做好信息化學(xué)生檔案管理工作幾點思考

郭歡

摘 要：學(xué)生檔案是學(xué)校檔案管理的重要組成部分，學(xué)生檔案管理信息化可以有效促進(jìn)學(xué)生日常管理水平的提高，本文對信息化管理學(xué)生檔案提出個人的一些想法。

關(guān)鍵詞：學(xué)生檔案；信息化

學(xué)生檔案是學(xué)校對學(xué)生管理的真實記錄，是在日常的教學(xué)活動中所形成的具有保存價值的原始記錄，可全面反映學(xué)校學(xué)生管理和班主任工作管理水平，也是評估日常學(xué)生管理的重要依據(jù)。

當(dāng)今世界，經(jīng)濟(jì)全球化趨勢洶涌澎湃，信息資源作為一種重要的生產(chǎn)要素和無形資產(chǎn)，在國家和地區(qū)間的競爭中發(fā)揮著越來越重要的作用。以計算機(jī)為代表的高科技將人類帶入了一個嶄新的時代——信息時代。檔案工作要與時代同步發(fā)展，必須開拓創(chuàng)新。而加快檔案信息化建設(shè)是信息時代檔案管理現(xiàn)代化的需要，它對傳統(tǒng)檔案工作帶來了挑戰(zhàn)。檔案信息化是以計算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)為手段，以現(xiàn)代管理學(xué)為理念，以服務(wù)于全社會為宗旨而開展的一項涉及多學(xué)科知識交叉應(yīng)用的新型工作模式，其核心和目標(biāo)是發(fā)展檔案業(yè)務(wù)，提高檔案的現(xiàn)代化管理水平，挖掘檔案的社會價值，提高全民族文化素養(yǎng)，造福后代。由此可見，學(xué)校學(xué)生檔案管理方面的信息化管理工作也顯的由為重要。

1 學(xué)生檔案信息化管理產(chǎn)生的背景

檔案是國家機(jī)構(gòu)、組織和個人在社會實踐活動中形成的、保存?zhèn)浒傅奈淖?、圖像、聲音及其他各種形式的原始記錄。

學(xué)生檔案是指學(xué)生本人在校教育期間的各個時期所產(chǎn)生文字資料，是每一個人成長的最原始記錄，它能真實的反映學(xué)生的各種情況，是其個人最早、最原始的文字材料。是用人單位對學(xué)生進(jìn)行考核最真實的參考材料。學(xué)生檔案管理的基本工作包括：學(xué)生檔案的接收與征集、整理、保管、研究、統(tǒng)計等。

由于計算機(jī)的建立，現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)的高速發(fā)展。使不同范圍內(nèi)利用者共享檔案資源成為必然發(fā)展趨勢，從檔案實體中分離出來的檔案信息驚人地增加，人們更多地將從網(wǎng)絡(luò)中獲取檔案信息。信息化建設(shè)是指將傳統(tǒng)的以紙質(zhì)等為存貯介質(zhì)的各種原始檔案資料，通過掃描、壓縮、轉(zhuǎn)化等手段轉(zhuǎn)換成圖片、音像文件。對圖片文件可以通過文件識別等技術(shù)達(dá)到相配于每張圖片的科學(xué)手段，再運用存儲管理技術(shù)將圖片存貯于光盤等各種大容量的存貯介質(zhì)上，并可通過各種方便的查詢手段迅速地檢索出所需要的檔案資料，可以發(fā)布到校內(nèi)的局域網(wǎng)、廣域網(wǎng)等。最終實現(xiàn)“信息化檔案”。

2 學(xué)生檔案信息化管理的必要性

1、學(xué)生檔案管理現(xiàn)狀以紙質(zhì)檔案為中心，紙質(zhì)檔案存在的不足。主要體現(xiàn)在：首先，由于紙質(zhì)檔案數(shù)量巨大、且因愛潮、蟲蝕以及火災(zāi)等原因，為確保檔案長久安全保存需投入大量的人力、財力、物力；其次，因?qū)υn案的反復(fù)查閱利用，不可避免地使原件受損或遺失；最后，因紙質(zhì)檔案的備份工作不易開展，對于檔案的安全保護(hù)工作來說又增加了風(fēng)險。

2、除紙質(zhì)檔案管理外，還有電子文檔管理。然而，電子文檔管理反映出以下幾點不足：首先，電子文檔保存不統(tǒng)一，通常采用按目錄整理保存的方式，缺乏系統(tǒng)的電子檔案管理系統(tǒng)，給電子檔案查詢利用帶來很大的不便。其次，電子文檔保存比較分散，缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，沒有依靠強(qiáng)大的計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進(jìn)行系統(tǒng)集成，資源不能共享。最后，電子文檔查詢利用過程中，沒有有效的安全保障措施，在受到計算機(jī)病毒攻擊時，計算機(jī)系統(tǒng)癱瘓，電子文檔存儲目錄結(jié)構(gòu)遭到破壞，造成數(shù)據(jù)丟失，嚴(yán)重時會造成災(zāi)難性的錯誤，導(dǎo)致數(shù)據(jù)完全破壞。

