提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的方法策略

文/國(guó)家新聞出版廣電總局2024臺(tái) 陳碩

隨著社會(huì)的進(jìn)步,經(jīng)濟(jì)體制的改革,我國(guó)事業(yè)單位檔案的需求與數(shù)量越來(lái)越大。因此,將事業(yè)單位檔案的管理信息化,是一種必然的趨勢(shì)。在現(xiàn)階段,我國(guó)事業(yè)單位的檔案管理工作還有一些不足,管理人員一定要意識(shí)到檔案管理工作的重要性。在本文中,探討了我國(guó)現(xiàn)今事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)所存在的問(wèn)題及其重要性,并且提出了如何提升我國(guó)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的建議與策略。

一、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀與問(wèn)題

（一）缺乏專業(yè)的檔案管理人才。檔案管理人員作為負(fù)責(zé)擔(dān)綱管理工作的主體,其整體素質(zhì)對(duì)于其工作水平與質(zhì)量起著決定性的作用。目前在我國(guó)大多數(shù)的事業(yè)單位中,負(fù)責(zé)檔案管理的工作人員在學(xué)校中所學(xué)習(xí)的專業(yè)與檔案管理專業(yè)的相關(guān)性較低,缺乏一定的專業(yè)化,而且他們大多數(shù)年齡已經(jīng)比較大,缺乏專業(yè)水平的檔案管理知識(shí)與技能的培訓(xùn),尤其面臨著現(xiàn)代化檔案管理越來(lái)越信息化管理的要求,傳統(tǒng)的檔案管理人員已經(jīng)難以適應(yīng)這種現(xiàn)代化的環(huán)境,也滿足不了社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需求。除此之外,現(xiàn)在很多的檔案管理人員對(duì)于其工作缺乏精益求精的態(tài)度,在平時(shí)的工作中敷衍了事,沒(méi)有盡到應(yīng)盡的工作職責(zé)去完善自身工作的不足之處,嚴(yán)重影響了我國(guó)事業(yè)單位檔案管理工作的秩序與效率。

（二）事業(yè)單位的檔案管理改革機(jī)制缺乏時(shí)代性。目前,我國(guó)事業(yè)單位中的檔案管理改革機(jī)制缺乏與時(shí)俱進(jìn)的特點(diǎn),隨著社會(huì)主義和諧社會(huì)的建設(shè)與社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展,當(dāng)前的人才教育為了符合社會(huì)的發(fā)展需求,不斷培育出各種專業(yè)的人才，從而適應(yīng)不同的發(fā)展需求,使得人才市場(chǎng)的多樣化越來(lái)越明顯。然而,目前在我國(guó)事業(yè)單位中,其檔案管理機(jī)制在適應(yīng)市場(chǎng)和社會(huì)的過(guò)程中出現(xiàn)一定程度的差距。事業(yè)單位的管理工作對(duì)于現(xiàn)代化技術(shù)的應(yīng)用和自我效率的提高方面有所忽略,從而導(dǎo)致現(xiàn)今檔案管理工作沒(méi)有跟上我國(guó)社會(huì)發(fā)展以及現(xiàn)今人才市場(chǎng)的發(fā)展步伐,對(duì)于檔案管理開(kāi)展信息化建設(shè)帶來(lái)了負(fù)面的影響。

（三）我國(guó)事業(yè)單位的檔案管理信息化建設(shè)缺乏統(tǒng)一規(guī)范性。在多數(shù)的事業(yè)單位中,所使用的檔案管理軟件缺乏統(tǒng)一性及通用性,各行其是,系統(tǒng)的移植性水平較低。通常很難通過(guò)一個(gè)管理軟件來(lái)同時(shí)實(shí)現(xiàn)文件檢索與檔案信息管理,加上檔案管理工作內(nèi)容繁多,由此給我國(guó)事業(yè)單位的檔案信息電子化進(jìn)程帶來(lái)阻礙,難以實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享的目標(biāo)。

（四）事業(yè)單位的檔案管理信息化程度不高。現(xiàn)在,信息化在我國(guó)事業(yè)單位檔案管理工作中的應(yīng)用水平較低,對(duì)于某些重要的檔案記錄依然沒(méi)有采用信息化的方式來(lái)記錄,通過(guò)紙質(zhì)的方式來(lái)收藏這些檔案,存在很大的收藏難度,同時(shí)也帶來(lái)一定的翻查難度。因此,為了提高檔案保全的技術(shù)水平,事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)注重對(duì)檔案管理工作的信息化建設(shè)與完善。

二、如何提升我國(guó)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)

