文/燕山大學校長辦公室 叢楠

隨著市場經(jīng)濟的發(fā)展，法律法規(guī)的健全，高等教育的擴招，高校管理涉及到教學和科研等方方面面，還參與社會政治、經(jīng)濟活動，蓋有印章的文字材料則成為溝通上下、聯(lián)系內(nèi)外的重要工具，一旦管理使用不當就會給高校帶來聲譽損毀、經(jīng)濟損失或法律糾紛，因此高校應該嚴格加強對印章的管理和使用。

一、印信的特點和作用

印信是單位行使職權，對內(nèi)對外進行公務活動的重要憑證，是高校辦公室做好服務工作的基本載體。印信的特點及作用主要表現(xiàn)在四個方面：第一，標志作用。任何單位都具有獨特的、唯一的專用名稱，而印信就是這個名稱的“物化”標志。第二，法律性。只有得到法律認可的、在公安機關備案的單位才具有刻制、使用印章的資格，也只有加蓋了印章的文字材料才具有法律效力，受到法律保護，承擔法律責任。第三，權威性。印信是高校身份與權威的體現(xiàn)，是高校對內(nèi)對外行使權力的標志，加蓋印章的材料代表著經(jīng)過了單位的認可，才會被校內(nèi)及社會所承認和執(zhí)行。第四，證明和辨?zhèn)巫饔?。對方單位或個人可以根據(jù)是否加蓋印章來辨別文本材料的真?zhèn)危馊ピ俅未_認其真實性、可靠性的過程，降低調(diào)查成本。

二、高校印信的種類和使用流程

高校的印信種類較多，適用范圍較廣，主要包括：學校公章、學校鋼印、校領導名章、法人簽字章、學位委員會章、學術委員會章、合同專用章、事業(yè)單位法人證書、組織機構(gòu)代碼證、法人身份證復印件和學校介紹信。各高校的印信管理和使用規(guī)定略有不同，但基本上都本著“誰主管，誰負責，誰審批”和“歸口管理”的原則，嚴格遵循逐級審批制度，即用印單位草擬材料，下載并填寫《用印審批表》，寫明用印單位、發(fā)往單位及用印內(nèi)容，用印單位領導審批并簽字，再由主管校領導審批并簽字，最后由印信管理人員進行核對，方可用印。

三、高校印信管理存在的問題

隨著高校各方面工作的改革與發(fā)展，印章管理與使用的范圍越來越寬，實際工作中反映出一些亟待解決的問題。

首先，制度規(guī)定的不健全。目前高校印信管理缺乏統(tǒng)一的、適用的上級政策依據(jù)，加之不少高校還未建立一套完整的管理制度，憑經(jīng)驗、憑關系蓋章的現(xiàn)象時有發(fā)生。這就造成了印信管理的混亂，容易使高校合法權益受到損害，出現(xiàn)法律糾紛無法追責。

第二，對印信的權威性及嚴肅性認識不足。部分高校教職工或校外人士認為印信只不過是辦公流程中的一個簡單環(huán)節(jié)，沒必要嚴格辦理審批手續(xù)，或抱怨審批手續(xù)過于繁瑣，甚至有的服務對象一味強調(diào)用印情況多么特殊、多么緊急，在審批手續(xù)不全的情況下就急于用印，在用印被拒絕后還態(tài)度惡劣，擾亂辦公秩序。

第三，印信管理使用不規(guī)范，管理者素質(zhì)有待提高。部分高校并沒有安排專人管理印信，或沒有做好安全保管措施，誰都可以管、誰都可以用、誰都可以借出。還有一些印信管理者對用印內(nèi)容審核不仔細，麻痹大意，隨意簡化手續(xù)或違規(guī)用印，蓋“人情章”“關系章”，造成印信管理混亂，嚴重影響用印的嚴肅性、權威性。

四、對高校做好印信管理工作的建議

為了維護學校的利益，保障印信的權威性，杜絕違規(guī)用印的情況出現(xiàn)，高校應該積極采取舉措，確保印信管理更加規(guī)范、安全、有效。

首先，完善印信管理工作的制度規(guī)范。高校應該根據(jù)上級部門的有關政策法規(guī)，結(jié)合本校實際情況，對印信的刻制、管理、使用、廢止等環(huán)節(jié)作出明確規(guī)定，理順各個職能部門、管理者的責任與義務，制定或完善印信管理工作的管理辦法及實施細則。建章立制可以使得高校印信管理實現(xiàn)“有章可循，有法可依”。

第二，嚴格規(guī)范用印程序。高校應該嚴格實行用印的逐級審批手續(xù)，審批以紙質(zhì)批用表及簽字為憑。從領導干部到教職工，再到印信管理人員都要嚴格遵守程序，即使在大批量用印的情況下也要合理安排時間，對用印予以監(jiān)督。在內(nèi)容不符、手續(xù)不全、權責不明的情況下，杜絕違規(guī)用印，做到“辦事照政策，用印按規(guī)定”。同時用印實行登記制度，設立印信使用登記本，每一次用印都要嚴格實行登記，以便于存檔，有據(jù)可查。

第三，加強印信的安全保管與存放。按照保密性要求，高校應該將印信存放在保險柜等安全、固定的地方，實行專人專管、隨用隨鎖，禁止外借或帶出使用，謹防丟失或盜用。由于印信使用頻率較高，印信上會留下污漬、灰塵及印油等，應及時做好清理，保證用印質(zhì)量、字跡清晰。

第四，提高印信管理人員素質(zhì)。印信管理人員是印信的直接接觸者，如何提高自身素質(zhì)是保證印信管理工作安全有效的重中之重：1.應該提高政治素質(zhì)，緊跟學校發(fā)展新形勢，適應新情況，及時了解各部門工作職責和工作流程，秉公辦事，講求原則，不徇私情。2.應該提高法律素質(zhì)，對涉及重大事項的協(xié)議或合同要謹慎審閱，鑒別是否存在法律風險，適時可以征詢法律顧問的意見。同時牢固樹立保密意識，養(yǎng)成保密習慣。3.應該提高服務意識和奉獻精神，本著對崗位和學校負責的態(tài)度，把握好角色定位，堅定樹立“全心全意為師生服務”的思想。遇到不符合規(guī)定的情況，不要一味地拒絕或推諉，而應該耐心地跟對方進行解釋，幫其找到解決辦法，如遇棘手的問題應該向上級領導匯報、請示。再者由于印信使用量大，具有隨時性，印信管理人員應該具有樂于奉獻、默默無聞的精神，保證隨叫隨到，盡職盡責。

[1] 方婧.關于高校印章管理的思考[J].蘭州教育學院學報,2014(1):93.

[2] 李鳳蘭.做好高校印信管理工作的思考[J].西北工業(yè)大學學報(社會科學版),2004(12):91～92.