婦幼保健機(jī)構(gòu)如何保證綜合檔案室有效運(yùn)行

范文婷

摘 要：為了更好地面向基層、預(yù)防為主，為婦女兒童提供健康教育、預(yù)防保健等公共衛(wèi)生服務(wù)，近年來，國家加大對基層?jì)D幼保健機(jī)構(gòu)的規(guī)范化建設(shè)，其中綜合檔案室的建立是發(fā)展婦幼保健事業(yè)的重要資源和依據(jù)，也是保健機(jī)構(gòu)長期積累的寶貴經(jīng)驗(yàn)，它是否規(guī)范建設(shè)有效運(yùn)行，關(guān)系到婦幼保健工作各項(xiàng)決策和具有工作實(shí)施、婦幼疾病預(yù)防工作是否能發(fā)揮作用。本文分析了婦幼保健機(jī)構(gòu)綜合檔案室建設(shè)的現(xiàn)狀，并提出了保證婦幼保健機(jī)構(gòu)綜合檔案室管理有效運(yùn)行的幾點(diǎn)建議。建議粗淺，僅供參考。

關(guān)鍵詞：婦幼保健機(jī)構(gòu)；綜合檔案室；有效運(yùn)行

婦幼保健機(jī)構(gòu)是以保健為中心，以保障生殖健康為目的，由政府舉辦，具有公共衛(wèi)生性質(zhì)的公益事業(yè)單位，是保障婦女兒童健康，提高出生人口素質(zhì)的基本醫(yī)療服務(wù)的專業(yè)機(jī)構(gòu)。婦幼保健檔案室建設(shè)是促進(jìn)婦幼保健機(jī)構(gòu)發(fā)展的必然舉措，在婦幼保健機(jī)構(gòu)中發(fā)揮著不可替代的資源優(yōu)勢作用。然而，由于種種原因，在實(shí)際運(yùn)行中，一些婦幼保健機(jī)構(gòu)并沒有重視起檔案的作用，檔案管理、檔案室的建設(shè)被長期的文書檔案思維模式所固定，使得婦幼保健檔案發(fā)揮不了自身的作用，不同程度地影響婦幼保健工作向社會(huì)服務(wù)功能的發(fā)揮。

1 婦幼保健按機(jī)構(gòu)檔案室管理現(xiàn)狀

1.檔案室檔案歸類簡單。一些縣、區(qū)級婦幼保健機(jī)構(gòu)檔案室分類歸檔資料局限，一般只注重年度工作總結(jié)、年報(bào)、工作計(jì)劃等工作資料的存放，并沒有把日常工作中具有保持價(jià)值的醫(yī)療檔案和治療資料歸檔立卷，使得檔案室存放的材料不能為制定預(yù)防對策提供第一手的參考依據(jù)，因而造成檔案室不能發(fā)揮功效，長期積累的檔案不能全面、真實(shí)地反映本地區(qū)婦女兒童連續(xù)動(dòng)態(tài)的長期發(fā)育和營養(yǎng)狀況情況，難以給專家、學(xué)者及相關(guān)的研究機(jī)構(gòu)提供準(zhǔn)確、及時(shí)、全面的基層資料。

2.制度化、規(guī)范化管理缺失。由于一些基層?jì)D幼保健站沒有把檔案室建設(shè)納入工作重點(diǎn)，致使檔案室管理沒有形成制度化和規(guī)范化，一些制度缺失，有的制度沒有及時(shí)完善，過于老套，不貼近實(shí)際，缺乏制度的執(zhí)行力度，對檔案接收、保管、補(bǔ)充和借閱管理等工作制度管理不完善，對一些重要環(huán)節(jié)存在隨意性強(qiáng)，沒有落實(shí)責(zé)任人現(xiàn)象，一些檔案管理人員不注重對加密檔案的保管，存在手續(xù)不全便借閱現(xiàn)象。

3.基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)薄弱。由于基層?jì)D幼保健站建在居民區(qū)，在一些發(fā)達(dá)、人口密集的城市，城市地皮金貴，政府投資建立婦幼保健機(jī)構(gòu)時(shí)，由于投資限制，致使一些婦幼保健機(jī)構(gòu)沒有設(shè)立檔案室，在國家相關(guān)的婦幼保健機(jī)構(gòu)規(guī)范化建設(shè)要求出臺后，一些婦幼保健機(jī)構(gòu)由于空間有限，建立檔案室沒有達(dá)到要求，基礎(chǔ)設(shè)施薄弱，功能不全，一些檔案室沒有設(shè)立閱覽室，沒有設(shè)立絕密檔案庫房等。

4.檔案信息化建設(shè)滯后。主要表現(xiàn)為一些婦幼保健機(jī)構(gòu)沒有投入資金進(jìn)行電子檔案的建設(shè)，其管理仍處于紙質(zhì)檔案管理水平，一些婦幼保健機(jī)構(gòu)雖然投資購買了電腦等設(shè)備，但軟件開發(fā)和檔案人員素質(zhì)等問題，使得信息化檔案管理形同虛設(shè)，一直沒有發(fā)揮出作用，有的區(qū)域網(wǎng)絡(luò)沒有建立，檔案信息保密和信息安全問題嚴(yán)重，一些檔案管理人員缺乏計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全意識，責(zé)任心不強(qiáng)，操作不規(guī)范，數(shù)據(jù)備份不及時(shí)等，容易導(dǎo)致電子檔案泄漏和丟失現(xiàn)象。