（一）加強(qiáng)檔案管理專業(yè)培訓(xùn),實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化與傳統(tǒng)檔案管理的結(jié)合。針對(duì)我國(guó)事業(yè)單位的檔案管理手段仍然以舊有的方法為主,事業(yè)單位的管理人員應(yīng)當(dāng)重視對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理方式進(jìn)行改革與創(chuàng)新,把現(xiàn)代科學(xué)信息技術(shù)融入傳統(tǒng)的檔案管理工作中,逐漸實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位的檔案管理信息化。為了提高當(dāng)前檔案管理人員的檔案管理水平,事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)注重對(duì)相關(guān)工作人員檔案管理知識(shí)與技能的專業(yè)化培訓(xùn)。由于傳統(tǒng)的檔案管理工作人員所具有的專業(yè)知識(shí)比較落后,缺乏及時(shí)的更新,對(duì)于電腦知識(shí)的掌握程度最多也只能維持在初級(jí)階段,極少懂得更高級(jí)的電腦知識(shí)與操作技能,除此之外,大多數(shù)的檔案管理工作通過(guò)人工來(lái)處理,容易出現(xiàn)差錯(cuò),效率不高,難以達(dá)到現(xiàn)代化的發(fā)展要求。為了解決這個(gè)問(wèn)題,事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)人員應(yīng)當(dāng)重視定期培訓(xùn),對(duì)當(dāng)前的檔案管理工作人員及時(shí)進(jìn)行知識(shí)更新,為傳統(tǒng)的檔案管理工作人員帶來(lái)新的能源與動(dòng)力,幫助他們更好地適應(yīng)現(xiàn)代化檔案管理工作的需求,把現(xiàn)今的信息科學(xué)技術(shù)融入傳統(tǒng)的檔案管理知識(shí)當(dāng)中,給老的檔案管理隊(duì)伍注入新血液。

（二）樹(shù)立起事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展意識(shí)?，F(xiàn)在,隨著新的思想觀念的不斷涌現(xiàn),隨著高新科學(xué)信息技術(shù)的不斷發(fā)展與應(yīng)用,檔案管理工作也必須與時(shí)俱進(jìn),尋找各種有效的途徑來(lái)優(yōu)化自我管理。由此可見(jiàn),為了促使事業(yè)單位的檔案管理工作能夠跟上時(shí)代的潮流,為了促進(jìn)其檔案管理工作的開(kāi)拓創(chuàng)新,必須要求事業(yè)單位的全體工作人員樹(shù)立起關(guān)于事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展意識(shí),從而實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的電子一體化管理目標(biāo),改變舊有的傳統(tǒng)檔案管理方式,推進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作的信息化與技術(shù)化的發(fā)展,促使事業(yè)單位的工作人員注重應(yīng)用新的信息技術(shù)與方法來(lái)實(shí)現(xiàn)其檔案管理工作的信息化建設(shè)。

（三）提高檔案工作的信息化水平。事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)人員應(yīng)當(dāng)從實(shí)際的發(fā)展需要出發(fā),注重提高本單位檔案管理工作的信息化水平,改善當(dāng)前的檔案管理設(shè)備,探索以更高效的手段來(lái)提高檔案管理的效率,從而為收藏和翻查檔案提供保障。為了實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案的安全性保障,事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)人員首先必須制定明確的相關(guān)制度與政策,同時(shí)把單位內(nèi)所有的檔案都進(jìn)行級(jí)別分類,對(duì)于電腦技術(shù)的運(yùn)用必須進(jìn)行加密保護(hù),還要注重電子檔案的保存工作,實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位內(nèi)部檔案的全面管理。

（四）建立完善的檔案管理制度。通過(guò)建立科學(xué)的檔案管理制度來(lái)對(duì)檔案管理的具體行為進(jìn)行約束,促進(jìn)檔案管理工作規(guī)范化。事業(yè)單位管理人員應(yīng)當(dāng)根據(jù)自身單位的發(fā)展情況來(lái)制定具有實(shí)際可行性的檔案管理制度,對(duì)檔案管理信息化的建設(shè)設(shè)定考核指標(biāo),通過(guò)獎(jiǎng)懲制度來(lái)激發(fā)員工們服務(wù)于檔案管理工作的積極性、主動(dòng)性。通過(guò)檔案管理制度的建立,有利于帶動(dòng)單位的全體員工關(guān)注檔案管理工作,增加員工對(duì)檔案管理工作的熱情。

三、結(jié)語(yǔ)

隨著社會(huì)的發(fā)展以及信息化的快速普及和進(jìn)步,事業(yè)單位檔案管理信息化勢(shì)在必行。為滿足現(xiàn)代社會(huì)的需求,充分開(kāi)發(fā)事業(yè)單位檔案信息資源,提高檔案的共享性,提高事業(yè)單位的辦事效率,事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)已經(jīng)成為事業(yè)單位必不可少的工作。檔案信息化管理具有管理方便、操作簡(jiǎn)單、共享性強(qiáng)、節(jié)約管理成本、工作效率高等優(yōu)點(diǎn)。在社會(huì)發(fā)展的新形勢(shì)下,加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)具有重要意義。

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