邱建娥
摘 要:隨著社會的快速發(fā)展,人們對檔案管理問題的關(guān)注程度逐漸提高。如今,計算機技術(shù)快速發(fā)展,越來越多的學(xué)校開始實行無紙辦公,辦公文件主要通過網(wǎng)絡(luò)傳輸,電子文件的不斷增多,這在一定程度上增加了電子文件歸檔工作的難度。與傳統(tǒng)紙質(zhì)文件歸檔工作相比,電子文件歸檔工作難度更大,對工作人員的專業(yè)水平要求更高。從電子文件歸檔工作現(xiàn)狀可以看出,電子文件歸檔工作中存在很多問題,工作人員必須詳細(xì)分析歸檔工作存在問題的原因,并針對存在的問題積極采取解決對策。
關(guān)鍵詞:電子文件;歸檔工作;思考
電子文件和紙質(zhì)文件形式的差異性,決定了學(xué)校管理電子文件和紙質(zhì)文件的手段和形式就會有所不同,這對學(xué)校的文件管理提出了新的挑戰(zhàn)。通常情況下,電子文件的管理包括兩方面的內(nèi)容:一是電子文件的整理,二是電子文件的歸檔。學(xué)校要在發(fā)展的過程中,不斷加強電子文件歸檔工作,保證文件的完整性。
1 電子文件歸檔方式和途經(jīng)的選擇
目前,學(xué)校主要應(yīng)用計算機技術(shù)開展文件歸檔工作。相對來說,電子文件的安全性和穩(wěn)定性比較差,文件很容易被破壞。在傳統(tǒng)的紙質(zhì)版文件歸檔中,很容易出現(xiàn)文件編號錯誤和保管不當(dāng)導(dǎo)致文件丟失的現(xiàn)象。電子文件歸檔,可以讓工作人員隨時掌握文件的情況,對于外借的文件也可以起到監(jiān)督的作用,這樣就提高了文件管理的安全性。紙質(zhì)版的文件管理需要占用很大的儲存空間,查找起來也比較耗時,很多紙張因為年份太久就會出現(xiàn)變質(zhì)的現(xiàn)象,這樣文件就會破損,沒辦法保證文件的安全性,電子文件歸檔完全不存在這個問題。電子文件對于學(xué)校是至關(guān)重要的,如果出現(xiàn)電子文件被盜的現(xiàn)象,那后果是很嚴(yán)重的,雖然電子文件歸檔可以提升文件管理的安全性。但是,電子文件歸檔畢竟是需要使用計算機進行文件管理,這就避免不了會有些不法分子想通過非法手段竊取計算機內(nèi)的電子文件。因此,對于這一情況,電子文件歸檔工作人員應(yīng)該加強防盜措施,避免出現(xiàn)電子文件遺失的情況。
為了更好的管理電子文件,避免電子文件丟失,工作人員要謹(jǐn)慎選擇電子文件歸檔方式。我國電子文件歸檔的方式有兩種:一種是隨著學(xué)校的快速發(fā)展,電子文件的數(shù)量不斷增多,電子文件都需要進行網(wǎng)絡(luò)傳輸,學(xué)??梢岳糜嬎銠C技術(shù)建立文件傳輸和歸檔專線,保證文件傳輸和歸檔的穩(wěn)定性和安全性。第二種是學(xué)??梢栽趦?nèi)部建立電子文件數(shù)據(jù)庫,對電子文件進行保存和管理。在條件允許的情況下,學(xué)??梢栽诟鱾€部門之間設(shè)置文件傳輸專線,提高電子文件傳輸和歸檔工作效率。學(xué)校電子文件的格式必須統(tǒng)一,為電子文件的歸檔提供便利。文件歸檔學(xué)校應(yīng)該及時將通過公文交換系統(tǒng)所發(fā)文件歸檔到電子公文庫中,并合理設(shè)置權(quán)限,實現(xiàn)電子公文可查詢、可利用,這樣就可以有效避免文件被破壞。
2 建立電子文件歸檔制度
在我國,紙質(zhì)版文件歸檔工作已經(jīng)開展了很多年,有比較好的工作和人員基礎(chǔ),學(xué)校也設(shè)置了紙質(zhì)版文件歸檔工作管理部門,專門負(fù)責(zé)紙質(zhì)版文件的歸檔,對文件歸檔進行監(jiān)督管理。電子文件歸檔工作的開展也離不開專業(yè)人才。但是,很多學(xué)校缺乏專業(yè)的電子文件歸檔人員,各個部門之間也缺乏穩(wěn)定關(guān)系,各部門之間很難達(dá)成共識。由此可以看出,學(xué)校要想開展電子文件歸檔工作,就必須加強人員培訓(xùn),不斷提高歸檔工作人員的專業(yè)水平和綜合素質(zhì),組建一支高素質(zhì)的隊伍。電子文件歸檔工作要求工作人員必須熟練掌握計算機技術(shù),肩負(fù)起學(xué)校文件歸檔工作的責(zé)任。電子文件的種類和數(shù)量非常多,要想把眾多的電子文件進行歸檔管理,學(xué)校就必須建立電子文件歸檔制度,為學(xué)校電子文件歸檔工作提供政策保障。學(xué)校也要把電子文件歸檔工作作為工作的重中之重,加強歸檔工作的管理。文件歸檔工作人員的專業(yè)水平和綜合素質(zhì)對文件歸檔工作有很大影響。專業(yè)化的文件歸檔人才才能讓電子文件歸檔工作更加的科學(xué)。對于工作人員的專業(yè)化培養(yǎng)是一項必須要進行的工作內(nèi)容。現(xiàn)在很多學(xué)校文件歸檔工作都是非專業(yè)人員在做,這對于文件歸檔工作是很不負(fù)責(zé)的。文件對于學(xué)校是非常重要的,很多有價值的信息都在文件當(dāng)中。所以,必須要加強文件歸檔工作人員的培訓(xùn),讓文件歸檔工作更加的專業(yè)化。
