楊麗珍，徐 洋，季彩宏

(揚州職業(yè)大學(xué)，江蘇揚州 225009)

學(xué)生檔案是學(xué)生在校期間全面發(fā)展的真實記錄。高職院校學(xué)生檔案不僅僅是學(xué)生在校期間的真實情況反映，同時還連貫地承載了學(xué)生自初中、高中以來的詳細資料，以及學(xué)校對學(xué)生全面考察、培養(yǎng)和教育的過程;它不僅是人事檔案的重要組成部分，也是在就業(yè)工作服務(wù)中用人單位選用人才的依據(jù)，還是學(xué)校學(xué)生工作整體管理水平的重要體現(xiàn)，更是高職院校人才培養(yǎng)水平評估中管理水平的彰顯。

隨著國家對高職院校扶持政策的不斷出臺，高職教育迎來了前所未有的發(fā)展機遇，江蘇省高職院校的辦學(xué)規(guī)模及辦學(xué)實力不斷擴大、增強。以揚州職業(yè)大學(xué)為例，自2000年以來高職在校普通?？瞥掷m(xù)呈上升勢態(tài)，目前在校學(xué)生近2萬人，每年的畢業(yè)生達6000人以上，各二級學(xué)院近幾年來在校生約1000人左右，有的二級學(xué)院學(xué)生有近3000人的規(guī)模，因此二級學(xué)院學(xué)生檔案管理工作擔(dān)子越來越重。在新時期高職教育快速發(fā)展的背景下，二級學(xué)院檔案管理工作中的一些問題也顯露出來，如何加強學(xué)生檔案建設(shè)，快速提升高職院校學(xué)生檔案的服務(wù)與創(chuàng)新水平，是二級學(xué)院學(xué)生管理工作的一個重要課題。

一、學(xué)生檔案工作主要存在的問題

(一)重大類材料整理，輕個性化資料收集

教育部、國家檔案局2008年聯(lián)合頒發(fā)的《高等學(xué)校檔案管理辦法》，首次將高校學(xué)生檔案作為一個單獨的門類(學(xué)生類)納入高校檔案館(室)工作范疇，這為做好學(xué)生檔案管理工作提供了法律依據(jù)。但是很多高職院校在學(xué)生檔案整理、收集中，還是缺乏一些規(guī)范性的條文，各二級學(xué)院大都對統(tǒng)一大類的必須歸檔的材料比較重視，如大學(xué)生登記表、學(xué)籍卡、體檢表、派遣報到證，基本做到按時接轉(zhuǎn)，一次性收集齊全，而對學(xué)生在科技文化活動、校園文化、社團活動、社會實踐、建模與技能創(chuàng)新大賽等素質(zhì)拓展活動各個不同節(jié)點中產(chǎn)生的具有個性化特征和保存價值的，有重要推介、參考和憑證作用的其他應(yīng)歸檔的資料，如在科技文化活動中學(xué)生的優(yōu)秀建模作品與優(yōu)秀論文、社會實踐活動中的技術(shù)創(chuàng)新、專業(yè)實驗成果、社團活動中的創(chuàng)業(yè)大賽規(guī)劃精品方案、畢業(yè)生的優(yōu)秀畢業(yè)設(shè)計成果等，由于缺乏具體的收集操作要求與措施，致使出現(xiàn)參與活動的學(xué)生材料“漏缺”現(xiàn)象，有的二級學(xué)院在收集中也采取了一定的方法措施，但是效果不甚理想。而這些記錄既能體現(xiàn)學(xué)生的綜合素質(zhì)與能力，又對學(xué)校教育教學(xué)改革具有參考價值，還能促進各類用人單位在選聘和任用中做到全面了解畢業(yè)生信息。更重要的是這些有鮮明特色學(xué)生的各類信息材料，它不僅從一個側(cè)面反映了高職院?？蒲?、實踐活動等一個全面的培養(yǎng)計劃，還反映了學(xué)校的教育教學(xué)內(nèi)涵的科學(xué)性、系統(tǒng)性，也是學(xué)校重要的科研成果和創(chuàng)新成果;對于用人單位而言，通過這些富有鮮明特色的人文素質(zhì)學(xué)生檔案，可以了解學(xué)校的綜合辦學(xué)實力、學(xué)校的社會聲譽，以及學(xué)生基礎(chǔ)理論和專業(yè)知識、科研創(chuàng)新和實踐能力的綜合水平。筆者認(rèn)為:二級學(xué)院應(yīng)該緊密結(jié)合學(xué)院辦學(xué)特色，有針對性地調(diào)整、增補一些有價值的學(xué)生材料目錄，作為學(xué)生檔案的有效補充資源，為學(xué)生在人才市場競爭和單位任用中增加砝碼，讓用人單位從學(xué)生檔案各類真實記錄材料中感知出學(xué)校為學(xué)生服務(wù)理念的深刻內(nèi)涵，從而也為學(xué)校建立學(xué)生管理新常態(tài)奠定良好基礎(chǔ)。

