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      醫(yī)院檔案的收集、開(kāi)發(fā)和利用的研究

      2015-11-26 06:38:48廣東省東莞市第五人民醫(yī)院王霞玲
      辦公室業(yè)務(wù) 2015年15期
      關(guān)鍵詞:收集檔案開(kāi)發(fā)

      文/廣東省東莞市第五人民醫(yī)院 王霞玲

      醫(yī)院檔案的收集、開(kāi)發(fā)和利用的研究

      文/廣東省東莞市第五人民醫(yī)院王霞玲

      【摘要】醫(yī)院檔案管理工作,具有規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和程序化要求,其管理內(nèi)容,主要包括檔案的收集、開(kāi)發(fā)和利用。本文立足于醫(yī)院檔案管理的實(shí)際工作,分析檔案收集、開(kāi)發(fā)和利用環(huán)節(jié)客觀存在的問(wèn)題,針對(duì)問(wèn)題提出了檔案收集、開(kāi)發(fā)和利用的管理方法。

      【關(guān)鍵詞】醫(yī)院;檔案;收集;開(kāi)發(fā);利用

      一、醫(yī)院檔案收集、開(kāi)發(fā)和利用的常見(jiàn)問(wèn)題

      (一)檔案收集問(wèn)題。檔案收集,是醫(yī)院檔案管理工作的基礎(chǔ)。在收集方面,有不歸檔、歸檔數(shù)量不齊全、歸檔錯(cuò)誤等問(wèn)題,某醫(yī)院的日常檔案管理工作,由于沒(méi)有將偶發(fā)衛(wèi)生事件信息收集,列入至重點(diǎn)歸檔內(nèi)容,以致在突發(fā)非典期間,既沒(méi)有及時(shí)布置歸檔工作,也沒(méi)有催收相關(guān)部門提交病例資料,使得某些關(guān)鍵性文件出現(xiàn)流失現(xiàn)象,另外只重視紙質(zhì)檔案,而忽視聲像、電子、實(shí)物等載體型材料,也是多數(shù)醫(yī)院檔案收集工作的通病。

      (二)檔案開(kāi)發(fā)問(wèn)題。檔案的開(kāi)發(fā)編研,傳統(tǒng)的檔案管理標(biāo)準(zhǔn),反而成為開(kāi)發(fā)編研工作的條條框框,對(duì)于少量種類的檔案資料,綜合加工分析方法尚可應(yīng)付,如果遇到反映醫(yī)院醫(yī)療科研,或者其他重大信息的資料開(kāi)發(fā),則對(duì)編研的創(chuàng)造性要求更高。根據(jù)目前醫(yī)院的發(fā)展形勢(shì),很多專題的匯編資料,涉及到各種原始資料、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)和基礎(chǔ)事實(shí),某些醫(yī)院滯留于墨守成規(guī)的“室內(nèi)資料室內(nèi)編”方式,平時(shí)不開(kāi)展檔案編研規(guī)劃工作,在產(chǎn)生開(kāi)發(fā)需求時(shí)才忙于應(yīng)付,這種情況在很多醫(yī)院中屢見(jiàn)不鮮。再加上檔案開(kāi)發(fā)編研規(guī)則的不明確,操作手段的不規(guī)范,以及操作計(jì)劃的不周詳,都可能影響檔案的開(kāi)發(fā)編研質(zhì)量,甚至脫離醫(yī)院的實(shí)際發(fā)展需求。

      (三)檔案利用問(wèn)題。醫(yī)院檔案不僅是醫(yī)院發(fā)展情況的反映,而且是醫(yī)院發(fā)展的信息依據(jù)。對(duì)此,很多醫(yī)院并沒(méi)有意識(shí)到檔案的重要性,以致對(duì)檔案的利用不充分,反而形成信息資源浪費(fèi)現(xiàn)象。檔案利用的有效性與否,除了意識(shí)方面的問(wèn)題,在方式層面,也有一定的問(wèn)題存在,譬如利用方向不明確、利用手段落后等,不僅無(wú)法發(fā)揮檔案的作用,而且會(huì)浪費(fèi)人力、物力和財(cái)力。

      二、醫(yī)院檔案收集、開(kāi)發(fā)和利用的問(wèn)題對(duì)策

      (一)檔案收集問(wèn)題對(duì)策。檔案收集的相關(guān)信息,上至醫(yī)院高層,下至個(gè)科室,都是主要的信息來(lái)源。由于收集意識(shí)淺薄,加上醫(yī)院宣傳力度不足,很多醫(yī)院對(duì)歸檔工作的重視程度不夠。筆者認(rèn)為:檔案部門應(yīng)該主動(dòng)爭(zhēng)取醫(yī)院高層領(lǐng)導(dǎo)的支持,同時(shí)及時(shí)與科室溝通,爭(zhēng)取更多人重視和支持歸檔工作。而在前端控制方面,為避免檔案收集工作的“無(wú)章可循”,在檔案收集工作開(kāi)展之前,有必要立足于實(shí)際情況,進(jìn)行充分的調(diào)查研究,以此科學(xué)劃定收集的范圍和采用合理的收集方法。期間,檔案部門要明確立卷人員的分工和職責(zé),以指導(dǎo)、培訓(xùn)、監(jiān)督、檢查相結(jié)合的方式,對(duì)立卷工作進(jìn)行跟蹤,尤其是在催收環(huán)節(jié),要杜絕不歸檔和歸檔內(nèi)容不符合要求等情況的出現(xiàn)。至于檔案收集的方法,針對(duì)不同的收集對(duì)象,可靈活選擇集中收集、分散收集、網(wǎng)絡(luò)收集、上門收集和不定時(shí)收集等方式,加快信息化在收集環(huán)節(jié)的建設(shè)。

