陳 彪

（江蘇南通三建集團(tuán)有限公司 江蘇·海門(mén) 226100）

《會(huì)計(jì)檔案管理辦法（征求意見(jiàn)稿）》2015 年7 月1 日發(fā)布執(zhí)行，它是新時(shí)期“與時(shí)俱進(jìn)的會(huì)計(jì)檔案管理新政”，對(duì)推進(jìn)企業(yè)檔案工作發(fā)展具有十分重要又有深遠(yuǎn)的指導(dǎo)意義。本人從事了十多年企業(yè)會(huì)計(jì)手工記賬到會(huì)計(jì)電算化會(huì)計(jì)檔案的管理，深刻認(rèn)識(shí)到會(huì)計(jì)檔案管理的作用，下面就如何有效地提高會(huì)計(jì)檔案管理工作水平談?wù)勛约旱母邢搿?/p>

一、會(huì)計(jì)檔案的管理作用

（一）會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容

江蘇南通三建集團(tuán)有限公司現(xiàn)有貯存在主管部門(mén)1978 年開(kāi)始至2004 年的會(huì)計(jì)檔案近3 萬(wàn)余卷（冊(cè)），以及2005 年以來(lái)集團(tuán)公司在庫(kù)的會(huì)計(jì)檔案資料8206 卷（冊(cè)），有所屬22 家分（子）公司、總部集中保管的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)資料，記載著集團(tuán)公司經(jīng)濟(jì)發(fā)展的軌跡、經(jīng)營(yíng)活動(dòng)狀況及經(jīng)營(yíng)成果。

集團(tuán)公司的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案分類(lèi)有：（1）會(huì)計(jì)憑證：原始憑證、記賬憑證；

（2）會(huì)計(jì)賬簿：現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬、總賬、明細(xì)分類(lèi)賬、輔助賬；（3）相應(yīng)的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告：在報(bào)告中反映出企業(yè)月度、季度以及年度的資產(chǎn)負(fù)債表、收益表等相關(guān)報(bào)告；（4）相關(guān)會(huì)計(jì)資料：在這些資料中，應(yīng)該包括企業(yè)銀行存款余額調(diào)節(jié)表、企業(yè)銀行對(duì)賬單，并且要制定出企業(yè)會(huì)計(jì)檔案移交手冊(cè)，會(huì)計(jì)檔案保管手冊(cè)等。

集團(tuán)公司檔案室對(duì)各年度會(huì)計(jì)檔案資料均以每一卷（冊(cè)）的案卷題名為一件，著錄于新中大URP 檔案模塊中，內(nèi)容有卷號(hào)（件號(hào)）、憑證號(hào)、頁(yè)數(shù)、移交人和移交時(shí)間等。

為了做好會(huì)計(jì)檔案管理工作，根據(jù)《會(huì)計(jì)法》、《檔案法》，建立健全了集團(tuán)公司各項(xiàng)規(guī)章制度，主要有《財(cái)務(wù)管理制度》、《財(cái)務(wù)管理辦法》、《檔案管理制度》、《會(huì)計(jì)檔案管理制度》、《信息化管理標(biāo)準(zhǔn)》、《計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理制度》。2005 年集團(tuán)公司專(zhuān)門(mén)邀請(qǐng)海門(mén)檔案局領(lǐng)導(dǎo)現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)會(huì)計(jì)檔案管理工作，修訂印發(fā)了《關(guān)于進(jìn)一步明確會(huì)計(jì)檔案整理編目的意見(jiàn)》。

（二）會(huì)計(jì)檔案的作用

集團(tuán)公司的會(huì)計(jì)檔案，每年都必須要把相關(guān)的資料提交到相應(yīng)的會(huì)計(jì)師事務(wù)所進(jìn)行審計(jì)。同時(shí)也需要接受企業(yè)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中，相關(guān)管理部門(mén)的檢查。檢查的方式方法有普遍查、抽查、重點(diǎn)查。由于建筑行業(yè)的特點(diǎn)：工程規(guī)模大、投資數(shù)額大、建設(shè)工期長(zhǎng)，形成拖欠工程款、應(yīng)收賬款聚增。往來(lái)款項(xiàng)結(jié)算、打官司等均需調(diào)閱會(huì)計(jì)憑證。因此，會(huì)計(jì)檔案比較文書(shū)檔案、人事檔案、實(shí)物檔案利用次數(shù)最多、使用最頻繁。據(jù)記載，2013 年至2015 年3 年期間，集團(tuán)公司檔案室接待查借閱會(huì)計(jì)檔案有250 人次，通過(guò)QQ 群或OA 平臺(tái)查閱掃描發(fā)送的的有327 人次。

