張軍

摘 要：隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)在工程項(xiàng)目管理的廣泛應(yīng)用， 傳統(tǒng)文筆簽名方式已經(jīng)成為阻礙工程項(xiàng)目信息化管理發(fā)展的瓶頸。本文以交通建設(shè)項(xiàng)目為例， 對(duì)電子簽名技術(shù)在工程項(xiàng)目文檔管理中的應(yīng)用等問(wèn)題做了探討。

關(guān)鍵詞：電子簽名；信息化；工程管理；檔案管理

1 傳統(tǒng)文筆簽名方式已不適應(yīng)項(xiàng)目工程檔案信息化發(fā)展的要求

1.1 工程項(xiàng)目產(chǎn)生大量需要及時(shí)歸檔文件

1.來(lái)源于人工整理的紙質(zhì)文件，未達(dá)到及時(shí)歸檔的要求。項(xiàng)目在建設(shè)期間，由于各種因素經(jīng)常造成資料的缺失，致使工程完工后檔案不及時(shí)、不完整、不規(guī)范、不系統(tǒng)問(wèn)題；普遍存在卷內(nèi)目錄與實(shí)際整理文件不符合，卷內(nèi)資料漏失等現(xiàn)象。在立卷時(shí)間上，檔案人員通常累積起來(lái)一次立卷，這既不符合立卷要求，也不利于查找利用。

2.其他管理系統(tǒng)廣泛應(yīng)用需要脫離文筆簽名。例如，隨著工程質(zhì)量監(jiān)督系統(tǒng)的應(yīng)用，產(chǎn)生的大量電子文件，這些電子文件采用電子簽名的方式代替手工簽名。按照目前檔案處理辦法，需要在系統(tǒng)中打印紙質(zhì)文件再進(jìn)行手工簽名再存檔。在信息技術(shù)高度發(fā)達(dá)、日臻完善的今天，這樣的工作效率非常低下。

1.2 傳統(tǒng)文筆簽名阻礙工程項(xiàng)目信息管理系統(tǒng)的應(yīng)用

1.現(xiàn)行文筆簽名模式給工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理帶來(lái)沉重負(fù)擔(dān)?，F(xiàn)場(chǎng)施工技術(shù)人員為“清稿記錄”而新產(chǎn)生的文件“原始記錄本”，將原始記錄本的數(shù)據(jù)錄入信息系統(tǒng)，系統(tǒng)各責(zé)任人進(jìn)行審核簽名后，打印成紙質(zhì)文件需再次審核簽名。這樣，二次轉(zhuǎn)錄行為給數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性帶來(lái)較大的風(fēng)險(xiǎn)，也增大了文件單位的工作量。

2.施工單位、監(jiān)理單位檔案的形成工作量倍增。除工程結(jié)算表格外，工程質(zhì)量監(jiān)督系統(tǒng)產(chǎn)生的電子文件占施工單位、監(jiān)理單位所做檔案的80%以上。按照目前文筆簽名的處理辦法，把數(shù)據(jù)錄入到工程質(zhì)量監(jiān)督系，在檔案軟件中收集組卷后，再打印紙質(zhì)文件進(jìn)行手工簽名，比原來(lái)只做純手工資料的工作量要翻倍增加。

3.施工、監(jiān)理單位檔案的形成難以做到同步。目前，在實(shí)施工程質(zhì)量管理系統(tǒng)，施工單位普遍存在施工原始記錄錄入不及時(shí)、相關(guān)責(zé)任人簽署不及時(shí)的現(xiàn)象。施工原始記錄錄入并審核完成時(shí)間與施工實(shí)際時(shí)間相距較遠(yuǎn)。筆者對(duì)項(xiàng)目檔案資料的同步性調(diào)查，普遍反映從數(shù)據(jù)錄入到完成審核，需要7-10個(gè)工作日。 施工單位最短完成時(shí)間為2天，甚至長(zhǎng)達(dá)半年之久。監(jiān)理情況亦出現(xiàn)類似情況。

4.為滿足檔案數(shù)字化條件，再次將簽名后的紙質(zhì)檔案以掃描存儲(chǔ)成PDF文件。這種用傳統(tǒng)簽名的方式已無(wú)法適應(yīng)當(dāng)前普及自動(dòng)化辦公系統(tǒng)和工程項(xiàng)目信息化管理的需要，使工程文檔管理過(guò)程復(fù)雜化，降低了信息管理系統(tǒng)自動(dòng)化程度和工作效率。

