李碧玉

摘 要：醫(yī)院設(shè)備檔案在醫(yī)院管理、醫(yī)療以及科研教學(xué)等方面都起著關(guān)鍵的作用，文文首先系統(tǒng)的分析了現(xiàn)階段醫(yī)院設(shè)備檔案管理的現(xiàn)狀，在此基礎(chǔ)上對(duì)加強(qiáng)醫(yī)院設(shè)備檔案規(guī)范化管理提出了幾點(diǎn)建議，通過合理的措施來促進(jìn)醫(yī)院設(shè)備檔案的規(guī)范化管理是非常必要的。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院設(shè)備檔案；規(guī)劃化；管理

1 引言

醫(yī)療行業(yè)的一個(gè)明顯的特點(diǎn)就是其具有的科技含量很高，特別是對(duì)于那些二級(jí)甲等以上的醫(yī)院，其必須要配備大量先進(jìn)醫(yī)療設(shè)備，這些先進(jìn)的醫(yī)療設(shè)備在診斷及治療各類疾病、進(jìn)行有關(guān)科研試驗(yàn)中都起到了極為關(guān)鍵的作用。建立規(guī)范化的醫(yī)院設(shè)備檔案有助于最大程度發(fā)揮醫(yī)療設(shè)備在各方面的作用，可以從一定程度上提高醫(yī)院的硬件水平和經(jīng)濟(jì)效益，使臨床服務(wù)變得更為及時(shí)有效[1]。因此，研究如何加強(qiáng)醫(yī)院設(shè)備檔案規(guī)范化管理是非常有必要的。

2 醫(yī)院設(shè)備檔案管理的現(xiàn)狀分析

2.1 對(duì)醫(yī)院設(shè)備檔案管理工作的認(rèn)識(shí)不足

醫(yī)院設(shè)備檔案工作有助于醫(yī)療設(shè)備的各項(xiàng)管理工作的順利展開，同時(shí)，科學(xué)的運(yùn)用醫(yī)療設(shè)備檔案信息資源可以使醫(yī)院獲得更大的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益[2]。雖然有關(guān)部門一直大力宣傳醫(yī)院設(shè)備檔案管理工作的意義和作用，但是，醫(yī)院設(shè)備管理部門由于各方面原因（經(jīng)費(fèi)、人員、設(shè)施等）[3]仍未對(duì)設(shè)備檔案管理工作提起足夠的重視，實(shí)際工作中設(shè)備檔案管理工作可有可無的問題仍然嚴(yán)重。

2.2 尚未建立健全的設(shè)備檔案管理機(jī)構(gòu)

有些醫(yī)院一直采用的管理方式使得針對(duì)同一家單位可能會(huì)存在多個(gè)部門對(duì)設(shè)備檔案進(jìn)行管理，這使得管理工作中職責(zé)不明現(xiàn)象較為嚴(yán)重。有些醫(yī)院尚未建立一套完善的設(shè)備檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，檔案管理工作大都按照自身的理解及經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行，一些本來應(yīng)該納入管理的檔案有時(shí)會(huì)被遺漏。現(xiàn)階段大多醫(yī)院采用的設(shè)備檔案管理方式主要可歸納為兩類[4]：一種是醫(yī)院設(shè)備科負(fù)責(zé)設(shè)備檔案管理工作。這種設(shè)備檔案管理方式?jīng)]有制定明確的保管期限；另一種是綜合檔案室負(fù)責(zé)設(shè)備檔案管理，這種管理方式的缺點(diǎn)也比較明顯，較為突出的一點(diǎn)是內(nèi)容收集不全。

2.3 沒有明確的保管期限

目前設(shè)備檔案的保管期限大都按照該設(shè)備的規(guī)定使用壽命來確定[5]，但從根本上講這種方法是不科學(xué)的?，F(xiàn)代技術(shù)的日新月異加快了醫(yī)療設(shè)備的更新?lián)Q代速度，同時(shí)，各類醫(yī)療設(shè)備的使用壽命不盡相同。醫(yī)療設(shè)備幾年后就有可能面臨淘汰，設(shè)備淘汰后與設(shè)備有關(guān)的檔案材料中的一些也就沒有繼續(xù)保存的意義了，但是設(shè)備檔案中有關(guān)該設(shè)備的購置、使用、報(bào)廢等的一些材料還具有一定的科研、決策等參考價(jià)值，所以，將設(shè)備的壽命作為設(shè)備檔案的保管期限是不夠科學(xué)的。

