中小企業(yè)采購管理現(xiàn)狀和策略

劉杰

摘 要：采購數(shù)量有限，品種單一，采購決策過于簡單，采購中體現(xiàn)較多訂單式采購，承受物價(jià)沖擊力較弱，風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)強(qiáng)是當(dāng)下我國中小企業(yè)采購管理的主要特征，隨之延伸出的種種問題也阻礙了我國中小企業(yè)發(fā)展。為此，本文通過對(duì)我國中小企業(yè)采購管理現(xiàn)狀的概述，就中小企業(yè)采購管理環(huán)節(jié)存在的一些問題提出相應(yīng)改善策略，以促進(jìn)中小企業(yè)在社會(huì)經(jīng)濟(jì)中發(fā)揮更大作用。

關(guān)鍵詞：中小企業(yè)；采購管理；社會(huì)經(jīng)濟(jì)

一、前言

我國中小企業(yè)在經(jīng)濟(jì)發(fā)展中發(fā)揮的作用越來越明顯，但中小企業(yè)采購管理問題卻對(duì)社會(huì)進(jìn)步造成很大阻礙，具體表現(xiàn)在注重傳統(tǒng)，出現(xiàn)與時(shí)代脫節(jié)現(xiàn)象，企業(yè)競爭力低下等方面。當(dāng)前不少傳統(tǒng)企業(yè)的采購工作又局限于手工賬目，浪費(fèi)人力資源，財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)不能得到及時(shí)反饋，導(dǎo)致中小企業(yè)發(fā)展緩慢。因此，對(duì)中小企業(yè)采購管理現(xiàn)狀和策略的探討具有重要現(xiàn)實(shí)意義。

二、中小企業(yè)采購管理現(xiàn)狀概述

國內(nèi)中小企業(yè)一般都源于家庭式作坊，缺少足夠的運(yùn)營資金，生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)一般都處在單一模式中，規(guī)模較小注定采購數(shù)量的有限性，采購品種也具有單一性，整體采購環(huán)節(jié)尚未形成一體供應(yīng)鏈，采購規(guī)模受到很大局限。就我國目前情況來看，國內(nèi)大多數(shù)中小企業(yè)都帶有明顯的私營色彩，企業(yè)采購控制權(quán)只掌握在少數(shù)人手中，簡單采購流程使得企業(yè)采購缺少科學(xué)性與統(tǒng)籌性，決策武斷很難使原材料采購具備合理規(guī)劃。中小企業(yè)整個(gè)采購環(huán)節(jié)缺少嚴(yán)格的審批制度，采購資金未經(jīng)合理預(yù)算，程序過于簡單。當(dāng)下我國中小企業(yè)主要以制造型企業(yè)為主，尚未形成自己完成的品牌，大多數(shù)都是在為某些大型企業(yè)制造附屬產(chǎn)品，主要依據(jù)大企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營來安排自身活動(dòng)。由此可知：中下企業(yè)采購主要是依據(jù)大企業(yè)需求產(chǎn)生變化，具有很強(qiáng)靈活性，也因?yàn)槠渥陨硪?guī)模有限，生產(chǎn)所需資金常會(huì)出現(xiàn)短缺現(xiàn)象，企業(yè)生存環(huán)境受到嚴(yán)峻挑戰(zhàn)。中小企業(yè)管理人員在采購環(huán)節(jié)中具有很強(qiáng)的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，控制性要遠(yuǎn)大于大型企業(yè)，物價(jià)上升對(duì)其造成的沖擊也是導(dǎo)致其風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)十分敏感的原因。