3 做好信息化學(xué)生檔案管理的做法

1、構(gòu)建多級網(wǎng)絡(luò)化學(xué)生檔案管理平臺，充分利用校園網(wǎng)絡(luò)，提高檔案管理效率和利用率。通過建立一個維護(hù)簡單，在校園網(wǎng)內(nèi)運行方便的網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，采用網(wǎng)絡(luò)化檔案管理系統(tǒng)，構(gòu)建分級管理體系。例如：可建立基于Wed網(wǎng)絡(luò)化檔案管理系統(tǒng)，此系統(tǒng)的優(yōu)勢在于安全、實施和維護(hù)簡單、

2、系統(tǒng)采用多級存儲體系，提高檔案數(shù)據(jù)存儲的安全性。數(shù)據(jù)存儲采用有效的技術(shù)進(jìn)行多級存儲體系，實現(xiàn)數(shù)據(jù)多級存儲，保證數(shù)據(jù)安全。

3、檢索工具多校化，采用案卷檢索和全文相結(jié)合的方式，提高檔案查詢的效率和準(zhǔn)確度。檔案檢索工具是記錄、查找、報道檔案材料的手段，是管理和利用檔案的工具。為了更加有交往地進(jìn)行檢索，除設(shè)置常的檢索功能處，還需要設(shè)置全文檢索，或?qū)n案中的各種事物名稱、檔案號、關(guān)鍵字等進(jìn)行檢索。

4、檔案的數(shù)據(jù)實施分級、分類分學(xué)期完成。學(xué)生檔案項目內(nèi)容多，如新生入學(xué)登記表、花名冊、每一屆的畢業(yè)生登記表、每學(xué)期班主任工作手冊、主題班會等等資料。這些都需要到各系部收集，接著對資料進(jìn)行分類、歸檔、整理、裝訂 、編碼等，像每一屆學(xué)生的新生入學(xué)登記表、學(xué)籍表、畢業(yè)生登記表，光是輸入電腦目錄同樣一個班級的每個學(xué)生名字就要重復(fù)幾遍，最后按照時間年級將檔案存放到對應(yīng)的檔案柜中。工作量大、重，針對此情況必須以學(xué)期為單位進(jìn)行歸檔立卷，并有效實施數(shù)據(jù)的電子化，使學(xué)生檔案管理工作做到完美。

5、管理工作采用“雙軌制”，即紙質(zhì)檔案與電子文檔共存，在檔案管理工作上實行“雙軌制”。所謂雙軌制，就是指在檔案管理過程中要同時注重電子與紙質(zhì)檔案的存儲、管理，使電子紙質(zhì)在歸檔時就建立——對應(yīng)的關(guān)系。紙質(zhì)檔案通過掃描、拍照等方式進(jìn)行數(shù)字化處理，形成數(shù)字形式檔案，并對其實行“雙軌制保存管理。電子文檔方面，在形成時就采取”雙軌制“歸檔的方式，確保所有的重要電子文檔都能形成內(nèi)容相同的紙質(zhì)檔案。歸檔時應(yīng)使用不同的編目方法和存貯裝具，檔案管理部門分別在紙質(zhì)檔案和電子文檔的目錄“備注”項注明對應(yīng)的文件檔號和存址，以便利用時參照互補(bǔ)。

進(jìn)行紙質(zhì)、實物檔案歸檔的同時，還要有效完成電子版歸檔。因為電子檔案的載體的不穩(wěn)定性，加上電子檔案具有修改永生，所以紙持檔案的保存也很有必要。

6、信息化人才隊伍建設(shè)加強(qiáng)。檔案工作者需提高自身業(yè)務(wù)水平，包括：一要能夠熟練使用各種現(xiàn)代信息工具；二要具備較強(qiáng)的信息捕捉能力，三要提高對檔案信息的加工、提煉能力；四要加強(qiáng)檔案人員信息化方面的培訓(xùn)。檔安工作者除了業(yè)務(wù)水平要提高，自身的思想素質(zhì)方面也要做到一要勤奮敬業(yè)。不斷地鉆學(xué)習(xí)武將工作做到一絲不茍。二要作風(fēng)嚴(yán)謹(jǐn)。嚴(yán)格按照文件要求規(guī)定操作。

綜上所述，體現(xiàn)出信息化學(xué)生檔案管理的優(yōu)點和必要性。做好信息化學(xué)生檔案管理可使檔案利用效益的最大化，為學(xué)校發(fā)展發(fā)揮了積極的作用。

參考文獻(xiàn)

〔1〕高校學(xué)生檔案管理數(shù)字化初探

〔2〕陳沖 教學(xué)檔案信息化管理探析 浙江省檔案管理理論與實踐（2012）