(二)重檔案交接份數(shù)，輕檔案內(nèi)涵質(zhì)量的建設(shè)

學(xué)生檔案是學(xué)生在學(xué)校期間德、智、體、美、勞等方面的全過程記載，它不僅是學(xué)生成長過程的全面、動態(tài)、立體的真實寫照，也是學(xué)校幾年來對學(xué)生全面培養(yǎng)、考察、教育的過程記載;學(xué)生檔案不僅具有宣傳學(xué)校的作用，還具有學(xué)術(shù)科研作用(畢業(yè)生檔案的學(xué)術(shù)科研性主要表現(xiàn)在教育研究與科學(xué)研究兩個方面)。二級學(xué)院在學(xué)生檔案的移交中，比較注重學(xué)生檔案總量份數(shù)無缺失，而對學(xué)生檔案的內(nèi)在質(zhì)量有所忽視。如在收集、整理過程中，很多學(xué)生組織發(fā)展材料、獎懲、資助情況、專業(yè)設(shè)計、科研成果等相關(guān)的重要圖文，包括紙質(zhì)與電子資料，有的在班主任(輔導(dǎo)員)、教研室、課題組存放，有的在相關(guān)指導(dǎo)教師、專家、學(xué)生等個人手中，有的由于時間跨度長，相關(guān)人員思想不重視，對在前期出現(xiàn)的缺失，不及時補救，存在著保存不當(dāng)、接轉(zhuǎn)不及時、收集不齊全的問題，在學(xué)生檔案中不可避免地會出現(xiàn)殘缺、斷檔、空白等現(xiàn)象，使一些具有重要價值的材料在學(xué)生檔案中得不到體現(xiàn)，從而影響了學(xué)生檔案內(nèi)涵的承接作用，更無法使學(xué)生檔案材料的齊全與完整得到充分保證。

(三)重教師的培訓(xùn)，輕檔案人員的素質(zhì)提升

為推動職業(yè)教育發(fā)展，提升學(xué)校的教學(xué)質(zhì)量和管理水平，二級學(xué)院大都比較重視教師隊伍與學(xué)工隊伍的建設(shè)，不間斷地對專業(yè)教師、輔導(dǎo)員進行系統(tǒng)理論學(xué)習(xí)和技能培訓(xùn)，還利用假期組織專業(yè)教師到省內(nèi)外相關(guān)重點高校、國外對口高校進行學(xué)習(xí)、交流。以揚州職業(yè)大學(xué)二級學(xué)院為例，在目前二級學(xué)院22名檔案從業(yè)人員中，非檔案專業(yè)的人員21人，占總?cè)藬?shù)的95%以上，而其中20人為檔案兼職人員;在22名檔案從業(yè)人員中，具有中級檔案專業(yè)職稱的只有4人，占總?cè)藬?shù)的18%;副高以上職稱1人，占總?cè)藬?shù)的4．5%;二級學(xué)院的22名檔案從業(yè)人員，自2012年以來從未參加過檔案專業(yè)理論知識的學(xué)習(xí)與技能培訓(xùn)，也未有在市級以上檔案科研項目中立項。

