高校干部人事檔案管理的難點(diǎn)與對策

王珺

摘 要 高校干部人事檔案工作是黨和國家干部工作的一個重要組成部分，能夠進(jìn)一步提升高校檔案管理人員的管理水平，這是一個新的問題，本文通過分析了高校人事工作人員在檔案管理上所面對的困難，制定了相應(yīng)的措施。

關(guān)鍵詞 新會計 財務(wù) 探討

中圖分類號：G647 ? 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A ? DOI：10.16400/j.cnki.kjdkz.2015.09.007

On the Difficulties and Countermeasures of College

Leaders' Personnel Archives Management

WANG Jun

（Zhoukou Normal University， Zhoukou， He'nan 466001）

Abstract College Staff Personnel Filing work the party and state cadres working on a major structure， to further improve the management level of university records management staff， this is a new problem， this paper analyzes the personnel staff of colleges and universities are facing on the archival management through the difficulties to develop appropriate measures.

Key words new accounting; finance; discussion

高校干部人事檔案工作是提高院校人事管理水平的重要組成部分，人事管理發(fā)展和高校人事檔案工作的步伐，使高校人事檔案工作賦予新的意義，高校人事檔案舊的管理方式不符合全面的發(fā)展。淺談怎樣提升高校干部人事檔案的管理水平，以便更好地研究和服務(wù)教育。

1 高校干部人事檔案管理工作的難點(diǎn)

（1）難以收集的檔案材料進(jìn)行合理歸檔。大學(xué)中涉及的部門很多，大量的人員具有頻繁的流動性，工作人員收集檔案材料是比較困難的，如每年的考試形式、青年教師學(xué)術(shù)證、各類培訓(xùn)、表揚(yáng)、獎勵的各類信息資料，還有一些出國工作、學(xué)習(xí)的資料等，這些檔案資料不會立即歸納和更新不迅速，容易出現(xiàn)落下的情況。

（2）檔案材料整理裝訂不簡單。相關(guān)規(guī)定每個隸屬干部的檔案是一定要綁定成冊，檔案材料都要使用標(biāo)準(zhǔn)化的辦公紙張，大小為A4的規(guī)格，檔案裝訂后，保持卷面干凈，整潔平坦，對于太窄或損壞的卷宗，則要在左邊縫一條紙邊，每個材料不符合標(biāo)準(zhǔn)，或縫合，加工為每頁，或采取安裝成襯墊材料的鱗片狀或梯形。最近幾年，經(jīng)常有紙張尺寸規(guī)格的檔案材料，這種材料難以切割，切割材料的四側(cè)，用尺子反復(fù)推量，在一定程度上不能確保裝訂線適當(dāng)，不破壞字，所以檔案工作人員會耗費(fèi)時間。

（3）檔案資源利用難。因?yàn)槲覀冋J(rèn)識檔案工作的程度不高，因此卷宗的虛假信息仍然存在，則無法使用此文件的資源。如時間時間是不對，有部分干部上班時間、入黨的時間、獲得職稱的時間，對文件的質(zhì)量有直接影響。某些內(nèi)容的材料不規(guī)范，學(xué)習(xí)材料千篇一律，不體現(xiàn)干部的個性特征和專項(xiàng)。檔案材料的信息數(shù)字化管理，在一定程度上影響員工的整體素質(zhì)，目前檔案管理現(xiàn)代化程度是偏低，質(zhì)量有待于進(jìn)一步的改進(jìn)。

（4）難以收回的檔案文件。根據(jù)相關(guān)的規(guī)定，除了干部的死亡寫自傳以外，人事檔案一般不放借，檔案一定要在15天內(nèi)返回，但因?yàn)楦鞣矫娴脑?，在?shí)踐中，制度措施難以實(shí)現(xiàn)，一些人員向檔案室借取一些文件材料，有時候時間會花費(fèi)幾個月，這些文件就會引起一些問題出現(xiàn)。存檔的一部分，因?yàn)槿说奶幚磉^程中的不當(dāng)操作，隨意改動檔案，散頁的情況就會出現(xiàn)。

（5）人檔分離、棄檔不用的現(xiàn)象很多。隨著高等教育水平和辦學(xué)規(guī)模進(jìn)一步擴(kuò)散，高校之間、高校和科研機(jī)構(gòu)或企業(yè)之間的人才競爭逐漸升溫。高學(xué)歷的人才流動性增加。很多高校因?yàn)榘l(fā)展，引進(jìn)了高層次的消費(fèi)，高學(xué)歷的人才和高職稱，甚至發(fā)布一些特殊的政策，導(dǎo)致原單位有檔無人，現(xiàn)在單位和人員出現(xiàn)文件分離的現(xiàn)象。造成人才流動，使得人員和檔案相分離，影響了人事檔案管理的正常秩序。

