企業(yè)檔案編研工作探討

任丹華

檔案編研工作是企業(yè)檔案管理的重要組成部分，是檔案資源開發(fā)與利用的重要形式。隨著信息化水平的不斷提高，不斷發(fā)展企業(yè)檔案編研工作，服務(wù)于企業(yè)經(jīng)營發(fā)展顯得尤為重要。企業(yè)檔案編研工作必須結(jié)合生產(chǎn)經(jīng)營，編撰出高水平的檔案編研成果，以提升檔案管理服務(wù)水平，為企業(yè)的和諧發(fā)展發(fā)揮出應(yīng)有的作用。下面就自身工作實際，談?wù)剬n案編研工作的看法和設(shè)想。

1 玉柴檔案編研工作現(xiàn)狀分析

檔案編研工作是檔案信息資源開發(fā)利用的一種重要形式，據(jù)《玉柴廠志》（1951-1991）編后記記載，玉柴檔案編研工作起步于1987年編纂《廣西通志.機械工業(yè)志》，但之后沒有繼續(xù)發(fā)展起來，導(dǎo)致目前基礎(chǔ)薄弱，現(xiàn)將現(xiàn)狀分析如下：

（一）檔案編研基礎(chǔ)薄弱，人員經(jīng)驗不足

我國檔案編研經(jīng)驗豐富的單位幾乎都有15-20年的檔案編研經(jīng)驗，編研成果豐富，如2007年獲“全國檔案優(yōu)秀集體”稱號的渤船集團，檔案編研工作走過了17個春秋，集團一、二、三次編研材料共16種182份，其中不乏優(yōu)秀成果。雖然玉柴檔案編研工作起步于1987年，但是之后沒有重視并繼續(xù)開展此項工作，導(dǎo)致目前玉柴檔案編研工作目前基礎(chǔ)薄弱。檔案科目前7人中，只有1人對編研工作稍熟悉，其他科員幾乎沒有編研的工作經(jīng)驗，既缺少系統(tǒng)規(guī)范的檔案編研理論方法指導(dǎo)，又缺少實踐經(jīng)驗。由于對檔案編研工作重視度不夠，檔案編研工作沒有繼續(xù)開展，導(dǎo)致在編《玉柴廠志（1992～2011）》和玉柴“十一五”檔案編研材料時，遇到歷史資料分散或缺失、重大歷史事件記錄不全等問題。

（二）玉柴檔案編研成果形式單一，數(shù)量偏少

編研成果的多少是檔案信息資源開發(fā)程度的標(biāo)志之一。目前，玉柴檔案編研的成果共有《玉柴廠志（1951-1991）》、《玉柴廠志（1992～2011）》和《玉柴“十一五”檔案編研材料》，該三項成果均為三次編研成果，難度大、耗時長，質(zhì)量要求較高，均屬深層次的檔案編研，數(shù)量也偏少。相反，如大事記、組織機構(gòu)沿革、產(chǎn)品回顧等難度稍低的一、二次編研材料卻沒有組織開展撰寫。

2 如何做好檔案編研工作

檔案編研工作是檔案部門的一項基礎(chǔ)性工作，也是一項專業(yè)性、技術(shù)性和知識性較強的工作。努力完成檔案編研工作，確保在檔案編研成果上出“精品”奪“名牌”，是檔案部門必須認真思考的問題。結(jié)合玉柴實際，對于怎么做好和創(chuàng)新開展玉柴檔案編研工作提出以下建議：

（一）明確編研主攻方向，服務(wù)企業(yè)中心工作

緊緊圍繞企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營這個中心提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)是檔案工作的主攻方向，也是檔案編研工作的出發(fā)點和落腳點。編研人員要主動了解，甚至參與到企業(yè)各項活動。了解公司各方面對檔案編研的需求信息，將檔案編研工作與企業(yè)當(dāng)前中心任務(wù)及熱點活動結(jié)合，有針對性地選定編研題目，側(cè)重反映玉柴專業(yè)特色、技術(shù)特色、文化特色。如：為了將玉柴六十大慶活動的各項內(nèi)容進行回顧，以及對其中的問題和經(jīng)驗進行研究，為以后舉辦大慶活動提供經(jīng)驗，可編研《玉柴六十大慶系列活動紀(jì)實》；可對玉柴重大的基建項目進行匯編，以便備查；為真實、詳細記錄玉柴二次創(chuàng)業(yè)的歷程，可在玉柴年鑒的基礎(chǔ)上，匯編為玉柴二次創(chuàng)業(yè)專題編研；根據(jù)職稱評審文件查閱的需要，可編寫《玉柴集團職稱評審結(jié)果匯編》；為了展示玉柴產(chǎn)品型譜全的特點，可編寫《玉柴發(fā)動機產(chǎn)品型號匯編》；為了對玉柴產(chǎn)品獲得的行業(yè)第一進行總結(jié)、宣傳，可編寫《玉柴集團XX個第一》；以《玉柴自主創(chuàng)新產(chǎn)品回顧》為題，展示玉柴自主研發(fā)、自主創(chuàng)新所取得的豐碩成果，更好地宣傳玉柴品牌，同時極大地激發(fā)員工的自豪感和榮譽感。