5.檔案管理與婦幼保健工作脫節(jié)。部分婦幼保健人員檔案借閱和整理意識差，它們習(xí)慣將常用的檔案長期借閱不歸還，這種自行保管形成人人手里有資料，誰的資料都不全，誰也無法完善資料的局面，致使檔案資料不能發(fā)揮作用。另外，在借閱過程中，有的借閱人由于保管不善造成檔案材料缺失或遺失等現(xiàn)象時(shí)常發(fā)生，而檔案工作人員不負(fù)責(zé)任，在歸還時(shí)不能及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案材料缺失現(xiàn)象，造成檔案不全，在什么環(huán)節(jié)缺失理不清的現(xiàn)象。

2 保證婦幼保健機(jī)構(gòu)綜合檔案室管理有效運(yùn)行的幾點(diǎn)建議

1.加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，提高意識。婦幼保健機(jī)構(gòu)檔案室管理既要為婦幼保健機(jī)構(gòu)建設(shè)和發(fā)展提供資料支持，又要符合檔案各項(xiàng)管理規(guī)定要求。婦幼保健機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)要提高對檔案室建設(shè)的重視程度，加大對檔案室的投資建設(shè)，帶領(lǐng)相關(guān)人員開展調(diào)研，解決婦幼保健檔案管理中存在的問題。相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)并定期對檔案管理工作進(jìn)行檢查、督導(dǎo)，要認(rèn)識到檔案管理對婦幼保健工作及當(dāng)?shù)貗D女兒童的營養(yǎng)狀況調(diào)研的重要性，把檔案室管理建設(shè)工作列入婦幼保健工作的重點(diǎn)，建立健全檔案管理制度，建立管理組織機(jī)構(gòu)，建立綜合檔案室，配備專業(yè)專職檔案管理人員，使檔案室建設(shè)工作與婦幼保健機(jī)構(gòu)建設(shè)同步發(fā)展。

2.完善制度，規(guī)范管理。各婦幼保健機(jī)構(gòu)要結(jié)合本院實(shí)際，建立健全各項(xiàng)檔案管理制度，比如制定《檔案管理辦法》，《文書處理辦法》等，要對檔案管理機(jī)構(gòu)、檔案管理原則、借閱范圍、檔案存放要求、保密等級、保管期限、管理原則進(jìn)行明確的規(guī)定，建立健全檔案接收、整理、保管、借閱、銷毀等檔案管理制度，使檔案管理有法可依、有章可循。落實(shí)檔案管理崗位責(zé)任制，對檔案管理則細(xì)化，促進(jìn)檔案管理規(guī)范化管理。一方面堅(jiān)持文書檔案一體化管理，將婦幼保健的各種記錄、總結(jié)、計(jì)劃和年報(bào)邊分類邊存放的同時(shí)也將各科室工作活動(dòng)形成的檔案資料分類分盒存放，放到綜合檔案室整理保管，對專業(yè)性較強(qiáng)的檔案資料由檔案形成可是和綜合檔案共同立卷。另一方面要集中精力收集整理立卷，做到集中統(tǒng)一管理。檔案收集要齊全，要分為黨群、行政、醫(yī)護(hù)、保健、基建、設(shè)備、科研、會(huì)計(jì)等八類進(jìn)行集中整理保管。

3.加大投入，維護(hù)安全。婦幼保健機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)要以檔案管理為重，加大對綜合檔案室的建設(shè)，籌集資金，建立綜合檔案室，合理劃分檔案管理區(qū)域，調(diào)劑檔案用房，要具有綜合檔案庫房，會(huì)計(jì)檔案庫房、閱覽室和辦公室，綜合檔案庫房要具體分類，設(shè)立絕密檔案室，并采取必要的防護(hù)措施。檔案的安全甘利、技術(shù)保護(hù)和庫房管理要符合國家有關(guān)規(guī)定，從基礎(chǔ)設(shè)施上保證檔案安全。另外，要加大對電子檔案室的建立，電子檔案能提高檔案利用率，節(jié)約調(diào)取檔案時(shí)間，發(fā)揮檔案資料最大價(jià)值。要購買電子設(shè)備，鋪設(shè)網(wǎng)絡(luò)線路，加大對檔案管理人員電子信息的培訓(xùn)，使電子檔案發(fā)揮作用。

4.加強(qiáng)培訓(xùn)，提高信息化管理水平。為了適應(yīng)婦幼保健機(jī)構(gòu)現(xiàn)代化發(fā)展的需要，提高檔案管理信息服務(wù)水平，加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍的培訓(xùn)和管理，是實(shí)現(xiàn)檔案信息化應(yīng)用必要途徑，通過培訓(xùn)，使人員建立財(cái)會(huì)檔案信息資源管理的新觀念，努力提高檔案管理人員信息意識。檔案管理人員要熟悉網(wǎng)絡(luò)資源和計(jì)算機(jī)使用技術(shù)，準(zhǔn)確掌握檔案數(shù)據(jù)庫的使用方法，對檔案管理軟件的熟練掌握，比如編排方法、檢索方法，還要學(xué)習(xí)掌握會(huì)計(jì)技術(shù)和檔案管理技術(shù)，發(fā)揮檔案信息化管理的優(yōu)勢，不斷提升和完善信息管理思想意識，向著集檔案管理知識、醫(yī)學(xué)保健技術(shù)知識和計(jì)算機(jī)知識和外語知識為一體的復(fù)合型人才的方向發(fā)展。

3 結(jié)語

婦幼保健機(jī)構(gòu)建立科學(xué)、規(guī)范的綜合檔案室是婦幼保健工作和社會(huì)服務(wù)能力不可缺少的手段，是發(fā)展婦幼保健事業(yè)的必然要求，也是利用檔案管理高效地實(shí)現(xiàn)婦幼保健各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作和管理工作的提升辦法。要完善制度，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，加大投入力度，加強(qiáng)信息化管理水平，才能保證綜合檔案的有效運(yùn)行。

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