文/浙江省慈溪市慈林醫(yī)院（原慈溪市第二人民醫(yī)院） 王萍

一、職業(yè)健康檢查檔案的形成與意義

職業(yè)健康是研究并預防因工作導致的疾病，防止原有疾病的惡化。主要表現為企業(yè)、事業(yè)單位和個體經濟組織等用人單位的勞動者在職業(yè)活動中因環(huán)境及接觸粉塵、放射性物質和其他有毒、有害因素而引起的人體生理機能的變化。職業(yè)健康檢查檔案就是承擔職業(yè)病診斷的醫(yī)療衛(wèi)生機構，圍繞上述工作而展開職業(yè)健康檢查并因此而產生的一系列醫(yī)學診斷書、用人單位提供的合同書、勞動者相關信息等。慈林醫(yī)院就是一家承擔職業(yè)健康檢查工作的基層醫(yī)療機構。慈林醫(yī)院的前身慈溪市第二人民醫(yī)院自2005年成立體檢中心以來，就一直非常重視職業(yè)健康檢查這一塊工作內容，新的合資醫(yī)院——慈林醫(yī)院沿襲承擔了這一民生工程，自2014年建成開診后，為繼續(xù)保障慈東地區(qū)的勞動者健康，及時發(fā)現疾病或者身體缺陷，及早采取防治措施，職業(yè)健康檢查工作一如既往、科學有序地展開，為慈東地區(qū)的企業(yè)、勞動者和社會作出了應有的貢獻。經過近一年的有序開展，慈林醫(yī)院的職業(yè)健康檢查工作逐漸規(guī)范，尤其是顯示職業(yè)健康檢查工作好壞的職業(yè)健康檢查檔案形成了一整套獨具特色的管理模式。

二、重規(guī)范的精細化管理

依據《中華人民共和國職業(yè)病防治法》《中華人民共和國檔案法》和《職業(yè)健康監(jiān)護管理辦法》等有關規(guī)定，勞動者依法享有職業(yè)衛(wèi)生保護的權利；職業(yè)健康檢查機構應及時完成職業(yè)健康檢查資料的歸檔工作，長期保存。

（一）重視制度規(guī)范化。自2006年9月浙江省頒布實施《浙江省職業(yè)健康檢查檔案管理規(guī)定》以來，我院隨即由體檢中心和綜合檔案室聯合制訂了《職業(yè)健康檢查檔案管理制度》，規(guī)定了職業(yè)健康檢查檔案的收集范圍，保管地點與整理要求，建立完善的制度體系為職業(yè)健康檢查檔案的高質量完成奠定了良好的基礎。我院的職業(yè)健康檢查檔案由體檢中心收集，內容包括：《職業(yè)健康檢查報告書》《職業(yè)健康檢查協議書》、職業(yè)健康體檢報告簽收單、委托書及用人單位提供的勞動者信息表、用人單位基本信息表和其它職業(yè)健康檢查工作過程資料等。職業(yè)健康檢查檔案由專人負責，體檢中心指定一名資料員負責保管，每次體檢為所有職業(yè)體檢單位建立職業(yè)健康檢查檔案，資料信息集中統一保管，確保檔案資料的完整與安全。歸檔資料一律為原件，體檢中心必須對歸檔質量進行超前控制，確保職業(yè)健康檢查檔案的齊全、完整、準確和規(guī)范。每年的職業(yè)健康檔案資料只是暫時存放在科室內，于年終整理后，統一交于醫(yī)院綜合檔案室進行管理。

