duì)于未收回的多余備用金400元，暫不做賬務(wù)處理，余額保留在“其他應(yīng)收款”（備用金）賬戶中。

三、編制的記賬憑證附件張數(shù)計(jì)算

記賬憑證所附原始憑證張數(shù)計(jì)算的原則是：沒有經(jīng)過匯總的原始憑證，按自然張數(shù)計(jì)算，有一張算一張；經(jīng)過匯總的原始憑證，每一張匯總表算一張。職工報(bào)銷差旅費(fèi)中業(yè)務(wù)中，轉(zhuǎn)賬記賬憑證的附件為1張即經(jīng)過匯總的差旅費(fèi)報(bào)銷單，各種車船機(jī)票、住宿費(fèi)發(fā)票等作為差旅費(fèi)報(bào)銷單的附件，在差旅費(fèi)報(bào)銷單上按實(shí)際張數(shù)填寫附件張數(shù)；結(jié)算差額款的收款或付款記賬憑證附件為1張即銀行的收款或付款回單。

【例9】職工出差報(bào)銷差旅費(fèi)，出差前預(yù)借備用金8 000元，實(shí)際報(bào)銷金額為7 200元，原始憑證共18張：填制的差旅費(fèi)報(bào)銷單1張，各種車船機(jī)票、住宿費(fèi)發(fā)票、收據(jù)等原始憑證共16張、銀行收款回單1張。

【解析】本業(yè)務(wù)中，編制的轉(zhuǎn)賬憑證附件為1張即差旅費(fèi)報(bào)銷單，差旅費(fèi)報(bào)銷單的附件為16張即各種車船機(jī)票和收據(jù)，編制的收款記賬憑證附件為1張即銀行收款回單。