文/齊齊哈爾醫(yī)學(xué)院綜合檔案室　逄通　范桂紅　王燁興　肖文

區(qū)域性高校檔案信息資源整合的機制與實施路徑設(shè)計

文/齊齊哈爾醫(yī)學(xué)院綜合檔案室逄通范桂紅王燁興肖文

本文就如何從機制建設(shè)創(chuàng)新角度保障高校間檔案資源整合的順利運行及檔案資源整合服務(wù)的實現(xiàn)路徑設(shè)計等問題進行了探討。

社會需求；高校檔案；信息資源；整合

高等學(xué)校蘊藏著豐富的知識資源，是我國重要的文化基地。因此，高校檔案部門應(yīng)全力做好檔案信息資源建設(shè)，并在此基礎(chǔ)上勇于創(chuàng)新，探索校際檔案資源整合與服務(wù)，嘗試為同一行政區(qū)域內(nèi)的社會公眾提供一站式檔案利用服務(wù)平臺，以更好地發(fā)揮高校服務(wù)社會的重要職能。

一、高校檔案信息資源整合現(xiàn)狀

自《全國開展檔案信息化建設(shè)實施綱要》頒布以來，高校檔案部門抓住機遇，檔案信息化條件得到改善，檔案信息資源建設(shè)成績斐然。然而，目前高校檔案信息化工作的重點仍集中在各類數(shù)據(jù)庫建設(shè)、紙質(zhì)檔案數(shù)字化、檔案管理軟件應(yīng)用等基礎(chǔ)層面，機制建設(shè)不到位，資金投入和人才引進得不到保障等多種因素，嚴(yán)重阻礙了高校檔案資源整合的進程。加之長期受“封閉管理”“條塊分割”“各自為政”等傳統(tǒng)思維和管理模式影響，校際檔案信息資源整合方面的實踐少之又少，“信息孤島”現(xiàn)象短期內(nèi)難以改變。

二、區(qū)域性高校檔案信息資源整合機制創(chuàng)新

區(qū)域性高校檔案信息資源整合是一項綜合系統(tǒng)工程，涵蓋各成員單位分工合作、基礎(chǔ)條件保障、資源建設(shè)立項調(diào)研、資源質(zhì)量監(jiān)控、系統(tǒng)運行維護、信息安全防護、在線服務(wù)、用戶評價與反饋等諸多流程。因此，必須結(jié)合校際檔案資源整合的實際，創(chuàng)新制定起科學(xué)有效、兼顧全局、操作性強的頂層設(shè)計。

（一）制度保障運行機制。制度機制創(chuàng)新是高校間檔案信息資源在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下規(guī)范、安全運行的總體制度保障，其核心在于法律制度約束、機構(gòu)設(shè)置科學(xué)、責(zé)權(quán)明確三個方面。具體到操作層面，就是自上而下建立起共同的價值觀、共同的目標(biāo)和原則，建立完善的檔案信息交換制度、檔案保護制度、檔案信息保障制度、用戶管理制度和約束力強的檔案服務(wù)行為規(guī)范等。機制創(chuàng)新是實踐高校間檔案信息資源整合的前提條件，各成員高校必須遵循統(tǒng)一的制度與實施方案。

（二）資源質(zhì)量監(jiān)控機制。高校檔案信息資源監(jiān)控要實現(xiàn)流程化監(jiān)控，把質(zhì)量監(jiān)控納入信息資源建設(shè)的所有環(huán)節(jié)。一要做好立項調(diào)研論證，避免開發(fā)利用價值資源，避免人財物的浪費；其次要把好信息產(chǎn)品質(zhì)量關(guān)。二要確保開發(fā)的專題資源及著錄符合國家通用標(biāo)準(zhǔn)、確保擬開發(fā)利用檔案資源符合檔案開放要求。三要確保服務(wù)平臺內(nèi)檔案信息資源的內(nèi)容完整性、可讀取性與長期存儲性。

（三）系統(tǒng)運行與信息安全保障機制。檔案信息服務(wù)平臺是實現(xiàn)高校檔案信息資源整合后管理、利用的最優(yōu)途徑，因此，必須建立完善的服務(wù)平臺的維護機制，全力保障服務(wù)平臺的互聯(lián)網(wǎng)安全。換而言之，即要以檔案管理的理論來確保檔案信息服務(wù)功能與流程的科學(xué)性，又要以風(fēng)險管理的思維對潛在的信息安全風(fēng)險進行全面防控。