2.4 設(shè)備檔案管理人員素質(zhì)參差不齊

現(xiàn)階段，設(shè)備檔案管理部門中檔案專業(yè)出身的工作人員數(shù)量較少，沒有形成合理的知識(shí)結(jié)構(gòu)，同時(shí)，從事設(shè)備檔案管理工作的人員普遍學(xué)歷偏低，缺乏現(xiàn)代的檔案管理知識(shí)，有些人員的專業(yè)素質(zhì)已經(jīng)無法滿足現(xiàn)階段設(shè)備檔案管理工作的要求，嚴(yán)重影響了設(shè)備檔案管理水平。

3 加強(qiáng)醫(yī)院設(shè)備檔案規(guī)范化管理的措施

3.1 完善管理機(jī)構(gòu)配置

實(shí)現(xiàn)對(duì)設(shè)備檔案規(guī)范化管理應(yīng)首先對(duì)機(jī)構(gòu)配置進(jìn)行完善，筆者認(rèn)為應(yīng)成立由分管院長(zhǎng)為領(lǐng)導(dǎo)的設(shè)備檔案管理小組，制定符合實(shí)際的醫(yī)院、科室、操作人員三級(jí)設(shè)備檔案管理模式，應(yīng)定期組織召開會(huì)議，對(duì)設(shè)備檔案工作目標(biāo)進(jìn)行明確，對(duì)醫(yī)院設(shè)備檔案管理制定進(jìn)行合理修訂和完善。

3.2 堅(jiān)持“集中統(tǒng)一管理”的原則

醫(yī)療設(shè)備檔案具有很強(qiáng)的特殊性，有關(guān)醫(yī)療設(shè)備的檔案材料很多，并且這些材料通常要有較長(zhǎng)的歸檔時(shí)間，以一臺(tái)大型的醫(yī)療設(shè)備為例，這類醫(yī)療設(shè)備的論證過程、購置環(huán)節(jié)、安裝過程以及日后的使用維修和報(bào)廢都會(huì)產(chǎn)生大量相關(guān)材料，這些過程將延續(xù)很長(zhǎng)的時(shí)間；醫(yī)療設(shè)備檔案的另一個(gè)特點(diǎn)是多樣性，有些醫(yī)療設(shè)備是國產(chǎn)的，而有些醫(yī)療設(shè)備是進(jìn)口的，這使得設(shè)備檔案材料會(huì)涉及到多種文字語言，另外，設(shè)備檔案材料包括照片、錄像帶、錄音帶以及紙質(zhì)材料等多種類型；三是設(shè)備檔案材料使用頻率較為頻繁，同時(shí)會(huì)涉及到多個(gè)科室。鑒于以上這些方面，對(duì)設(shè)備檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一管理是非常必要的，否則容易出現(xiàn)影響設(shè)備檔案完整性的丟失、破損現(xiàn)象。

3.3 明確設(shè)備檔案的歸檔范圍

相關(guān)規(guī)定要求對(duì)于價(jià)格在1000元以上的醫(yī)療設(shè)備都應(yīng)建立完善的設(shè)備檔案，并對(duì)檔案進(jìn)行規(guī)范管理。設(shè)備檔案的歸檔范圍極為重要，對(duì)于應(yīng)建立檔案的設(shè)備，在該設(shè)備的購買、安裝、調(diào)試、使用、維修以及報(bào)廢等環(huán)節(jié)中形成的具有一定保存價(jià)值的文字材料、圖表材料以及音頻視頻材料都應(yīng)該進(jìn)行歸檔保存。設(shè)備購買過程中一般會(huì)形成以下檔案材料：政府采購計(jì)劃報(bào)批表、論證報(bào)告表、申購單、購銷合同、醫(yī)療儀器生產(chǎn)許可證、協(xié)議書、發(fā)票復(fù)印件、設(shè)備裝箱單、設(shè)備運(yùn)輸單據(jù)等多種。當(dāng)購買的設(shè)備享受國家免稅政策時(shí)還應(yīng)包括海關(guān)免稅證明、報(bào)關(guān)單、外貿(mào)合同、商檢報(bào)告等材料。設(shè)備使用過程中形成的檔案材料通常包括操作規(guī)程、設(shè)備的使用及維修情況記錄、使用率和完好率記錄以及設(shè)備每年所創(chuàng)造的經(jīng)濟(jì)效益等資料。

