事業(yè)單位檔案管理的探索

文/山東省嘉祥縣民政局 商圣坤

事業(yè)單位檔案管理的探索

文/山東省嘉祥縣民政局 商圣坤

由于事業(yè)單位的服務(wù)性質(zhì)，所以檔案管理工作就受到了極大的關(guān)注。事業(yè)單位的檔案管理包括哪些內(nèi)容？存在哪些問題？創(chuàng)新和發(fā)展的思路在哪里？針對以上問題作者進(jìn)行了探索和分析。

事業(yè)單位；檔案管理；探索

事業(yè)單位的檔案管理對于事業(yè)單位的發(fā)展和全社會(huì)的信息服務(wù)有著非常重要的作用。因此，相關(guān)的管理人員要提高認(rèn)識，完善職責(zé)，培養(yǎng)專業(yè)的檔案管理人員。筆者就如何建立現(xiàn)代化的事業(yè)檔案管理體系，提高事業(yè)檔案管理的效率，提出幾點(diǎn)探索。

一、事業(yè)單位檔案管理的內(nèi)容

檔案管理工作非常復(fù)雜，包括對檔案的收集、整理、價(jià)值鑒定、保管、編目、檢索、統(tǒng)計(jì)、編輯和研究，并為相關(guān)的對象提供檔案的利用服務(wù)。其中，事業(yè)單位檔案的收集內(nèi)容就包括：1.上級下發(fā)的各類文件；2.發(fā)出的的各類文件；3.各部門工作計(jì)劃、規(guī)劃、總結(jié)、請示、報(bào)告、函復(fù)、文稿等；4.各種會(huì)議通知、會(huì)議記錄及會(huì)議紀(jì)要、講話文稿等；5.出具的或蓋章的信函、報(bào)表等；6.各類統(tǒng)計(jì)資料。檔案管理工作是將大量分散凌亂的的檔案進(jìn)行集中化、系統(tǒng)化、優(yōu)質(zhì)化以及廣泛化的整理，滿足社會(huì)對于檔案管理的要求。

二、事業(yè)單位檔案管理存在的問題及現(xiàn)狀

（一）管理制度混亂。事業(yè)單位檔案管理的首要問題就是檔案管理制度非?；靵y，很大一部分事業(yè)單位對檔案管理不夠重視，沒有建立相關(guān)的管理制度，有的雖然建立了管理制度，但是執(zhí)行力度非常差，制度常常流于形式。檔案管理人員的責(zé)任心也非常的差，大堆大堆的檔案在檔案室堆積如山，檔案的收集整理工作也不全面，丟失現(xiàn)象非常普遍。特別是一些外借的檔案，沒有履行相關(guān)的外借手續(xù)，有借無還的現(xiàn)象經(jīng)常存在，也有很多人鉆檔案制度管理的空子，私自對檔案中的數(shù)據(jù)進(jìn)行涂改，嚴(yán)重?fù)p害了檔案的真實(shí)性。

（二）利用率非常低。在我國事業(yè)單位的檔案管理過程中，出現(xiàn)了重收藏輕利用的局面，非常重視對檔案的歸類和收藏，但是對于檔案的利用價(jià)值卻沒有很好地宣傳，所以即使是單位的員工，對于檔案的利用效益都不夠了解。

（三）檔案管理手段非常落后。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及提高了人們處理信息的效率，因此，非常普遍的運(yùn)用在日常的生活與辦公過程中，它的管理手段也在不斷地進(jìn)步，遺憾的是，大部分事業(yè)單位并沒有積極地將這項(xiàng)技術(shù)引入日常的檔案管理過程中去，依然采用人工管理的手段，檔案管理的效率非常低，出錯(cuò)率也非常的高。

（四）缺乏專業(yè)的檔案管理人員。知識結(jié)構(gòu)的不合理是一方面，檔案管理人員素質(zhì)不高的另一方面表現(xiàn)在他們的工作態(tài)度上，由于上級管理人員對于檔案管理工作重視程度不夠，很多管理人員工作積極性也不夠高，工作態(tài)度消極散漫，人浮于事，極大地降低了檔案管理工作的效率，影響了檔案管理信息的收