（6）干部的人事檔案內(nèi)容空洞。根據(jù)申報的要求，干部和傳記材料、自傳材料、審查和評估材料、專業(yè)技術(shù)的材料、政審材料、黨團(tuán)材料，物質(zhì)激勵，工資材料，辭退人員材料和其他資源，總共十個類別，是要存檔的。需要這些材料文件，存在的主要問題是各級拔尖人才材料、科研成果材料、教學(xué)評估材料等均未歸檔，評估并沒有存檔，不能準(zhǔn)確地反映每一個人員的特點(diǎn)、專業(yè)知識和實(shí)際操作技能?，F(xiàn)在，這些材料一般是專業(yè)技術(shù)人員的技術(shù)檔案和教師業(yè)務(wù)檔案，并在紀(jì)檢部門以獨(dú)立的文件進(jìn)行存儲。

2 檔案管理難的主要原因

（1）學(xué)校沒有足夠的重視，缺少記錄管理人員。相關(guān)的規(guī)定，管理1000個干部人事檔案，可以配合一個專職的人員進(jìn)行檔案管理。目前，很多高校都不能做到依據(jù)這樣的標(biāo)準(zhǔn)配齊管理檔案的人員，檔案卷宗的裝訂的工作很艱巨。按照目前的規(guī)定，將存檔的材料放進(jìn)備用箱中，每一年裝訂一次?，F(xiàn)在常常添加一些工資、職務(wù)晉升、崗位評價的信息，每年的年終考核材料，獲得各類結(jié)業(yè)證書，逐漸增加的獲獎證書數(shù)量，需要對這些大量的材料進(jìn)行總結(jié)。它往往是在一組檔案沒有沒有裝訂完成，還要組織很多零散的材料，需要新的歸檔和整理。一直以來，檔案的管理者要進(jìn)行拆封、分選、切割、加工、裝訂等工序。

（2）檔案人員的素質(zhì)較低。許多高校的檔案管理工作人員，因?yàn)閱T工不是專業(yè)出身，沒有較好的政治素養(yǎng)和工作能力，對檔案材料進(jìn)行收集時，對于來歷不明的檔案材料，沒有仔細(xì)調(diào)查核對，核實(shí)身份，沒有做好前期的工作，在鑒定材料的進(jìn)程中，材料的主要內(nèi)容，使用起來是否完整，是否準(zhǔn)確，字跡是否工整，存檔人員的年齡、工齡、黨齡、教育情況等是否真實(shí)，沒有仔細(xì)核對信息，就會出現(xiàn)使用檔案材料時混亂的情況發(fā)生。檔案管理制度不嚴(yán)格遵循，存檔的材料自由借出，使檔案材料發(fā)生一定的損失。

（3）各職能部門互相不配合。干部的文件使用期間，各職能部門相互不協(xié)調(diào)，是檔案工作開展艱難的主要因素。一些員工對高校檔案管理方面認(rèn)識得不深刻，出現(xiàn)檔案不完整的情況，嚴(yán)重的官僚主義，檔案不及時遞交，各職能部門之間的效率低，拖延檔案，檔案管理部門沒有有效的方法進(jìn)行限制。有些部門依靠權(quán)利，在出生和資歷上進(jìn)行造假，不依照制度，依據(jù)和標(biāo)準(zhǔn)不同，影響部門文件管理規(guī)范化的備案。

3 處理高校干部檔案管理難點(diǎn)的措施

（1）加強(qiáng)管理，健全制度。堅(jiān)持把檔案作為學(xué)校重要工作議程的一個常規(guī)部分，完善領(lǐng)導(dǎo)建設(shè)。首先，負(fù)責(zé)管理人事檔案的領(lǐng)導(dǎo)干部要定期檢查、引導(dǎo)、監(jiān)測，出現(xiàn)問題馬上處理，保證了工作的順利進(jìn)行。其次，擴(kuò)大資金的使用，完善硬件水平。在新的形勢和任務(wù)下，一定要把管理推到現(xiàn)代管理的新階段，基本的文件管理工具符合規(guī)定，管理和應(yīng)用必須采取行動，各部門要處理好資金問題，完善設(shè)備等問題，增加硬件的投資記錄管理，完整的計算機(jī)硬件設(shè)施，給文件管理的保護(hù)措施。強(qiáng)化檔案工作基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，按照相關(guān)的規(guī)定，干部檔案管理部門要建立強(qiáng)大的、防火、防潮的專用檔案庫房，設(shè)置鐵的文件柜，倉庫每卷面積需要20～25平方米，應(yīng)設(shè)立空調(diào)、除濕、消防設(shè)備，倉庫要防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等設(shè)施，倉庫、閱檔室、辦公室三室相隔離，很多大學(xué)基本上可以滿足需求。