5.影響了工程檔案的內(nèi)在質(zhì)量。監(jiān)理、項(xiàng)目經(jīng)理和工程技術(shù)人員每天要完成大量的工程文檔簽認(rèn)工作，面對(duì)成堆的工程文檔，需要逐頁(yè)簽署，把大量的時(shí)間用于簽字，容易造成為盡快完成文件簽署而忽略對(duì)文件內(nèi)容的審閱，影響了工程文檔的質(zhì)量。

6.真正具有“原始記錄性”的數(shù)億業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件丟棄，沒(méi)有存檔。

檔案的基本屬性是“原始記錄性”，由各業(yè)務(wù)信息管理系統(tǒng)打印出來(lái)形成的紙質(zhì)文件，與《檔案法》中檔案的定義是相悖。一是，從理論來(lái)看，由業(yè)務(wù)系統(tǒng)打印出來(lái)形成的紙質(zhì)文件，不是直接形成的歷史記錄；紙質(zhì)文件部分因事后重簽名，從時(shí)間上看，不符合檔案的定義“直接形成的歷史記錄”。二是，使用電子簽名，施工記錄經(jīng)相關(guān)責(zé)任人在計(jì)算機(jī)上審核簽名后應(yīng)生效；實(shí)際上，工程質(zhì)量監(jiān)督系統(tǒng)、自動(dòng)辦公（OA）系統(tǒng)、計(jì)量支付系統(tǒng)等信息管理系統(tǒng)產(chǎn)生的大量電子文件，由于采用輸入簽字形式不具法律效力，只能作資料查閱方式保存，失去了其應(yīng)有的意義。

1.3 傳統(tǒng)文筆簽名帶來(lái)弊端

在實(shí)行項(xiàng)目檔案信息化，原始實(shí)施記錄是紙質(zhì)形成，記錄上并沒(méi)有顯示出實(shí)際填寫(xiě)內(nèi)容的時(shí)間，這種情況下給施工記錄的形成帶來(lái)滯后、造假、篡改的機(jī)會(huì)。

2 施工、監(jiān)理單位檔案的形成難以同步的原因

2.1 客觀原因

項(xiàng)目參建單位普遍存在“重建設(shè)、輕檔案”現(xiàn)象。如監(jiān)理單位很少將公路工程項(xiàng)目檔案管理工作列入議事日程，在工程施工過(guò)程中沒(méi)有落實(shí)管理制度、缺乏相應(yīng)的控制措施，難以做到貫穿始終的檔案管理服務(wù)工作。造成在項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中工程檔案材料沒(méi)有及時(shí)歸檔，陷入“建設(shè)—積壓—丟失—補(bǔ)做”怪圈。尤其是進(jìn)入項(xiàng)目建設(shè)后期，文件材料臟、亂、殘、缺的局面凸顯，甚至文件材料的丟失，監(jiān)理工程師這時(shí)才匆忙整理內(nèi)業(yè)材料，影響了工程建設(shè)過(guò)程中文件材料的有機(jī)整理工作，其后果是監(jiān)理項(xiàng)目文件材料收集和整理工作不能與項(xiàng)目建設(shè)進(jìn)度同步進(jìn)行。

1.二次錄入問(wèn)題。在現(xiàn)行模式下，施工現(xiàn)場(chǎng)數(shù)據(jù)需記錄于原始施工記錄，并錄入到工程項(xiàng)目質(zhì)量管理系統(tǒng)，導(dǎo)致現(xiàn)場(chǎng)記錄人員與系統(tǒng)錄入人員重復(fù)工作。

2.表格使用不確定問(wèn)題。工程建設(shè)過(guò)程中管理表格更換，導(dǎo)致全線相應(yīng)分項(xiàng)資料需重新形成，對(duì)施工人員及錄入人員普遍存在“早做不如晚做”的等待態(tài)度。