從以上數(shù)據(jù)中不難看出，目前二級學(xué)院現(xiàn)實狀況是:90%從事學(xué)生檔案管理工作的都不是專職人員，有的是教師兼任，有的是秘書或者輔導(dǎo)員兼任;他們大多數(shù)都沒有進行過正規(guī)的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，缺乏檔案管理的理論知識、專業(yè)技能。由于檔案管理人員業(yè)務(wù)管理水平有限，又缺乏專業(yè)人員與專業(yè)帶頭人的支撐，檔案的研發(fā)能力遠遠跟不上形勢的需要，學(xué)生檔案管理整體水平難以達到專業(yè)化、現(xiàn)代化、數(shù)字化管理的要求，所以在學(xué)生檔案的收集、整理、立卷、保管、轉(zhuǎn)接、記錄等環(huán)節(jié)中就難免不出現(xiàn)差錯。

(四)重學(xué)生檔案“入柜”，輕服務(wù)與利用

保管檔案的重要作用之一就在于它有利用價值。二級學(xué)院由于缺乏專業(yè)管理人員，再加上有的兼職檔案工作人員怕學(xué)生檔案材料丟失，在思想上怕麻煩，缺乏服務(wù)意識，就產(chǎn)生學(xué)生檔案材料進柜萬事大吉想法。一方面對應(yīng)該增補進檔案的材料沒有及時跟進，另一方面對學(xué)生檔案資源信息化、網(wǎng)絡(luò)化進行深層次開發(fā)的主動性不足;檔案的記錄停留在紙質(zhì)上，沒有利用信息化技術(shù)去管理學(xué)生檔案，在相關(guān)人員查閱檔案時他們會敷衍了事;有的學(xué)生材料中該有記錄的無支撐資料，該有公章的沒蓋公章，使查閱人員無法利用;在用人單位急需利用時也無法做到迅速無誤。這都造成檔案管理者跟信息需求者之間不能有良好的互動，學(xué)生檔案應(yīng)有的作用得不到充分發(fā)揮，也間接影響了學(xué)校聲譽。

二、學(xué)生檔案工作改進對策思考

(一)發(fā)展和完善高職學(xué)生檔案管理工作制度

制度是檔案工作現(xiàn)代化的強有力保證，現(xiàn)代化高校學(xué)生檔案管理的建立是社會發(fā)展的需求，作為高職院校內(nèi)部管理核心組成的學(xué)生檔案管理制度，不僅在外部要與教育改革發(fā)展掛鉤，在內(nèi)部體制管理上更要與教育發(fā)展的變化密切聯(lián)動，二級學(xué)院必須在學(xué)生檔案管理制度上適時跟進，以快速實現(xiàn)檔案管理工作自身的改革和發(fā)展。根據(jù)社會需求和人才培養(yǎng)需要，科學(xué)合理地改進和完善學(xué)生檔案工作的相關(guān)規(guī)章制度，如制定統(tǒng)一學(xué)生檔案收集、歸檔材料的規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)，并適時調(diào)整學(xué)生檔案材料的收集范圍，建立統(tǒng)一規(guī)范化的收集、整理、歸檔、保管、利用等管理操作制度;還要建立檔案科研項目的立項、研究、評比、獎勵體系制度，確保二級學(xué)院檔案工作能順應(yīng)時代發(fā)展要求。

(二)強化收集，提升學(xué)生檔案內(nèi)在質(zhì)量建設(shè)