（2）完善隊(duì)伍建設(shè)，提升政治和業(yè)務(wù)素質(zhì)。首先，要定期組織人事部門，各級要注重完善干部檔案的行列，挑選作風(fēng)正派、責(zé)任心強(qiáng)的干部，關(guān)注自己的教育和培訓(xùn)，關(guān)心員工的工作和生活，在一定程度上調(diào)動他們的主觀能動性，檔案工作是一項(xiàng)政策性、保密性都很強(qiáng)的工作，按照檔案工作的最新發(fā)展?fàn)顩r，選取記錄管理的工作人員，應(yīng)側(cè)重于選擇高度責(zé)任感和奉獻(xiàn)精神，受過良好教育，善于電腦操作，有能力和人品的黨員干部從事檔案工作。其次，要完善專業(yè)培訓(xùn)，管理人員經(jīng)由參與職業(yè)培訓(xùn)和其他適當(dāng)?shù)姆椒ǎ约訌?qiáng)業(yè)務(wù)檔案的水平，吸取新知識、新技術(shù)，擴(kuò)大自己的知識面，強(qiáng)化知識結(jié)構(gòu)，逐步掌握計算機(jī)和其他知識技能。最后，配置檔案管理人員，工作人員要符合基本要求，規(guī)范統(tǒng)一內(nèi)容的外在形式，保持完整、真實(shí)、精致、實(shí)用性，來實(shí)現(xiàn)這一要求，需要一個愛檔案，熟練掌握檔案和保護(hù)他們工作的專門文件管理干部。同時，高校應(yīng)培養(yǎng)一批掌握現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，以滿足歸檔的發(fā)展，適應(yīng)信息化發(fā)展的檔案管理人員。

（3）創(chuàng)建一個網(wǎng)絡(luò)文件管理，以確保檔案材料的完整。因此，我們一定要創(chuàng)建檔案管理辦公室專職檔案工作者和各職能部門兼職人員，為各自的崗位明確責(zé)任，根據(jù)職能進(jìn)行分工，干部檔案材料應(yīng)當(dāng)進(jìn)入個人責(zé)任部門及相關(guān)工作人員和獎勵制度。檔案工作者應(yīng)采取一定的方式，熟悉各部門的基本活動和各種文件材料，充分征詢各方建議，依據(jù)職能分工，內(nèi)容更具體，綜合歸檔的范圍，明確認(rèn)識責(zé)任，以防止任意損壞存檔檔案的情況。內(nèi)部機(jī)構(gòu)人員應(yīng)定期整理規(guī)定的存檔材料，在一定時間內(nèi)交付給文件組織，維護(hù)各種類型的檔案的完整性。通過這種方式，才可以把那些難以控制的檔案材料收集一起，交給學(xué)校人事檔案集中保存。

（4）嚴(yán)格制度，問責(zé)制度的執(zhí)行情況。為了防止遺失文件、更改文件，一定要創(chuàng)建齊全的檔案管理制度和責(zé)任追究制度，嚴(yán)格的程序，所以被轉(zhuǎn)移、轉(zhuǎn)出接收登記材料，借檔案時必須注冊，使用便利，進(jìn)一步限制所造成的干部文件泄漏、修改等人為現(xiàn)象。人事檔案管理的問題，問責(zé)制的實(shí)施。首先查詢，借閱歸檔一定要帶著單位證明，兩個或多個文件需要到單位，進(jìn)行批準(zhǔn)的，方可借閱。其次是部門合作，除特殊情況需要檢查，由外部讀取文件的干部，以及任何其他必需的文件單位借閱，個人檔案借閱使用文件的時間在一月或半月，利用個人進(jìn)行偽造、銷毀、篡改文件等，都不能自由復(fù)制干部檔案。最后是調(diào)出干部的文件必須密封，才能轉(zhuǎn)移出去。審查后，必須加蓋印章或轉(zhuǎn)移到其它單位。

（5）更新觀念，改進(jìn)和健全的人事檔案工作。隨著現(xiàn)在的社會已步入信息化時代，不管是領(lǐng)導(dǎo)還是檔案工作人員都要遵循形勢的轉(zhuǎn)變，具備新的思路，深入檔案管理的改革，轉(zhuǎn)變原先不重視干部的能、績、廉的理念，而是要更全面的研究。檔案館工作人員在人事檔案管理工作，打破管理干部人事檔案材料的傳統(tǒng)方式，仔細(xì)探究新形勢要求下對干部各方面素質(zhì)的考驗(yàn)，對人事檔案進(jìn)行合理的開發(fā)和利用，調(diào)整人事檔案材料的收集內(nèi)容，對高校干部進(jìn)行科學(xué)、全面的評價，提供人事部門正確使用干部的理由，干部檔案材料的那些方面應(yīng)體現(xiàn)干部的工作業(yè)績、工作態(tài)度、工作作風(fēng)素質(zhì)、與人民群眾的關(guān)系等附加材料，添加到檔案里，使檔案干部自己真正成為一個真實(shí)寫照，組織部門可以經(jīng)過看檔案就知道這個人的資料。

4 結(jié)束語

隨著國家的人事制度改革的進(jìn)一步發(fā)展，怎樣改善高校干部的人事檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化的管理，我們需要認(rèn)真考慮其科學(xué)性，更好地處理好問題。人事檔案的形成，是一個長期的過程，同時，相關(guān)部門要完善人事檔案工作的社會意識，認(rèn)真謹(jǐn)慎地對待任何檔案。

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