三、中小企業(yè)采購管理中存在的主要問題

1.由于中小企業(yè)自身企業(yè)規(guī)模、企業(yè)管理者綜合素質(zhì)和經(jīng)營范圍的局限，其采購部門設(shè)置與大企業(yè)有著很大不同。許多中小企業(yè)采購從業(yè)人員并非科班出身，有的還是親戚朋友關(guān)系，在企業(yè)中采購人員一定程度上完全隸屬企業(yè)所有人，導(dǎo)致財(cái)務(wù)部門欠缺獨(dú)立性，缺乏相應(yīng)的約束機(jī)制，影響賬目可信度，無法真實(shí)反映出企業(yè)的采購支出等財(cái)務(wù)狀況。當(dāng)今社會(huì)，全球經(jīng)濟(jì)一體化進(jìn)程加快，企業(yè)競爭日趨激烈，及時(shí)提高企業(yè)采購工作效率勢在必行。另外，據(jù)相關(guān)調(diào)查顯示：我國百分之九十的中小企業(yè)都尚未形成自身明確的戰(zhàn)略采購規(guī)劃。中小企業(yè)管理者的著眼點(diǎn)主要圍繞業(yè)務(wù)方面，戰(zhàn)略采購問題無暇顧及，常常出現(xiàn)由于采購管理缺失產(chǎn)生一系列問題。比如中小企業(yè)管理者日常忙于日常事務(wù)中，在開會(huì)和簽字報(bào)銷之間來回奔忙，再加上協(xié)調(diào)上下矛盾，致使管理者對(duì)于企業(yè)發(fā)展方向認(rèn)識(shí)不清，企業(yè)輔佐人員上下沒有形成統(tǒng)一認(rèn)識(shí)。戰(zhàn)略采購管理環(huán)節(jié)中對(duì)組織的戰(zhàn)略定位不明確，很難結(jié)合自身資源和外在環(huán)境制定正確的戰(zhàn)略目標(biāo)，對(duì)戰(zhàn)略執(zhí)行缺乏必要監(jiān)控，造成戰(zhàn)略采購管理缺乏現(xiàn)象。不少中小企業(yè)也帶有濃厚的家族企業(yè)色彩，企業(yè)主自身經(jīng)驗(yàn)知識(shí)在企業(yè)經(jīng)營管理中占據(jù)決策地位，非理性的直覺很難使得計(jì)劃部門可行性的發(fā)展決策得以貫徹執(zhí)行。就一般情況來看，非必要時(shí)企業(yè)主對(duì)于長遠(yuǎn)發(fā)展問題的考慮比較欠缺，對(duì)戰(zhàn)略采購意圖的設(shè)想比較普遍。再加上缺乏明確有效的執(zhí)行力，使得不錯(cuò)的戰(zhàn)略策劃也很難實(shí)現(xiàn)預(yù)期目標(biāo)，與績效考核掛鉤制度不明確，人才匱乏，技能不足，心有余而力不足成為中小企業(yè)采購管理現(xiàn)狀的高度概括。

2.中小企業(yè)具有的生產(chǎn)規(guī)模有目共睹，企業(yè)在實(shí)際運(yùn)營過程中的流動(dòng)資金有限，批量生產(chǎn)活動(dòng)較少，對(duì)原材料及庫存的要求也都相對(duì)較高。近些年來，因?yàn)橥ㄘ浥蛎浀仍虼嬖?，企業(yè)在生產(chǎn)活動(dòng)中的原材料價(jià)位不斷提升，庫存管理問題也逐步凸顯。中小企業(yè)經(jīng)營本就是建立在大企業(yè)下的活動(dòng)，資金及人才有限，生產(chǎn)活動(dòng)必然缺乏科學(xué)嚴(yán)格的計(jì)劃性，組織生產(chǎn)活動(dòng)能力及原材料能力受到限制，采購環(huán)節(jié)過于敏感，采購方式極具傳統(tǒng)性，通過采購實(shí)現(xiàn)規(guī)模經(jīng)濟(jì)效應(yīng)不太可能。大多數(shù)中小企業(yè)也沒有形成固定的供應(yīng)商，對(duì)企業(yè)采購進(jìn)行長期規(guī)劃或分析力度不足，采購成本高居不下，部分大型企業(yè)通過對(duì)市場材料的熟悉，對(duì)一切可能出現(xiàn)的狀況進(jìn)行了分析，采購規(guī)模效益得以實(shí)現(xiàn)。但也有很多原材料供應(yīng)商過于注重市場變化，通過對(duì)其仔細(xì)分析，故意提升原材料價(jià)位，中小企業(yè)能力有限會(huì)通過貸款賒賬等方式購買原材料，企業(yè)利息負(fù)重更高，資金周轉(zhuǎn)能力限制程度加大。中小企業(yè)采購成本的上漲必然會(huì)導(dǎo)致商品價(jià)格的上漲，同行業(yè)市場競爭受限，庫存壓力加大，中小企業(yè)經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)不斷發(fā)生。

3.財(cái)務(wù)信息安全與企業(yè)生存息息相關(guān)，由于中小企業(yè)財(cái)務(wù)軟件種類繁雜，操作人員技能不熟練，相關(guān)人員對(duì)采購工作的安全性、保密性重視不足等原因，導(dǎo)致在實(shí)際的工作中存在許多安全隱患。有些企業(yè)采購從業(yè)人員的電腦不設(shè)保護(hù)，其它人可隨意使用，這種保密意識(shí)不強(qiáng)的做法，很容易致使公司財(cái)務(wù)機(jī)密被竊取，類似案例比比皆是。采購電算化依賴的是計(jì)算機(jī)硬件和財(cái)務(wù)軟件共同支撐的，而計(jì)算機(jī)故障、突然斷電等外部原因都有可能出現(xiàn)財(cái)務(wù)軟件系統(tǒng)崩潰，數(shù)據(jù)丟失現(xiàn)象；軟件方面，在我國很多財(cái)務(wù)軟件開發(fā)尚未成熟，產(chǎn)品質(zhì)量參差不齊，軟件自身防護(hù)系統(tǒng)不完善，也有可能因?yàn)榫W(wǎng)絡(luò)開放性、動(dòng)態(tài)性和虛擬性導(dǎo)致系統(tǒng)可控性降低，增加了病毒或者黑客入侵的可能性，加大了企業(yè)采購的安全隱患。

