新時期干部人事檔案管理工作淺析

劉綺平

摘 要：干部人事檔案是一種重要的信息資源，是人力資源管理工作中的重要組成部分，隨著新時期的發(fā)展，對人事檔案管理工作提出了新的要求。本文分析了做好新時期干部人事檔案管理工作的必要性，提出了當前干部人事檔案管理工作中存在的問題，并針對這些問題提出了有效的策略，為做好新時期干部人事檔案管理工作提出參考意見。

關(guān)鍵詞：新時期；干部；人事檔案管理

做好干部人事檔案管理工作具有非常重要的意義，但是在實際工作當中，企業(yè)普遍對干部人事檔案管理工作沒有引起足夠的重視，管理制度也處在一個比較落后的水平，檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)普遍偏低，管理水平也比較低下，制約了人事管理工作的進行。

1.做好新時期干部人事檔案管理工作的必要性

干部人事檔案是一種重要的信息資源，干部人事檔案管理是人力資源管理健康發(fā)展的需要，是人力資源管理的一部分。科學(xué)進行人事檔案管理是衡量人力資源管理工作效益和管理能力的標尺。干部人事管理是對一個人的人生軌跡進行記錄的一個重要過程，反映了一個人的學(xué)習(xí)成長經(jīng)歷以及生活工作經(jīng)歷，是一個人成長的歷史憑證。干部人事檔案管理是對干部的人事材料從收集、整體、保管的過程，一份完整、真實的干部人事檔案不僅僅是一個人的生活學(xué)習(xí)經(jīng)歷的憑證，更是企業(yè)招工以及人事管理的重要依據(jù)，為了做好人力資源的開發(fā)以及管理工作，首先就是是做好干部人事檔案管理工作。

2.當前干部人事檔案管理工作存在的問題

2.1 對干部人事檔案管理工作不夠重視

很多單位對干部人事檔案管理工作都不夠重視，隨著市場經(jīng)濟的發(fā)展，陳舊的檔案管理理念已經(jīng)不適應(yīng)現(xiàn)在企業(yè)的人事檔案管理，然而在實際生活中，很多的事業(yè)企業(yè)采用的依然是傳統(tǒng)的人事檔案管理，沒有為了適應(yīng)社會的發(fā)展對檔案管理進行有力的改革，管理水平相對還是比較落后的。由于傳統(tǒng)的檔案管理模式的影響，人們并沒有對人事檔案管理工作引起足夠的重視，認為人事檔案管理工作就是簡單的將檔案進行管理，只要保證檔案不丟失，不會泄密，能夠應(yīng)付外調(diào)以及查檔。薄弱的人事檔案管理意識很大程度上制約了干部人事檔案管理工作的發(fā)展。

2.2 干部人事檔案管理制度比較落后

人事制度不斷改革，大學(xué)生越來越浮躁，人才的流動也越來越頻繁，所以很多單位在人才招聘的過程中，將招聘手續(xù)不斷簡化，人事檔案是具有終身性的，但是很多關(guān)鍵的材料并沒有進行及時的補充和修正，給人才的流動造成了一定的阻礙。有很多單位的人才流動的過程中并沒有及時將新形成的干部人事檔案材料及時的補充到干部人事檔案中，使得人事檔案的材料散失了其完整性，使得人才流動的時候新的錄用單位的檔案審批工作非常不便。很多單位在收集人事檔案材料的時候都是被動的完成的，很多員工的個人材料都不能及時的上交，一些年度考核表、履歷表等的填寫工作不到位，很多時候都是為了應(yīng)付檢查臨時填的，保存過程也不重視，導(dǎo)致很多重要資料散失[1]。

2.3 干部人事檔案管理工作人員的專業(yè)水平低

在很多企業(yè)當中，并沒有設(shè)置專門的人事檔案管理工作人員，我們不難發(fā)現(xiàn)，很多事業(yè)企業(yè)中，從事人事檔案管理的人員并不都是專業(yè)的檔案管理人員，他們很可能身兼數(shù)職，并且檔案管理也不是他們的主要工作，因此，在檔案管理工作上，管理人員投入的時間以及精力都比較少，嚴重影響了檔案管理水平。由于專業(yè)知識的缺乏以及時間精力投入的不足使得他們對于人事檔案的管理理念的認識都停留在表層，并沒有深刻地認識，在管理的過程當中，大多使用傳統(tǒng)的管理理念，將工作的重點都放在一些瑣碎的事情上，使用著陳舊的管理手段，采用的都是原始的手工操作方式，使得工作效率低下，檔案的完整與安全也得不到保障。人事檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)水平普遍偏低嚴重影響了干部人事檔案管理的整體水平。