（四）信息服務(wù)反饋機制。檔案信息服務(wù)反饋是對高校檔案信息服務(wù)質(zhì)量改善的有效途徑。通過與檔案用戶直接互動，可以了解社會公眾的檔案利用需求，可以為檔案資源建設(shè)提供方向，可以完善檔案服務(wù)平臺建設(shè)，可以檢驗檔案服務(wù)效果。區(qū)域性高校檔案信息資源整合面向的就是本地區(qū)的檔案用戶，必須建立簡單、便捷、及時、有效的反饋機制，使社會用戶參與到高校檔案信息資源整合的過程中來，在獻計獻策的同時，促進社會檔案意識的提高。

三、區(qū)域性高校檔案信息資源整合的實施路徑設(shè)計

機制建設(shè)是實施區(qū)域性高校檔案資源整合的頂層設(shè)計，實施路徑的設(shè)計是開展整合工作的具體方案。

（一）基本條件保障路徑。機制建設(shè)為區(qū)域性高校檔案信息資源整合奠定了組織機構(gòu)、制度約束等軟性基礎(chǔ)，進入實踐操作階段就離不開強大的資金支持、信息設(shè)備購置、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺建設(shè)等基本條件的完善。因此，檔案信息資源整合需要項目組、成員高校必須積極爭多途徑的資金來源，以保障高校檔案信息資源開發(fā)與整合的順利進行。比如項目專項資金、信息資源開發(fā)專項預(yù)算、信息服務(wù)平臺廣告業(yè)務(wù)、檔案信息有償服務(wù)等有效方式。

（二）人才隊伍建設(shè)路徑。高端綜合型人才缺乏是全國各級各類檔案機構(gòu)共同面臨的困境，檔案專業(yè)人才少、優(yōu)秀檔案人才留不住的現(xiàn)象長期未能得到改善，人才隊伍水平嚴(yán)重阻礙了我國檔案信息化建設(shè)的開展。因此，開展檔案信息資源整合必須建立一支涵蓋檔案學(xué)、信息學(xué)、圖書情報學(xué)、計算機科學(xué)、管理學(xué)等多學(xué)科人才的專業(yè)團隊，各成員高校也應(yīng)重視檔案人才的引進與培養(yǎng)，保障綜合性檔案人員隊伍的穩(wěn)定。

（三）整合服務(wù)平臺搭建路徑。以區(qū)域為單位的高校檔案信息資源整合服務(wù)平臺建設(shè)需要有大額資金作為保障，系統(tǒng)設(shè)計、硬件設(shè)施、運行維護都需要投入大量的物力與人力，因此，就當(dāng)前檔案信息服務(wù)平臺的形式而言，單獨搭建高校檔案信息服務(wù)平臺難度較大。 相比之下，近年來各地紛紛建立運行的現(xiàn)行文件中心可作為一個參照，建議高校檔案信息資源整合服務(wù)平臺依托各地檔案館網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺，在其平臺上開辟專欄或?qū)ｎ}，將有價值的檔案信息資源通過官方渠道傳播給社會用戶，既節(jié)約了平臺建設(shè)資本，又具備較強的公信力和影響力。

（四）信息監(jiān)督與反饋路徑。監(jiān)督與反饋是對檔案利用效果的最優(yōu)檢驗途徑，通過用戶第一時間的評價可以有力促使檔案信息服務(wù)得到改善，因此，必須建立有效的高校檔案信息服務(wù)監(jiān)督與反饋路徑。綜合權(quán)威、工整的角度及檔案信息服務(wù)流程考慮，區(qū)域性高校檔案信息服務(wù)監(jiān)督與服務(wù)反饋應(yīng)該分為兩個部分：一是高校檔案信息資源質(zhì)量監(jiān)督；二是檔案信息服務(wù)效果監(jiān)督。前者應(yīng)由檔案、信息領(lǐng)域較為權(quán)威的專業(yè)人士組成，后者建議由服務(wù)平臺維護第三方人員組成。只有把好資源質(zhì)量關(guān)，重視用戶真實的感受與建議，才能推動檔案信息服務(wù)的良性發(fā)展。

綜上，高校檔案信息資源建設(shè)的現(xiàn)狀地區(qū)性差異較大，檔案信息化水平較高地區(qū)的高校，完全可以嘗試與同一區(qū)域內(nèi)其它高校進行合作，敢于打破思想觀念上的壁壘，通過數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、集成化、便捷化的檔案信息服務(wù)使高校檔案工作上層次，使越來越多的公眾認(rèn)識到高校檔案信息資源的價值。

（本文為“黑龍江省檔案局2014年全省檔案科技項目《以社會需求為導(dǎo)向的區(qū)域性高校檔案信息資源整合研究》階段性成果，課題編號：HDK2014-2）

［1］ 金奉烈.地方高校同社會檔案資源共享需求與機制［J］.蘭臺內(nèi)外， 2012（4）：48