集與處理。

三、事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新思路

（一）提高認(rèn)識，完善職責(zé)。在事業(yè)單位檔案管理工作中，單位領(lǐng)導(dǎo)作為檔案管理工作的直接策劃與管理者，其對人事檔案管理工作的重視程度，直接影響著人事檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展水平。因此，為了進(jìn)一步做好人事檔案管理工作，提高事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)對認(rèn)識檔案管理工作的重視度，顯得尤為重要。具體可從以下幾個(gè)方面入手：首先，在日常工作中，單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該將檔案管理放在檔案干部隊(duì)伍建設(shè)的高度來對待，將其納入議事日程中。其次，建立專門的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，定期對檔案管理工作進(jìn)行檢查、指導(dǎo)以及監(jiān)督，以此做到及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，解決問題。再次，建立檔案管理考核機(jī)制，對檔案工作實(shí)施定量定性考核，從而進(jìn)一步推動(dòng)檔案工作向制度化、規(guī)范化、科學(xué)化發(fā)展。要使事業(yè)單位的檔案管理制度有條不紊地進(jìn)行。

（二）培養(yǎng)專業(yè)的事業(yè)單位檔案管理人員。首先要為單位招納業(yè)務(wù)技術(shù)過硬的管理人才。其次，要加強(qiáng)對管理人員的崗前培訓(xùn)，使他們能夠更好地熟悉和處理相關(guān)的管理工作。培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)該分為兩個(gè)部分：一要加強(qiáng)其專業(yè)領(lǐng)域方面的培訓(xùn)，結(jié)合事業(yè)單位具體的工作，使理論知識能夠與實(shí)際工作很好地結(jié)合。二要加強(qiáng)對其工作態(tài)度的培養(yǎng)，改變以往做一天和尚敲一天鐘的工作心態(tài)，將激勵(lì)機(jī)制引入檔案管理工作中，提高他們的工作積極性。

（三）建立現(xiàn)代化的事業(yè)單位檔案管理體系。加強(qiáng)對事業(yè)單位檔案創(chuàng)新性管理的一個(gè)非常重要的內(nèi)容，就是將計(jì)算機(jī)技術(shù)引入管理過程中，提高管理工作的準(zhǔn)確性，從而使檔案管理適應(yīng)現(xiàn)代化的發(fā)展。在檔案管理過程中引入計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，還必須要加強(qiáng)對管理人員的培訓(xùn)，強(qiáng)化他們信息化技術(shù)操作手段，使他們能夠熟練地運(yùn)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，完成檔案管理的自動(dòng)化和電子化處理。

（四）建立事業(yè)單位檔案管理自動(dòng)化。事業(yè)單位檔案管理信息自動(dòng)化的內(nèi)涵包括檔案工作的各個(gè)方面和各個(gè)環(huán)節(jié)，其中首要的是檔案業(yè)務(wù)要規(guī)范，事業(yè)單位檔案管理自動(dòng)化標(biāo)準(zhǔn)要建立健全和真正實(shí)施。事業(yè)單位檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范本身也是一個(gè)系統(tǒng)工程，要推進(jìn)事業(yè)單位檔案管理自動(dòng)化建設(shè)，必須抓好檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，掌握好兩者相輔相成、互相促進(jìn)的辯證關(guān)系。在進(jìn)行事業(yè)單位檔案管理自動(dòng)化的過程中，領(lǐng)導(dǎo)者的自動(dòng)化意識和知識水平可以說是非常重要的決定性因素。事業(yè)單位要積極引進(jìn)檔案管理的自動(dòng)化管理系統(tǒng)，吸引自動(dòng)化相關(guān)的人才，并積極提高領(lǐng)導(dǎo)者的自動(dòng)化意識和知識水平，從而推動(dòng)我國事業(yè)單位檔案管理的自動(dòng)化進(jìn)程。