3.做好新時期干部人事檔案管理工作的策略

3.1 提高對檔案管理工作的重視度

檔案管理工作是一項非常重要的工作，企業(yè)也應(yīng)該讓全體工作人員了解到這是一項重要的工作，提高員工對檔案工作認識的重要性。為了提高員工對人事檔案管理工作的重視度，可以成立專門的干部人事檔案管理小組或者部門，由專門的工作人員對檔案進行管理，并且要定期或者不定期對干部人事檔案管理工作進行監(jiān)督檢查，將其提到工作日程中來，制定詳細有效的檔案管理工作計劃，并且進行責任制工作，明確每一項工作的負責人，發(fā)現(xiàn)了問題要及時解決，使得檔案管理工作可以順利進行。

3.2 建立健全的干部人事檔案管理制度

為了使干部人事檔案管理工作可以順利進行，并且保證較高呃檔案管理水平，建立健全的干部人事檔案管理制度是非常有必要的。對與檔案材料要從收集、歸檔以及保存等進行統(tǒng)一的管理[2]。對于材料的收集工作要足夠重視，由于干部制度的改革，員工入檔的材料越來越多，收集材料的范圍也在不斷擴大，所以在收集材料的時候應(yīng)該要認真整理，仔細的進行鑒別，對于需要歸檔的材料一定要收集齊全，不需要歸檔的材料要進行及時正確的處理，材料必須具有完整性，要有完整的手續(xù)，保證檔案的權(quán)威性和真實性。對于檔案的日常保管、利用等要制定嚴格的制度，要進行嚴格的登記，避免檔案的丟失，杜絕檔案的非法改動。

3.3 提高檔案管理工作人員的管理水平

對員工的培訓(xùn)的提高人事檔案管理水平的有效途徑，也是事業(yè)企業(yè)長期發(fā)展的重要保證。所以公用事業(yè)企業(yè)必須加強對人事檔案管理培訓(xùn)。對于剛招聘進來的檔案管理員工要進行上崗前培訓(xùn)工作，在新員工的腦海里要注入檔案管理工作的重要性，對檔案材料的收集、鑒別以及整理、裝訂等技術(shù)都要進行仔細嚴格的培訓(xùn)，讓所有員工都指導(dǎo)如何對檔案進行管理。對于老員工也同樣要進行培訓(xùn)，培訓(xùn)的內(nèi)容可以是一些社會上檔案管理新形勢和新理念以及新技術(shù)，使企業(yè)的整體思想可以跟上時代的腳步。同時，對于培訓(xùn)的結(jié)果也要引起足夠的重視，要對培訓(xùn)的內(nèi)容對員工定期進行考核評價，讓員工充分重視培訓(xùn)過程，不要把培訓(xùn)當作一個走形式的表現(xiàn)，才能真正促進員工管理水平和思想的進步，進而為企業(yè)的人事檔案管理工作做出貢獻。

3.4 推進管理工作的現(xiàn)代化進程

隨著現(xiàn)代化進程的不斷發(fā)展，信息化技術(shù)運用越來越廣泛，信息化的檔案管理方式，改變了以往檔案存儲的繁雜性，在計算機技術(shù)的支持下，能夠快速對檔案信息進行保存和分類，也能提高檔案管理者的工作效益。干部人事檔案管理是人力資源管理的重要的部分，與員工的生活經(jīng)歷以及工作經(jīng)歷等都息息相關(guān)，它將單位的相關(guān)人員的活動精確的記載下來，確保了檔案的安全性及有效性[3]。由于紙制的檔案經(jīng)歷長時間容易發(fā)生氧化，紙張容易變黃，字跡不清晰，而信息化的管理方式能夠利用電子信息將檔案永久保存，大大節(jié)約了保存檔案的空間。實施信息化管理方式是干部人事檔案管理必要的途徑，也是做好人事檔案管理工作的有效措施。

4.結(jié)語

為了做好新時期的干部人事檔案管理工作首先要提高對檔案管理工作的重視度，同時建立健全的干部人事檔案管理制度，對檔案管理人員進行培訓(xùn)，提高檔案管理工作人員的管理水平，充分利用信息化技術(shù)，對干部人事檔案管理做好信息化管理，提高人事檔案管理的整體水平。

參考文獻

[1]彭芬輝.關(guān)于干部人事檔案材料整理工作的思考[J].湖南社會科學(xué).2013，56（03）：103-105.

[2]邢金榮.王國華.李娜等.高校干部人事檔案達標考核中的問題與策略[J].蘭臺世界，2014，25（02）：54-56.

[3]蔡琳.對強化高校干部人事檔案管理工作的幾點思考[J].贛南師范學(xué)院學(xué)報，2014，63（25）：85-87.