學(xué)生檔案是學(xué)生在學(xué)校期間的全面反映，有著承接性、動態(tài)性及實用性的特征，因此在檔案材料的收集過程中，首先按照標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范性的收集要求，做到認(rèn)真檢查與清點。如檢查書寫字跡、墨水是否符合要求，材料紙張的標(biāo)準(zhǔn)與紙張規(guī)格是否標(biāo)準(zhǔn)，目錄與材料是否一致;其次還要根據(jù)學(xué)生動態(tài)特點，做到即時交收;另外又要根據(jù)實際情況，結(jié)合社會與用人單位的需求，不斷調(diào)整增補歸檔材料，及時從中挖掘?qū)W生的內(nèi)在誠信價值與就業(yè)推廣價值，樹立高校整體的社會形象，這樣既能反映學(xué)生的個性特征及其綜合能力，又能極大地豐富學(xué)生檔案內(nèi)容，使學(xué)生檔案材料不斷呈現(xiàn)高校教育成果。豐富生動充滿內(nèi)涵高質(zhì)量的材料，也能讓用人單位對畢業(yè)生有深入的了解，成為用人單位選拔人才的重要依據(jù)，從而可以讓合適的人在合適的崗位上更好服務(wù)社會。只有實現(xiàn)檔案自身的改革和發(fā)展，才能確實做到學(xué)生檔案外在質(zhì)量過硬、內(nèi)在材料豐富完整，才能使學(xué)生檔案更全面地反映、記錄學(xué)生在學(xué)校德、智、體、美、勞的成長歷程。

(三)整合檔案資源，提高“數(shù)字化”服務(wù)質(zhì)態(tài)

隨著二級學(xué)院學(xué)生檔案數(shù)量的不斷增加，學(xué)生檔案管理方法的創(chuàng)新迫在眉睫。作為信息源的學(xué)生檔案，要更好為學(xué)生、用人單位、社會提供高質(zhì)量的服務(wù)，首先應(yīng)在深度開發(fā)檔案信息內(nèi)涵的基礎(chǔ)上，整合學(xué)生檔案信息資源，全面建立安全有效的二級學(xué)院“數(shù)字化”學(xué)生檔案管理信息系統(tǒng);另外在做好檔案管理保密與安全的基礎(chǔ)上，逐步實現(xiàn)二級學(xué)院“數(shù)字化”學(xué)生檔案信息源與校園網(wǎng)鏈接，這樣既做到檔案管理高效、快捷、準(zhǔn)確、無誤的服務(wù)質(zhì)態(tài)，又實現(xiàn)了學(xué)校學(xué)生檔案信息資源成果的共享。

(四)穩(wěn)定工作隊伍，提升素質(zhì)教育

檔案管理人員是實現(xiàn)學(xué)生檔案工作與現(xiàn)代化高校學(xué)生教育發(fā)展聯(lián)動性的關(guān)鍵，由于學(xué)生檔案工作長年沒有被重視，多數(shù)工作人員都是兼職，工作主動性不強，也不可能對檔案工作有創(chuàng)造性的發(fā)展和深入的研究。［1］因此要想更好地發(fā)揮檔案管理工作的潛力和魅力，促進高校學(xué)生的主體發(fā)展和實現(xiàn)人生價值，檔案管理人員的素質(zhì)至關(guān)重要。針對目前二級學(xué)院從事檔案工作的人員大多是兼職、流動性較大的現(xiàn)狀，提升人員檔案理論知識和業(yè)務(wù)能力尤為重要。一是二級學(xué)院應(yīng)建立一支相對穩(wěn)定的檔案管理工作人員隊伍，確保學(xué)生檔案管理工作的穩(wěn)定性、連續(xù)性。二是學(xué)校可以從其他崗位中鼓勵富余人員從事檔案工作，并積極開通從事檔案工作專、兼職人員的職稱評定渠道和職稱轉(zhuǎn)聘通道，使大家能從內(nèi)心熱愛本職工作，并在崗位上極大地發(fā)揮主動性、創(chuàng)造性，讓二級學(xué)院學(xué)生檔案管理工作充滿活力。三是加強專業(yè)理論知識學(xué)習(xí)、現(xiàn)代信息技術(shù)學(xué)習(xí)與業(yè)務(wù)培訓(xùn)，學(xué)校主管部門應(yīng)積極牽頭組織專業(yè)能力提升活動，定期組織二級學(xué)院的檔案工作人員參加相關(guān)理論知識與技能的培訓(xùn)學(xué)習(xí)，為全面提升二級學(xué)院檔案從業(yè)人員的理論水平與專業(yè)素質(zhì)筑牢基礎(chǔ)。四是加強省內(nèi)外高校的橫向?qū)W習(xí)與交流，通過相互學(xué)習(xí)、交流、研討，做到開闊眼界、取長補短，從而提升學(xué)生檔案管理人員創(chuàng)新水平、管理水平、理論研究水平。五是通過強化學(xué)生檔案管理人員的政治素養(yǎng)教育，不斷增強學(xué)生檔案管理人員的主動服務(wù)理念，提升服務(wù)水平。