集團(tuán)公司為了上市，需要提供企業(yè)所有資產(chǎn)，資本結(jié)構(gòu)，個(gè)人或單位原始投股憑證資料，均涉及到集團(tuán)公司的原始憑證。

二、會(huì)計(jì)檔案管理中存在的問(wèn)題

（一）會(huì)計(jì)檔案管理工作意識(shí)淡薄

在某些企業(yè)或者單位中，存在著領(lǐng)導(dǎo)以及財(cái)務(wù)相關(guān)工作人員對(duì)會(huì)計(jì)檔管理工作意識(shí)淡薄的問(wèn)題。只注重會(huì)計(jì)核算和記錄，忽視文件材料的收集、整理和歸檔工作，每年年初把會(huì)計(jì)資料移交檔案室后一交了事。財(cái)務(wù)人員對(duì)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)熟悉，而對(duì)會(huì)計(jì)檔案知識(shí)知之甚少，許多企業(yè)或單位對(duì)于會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)表現(xiàn)出了重視的態(tài)度，但是涉及到會(huì)計(jì)檔案管理工作卻缺少一定的重視。從而在某個(gè)程度上，導(dǎo)致了會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)與會(huì)計(jì)檔案管理流程出現(xiàn)脫節(jié)的問(wèn)題。造成這個(gè)問(wèn)題的主要原因，就是檔案知識(shí)宣傳教育不力、檔案意識(shí)淡薄、檔案管控沒(méi)有前移幾個(gè)原因。

（二）會(huì)計(jì)資料不完整、不規(guī)范

1.部分單位的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告與會(huì)計(jì)憑證裝訂在一起，有的單位財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告由會(huì)計(jì)部門(mén)自己保管，沒(méi)有移交檔案室歸檔保管，這顯然不符合《會(huì)計(jì)檔案管理辦法（征求意見(jiàn)稿）》，不符合《會(huì)計(jì)法》第二十三條“各單位對(duì)會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告和其他會(huì)計(jì)資料應(yīng)當(dāng)建立檔案、妥善保管?！?/p>

2.會(huì)計(jì)資料復(fù)印件多，手續(xù)不全。對(duì)比較重要的如購(gòu)貨合同、借款協(xié)議等不是原件，而是用復(fù)印件替代原件歸檔。如果確實(shí)不能用原件歸檔，應(yīng)當(dāng)在復(fù)印件中注明原件在何時(shí)何處，同時(shí)有經(jīng)辦人員簽名蓋章，并寫(xiě)明經(jīng)辦日期。有的單位財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)表、賬簿扉頁(yè)、記賬憑證封面等，沒(méi)有蓋財(cái)務(wù)印章或會(huì)計(jì)經(jīng)辦人印章。

3.原始憑證粘貼方法不恰當(dāng)，粘貼不牢固，不整齊，不便于調(diào)閱和復(fù)印。對(duì)幅面較大的紙張應(yīng)先作適當(dāng)修剪或折疊，粘貼時(shí)應(yīng)當(dāng)從右下角底邊依次向上鱗形狀使用液體膠水或固體膠貼牢。

4.打印輸出的賬簿不符合要求。一是會(huì)計(jì)電算化下，總賬的數(shù)據(jù)可以用“總分類(lèi)賬戶(hù)本期發(fā)生額及余額對(duì)照表”替代當(dāng)期總分類(lèi)賬。有的單位打印輸出總分類(lèi)賬的當(dāng)期累計(jì)金額，這就多余了，實(shí)屬浪費(fèi)資源。二是打印輸出的明細(xì)賬頁(yè)不是滿頁(yè)打印，僅一筆或幾筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)就打印一張A4 紙，造成打印輸出的賬頁(yè)反比手工記賬時(shí)增加了四五倍。

5.期滿的會(huì)計(jì)檔案鑒定難、銷(xiāo)毀難，庫(kù)存數(shù)量越來(lái)越多。集團(tuán)公司會(huì)計(jì)檔案始于70 年代以來(lái)，未曾有領(lǐng)導(dǎo)對(duì)期滿檔案簽定和銷(xiāo)毀過(guò)，總認(rèn)為日常工作都很忙，那有心思輕意處理檔案，寧愿保守堆在庫(kù)房，不愿多一事而擔(dān)責(zé)任、冒風(fēng)險(xiǎn)。

（三）會(huì)計(jì)檔案和財(cái)務(wù)人員的綜合素質(zhì)太低

人的因素決定一切。只要有認(rèn)真負(fù)責(zé)、踏實(shí)肯干、樂(lè)于奉獻(xiàn)的態(tài)度和行動(dòng)，任何事情都一定能夠做好?？陀^上，由于市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展，人員流動(dòng)性增大，由以前的“單位人”變?yōu)楝F(xiàn)在的“社會(huì)人”。有些人員工作責(zé)任性不強(qiáng)，不按原則辦事。有些年輕人拈輕怕重，圖省事不費(fèi)勁，這些無(wú)疑增加了管理工作的難度。

