客運檔案的現(xiàn)代化發(fā)展

肖紅

摘 要：客運檔案作為一種信息資源來為客運單位的決策者提供適當(dāng)?shù)睦硇运伎?，隨著改革的不斷深化，客運檔案管理工作的要求也越來越高、任務(wù)越來越重，面對新時期客運檔案管理工作的需要，如何做好檔案管理工作，就顯得尤為重要。筆者結(jié)合多年的工作實際，談一點自己的工作體會。

關(guān)鍵詞：檔案；管理；發(fā)展

隨著改革開放和經(jīng)濟建設(shè)的飛速發(fā)展，道路交通運輸在國民經(jīng)濟和社會各項事業(yè)中的作用和地位日趨重要，從事專業(yè)客運、貨運的車輛、人員也逐漸成為社會經(jīng)濟運營中的一支重要力量。如何做好客運檔案管理工作，為交通事業(yè)各項工作的開展提供可靠的依據(jù)，是客運檔案管理者必須認真思考的題?？瓦\檔案工作是客運管理工作的基礎(chǔ)和條件，是客運交通工作的重要組成部分，是交通事業(yè)發(fā)展不可缺少的一個重要環(huán)節(jié)，是一項項重要的綜合性基礎(chǔ)管理工作。客運檔案從歷史的角度來看，是歷史的記錄，通過檔案可以了解過去；從現(xiàn)實的角度來看，是現(xiàn)實的寫照，通過客運檔案可以了解情況以便解決工作中的問題，從形式上看，客運檔案是各種文獻資料的匯集；從內(nèi)容上看，客運檔案不僅反映過去和現(xiàn)在，而且也影響著未來。

1 充分認識做好客運檔案管理工作的重要性

長期以來，相當(dāng)一部分人對客運檔案管理工作的理解過于狹窄，沒有認識到客運檔案管理工作的重要作用。實際上，做好客運檔案管理工作是一個客運單位健康發(fā)展的需要，客運檔案管理工作是客運單位管理工作的一部分，是提高客運單位工作質(zhì)量和工作效率的必要條件，是維護歷史真實面貌的一項重要工作?？茖W(xué)規(guī)范的管理客運檔案，是衡量一個客運單位業(yè)績與管理水平的重要尺度?？瓦\單位檔案記載著這個客運單位發(fā)展史上的優(yōu)秀成果，對研究本單位的經(jīng)營業(yè)績和科學(xué)發(fā)展提供了第一手資料，是進行科學(xué)分析，揚長避短，制定發(fā)展方向的好教材。

2 利用各種資源，實現(xiàn)客運檔案現(xiàn)代化管理

隨著改革的深入發(fā)展，客運檔案管理面臨著許多亟待解決的問題，諸如客運檔案數(shù)量越來越多，數(shù)量的龐大給保管和提供利用帶來困難，所以客運檔案的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)組織管理就成了一個新的課題，所謂的客運檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)工程就是把網(wǎng)絡(luò)作為主導(dǎo)力量和決策實施者，在整體協(xié)作的基礎(chǔ)上分期、分段、分區(qū)、分工進行，才能有效地解決在新形勢下出現(xiàn)的新問題，因此這就對客運檔案管理者提出來更高的要求。

（一）推進客運檔案工作規(guī)范化、標準化

實現(xiàn)客運檔案工作規(guī)范化、標準化的根本目標就是要實現(xiàn)客運檔案保管利用價值的最大化和案卷完整化、檢索利用便捷化。建立“以本客運單位為主”的立卷歸檔工作則是解決問題、實現(xiàn)目標的關(guān)鍵性工作。要求我們在實際客運工作中，在嚴格執(zhí)行國務(wù)院辦公廳《不歸檔文件銷毀辦法》的基礎(chǔ)上，要注意解決好三個問題：一是要準確把握文件立卷歸檔的時效性；二是明確立卷歸檔的重點和進行合理的立卷分工；三是在堅持貫徹“以本單位為主”歸檔原則的前提下，要注意有效地維護全宗的完整性。

（二）設(shè)計好客運檔案現(xiàn)代化管理總體方案

客運檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)時網(wǎng)絡(luò)發(fā)展的總綱，具有總體性、全局性、長期性和相對穩(wěn)定的要求。內(nèi)容包括客運檔案信息網(wǎng)絡(luò)的功能設(shè)定、建設(shè)目標、建設(shè)思路、基本內(nèi)容、建設(shè)步驟的組網(wǎng)模式等直接關(guān)系客運檔案網(wǎng)絡(luò)未來發(fā)展和最終成效的重大決策。因此，制定總體方案是客運檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)組織管理工作中最為重要的內(nèi)容。

（三）加快客運檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

常言道：“工欲善其事，必先利其器”。沒有計算機，或者說有了計算機而沒有進入網(wǎng)絡(luò)，客運檔案現(xiàn)代化管理只能是一句空話。隨著檔案信息量的劇增，人們需要采用先進的計算機技術(shù)實現(xiàn)客運檔案全方位、多層次、多功能的現(xiàn)代化管理，尤其是使用多媒體技術(shù)，傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體的檔案材料轉(zhuǎn)化為全文、全圖、全聲的光盤儲存，并實現(xiàn)全屏幕自動檢索。所以，計算機及其配套設(shè)施必須跟上，以滿足客運檔案管理現(xiàn)代化的起碼要求。