與紙質(zhì)版文件歸檔管理工作相比,電子文件歸檔管理工作的難度更大,而且很多因素會制約電子文件歸檔工作的開展。要想保證電子文件歸檔工作的順利開展,學(xué)校應(yīng)該把以下幾個部門聯(lián)合起來:一是文件歸檔部門,二是文件傳輸部門,三是計算機部門,四是文件生成部門。只有加強這幾個部門之間的聯(lián)系,共同努力,才能保障電子文件歸檔工作的順利開展。
電子文件具有以下優(yōu)勢:傳輸速度快、文本儲存空間小,電子文件的這些優(yōu)勢都是其他文件所不具備的。電子文件也改變了文件的收發(fā)方法,文件的查找也更加方便。學(xué)校也應(yīng)該不斷規(guī)范電子文件歸檔工作流程,避免出現(xiàn)電子文件歸檔混亂的現(xiàn)象。
3 “兩套制”文件歸檔的必要性
目前,只有具有印章的文件才具有法律效力。因此,具有法律效力的文件不能以電子形式保存,必須保存成紙質(zhì)版文件。相對紙質(zhì)版文件,電子文件的穩(wěn)定性比較差,文件也很容易被破壞,學(xué)校想要保證文件的安全性,有必要把電子文件進行備份,避免文件的丟失。如果學(xué)校重要文件被破壞或丟失,必定會給學(xué)校帶來巨大的經(jīng)濟損失。通常情況下,學(xué)校為了保證文件的安全性,可以采用“兩套制”,也就是說學(xué)??梢园央娮游募w檔和紙質(zhì)文件歸檔相結(jié)合,這樣也可以保證文件的法律效益。文件歸檔工作人員必須在紙質(zhì)版的文件袋上標(biāo)明文件編號,也需要在電子文件夾上標(biāo)明文件編號,避免文件歸檔混亂。在磁盤盒光盤存儲文件耐久性問題沒有得到解決之前,紙質(zhì)版文件歸檔形式必須和電子文件歸檔形式共存。
但是,隨著科技的快速發(fā)展,學(xué)??梢試L試把重要的文件存儲到磁盤或光盤中,減少紙質(zhì)版文件的數(shù)量。紙質(zhì)版文件歸檔工作效率低,成本較高,科技含量低,可以作為輔助文件歸檔法。由于我國電子文件還不具備法律效力,電子文件歸檔技術(shù)還存在缺陷,因此單獨開展電子文件歸檔工作還無法保證電子文件的安全性。如今,紙質(zhì)版文件歸檔工作正在向電子文件歸檔工作過渡,紙質(zhì)版文件歸檔工作還需要和電子文件歸檔工作并存一段時間。國家應(yīng)該不斷完善文件歸檔相關(guān)的法律法規(guī),為電子文件歸檔工作的開展提供政策保障。
4 結(jié)語
隨著學(xué)校的快速發(fā)展,電子文件的數(shù)量逐漸增多,學(xué)校必須加強電子文件歸檔工作,才能保證電子文件的安全性和穩(wěn)定性。學(xué)校應(yīng)該在發(fā)展的過程中不斷建立和完善電子文件歸檔制度,加強學(xué)校各個部門之間的聯(lián)系,加強人員培訓(xùn),不斷提高歸檔工作人員的專業(yè)水平和綜合素質(zhì),組建一支高素質(zhì)隊伍。目前,為了更好的保證電子文件的安全性,學(xué)校會采用“兩套制”,把紙質(zhì)版文件歸檔方式和電子文件歸檔方式相結(jié)合。但是,隨著科技的快速發(fā)展,學(xué)??梢試L試把重要的文件歸檔到電子公文庫中,減少紙質(zhì)版文件的數(shù)量,提高電子文件歸檔工作效率。
參考文獻
[1]付傳菊.推動電子文件歸檔工作的思考[J].萊鋼科技,2012(S1).
[2]朱匯川.做好電子文件歸檔準(zhǔn)備工作的思考[J].科技檔案,2013(02).
[3]章燕華,邵力,魏紅.建設(shè)電子文件歸檔與移交的策略研究——基于杭州市的調(diào)查與思考[J].檔案學(xué)通訊,2014(02).
[4]劉寶珍.對企業(yè)電子文件歸檔工作的思考[J].機電兵船檔案,2012(03).
[5]宋洪軍.推動電子文件歸檔工作的思考[J].山東檔案,2013(05).