3.趕工造成原始記錄填寫(xiě)不及時(shí)。行政命令的下達(dá)，要求業(yè)主按具體通車時(shí)間完成，通常一個(gè)項(xiàng)目的施工期為36個(gè)月，特殊橋梁等結(jié)構(gòu)物可能長(zhǎng)達(dá)40個(gè)月以上，由于趕工，工程中所有任務(wù)都圍繞工程實(shí)體，內(nèi)業(yè)資料往往被忽視，業(yè)主對(duì)內(nèi)業(yè)資料的管理也隨之弱化。

2.2 主觀原因

1.認(rèn)知因素。我國(guó)電子文件管理落后，根源在于對(duì)電子文件管理的認(rèn)識(shí)跟不上，不到位。

一是缺乏證據(jù)意識(shí)。沒(méi)有認(rèn)識(shí)到文件作為業(yè)務(wù)活動(dòng)的原始記錄，是重要的法律憑證；沒(méi)有形成在工作中生成并保留文件，以生成并保留法律證據(jù)的習(xí)慣和制度規(guī)范。進(jìn)入數(shù)字時(shí)代后，相當(dāng)多的單位和個(gè)人沒(méi)有將電子文件視為正式文件，不認(rèn)可電子文件的證據(jù)效力。

二是缺乏資產(chǎn)意識(shí)。電子文件作為電子化業(yè)務(wù)的憑證性信息，是不可再生的信息資源、極具價(jià)值的信息資產(chǎn)和知識(shí)資產(chǎn)；電子文件作為信息資產(chǎn)，最有價(jià)值的工作不僅是對(duì)其進(jìn)行有序的物理保管，而是對(duì)其進(jìn)行充分的開(kāi)發(fā)利用，從而實(shí)現(xiàn)社會(huì)效益、產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)價(jià)值。

三是風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)的不當(dāng)認(rèn)識(shí)。由于信息技術(shù)的復(fù)雜性與脆弱性，電子文件面臨嚴(yán)峻和多重風(fēng)險(xiǎn)。普遍存在兩種不適當(dāng)?shù)膽B(tài)度對(duì)待：一種態(tài)度錯(cuò)誤地認(rèn)為“數(shù)據(jù)備份了，就安全了”，電子文件管理的質(zhì)量要求就是“數(shù)據(jù)不丟失”，“大不了，再重錄入一遍”。缺乏對(duì)電子文件風(fēng)險(xiǎn)事故可能造成的嚴(yán)重?fù)p失觀念；另一種態(tài)度過(guò)分強(qiáng)調(diào)計(jì)算機(jī)風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，認(rèn)為電子文件保存方式有一定風(fēng)險(xiǎn)，誤解了電子檔案而不敢應(yīng)用、推廣。

2.體制因素。目前，我國(guó)實(shí)行分段式文件管理模式。文件自生成至歸檔階段稱為文件處理，文件自歸檔至被永久保存或銷毀，稱為檔案管理，由檔案部門(mén)負(fù)責(zé)。一是，文件處理與檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、技術(shù)方法完全不同、相互之間缺乏銜接與協(xié)同，存在嚴(yán)重的工作脫節(jié)與管理空白現(xiàn)象。二是，由于業(yè)務(wù)部門(mén)與檔案部門(mén)職責(zé)不同、利益不同，相互之間必然會(huì)在文件管理問(wèn)題上存在一定的矛盾和沖突。尤其是前端的業(yè)務(wù)人員很少兼顧后端的檔案人員對(duì)電子文件真實(shí)性、可靠性、完整性與可用性的專業(yè)要求。

綜述，傳統(tǒng)的文筆簽名模式已成為工程項(xiàng)目檔案信息化管理發(fā)展的瓶頸。以高速公路項(xiàng)目為例，信息化管理系統(tǒng)所產(chǎn)生的數(shù)億份電子文件，若我們還是依舊沿用傳統(tǒng)紙質(zhì)文件管理思維，還是沒(méi)有將電子文件視為正式文件，不認(rèn)為電子文件的證據(jù)效力，以為把電子文件刻錄成光盤(pán)或打印成文字，送進(jìn)庫(kù)房就算完事；或者認(rèn)為，將電子文件打?。ㄓ部截悾┏杉堎|(zhì)文件使之具有證據(jù)效力，但是電子郵件、電子施工與試驗(yàn)表格等電子文件打印成紙質(zhì)文件后，由于許多原來(lái)依附于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的元數(shù)據(jù)的缺失，造成信息不完整，反而使其不具有證據(jù)效力。況且數(shù)據(jù)庫(kù)文件、音頻文件、視頻文件、多媒體文件、超媒體文件等類型的電子文件是根本無(wú)法打印出來(lái)的。