三、加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理的對(duì)策

會(huì)計(jì)檔案是國(guó)家的經(jīng)濟(jì)資源、歷史資料，是企業(yè)經(jīng)濟(jì)決策、管理施政的主要依據(jù)，也是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人的護(hù)身符。必須加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，提升管理水平，為新時(shí)期經(jīng)濟(jì)發(fā)展保障服務(wù)。

（一）統(tǒng)一思想，提高認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)

單位負(fù)責(zé)人和主管會(huì)計(jì)工作負(fù)責(zé)人在注重會(huì)計(jì)工作的同時(shí)，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)工作、會(huì)計(jì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，學(xué)習(xí)貫徹《會(huì)計(jì)法》、《會(huì)計(jì)檔案管理辦法（征求意見(jiàn)稿）》等法律法規(guī)，提高會(huì)計(jì)人員和會(huì)計(jì)檔案人員專(zhuān)業(yè)知識(shí)水平，把會(huì)計(jì)檔案管理與會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)核算同等重視，不能厚此薄彼。財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)當(dāng)指定專(zhuān)人（出納人員除外）負(fù)責(zé)認(rèn)真地把會(huì)計(jì)資料進(jìn)行整理與收集工作，并且要仔細(xì)地進(jìn)行核對(duì)后把其資料進(jìn)行裝訂成檔。

（二）完善會(huì)計(jì)檔案管理機(jī)制

結(jié)合當(dāng)前國(guó)家的相關(guān)規(guī)定，按照《會(huì)計(jì)電算化工作規(guī)范》，各單位應(yīng)當(dāng)建立健全本單位內(nèi)部會(huì)計(jì)檔案管理制度。建立會(huì)計(jì)資料歸檔制度，明確會(huì)計(jì)資料收集和歸檔范圍，做到收集的材料齊全，內(nèi)容完整。制訂會(huì)計(jì)資料整理方法、歸檔程序及保管期限的規(guī)定。財(cái)務(wù)部門(mén)和檔案管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)每年組織一次對(duì)所屬單位會(huì)計(jì)資料的檢查督促，在年初或春節(jié)期間進(jìn)行財(cái)務(wù)互查互評(píng)，交流學(xué)習(xí)，共同進(jìn)步。

（三）加大會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)培訓(xùn)力度，增強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理人員綜合素質(zhì)

企業(yè)以及單位在聘任會(huì)計(jì)相關(guān)工作人員時(shí)，應(yīng)該要求其具備會(huì)計(jì)與檔案職業(yè)資格。以此來(lái)確保會(huì)計(jì)檔案工作能夠順利地開(kāi)展。會(huì)計(jì)人員和會(huì)計(jì)檔案管理人員，應(yīng)當(dāng)遵守職業(yè)道德，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)。加大會(huì)計(jì)相關(guān)以及檔案管理工作人員進(jìn)行業(yè)務(wù)水平的培訓(xùn)力度，不斷地提升相關(guān)工作人員的管理水平以及業(yè)務(wù)能力。提供會(huì)計(jì)和檔案人員學(xué)習(xí)培訓(xùn)機(jī)會(huì)，組織他們參加觀摩交流、研討活動(dòng)等。

（四）在管理手段上求先進(jìn)

在信息化快速發(fā)展的時(shí)代，由于各企業(yè)以及單位的發(fā)展進(jìn)度不同，我們?cè)陂_(kāi)展檔案管理工作時(shí)要意識(shí)到傳統(tǒng)管理方法還有一定的存在意義。以電子形式的檔案不能完全取代紙介檔案。我們要結(jié)合當(dāng)前先進(jìn)的信息技術(shù)，有效地發(fā)揮出電子檔案的優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理工作的實(shí)施。

四、會(huì)計(jì)憑證的鑒定

會(huì)計(jì)憑證的鑒定當(dāng)屬會(huì)計(jì)檔案管理范疇，會(huì)計(jì)檔案管理好了，會(huì)計(jì)憑證鑒定也就方便。這里所提及的鑒定是對(duì)檔案價(jià)值的鑒定，在開(kāi)展鑒定過(guò)程中，應(yīng)該實(shí)行綜合性的考慮來(lái)對(duì)其進(jìn)行價(jià)值判定。一、能夠充分地反映企業(yè)以及單位的歷史，具有信息記錄全面性。二、檔案形成要具有一定的規(guī)律，相互之間要有聯(lián)系。三，檔案必須要清晰，同時(shí)要便于操作。基于這幾個(gè)條件，總結(jié)出不宜進(jìn)行銷(xiāo)毀的會(huì)計(jì)憑證有以下幾個(gè)方面的。