編研人員還要有“顧后”的思想，不要忽略具有歷史價值和潛在效能的編研題目。比如：《大事記》、《機構(gòu)沿革》等一些編研題目的編寫，這些材料的歷史作用及潛在價值是絕不可低估的。

（二）擴大編研渠道，走開放式編研之路

一是，在檔案科編研工作逐漸上手，各單位對檔案編研工作認識有所提高的基礎(chǔ)上，檔案科在電子公告發(fā)布通知，長期向各單位征集檔案編研選題，這樣編研成果將會更加有利于為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營服務(wù)。二是，將每年的編研計劃發(fā)布于電子公告，利用者根據(jù)計劃提出需求、意見和具體要求，可新增編研項目，編研者根據(jù)利用單位的要求去設(shè)計、決定檔案編研工作的尺度與安排，這樣也為雙方提供了一個互動交流溝通的平臺。三是開展多部門合作，如選題《玉柴集團科技進步獎一覽》、《玉柴集團自主創(chuàng)新產(chǎn)品回顧》、《知識產(chǎn)權(quán)成果匯集》等，可聯(lián)合黨委工作部、工程研究院等部門共同完成；選題《玉柴集團精益制造活動匯編》，聯(lián)合集司規(guī)劃部、股司企業(yè)管理部、生產(chǎn)計劃部等部門共同完成，多部門合作，可優(yōu)勢互補，以求編出更完整、更系統(tǒng)的編研成果。四是，實行編研激勵機制，為調(diào)動集團各單位編研的積極性，實施激勵措施，成立“檔案編研成果評定小組”進行評定，對全集團各單位、各子公司編研的對改善單位管理、提升效率、發(fā)揮重大效益的優(yōu)秀編研成果進行獎勵，形成多部門多專業(yè)人員聯(lián)合編研的新局面，也是集團子公司自行開展編研工作的有效激勵，從而促進檔案編研成果的種類和數(shù)量不斷增加，編研價值和實用價值不斷提高，不斷擴大編研工作的影響力。五是巧借外力，在內(nèi)部人力不足的情況下，可借鑒《玉柴廠志（1992～2011）》的編纂方式，長期聘用經(jīng)驗豐富、熟悉企業(yè)經(jīng)營情況的離退休人員負責(zé)重大編研項目，實現(xiàn)優(yōu)勢互補，創(chuàng)造檔案編研精品。

（三）更新編研方式，積極實現(xiàn)編研工作信息化

一是，玉柴投入大力氣打造了檔案管理（pde）系統(tǒng)，實現(xiàn)了檔案的信息化管理，我們要真正將系統(tǒng)利用起來，可以利用模糊查詢和準(zhǔn)確查詢便捷地進行專題檔案信息和全文檢索，并進行二次編輯以及數(shù)據(jù)匯編和分析；同時，還可以從軟件的借閱利用登記的情況中分析檔案信息用戶的需求，使編研選題做到有的放矢；還可將編研成果放入檔案管理網(wǎng)站，劃分權(quán)限，通過身份驗證，就可進入系統(tǒng)查詢檔案編研成果的目錄及原文，實現(xiàn)編研成果電子化應(yīng)用，不斷提高工作效率。

二是，隨著計算機技術(shù)的發(fā)展，檔案編研工作必須突破僅僅對文字檔案進行編輯研究的局限，利用聲像檔案的直觀優(yōu)勢，可使用照片圖冊，以及視頻、電視片等多媒體編輯的形式進行檔案編研，大大提高編研成果的藝術(shù)效果和吸引力和感染力。

（四）加強學(xué)習(xí)注重實踐，努力提高編研人員的水平

檔案編研人員的政治素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)水平和辦事能力越高，檔案編研的水平就高，編研成果的質(zhì)量也就越高。目前，檔案科五位員工參加了《玉柴年鑒》的編撰，在編撰過程中，不斷加強檔案編研理論和各種業(yè)務(wù)知識的培訓(xùn)，對編撰心得和經(jīng)驗進行交流，不斷提高編研人員的水平。還應(yīng)通過檔案編研先進企業(yè)對標(biāo)學(xué)習(xí)等手段，看到檔案編研工作中存在的差距，不斷學(xué)習(xí)提高，提高檔案編研人員的整體水平。

（五）重視質(zhì)量管理，積極打造檔案編研精品

質(zhì)量是編研工作的生命線，加強編研的質(zhì)量，是維護歷史真實面貌，決定編研利用價值高低的重要手段。在編研工作中，使我們認識到，無論是在選題選材，整理加工，還是在謀篇布局，編輯審稿中，應(yīng)堅持打造一流、精品至上的宗旨，尤其是要注重選題的決策，因為編研的實質(zhì)是以滿足各類利用需求為出發(fā)點的，如選題不當(dāng)，沒有利用需求，那編研工作是做無用功，利用需求是編研工作運轉(zhuǎn)的內(nèi)在動力。

通過對玉柴集團檔案編研工作現(xiàn)狀的剖析與展望，明確了企業(yè)檔案編研工作是實現(xiàn)檔案管理價值和提高檔案工作地位的重要途徑。在今后的檔案編研工作中，企業(yè)檔案管理人員應(yīng)把握企業(yè)改革發(fā)展帶給檔案編研工作的機遇與挑戰(zhàn)，不斷探索企業(yè)檔案編研工作的新思路和新方法，充分發(fā)揮企業(yè)檔案編研工作的作用。endprint