3.4 完善設(shè)備檔案的存儲(chǔ)及借閱制度

應(yīng)及時(shí)對(duì)歸檔的設(shè)備檔案進(jìn)行登記造冊(cè)，這樣有利于設(shè)備檔案的存儲(chǔ)和借閱。當(dāng)設(shè)備檔案需要外借時(shí)應(yīng)嚴(yán)格按照相關(guān)制度進(jìn)行，外借的檔案材料通常是復(fù)印件，如有關(guān)部門需要借閱設(shè)備檔案原件時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格限制其借離期限，并及時(shí)催還。移交到檔案室的設(shè)備技術(shù)檔案可將其復(fù)印件交由設(shè)備科的專職人員進(jìn)行管理，對(duì)于那些要求存放在使用科室的資料也應(yīng)使用檔案資料的復(fù)印件，這樣有利于保證原件的完整性，避免原件分散保管造成原件遺失。

3.5 合理運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)

設(shè)備檔案管理的規(guī)范化離不開現(xiàn)代信息技術(shù)的支撐，利用現(xiàn)代信息技術(shù)可實(shí)現(xiàn)對(duì)設(shè)備檔案的主題、目錄等內(nèi)容的科學(xué)管理，方便信息查閱工作，可從很大程度上提高設(shè)備檔案的管理效率。

3.6 將設(shè)備檔案管理工作納入考核制度

為了規(guī)范對(duì)醫(yī)院設(shè)備檔案管理工作，實(shí)際工作中可將有關(guān)部門的設(shè)備檔案管理工作作為醫(yī)院目標(biāo)管理責(zé)任制的一部分，將該項(xiàng)工作的工作成果作為院部對(duì)科室考核的一項(xiàng)參考指標(biāo)，將工作業(yè)績(jī)與設(shè)備檔案管理有關(guān)人員的職稱晉級(jí)、考評(píng)以及年終評(píng)優(yōu)結(jié)果掛鉤。這樣有利于有關(guān)工作人員做好自己的本職工作，對(duì)于設(shè)備操作人員來說，應(yīng)做好日常維護(hù)保養(yǎng)工作并及時(shí)記錄。設(shè)備工程技術(shù)人員則應(yīng)做好設(shè)備的維修工作，并將每次的維修情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。各科室將自己可是的工作記錄每半年向設(shè)備科負(fù)責(zé)人上交一次，設(shè)備科將材料進(jìn)行整理后交檔案室存檔保管。檔案室要做好設(shè)備檔案保管工作，對(duì)日常的保管借閱情況也應(yīng)做好記錄備查。

4 結(jié)論

醫(yī)院有關(guān)部門加強(qiáng)對(duì)醫(yī)療設(shè)備檔案的管理有利于切實(shí)保證設(shè)備質(zhì)量保證、提高醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。本文對(duì)醫(yī)院設(shè)備檔案規(guī)范化管理提出了幾點(diǎn)建議，包括完善管理機(jī)構(gòu)配置、堅(jiān)持“集中統(tǒng)一管理”的原則、明確設(shè)備檔案的歸檔范圍、完善設(shè)備檔案的存儲(chǔ)及借閱制度、合理運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)以及將設(shè)備檔案管理工作納入考核制度幾個(gè)方面，望本文研究有利于醫(yī)院設(shè)備檔案管理的規(guī)范化進(jìn)行。

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