四、對(duì)中小企業(yè)采購管理問題的解決策略

1.采用現(xiàn)代信息技術(shù)提高統(tǒng)計(jì)工作效率

現(xiàn)代信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為企業(yè)采購管理統(tǒng)計(jì)工作提供了強(qiáng)大技術(shù)支持。因此，中小企業(yè)在進(jìn)行采購數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)工作中，必須要重視采用現(xiàn)代信息技術(shù)，創(chuàng)新統(tǒng)計(jì)方式，提高統(tǒng)計(jì)工作實(shí)際效率。以當(dāng)前最先進(jìn)的“云端”網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)為例，中小企業(yè)完全可憑借云端網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)強(qiáng)大在線數(shù)據(jù)搜集、分析與整合的優(yōu)勢，把相關(guān)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)工作依托這一新型網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行。如通過云端網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，可在企業(yè)上下各個(gè)子公司之間、總公司與子公司之間、企業(yè)各個(gè)職能部門之間建立全新在線互動(dòng)，實(shí)現(xiàn)各種生產(chǎn)經(jīng)營管理等信心數(shù)據(jù)第一時(shí)間的上傳、共享、備案與分析，這會(huì)為企業(yè)采購管理決策提供實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)支持，幫助企業(yè)制定更加科學(xué)完善的經(jīng)營決策?？傊捎矛F(xiàn)代信息技術(shù)，提高采購統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)質(zhì)量和效率是未來中小企業(yè)基于信息統(tǒng)計(jì)工作實(shí)現(xiàn)采購成本控制的必然趨勢。

2.更新采購觀念

中小企業(yè)管理人員需依據(jù)市場動(dòng)態(tài)變化不斷調(diào)整自身戰(zhàn)略，企業(yè)材料采購從根本上區(qū)別于人們?nèi)粘Ｙ徫?，采購本質(zhì)上充滿了商業(yè)化行為色彩。中小企業(yè)管理工作者觀念需與時(shí)俱進(jìn)，充分認(rèn)識(shí)到采購在企業(yè)運(yùn)營中的重要作用。當(dāng)下諸多中小企業(yè)采購人員帶有鮮明的“親戚色彩”，多方面原因?qū)е虏少徯袨楣袒瑢?duì)市場采購缺乏必要的嗅覺和敏銳度，采購觀念初步落后于時(shí)代。采購環(huán)節(jié)監(jiān)督松散，科學(xué)合理預(yù)期的采購機(jī)制難以貫徹執(zhí)行，諸多不利因素使得中小企業(yè)與大企業(yè)相比劣跡斑斑。因此，及時(shí)更新采購觀念，重視企業(yè)采購環(huán)節(jié)，健全相應(yīng)采購制度是中小企業(yè)發(fā)展的前提。依據(jù)自身市場定位與行情變化制定決策，采購環(huán)節(jié)引入職業(yè)經(jīng)理人角色，完善的采購方案最高效全面的爭取到項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的認(rèn)可。

3.加強(qiáng)對(duì)采購工作的保密措施

中小企業(yè)施行采購電算化可利用計(jì)算機(jī)技術(shù)將采購信息資源共享，但方便快捷的同時(shí)也伴隨著相應(yīng)風(fēng)險(xiǎn)。本身財(cái)務(wù)軟件的自身保密程序較弱，這就需要企業(yè)或財(cái)會(huì)人員使用各種方法來保護(hù)本公司的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，防止被黑客攻擊，或者被有心人士泄密或破壞。企業(yè)應(yīng)明確采購人員職責(zé)，對(duì)采購人員權(quán)限嚴(yán)格控制。同時(shí)提高計(jì)算機(jī)的網(wǎng)絡(luò)安全防范能力，保障財(cái)務(wù)信息安全。利用計(jì)算機(jī)犯罪在當(dāng)今社會(huì)已經(jīng)屢見不鮮，所以，企業(yè)一定要對(duì)軟件進(jìn)行定期檢查和維護(hù)，為采購管理工作提供一個(gè)良好環(huán)境，從硬件、軟件及人力資源等各方面建立安全防范措施，保證企業(yè)采購工作的有序進(jìn)行。