（一）涉及到企業(yè)以及單位債權(quán)債務(wù)的檔案

對(duì)于這種類(lèi)型的會(huì)計(jì)憑證在沒(méi)有解除相應(yīng)的債權(quán)債務(wù)的情況下，是不能夠進(jìn)行銷(xiāo)毀的。應(yīng)該及進(jìn)地對(duì)這類(lèi)型的會(huì)計(jì)憑證進(jìn)行整理，并且進(jìn)行妥善地管理，當(dāng)相關(guān)債負(fù)解決后，再結(jié)合實(shí)際情況進(jìn)行鑒定。

（二）涉及經(jīng)濟(jì)案件的會(huì)計(jì)憑證

對(duì)于一些原始會(huì)計(jì)憑證是在企業(yè)打官司時(shí)最有力的證據(jù)，特別是涉及到經(jīng)濟(jì)案件時(shí)，這些原始會(huì)計(jì)憑證的重要性不言而喻。所以在案件還沒(méi)有處理之前，這類(lèi)型的會(huì)計(jì)憑證不能夠進(jìn)行銷(xiāo)毀。

（三）涉及各類(lèi)糾紛事宜的會(huì)計(jì)憑證

在企業(yè)以及單位進(jìn)行經(jīng)營(yíng)過(guò)程中，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)各種類(lèi)型的糾結(jié)。在解決這些糾結(jié)過(guò)程中，一定需要提供相應(yīng)的會(huì)計(jì)憑證。因此，還沒(méi)有完全解決糾紛的會(huì)計(jì)憑證不能夠進(jìn)行銷(xiāo)毀。

（四）涉及工作人員人員的各項(xiàng)會(huì)計(jì)憑證

近年來(lái)以人為本的執(zhí)政理念體現(xiàn)黨和國(guó)家對(duì)人民群眾的關(guān)愛(ài)與呵護(hù)。會(huì)計(jì)憑證涉及人員的社會(huì)保險(xiǎn)。會(huì)計(jì)憑證中的工資花名冊(cè)、工資單（包括領(lǐng)取款項(xiàng)的領(lǐng)條單）等，是人事檔案資源的一部分。因此，這部分會(huì)計(jì)憑證不能夠進(jìn)行銷(xiāo)毀。

（五）涉及到相關(guān)經(jīng)濟(jì)合同合約的會(huì)計(jì)憑證

這一類(lèi)會(huì)計(jì)憑證反映了合同雙方履行的權(quán)利和約定的義務(wù)。為了維護(hù)雙方利益，所有涉及到經(jīng)濟(jì)合同的會(huì)計(jì)憑證，在合同期未滿前，不能夠進(jìn)行銷(xiāo)毀。

（六）涉及企業(yè)單位固定資產(chǎn)的會(huì)計(jì)憑證

對(duì)于這種類(lèi)型的合二為一憑證，能夠?qū)ζ髽I(yè)以及單位的固定資產(chǎn)有一個(gè)直接的反映，并且有著一定的歷史記錄價(jià)值，建議對(duì)于這類(lèi)型的會(huì)議憑證，應(yīng)該給予永久性的保留。

（七）涉及國(guó)外相關(guān)業(yè)務(wù)的會(huì)計(jì)憑證

近年來(lái)，建筑行業(yè)出國(guó)搞勞務(wù)，與國(guó)外聯(lián)營(yíng)合作等較多。為了維護(hù)國(guó)家、集體利益，涉及國(guó)外的期滿會(huì)計(jì)憑證不宜銷(xiāo)毀。

（八）其他

會(huì)計(jì)憑證中如果具有一定價(jià)值的檔案不能夠進(jìn)行銷(xiāo)毀。特別是與企業(yè)活動(dòng)相關(guān)或者高層領(lǐng)導(dǎo)人手跡等，都不能夠進(jìn)行銷(xiāo)毀。

五、結(jié)語(yǔ)

無(wú)論是檔案鑒定還是會(huì)計(jì)憑證鑒定，都是較為復(fù)雜的工作，在開(kāi)展工作時(shí)，應(yīng)該保持良好地耐心，認(rèn)真仔細(xì)地進(jìn)行核對(duì)，才能夠確保工作的順利開(kāi)展。

[1]財(cái)政部.會(huì)計(jì)檔案管理辦法（征求意見(jiàn)稿）[S].財(cái)會(huì)便[2014]56 號(hào)，2014.

[2]財(cái)政部.會(huì)計(jì)電算化工作規(guī)范[S].財(cái)會(huì)字[1996]17號(hào)，1996.

[3]鞏慧.電子會(huì)計(jì)檔案或?qū)⒄健暗桥_(tái)”[J].中國(guó)檔案，2015（2）.