(五)提高檔案利用能力，實現(xiàn)服務(wù)創(chuàng)新

高職院校學(xué)生檔案是重要的辦學(xué)資源，然而隨著高校辦學(xué)環(huán)境的變化，學(xué)生價值觀的多元化，檔案載體的多樣化，現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，如何更好發(fā)揮高校辦學(xué)形成的檔案的價值是一個值得思考的問題。［2］檔案存在意義，在于它有一定的利用價值，學(xué)生檔案同樣也不例外。首先，二級學(xué)院要改變重保管、輕利用的觀念，應(yīng)在充分開發(fā)學(xué)生檔案信息資源、建立“數(shù)字化”信息體系的框架下，使學(xué)生檔案管理系統(tǒng)成為開放式信息源，實現(xiàn)檔案信息資源共享，從而全面實現(xiàn)學(xué)生檔案信息的開放與利用;其次，要不斷提升檔案從業(yè)人員主動服務(wù)社會的能力與水平，加強學(xué)生檔案的專項編研工作(如學(xué)生的優(yōu)秀畢業(yè)設(shè)計、建模成果、文化科技大賽中的創(chuàng)新成果、優(yōu)秀論文、科研成果等)，建立檔案信息特色數(shù)據(jù)庫，使靜態(tài)的紙質(zhì)材料，變?yōu)閯討B(tài)的信息利用資源，有針對性地為學(xué)校教育教學(xué)改革、人才培養(yǎng)水平評估、科學(xué)研究等各項工作服務(wù);再者，創(chuàng)新檔案工作服務(wù)的新內(nèi)涵，實現(xiàn)學(xué)生檔案快速檢索處理服務(wù)，要構(gòu)建立體式的檔案服務(wù)協(xié)作網(wǎng)絡(luò)，構(gòu)架學(xué)生檔案快速高效的服務(wù)橋梁，為社會、用人單位、學(xué)生、高校創(chuàng)建多層次的信息處理檢索服務(wù)平臺，提高二級學(xué)院學(xué)生檔案社會化服務(wù)水平。

三、結(jié)論

學(xué)生檔案是高職院校重要文化知識資源、信息資源，二級學(xué)院應(yīng)在教育教學(xué)改革的同時，正視學(xué)生檔案工作各個環(huán)節(jié)上的不足與缺失;要用科學(xué)的制度管理檔案各項事務(wù)，用問責(zé)制切實加強二級學(xué)院工作人員建檔、存檔、愛檔的責(zé)任意識和社會服務(wù)意識，不斷優(yōu)化、豐富學(xué)生檔案案卷材料，進一步深化學(xué)生檔案信息資源的開發(fā)與整合，在保證學(xué)生檔案完整、安全的基礎(chǔ)上，全面實現(xiàn)學(xué)生檔案信息“數(shù)字化”服務(wù)功能，使學(xué)生檔案資源轉(zhuǎn)化為開放式信息資源，只有這樣才能真正促進檔案管理工作高效運行，才能提高學(xué)生在人才競聘中的就業(yè)砝碼，使培育的人才真正做到為社會經(jīng)濟建設(shè)服務(wù)。

［1］趙磊．如何加強大學(xué)生檔案信息化的管理［J］．教育管理信息化，2014(6):61．

［2］劉朝文，趙慶嬌．廣西師范大學(xué)檔案館．基于多元角度探討高校檔案編纂的價值［J］．資源共享，2014(2):112－113．