（四）建設(shè)系統(tǒng)工程，實現(xiàn)信息共享

客運檔案現(xiàn)代化建設(shè)是一項系統(tǒng)工程，包括總體設(shè)計、設(shè)備選型、軟件開發(fā)、檔案整理、掃描錄入、系統(tǒng)管理、光盤備份、查詢管理、安全措施等一套硬件加軟件的系統(tǒng)。由于各機關(guān)單位日常工作每天都要產(chǎn)生大量的文字檔案，需要進行錄入、保管，因此該系統(tǒng)應(yīng)采用雙服務(wù)器、磁盤陣列存儲、高速掃描儀集中掃描、光盤和磁帶雙備份的解決方案。同時，為了提高利用率，還應(yīng)設(shè)置適當(dāng)?shù)臋n案查詢系統(tǒng)，通過觸摸屏查詢及文檔網(wǎng)絡(luò)上傳輸達到資源共享的目的。此外，還應(yīng)將電子檔案管理類別細分為操作管理、系統(tǒng)環(huán)境管理、檔案密級管理、卷內(nèi)目錄管理等，從而從機制上提高機關(guān)信息共享能力。

（五）開展好客運檔案現(xiàn)代化管理的宣傳工作

筆者認為，開展宣傳工作是優(yōu)化客運檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)軟環(huán)境的重要手段。宣傳的實質(zhì)是一種信息的溝通，通過有效的信息交流和傳遞，達到網(wǎng)絡(luò)建設(shè)者和組織管理者在觀念上、步調(diào)上的一致，為工程建設(shè)營造良好的人文環(huán)境。

3 提高客運檔案管理人員綜合素質(zhì)

客運檔案工作者既然是信息工作者，那么就要具備一定的信息能力，這才能適應(yīng)信息資源管理工作的需要，為了使客運檔案工作人員能夠適應(yīng)信息資源檔案管理工作的需要，就必須要體現(xiàn)客運檔案管理人員的信息收集和管理的能力，要充分發(fā)揮客運檔案工作人員的主觀能動性、創(chuàng)造性，努力提高客運檔案人員的知識水平和管理能力，由于設(shè)備的現(xiàn)代化，檔案種類和載體的多樣化，管理方法要不斷改革，因此，客運檔案工作者信息管理能力主要反映在以下幾個方面：

（一）觀察能力和分析綜合能力

現(xiàn)代社會是一個紛繁復(fù)雜的社會，處于不斷的發(fā)展變化中，客運檔案的信息資源管理鞏固中要求客運檔案工作者具有敏銳的觀察能力和迅速的反應(yīng)能力，觀察使獲得信息，收集、征集、挖掘有價值檔案的第一步。客運檔案工作者要善于觀察分析，既做到尋找能夠留住歷史的有價值的檔案，又做到尋找檔案中能夠激活歷史并為顯示服務(wù)的有價值的信息，分析和綜合是發(fā)掘信息、開發(fā)高層次檔案信息的重要方法。通過細致周密的觀察，縝密的分析、判斷、綜合，就能夠從紛繁復(fù)雜的表象中發(fā)掘有價值的信息，做好客運檔案的收集、整理、鑒定的工作；就能透過現(xiàn)象看本質(zhì)，從客運檔案信息資源中發(fā)掘出闡明問題、建議合理、帶有參考和指導(dǎo)意義的信息。

（二）調(diào)查研究能力

客運檔案工作者必須具備一定的調(diào)查研究能力，掌握調(diào)查研究的基本方法。要真實、全面地留住歷史，就必須深入實際調(diào)查研究，全面了解社會歷史的真實面貌。要為社會提供服務(wù)，就要在客觀、全面、科學(xué)的原則指導(dǎo)下，不斷提高調(diào)查研究能力，這樣才能了解和掌握社會需求，進而滿足社會和人們不斷增長的信息要求。

（三）組織能力和協(xié)調(diào)能力

在實際工作中，客運檔案工作者往往是面對一個地區(qū)或一個系統(tǒng)開展工作，需要組織建立工作網(wǎng)絡(luò)，需要進行客運檔案信息資源建設(shè)的管理，需要培養(yǎng)、指導(dǎo)檔案員的工作。要做好這些工作，都要求客運檔案工作者學(xué)習(xí)掌握組織和協(xié)調(diào)的有關(guān)原理，具備一定的組織能力和協(xié)調(diào)能力，通過自己的努力，在工作網(wǎng)絡(luò)中建立起互相理解、相互支持、相互協(xié)作、相互配合的關(guān)系，形成工作合力，按崗位、分層次、多渠道、多形式的進行教育培訓(xùn)。

（四）信息技術(shù)的應(yīng)用能力

客運檔案工作者既要熟悉文件檔案管理系統(tǒng)流程和基本要求，又要掌握一定的計算機基礎(chǔ)和基本技能，努力做到二者的有機結(jié)合，熟練地運用信息技術(shù)，處理和解決信息資源管理中的問題。

綜上所述，提高對檔案管理工作的認識，利用各種資源進行檔案工作的現(xiàn)代化管理，并提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)是做好檔案管理工作的關(guān)鍵。