      (二)檔案開(kāi)發(fā)問(wèn)題對(duì)策。隨著醫(yī)療衛(wèi)生體制的改革,以及現(xiàn)代型醫(yī)院的深化發(fā)展,檔案開(kāi)發(fā)編研工作,有必要探索一條適合醫(yī)院的新渠道。圍繞以上提到的檔案開(kāi)發(fā)問(wèn)題,筆者認(rèn)為需要從以下幾個(gè)方面進(jìn)行解決:首先是檔案開(kāi)發(fā)編研管理網(wǎng)絡(luò)的構(gòu)建,考慮到醫(yī)院檔案信息收集內(nèi)容的繁多復(fù)雜,而作為重要?dú)w檔對(duì)象的各個(gè)部門,所提供的信息資料,可能涉及到各種專業(yè)性極強(qiáng)的技術(shù)和一些機(jī)密程度比較高的科研工作,而普通的檔案歸檔工作人員,不可能面面俱到地了解這些技術(shù)和工作,此時(shí)如果有網(wǎng)絡(luò)軟件作為輔助編研管理,則能夠避免編研管理過(guò)程中受到技術(shù)因素的限制,確保不會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)誤開(kāi)發(fā)或者遺漏開(kāi)發(fā)的問(wèn)題。其次是將信息化管理技術(shù),融入到檔案開(kāi)發(fā)編研環(huán)節(jié)。目前互聯(lián)網(wǎng)上,充斥各種圖書、文獻(xiàn)、期刊和情報(bào)信息,雖然真?zhèn)斡写甲C,但信息量已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過(guò)紙質(zhì)文檔,在這種信息資料極為豐富的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中,信息管理技術(shù)的融入,能夠提高檔案開(kāi)發(fā)編研的效率水平,為醫(yī)院節(jié)省更多的人力、財(cái)力和物力,使得醫(yī)院的檔案室,成為名副其實(shí)的綜合效益資源庫(kù)。最后是開(kāi)發(fā)編研水平的提高,以醫(yī)院的專題數(shù)據(jù)匯編工作為例,在此類檔案開(kāi)發(fā)之前,要檢查專題研究的成果,在多方論證和認(rèn)真篩選后,形成能夠分期實(shí)施的選題計(jì)劃,將“立足室藏”和“面向需求”結(jié)合起來(lái),圍繞醫(yī)院改革、建設(shè)、發(fā)展的現(xiàn)實(shí)需求,真正掌握檔案開(kāi)發(fā)編研工作的脈絡(luò)。

      (三)檔案利用問(wèn)題對(duì)策。檔案利用問(wèn)題的解決,需要從兩個(gè)方面入手,一是意識(shí),二是手段。意識(shí)方面,在上文“檔案收集問(wèn)題對(duì)策”的研究中,已作出類似的闡述,在此重點(diǎn)研討檔案利用手段問(wèn)題的解決。鑒于目前醫(yī)院檔案利用手段的滯后性,筆者認(rèn)為:一方面,醫(yī)院在利用檔案時(shí),需要明確利用方案,即檔案的用途,譬如用于某醫(yī)療專題研究的檔案,則在將詳細(xì)的檔案需求信息傳達(dá)至檔案管理部門后,由后者準(zhǔn)確提供所需檔案;另一方面利用信息化的技術(shù),減少檔案重復(fù)利用的行為,這也是檔案利用方面亟待改進(jìn)的地方。

      三、結(jié)束語(yǔ)

      通過(guò)以上的研究,基本明確了醫(yī)院檔案在收集、開(kāi)發(fā)和利用等方面的問(wèn)題,以及相應(yīng)問(wèn)題的解決對(duì)策,原則上可供相關(guān)醫(yī)院檔案管理工作,引為工作參考借鑒的理論和實(shí)踐依據(jù),但考慮到不同醫(yī)院檔案管理工作要求和條件的差異性,以上方法在實(shí)際應(yīng)用時(shí),需要根據(jù)檔案管理工作的實(shí)際情況,進(jìn)行靈活地參考借鑒。

      參考文獻(xiàn):

      [1]高勇.為檔案事業(yè)創(chuàng)新創(chuàng)新發(fā)展?fàn)I造良好輿論氛圍[J].四川檔案,2013 (1):21.

      [2]周智勇.主動(dòng)作為奮力推進(jìn)檔案事業(yè)創(chuàng)新發(fā)展[J].四川檔案,2013(1):36.

      [3]雷濤.用科學(xué)發(fā)展觀指導(dǎo)檔案事業(yè)創(chuàng)新發(fā)展[J].中國(guó)科技博覽,2010 (31):264.

      [4]李高峰,吳寶華.如何看待檔案事業(yè)創(chuàng)新與發(fā)展[J].活力,2010(4):206.

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