工程項(xiàng)目檔案信息化是新時(shí)代的產(chǎn)物，若我們?nèi)圆桓鶕?jù)電子文件的特性，在保證電子憑證的基礎(chǔ)上，充分發(fā)揮流通利用上下功夫，那么它就在舊的檔案管理模式下進(jìn)入了鐵皮柜中漫漫長(zhǎng)眠，猶如像冰水煮青蛙，缺失了憑證性的法律效力、缺失了互動(dòng)利用功能的電子檔案就如此失去了生命的意義。為此，如何保證電子文件的憑證性成為解決交通工程項(xiàng)目及信息化的管理發(fā)展瓶頸的突破口，亟需解決的問(wèn)題。

3 電子簽名在電子檔案系統(tǒng)應(yīng)用

3.1 電子簽名的法律依據(jù)

檔案的基本屬性是“原始記錄性”，根據(jù)這一特性，使檔案成為歷史的真憑實(shí)據(jù)，具有法律效力。1999年10月1日施行的《合同法》明確規(guī)定了電子合同是書(shū)證的一種形式；2005年4月1日施行的《電子簽名法》規(guī)定可靠的電子簽名與手寫(xiě)簽名或者蓋章具有同等的法律效力。

3.2 建立法律認(rèn)可的在線電子認(rèn)證平臺(tái)和項(xiàng)目電子檔案系統(tǒng)

在線電子認(rèn)證平臺(tái)采用了第三方電子認(rèn)證機(jī)構(gòu)頒發(fā)的數(shù)字證書(shū)，在線驗(yàn)證數(shù)字證書(shū)的合法性、真實(shí)性和有效性，提供了用戶身份認(rèn)證、電子簽名、時(shí)間戳等技術(shù)，為電子檔案系統(tǒng)提供合法的電子簽名，保障電子檔案的準(zhǔn)確性、完整性和可用性；協(xié)助項(xiàng)目單位進(jìn)行檔案編研的工具，具備文件收集、錄入、整理、組卷、查詢、統(tǒng)計(jì)、驗(yàn)收申請(qǐng)等功能，并使用在線電子認(rèn)證平臺(tái)頒發(fā)的數(shù)字證書(shū)對(duì)電子文件的形成、電子檔案進(jìn)館、保存和利用進(jìn)行全過(guò)程控制的電子簽名。確保了電子文件材料與工程建設(shè)同步收集、同步整理、同步歸檔，提高了工程文件資料歸檔的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。

3.3 電子簽名貫穿在電子檔案系統(tǒng)每一環(huán)節(jié)過(guò)程中

電子檔案的信息形態(tài)是數(shù)字化的，其信息與載體具有可離性、易改性。通過(guò)使用數(shù)字證書(shū)對(duì)電子文件的形成、歸檔及電子檔案進(jìn)館、保存和利用進(jìn)行全過(guò)程控制的電子簽名方式，解決了電子文件中相關(guān)責(zé)任人電子簽名不可抵賴性和有效性問(wèn)題以及進(jìn)館后電子檔案防篡改和可追溯性問(wèn)題。實(shí)現(xiàn)電子檔案的原始性、完整性、真實(shí)性，充分發(fā)揮電子檔案的憑證作用，其流程如下：

（四）電子檔案風(fēng)險(xiǎn)對(duì)策——建設(shè)電子檔案數(shù)據(jù)、異地備份及恢復(fù)體系。電子檔案數(shù)據(jù)保存在省級(jí)機(jī)房，數(shù)據(jù)在機(jī)房存儲(chǔ)設(shè)備備份的基礎(chǔ)上，同步復(fù)制到異地的災(zāi)備中心，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的異地保護(hù)。