4.提高企業(yè)主的采購管理能力

中小企業(yè)產(chǎn)品類別比較單一，運(yùn)作市場范圍有限，規(guī)模問題使其難以設(shè)立專業(yè)的計(jì)劃職能部門。企業(yè)采購戰(zhàn)略擬定一般都是由高層或企業(yè)所有者直接決定，企業(yè)主自采購管理能力占據(jù)主導(dǎo)地位。企業(yè)主非理性的戰(zhàn)略意識(shí)需要結(jié)合投資者敏銳的市場眼光，最終制定出高效準(zhǔn)確的企業(yè)采購戰(zhàn)略發(fā)展目標(biāo)。企業(yè)主的發(fā)展思維不能局限在繁瑣的日常事務(wù)處理中，采購戰(zhàn)略思維的運(yùn)用需要考慮企業(yè)長遠(yuǎn)發(fā)展，企業(yè)主需不斷增強(qiáng)自身實(shí)力，獲取前沿發(fā)展動(dòng)態(tài)而服務(wù)與自身企業(yè)，結(jié)合大數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)發(fā)展理念。為防止企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者的個(gè)性特征對(duì)某些發(fā)展決策的專斷，可采取工作團(tuán)隊(duì)進(jìn)行人事整合等舉措避免。

5.制定科學(xué)合理的采購計(jì)劃，規(guī)范日常采購行為

中小企業(yè)采購缺乏規(guī)律性是其明顯的缺陷，不定期的市場動(dòng)態(tài)和經(jīng)營活動(dòng)使其游走在市場邊緣，穩(wěn)定性不高。應(yīng)對(duì)市場沖擊能力有限。因此，中小企業(yè)要謀求長遠(yuǎn)發(fā)展，就必須準(zhǔn)確衡量企業(yè)生產(chǎn)所需原材料的具體數(shù)值和類型，節(jié)約成本，提高效率，具體目標(biāo)可細(xì)化為：依據(jù)市場和自身實(shí)際發(fā)展情況，準(zhǔn)確預(yù)測采購周期，降低管理費(fèi)用，保障企業(yè)生產(chǎn)活動(dòng)照常運(yùn)行；并依據(jù)該企業(yè)主營業(yè)務(wù)購置生產(chǎn)運(yùn)營必需品，發(fā)揮最大功效配合企業(yè)生產(chǎn)，保持其市場競爭專一的品牌路線，由此可見，中小企業(yè)制定科學(xué)有序的采購計(jì)劃意義重大，與生產(chǎn)財(cái)務(wù)部門的有效溝通也十分關(guān)鍵，采購計(jì)劃要征得上級(jí)同意，各部門協(xié)調(diào)制定的采購計(jì)劃可最大限度的實(shí)現(xiàn)效率最大化。除此之外，中小企業(yè)應(yīng)細(xì)化采購管理部門的職能，對(duì)參與采購的人員要建立完善的監(jiān)督制度，規(guī)范行為，獎(jiǎng)罰分明，在保證市場監(jiān)管的同時(shí)鼓勵(lì)采購人員在日常的采購中對(duì)市場變化進(jìn)行調(diào)查。

6.注重電子采購人才的培養(yǎng)

當(dāng)下，中小企業(yè)因?yàn)槿瞬刨Y金限制，信息化建設(shè)不足，對(duì)電子商務(wù)的意識(shí)或建設(shè)能力不足，電子信息能力的缺失導(dǎo)致采購優(yōu)化不足，充分普及信息技術(shù)知識(shí)，運(yùn)用大數(shù)據(jù)等多重手段加強(qiáng)電子商務(wù)宣傳，培養(yǎng)員工素養(yǎng)與安全教育工作，普及法律誠信與自律原則，加強(qiáng)中小企業(yè)管理者對(duì)內(nèi)部電子商務(wù)建設(shè)的認(rèn)知，通過多重渠道培養(yǎng)和聘請(qǐng)素質(zhì)高，層次合理，具備網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，計(jì)算機(jī)管理，電子經(jīng)營的復(fù)合型人才，如此企業(yè)采購管理質(zhì)量和工作效率才會(huì)從根本上得到有效改善。時(shí)代發(fā)展，信息互換模式不同往日，只有真正把握時(shí)代脈搏，走在企業(yè)軟件應(yīng)用前沿，做好風(fēng)險(xiǎn)防控舉措，走企業(yè)信息化建設(shè)道路是大趨勢。

五、結(jié)語

綜上所述，中小企業(yè)采購管理工作面臨的困難和挑戰(zhàn)諸多，面臨復(fù)雜多變的市場環(huán)境，管理者必須統(tǒng)籌整體發(fā)展，與時(shí)俱進(jìn)，從根本上做到工作與科技接軌。日常工作中不斷加強(qiáng)對(duì)采購市場的調(diào)研，制定應(yīng)變計(jì)劃，不斷優(yōu)化采購流程，提高業(yè)務(wù)效率，明確采購目標(biāo)，加強(qiáng)對(duì)相關(guān)信息的管理，從而防止腐敗現(xiàn)象悄然滋生。

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