（二）加強管理精細化。一是排列。我院的職業(yè)健康檢查檔案采用以“件”為單位，即一個案件為一件，案件名稱由“用人單位全稱-職業(yè)病危害因素名稱”組成，如案件名稱為“寧波貝得廚具有限公司-苯”就是該企業(yè)接觸“苯”這個危害因素的勞動者進行體檢的案件。如果一個企業(yè)有好幾個職業(yè)病危害因素，那就是一個因素算一個案件。一個案件為檔案的一件進行裝訂。一年一個大流水號，按照時間或者報告書編號的前后順序依次排列?！凹眱任募帕械捻樞驗椋?.職業(yè)健康檢查報告書（含復查報告書）；2.用人單位簽收憑證（含復查報告書用人單位簽收憑證）；3.疑似職業(yè)病通知書；4.疑似職業(yè)病告知書；5.疑似職業(yè)病報告單；6.職業(yè)健康檢查合同書；7.由體檢機構出具的職業(yè)健康體檢報告用人單位簽收單；8.用人單位提交的委托書及委托人身份證復印件；9.用人單位提交的職業(yè)健康檢查勞動者信息表；10.用人單位提交的用人單位基本信息表及其它有關過程資料。二是頁號編寫。件內文件有圖文的頁面均應編寫頁號。頁號編寫位置：單面書寫文件在右上角；雙面書寫文件，正面在右上角，背面在左上角。頁號以阿拉伯數字三位數編寫，如“001”。一件文件用頁數鎖定。三是編制檔號。檔號是檔案室在整理和管理檔案的過程中，以字符形式賦予檔案的一組代碼。檔號編制具有唯一性、合理性、穩(wěn)定性、擴充性和簡單性五大原則。我院的檔號由綜合檔案室根據醫(yī)院檔案分類方案科學合理統一編制。職業(yè)健康檢查檔案屬于醫(yī)院綜合檔案一級類目——專門檔案下的二級類目中的一個屬類，其檔號由類別號加序號組成，類別號由“職檢”拼音首字母ZJ加檔案所屬年度組成，并在每一件案件的首頁正上方加蓋檔號章，檔號章由類別號和序號組成。四是檔案的組盒。職業(yè)健康檢查檔案按“年度報告書編號順序組盒”，也可以按“一個用人單位一個年度一盒”的原則組盒。我院采用的是第一類。案件逐件裝訂后組盒。一般一盒裝50個案件。五是編制盒內目錄。盒內目錄即卷內目錄，可根據案件內容逐件編目。內容有：序號、件號、案件名稱、起止日期、頁數、保管期限和備注。具體填寫說明如下：1.序號，用阿拉伯數字從“001”起依次標注盒內案件的順序，一個案件只標注一個順序號。2.件號，體檢機構標注的職業(yè)健康檢查報告書編號。3.案件名稱，由用人單位名稱-體檢類別組成。4.起止日期，件內文件形成的第一個日期和最后一個日期。5.頁數，件內文件總頁數。6.保管期限，長期或30年。7.備注，如本次職業(yè)健康檢查中發(fā)現疑似塵肺病的，應注明X線胸片檔案保管地點的指引。六是編制盒內備考表。備考表項目包括本盒情況說明、立件人、檢查人、組盒時間。具體編制說明：1.本盒情況說明，說明盒內文件的件數、頁數、不同載體文件的數量，缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況，組盒情況。不能隨文書立件裝訂的的實物證據（如:X線胸片）在備考表中注明制作的時間、地點、內容、數量、責任人及存放地點等內容。2.立件人，由責任整理者簽署。3.檢查人，由案件質量審核者簽署。4.組盒時間，即完成案件歸檔日期。七是編制卷盒封面與盒脊。卷盒封面就填全宗名稱和檔案名稱。盒脊內容包括全宗號、類別號、年度和起止件號。具體編制說明：1.全宗號，檔案館給立檔單位編制的代號。 2.類別號，“職檢”或由立檔單位編制的代碼，我院采用“職檢”拼音的首位字母“ZJ”。3.年度，盒內案件形成的年份。4.起止件號，盒內職業(yè)健康檢查報告書的起止編號。

（三）實行管理信息化。開展檔案信息化管理是職業(yè)健康檢查檔案管理的重中之重，這就要求將職業(yè)健康檢查檔案的管理工作與全院的綜合檔案管理同步進行，主動融入到檔案的信息化、數字化工作之中，有檔案軟件的單位可按照此順序在數據庫里逐件錄入，并進行掃描與掛接，實現其從紙質向電子形式的轉換，便于檢索和統計。職業(yè)健康檢查檔案作為專業(yè)檔案，考慮建立專題檔案數據庫，標注關鍵字與主題詞，方便查找利用。

三、立足服務，充分發(fā)揮職業(yè)健康檢查檔案的作用

根據《中華人民共和國職業(yè)病防治法》的規(guī)定，勞動者有權查閱、復印本人的職業(yè)健康檢查檔案。檔案保管單位應當如實、無償提供檔案的復印件并在所提供的復印件上蓋章。所以妥善保管好職業(yè)健康檢查檔案的所有資料，以保障勞動者的身心健康及相關權益，促進經濟發(fā)展，維護社會和諧，有著重要的意義。

我院整理職業(yè)健康檢查檔案的完整流程，為用人單位的勞動防護與管理提供了便捷的途徑，也為勞動者的權益保護提供了一片廣闊的天空。檔案管理工作人員，要以實事求是、認真負責的態(tài)度，讓自己成為法律的宣傳者，勞動者的代言人，不斷地將職業(yè)健康檢查檔案管理工作推向一個個嶄新的高度。

[1]浙江省職業(yè)健康檢查檔案管理規(guī)定（試行）[S].地方法規(guī)，2009.

[2]杜小寧.我國職業(yè)健康監(jiān)護工作現狀與對策[J].中國公共衛(wèi)生管理，2008（1).

[3]遲聳立.淺談縣級職業(yè)健康監(jiān)護檔案管理[J].蘭臺世界，2009（5).