4 電子簽名在項(xiàng)目工程檔案管理系統(tǒng)全過(guò)程實(shí)現(xiàn)后的效果

（一）防止篡改，代簽，杜絕偽造現(xiàn)象。一是，電子簽名的法律地位，具有不可偽造，不可抵賴的屬性。系統(tǒng)采用了軟、硬件加密認(rèn)證方式，即采用電子簽名（簽章）方式和usbkey 簽名方式的兩種簽名。簽名完畢后可用根據(jù)業(yè)務(wù)邏輯相對(duì)應(yīng)表單單元格鎖定，杜絕了傳統(tǒng)工程項(xiàng)目文件中的偽造，篡改，代簽現(xiàn)象其次。二是，數(shù)據(jù)庫(kù)中保留審核修改電子簽名在工程計(jì)量中的應(yīng)用記錄，自動(dòng)記錄各級(jí)審核耗時(shí)，具有過(guò)程監(jiān)督，事后追溯的能力。

（二）有效降低工程項(xiàng)目管理的工作強(qiáng)度，提高工作效率。

在電子文件經(jīng)審核無(wú)誤后，可通過(guò)批量簽署的方式，一次性對(duì)數(shù)百甚至數(shù)千頁(yè)的多份文件進(jìn)行簽署，不會(huì)出現(xiàn)漏簽或簽錯(cuò)名的現(xiàn)象，避免了電子文件打印形成紙質(zhì)文件，相關(guān)責(zé)任人再次核對(duì)后補(bǔ)手工。

以高速公路建設(shè)項(xiàng)目檔案為例，每公里產(chǎn)生100卷檔案為標(biāo)準(zhǔn)，一個(gè)80公里的高速公路項(xiàng)目，每頁(yè)施工表、評(píng)定表或試驗(yàn)檢測(cè)表至少有4個(gè)手工簽名計(jì)算，按4厘米案卷盒每卷250頁(yè)計(jì)算，則一個(gè)項(xiàng)目的施工記錄至少產(chǎn)生250頁(yè)×4個(gè)×100卷×80公里×80%=6，400，000個(gè)簽名。應(yīng)用了電子檔案后，可減少上千萬(wàn)次的手工簽名。

（三）保證了項(xiàng)目文件的完整性。一次性網(wǎng)上填報(bào)審批程序，堵塞了先網(wǎng)上簽署后文本補(bǔ)簽形成的漏洞；預(yù)先設(shè)置檔案報(bào)審模塊，統(tǒng)一和完善各建設(shè)工程單位對(duì)工程檔案的整理和歸檔要求，提高了工程建設(shè)單位的檔案管理、報(bào)送工作效率。通過(guò)系統(tǒng)自檢，過(guò)濾出目錄樹(shù)對(duì)應(yīng)表單漏項(xiàng)、表單填寫(xiě)不完整、電子印簽（印章）不完整。對(duì)系統(tǒng)檢查無(wú)誤的竣工資料，通過(guò)預(yù)先設(shè)置的規(guī)則進(jìn)行自動(dòng)組卷生成結(jié)果文件， 提交檔案庫(kù)與原先數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)接（進(jìn)館存檔）。

（四）統(tǒng)一各項(xiàng)歸檔文件的標(biāo)準(zhǔn)。項(xiàng)目電子檔案標(biāo)準(zhǔn)及系統(tǒng)，以PDF/A文件格式作為電子檔案系統(tǒng)接收和使用的標(biāo)準(zhǔn)格式，即電子文件在進(jìn)入電子檔案管理的系統(tǒng)前，電子文件必須轉(zhuǎn)換為PDF/A格式且經(jīng)過(guò)有效的數(shù)字簽名。

（五）節(jié)省紙質(zhì)文件的耗用及保存成本。據(jù)測(cè)算，將工程、計(jì)量等前端業(yè)務(wù)系統(tǒng)的電子文件都作為電子檔案管理，整個(gè)項(xiàng)目檔案的紙質(zhì)文件減少90%以上。按上例計(jì)算，可節(jié)省150平方米庫(kù)房面積、100立方密集柜及相關(guān)配套設(shè)施?？芍苯庸?jié)約紙張打印耗材，保管成本等，提高檔案管理效率。

5 結(jié)束語(yǔ)

《電子簽名法》的頒布和實(shí)施，確立了電子簽名技術(shù)的合法地位。使電子簽名技術(shù)在項(xiàng)目工程檔案管理中的使用成為可能，將引發(fā)一場(chǎng)項(xiàng)目工程檔案管理的重大變革，有力推動(dòng)大型基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)項(xiàng)目工程檔案管理信息化的進(jìn)程，促進(jìn)竣工資料編制和檔案管理的規(guī)范化、正規(guī)化。

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