馮衛(wèi)東
摘 要:公共事業(yè)的管理是面向全體民眾的,因此,其中的檔案管理也是以為人民服務(wù)為宗旨的。對于公共組織來講,檔案管理是其工作的重要部分,并且要選擇適合于自身發(fā)展實際的管理范式才能做到科學(xué)的檔案管理。本文不僅分析了公共管理和檔案管理范式,還提出了影響檔案管理范式選擇的因素。
關(guān)鍵詞:公共管理;檔案管理;范式
在時代進步的視域下,無論是公共管理還是檔案管理,都需要進行全新地改革,因為傳統(tǒng)的檔案管理范式已經(jīng)不能滿足新形勢下的公共組織要求。“范式”簡單講就是一種“模板”,是經(jīng)過長時間的積累、調(diào)整,確定下來的規(guī)律,傳統(tǒng)的檔案管理有著一種統(tǒng)一的范式,但是必須要在社會進步的今天,與時俱進,創(chuàng)新檔案管理范式。檔案管理創(chuàng)新也是需要在公共管理的前提下進行的,需要全方位地思考,才能做好檔案管理范式的調(diào)整和創(chuàng)新工作,從而為我國的公共事業(yè)做出貢獻。
1 公共管理
公共管理,管理是社會公眾的事務(wù),旨在為社會和人民服務(wù)。公共組織才有公共管理,不僅政府機關(guān)、企事業(yè)單位需要公共管理,社會團體、群眾社團等也同樣需要公共管理,因為公共管理就是把人民集中起來,為社會的發(fā)展和人民的幸福貢獻力量的一種管理職能。本文探討的主要是現(xiàn)代公共管理,以為社會和人民服務(wù)為宗旨的管理模式。
公共管理在長期的發(fā)展中具有自己的特點:第一,公共管理具有公共性,因為它是作用于整個社會的管理職能,這種管理面向全體人民、為了全體人民的利益、全體人民共有;第二,公共管理具有服務(wù)性,公共事務(wù)的管理旨在為人民服務(wù),要保證全體公民的利益,所以具有一定的服務(wù)性,公共管理的核心就是“服務(wù)”;第三,公共管理具有合作性,因為公共管理的面向全體民眾的,不是某一個單位、某一個部門就可以完成公共管理的事務(wù),而需要社會的全體公民積極參與,并形成合作關(guān)系。
2 檔案管理范式
檔案管理經(jīng)過長時間的調(diào)整和使用,在不同時期、不同組織形成了與之相適應(yīng)的不同范式,目前,我國的檔案管理工作主要表現(xiàn)為以下幾種范式:
(一)檔案管理范式之一:文檔管理式
文檔管理式是定期將文檔整理在一起,經(jīng)過系統(tǒng)編號之后形成一個時期內(nèi)的總體文檔,這種集合的形式主要要收集單位的章程、會議記錄、大事紀(jì)要、重要文件、成員檔案等,需要單位內(nèi)的各個部門通力合作,將各自檔案交由檔案室保管。采用這種管理范式的檔案室,經(jīng)過歸檔、編號,將檔案分類保存,這種檔案的整理和集中便于單位的統(tǒng)一管理,保證了文檔的完整性,便于日后查找。以政府機關(guān)的人事檔案為例,每年經(jīng)過公務(wù)員考試的新員工,在正式入職前需要考試、體檢、填寫就業(yè)協(xié)議等,這些文件都不會在個人手中保管,會統(tǒng)一由人事部門管理,并通過官方渠道調(diào)入之前的學(xué)籍、工作檔案,工作后有新的人事變動,也需要將聘書等文件歸檔。
(二)檔案管理范式之二:電子信息管理式
電子檔案是在紙質(zhì)版檔案的基礎(chǔ)上發(fā)展起來的,多數(shù)企業(yè)會使用這種歸檔方法。電子信息的管理主要是通過計算機,錄入文字和數(shù)據(jù),從而形成一份電子文檔,存儲在硬盤或者網(wǎng)絡(luò)空間中,最大限度地利用便利的網(wǎng)絡(luò)條件完成檔案管理。電子信息管理的檔案范式優(yōu)勢在于比較方便,而且更適用于跨地區(qū)的檔案保存,能夠保證檔案的格式、規(guī)范都是一致的。例如,騰訊公司總部設(shè)在深圳,除了北京、上海兩家比較大的分公司外,還有大遼網(wǎng)、大魯網(wǎng)等分站,員工遍布全國各地,因此,騰訊公司就比較適合使用電子信息管理模式,保證所有員工的檔案具有一致性。
3 影響檔案管理范式選擇的因素分析
公共組織可以根據(jù)自己的實際需要選擇檔案管理范式,但是無論怎樣選擇都要以符合自身發(fā)展需要為宗旨。影響著公共組織選擇合適的檔案管理范式的因素主要有以下幾種:
(一)社會發(fā)展趨勢的影響
作為公共事業(yè)管理的一種,檔案管理范式的選擇是容易受到社會發(fā)展趨勢的影響的,而且這也是最大的影響因素,因為社會的發(fā)展會影響檔案管理人員的思想,所以也就會將這種影響折射到現(xiàn)實的檔案管理上來。社會影響尤其是經(jīng)濟利益的影響是巨大的,主要表現(xiàn)在對檔案管理的公正性方面。另外,公共事業(yè)強調(diào)為人民服務(wù),而檔案管理人員如果能一直被“為人民服務(wù)”影響著,那么他的工作就會是積極健康的,能夠選擇好檔案管理的范式。例如,隨著社會發(fā)展,如果管理人員能夠受到網(wǎng)絡(luò)的影響,那么就可以采取紙質(zhì)版檔案管理和電子版檔案管理并行的方式。
(二)政治、經(jīng)濟制度的影響
不同的政治、經(jīng)濟制度對于檔案管理范式的選擇是不一樣的,并且可以表現(xiàn)出顯著的不同。以封建社會的私有制為例,此時的經(jīng)濟制度也充滿了私有的意味,整個社會都是處于少數(shù)人剝削多數(shù)人的局面中,因此檔案管理無論選擇怎樣的范式,都是在為少數(shù)人服務(wù)的;再以社會主義制度為例,尤其是社會主義初期,強調(diào)公有,那么檔案管理就是完全為人民服務(wù)的,時至今日,我國的檔案管理也是面向全體公民,為人民服務(wù)的。
4 結(jié)束語
每個公民都有屬于自己的檔案,對于檔案的管理屬于公共事業(yè)管理的一個部分,因此,要思考檔案管理的范式,需要在公共管理的視角下進行。在我國,檔案管理的范式主要有文檔管理式、電子信息管理式、公民參與式,每一種都有適合這種方式的組織在使用,但是宗旨都是為人民服務(wù)。但是,是否能夠在檔案管理范式上做出合適的選擇卻存在影響因素,主要有:社會發(fā)展趨勢的影響和政治、經(jīng)濟制度的影響。
參考文獻
[1]倪麗娟. 公共管理視閾下的檔案管理范式研究[J]. 檔案學(xué)研究,2012,(03):12-15.
[2]趙會穎,何暉. 公共管理視閉下的檔案管理范式研究[J]. 當(dāng)代醫(yī)藥論叢,2014,(14):179-180.
[3]林燕禎. 淺議公共管理視閾下的檔案管理范式[J]. 辦公室業(yè)務(wù),2014,(12):96.