淺談創(chuàng)新發(fā)展信息時代檔案管理

文/四平市急救中心 范立梅

淺談創(chuàng)新發(fā)展信息時代檔案管理

文/四平市急救中心 范立梅

本文論述了信息時代檔案管理工作的內容；信息時代檔案工作的性質和特點；檔案管理創(chuàng)新存在的問題；信息時代檔案管理的途徑。

檔案管理；創(chuàng)新發(fā)展；信息時代

目前，各企事業(yè)單位中的檔案管理技術不斷地信息化，逐漸由傳統(tǒng)的紙質檔案管理到現(xiàn)階段的電子檔案管理模式過渡。加強檔案管理工作的信息化，提高檔案管理工作的技術水平，加強相關人才的培養(yǎng)，是做好信息時代檔案工作的重要內容。檔案管理部門及有關人員應充分認清這一形勢，從檔案管理的實際出發(fā)，采取有效措施推進檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展。

一、信息時代檔案管理工作的內容

在信息時代，檔案管理工作發(fā)生了很大的變化，計算機技術已經(jīng)融入檔案管理工作當中，檔案管理工作將以往的紙質材料和實體轉變?yōu)殡娮游募?，進行統(tǒng)一的管理、存儲、檢索等操作。利用先進的網(wǎng)絡技術，實現(xiàn)了信息資源的共享，有效地提高了檔案管理工作的效率。信息時代，檔案管理工作的主要內容包括：檔案管理設備建設、檔案信息資源建設、檔案信息化和規(guī)范化管理、檔案信息化網(wǎng)絡建設、信息化檔案管理人才的培養(yǎng)等內容。

二、信息時代檔案工作的性質和特點

（一）檔案工作的管理性。檔案工作是一項專門的事業(yè)，面對的是各種載體和各項內容的檔案事物，而不是對現(xiàn)成的簡單的物件進行保管。檔案工作者需要對數(shù)量龐大、情況復雜的檔案進行研究、考證和科學化、現(xiàn)代化管理。檔案工作的各環(huán)節(jié)都要在研究的基礎上進行，按科學的方法管理檔案。因此，檔案工作是一項科學性、技術性很強的管理工作。

（二）檔案工作的服務性。檔案部門管理檔案是為了滿足人們對檔案利用的社會需要，是為各項工作創(chuàng)造條件而提供檔案信息服務的。從總的檔案工作來講，它是通過管理和提供檔案這種特定方式，為當前的和長遠的各項工作服務；從特定部門和一個單位的檔案工作來看，它是為機關工作創(chuàng)造條件而提供檔案資料服務的。檔案工作雖然也是一項研究性工作，但是檔案部門研究檔案、進行編著等活動，其主要目的還是為了創(chuàng)造更好的服務條件。

三、檔案管理創(chuàng)新是時代發(fā)展的必然要求

（一）信息內容的豐富化。隨著人類社會的發(fā)展與進步，人們對客觀世界的認識也在不斷深入，檔案信息資源的內容得到了極大的豐富，傳統(tǒng)的檔案管理模式已無法跟上時代發(fā)展的腳步，只有追求創(chuàng)新并最終實現(xiàn)創(chuàng)新，才能滿足當前檔案管理工作的新要求。

（二）信息載體的信息化。信息技術是信息時代最重要、最先進的科技研究成果之一，也是推動包括檔案管理在內的人類社會各個領域變革的強勁動力。充分利用信息技術，搭建檔案管理的信息平臺，是實現(xiàn)當前檔案管理工作創(chuàng)新發(fā)展的技術優(yōu)勢。

四、檔案管理創(chuàng)新存在的問題

（一）檔案管理創(chuàng)新意識不強。意識是行動的先導，這就要求，一方面，相對于行動，意識應當更加客觀、成熟和完善。另一方面，意識應當先于行動。具體到檔案管理領域，檔案管理部門及有關人員應當具有創(chuàng)新檔案管理工作的意識，并能夠以此來引導檔案管理創(chuàng)新的行動。但現(xiàn)實情況是，部分領導并沒有充分認識到檔案管理創(chuàng)新的重要性和迫切性，在檔案管理創(chuàng)新進程中只是被“推著走”的；還有相當一部分的檔案管理工作者也只關注自身職責范圍之內的具體工作，從未跳出藩籬，從更全面更深入的角度來對這項工作進行思考，導致檔案管理陷入“行動”帶著“意識”前行的尷尬局面。

（二）檔案管理制度亟待完善。檔案管理制度亟待完善，一方面，是當前各個檔案管理部門大多在沿用以往的檔案管理制度，這些檔案管理制度難以對新階段、新形勢下的檔案管理工作產生積極的指導作用；另一方面，是原有的檔案管理制度本身就存在一定的缺失。

五、信息時代檔案管理的途徑

（一）加強檔案管理信息化資源開發(fā)與利用。在信息化的時代形勢下，加強檔案信息管理工作的開發(fā)與利用是基礎內容。只有加強檔案信息資源的開發(fā)與利用，才能有效地保證檔案管理工作的信息化。在進行檔案信息資源開發(fā)時，要對檔案信息進行科學合理的分類與整理，將信息集成化，系統(tǒng)化，采用統(tǒng)一的管理模式，減少信息分散程度，利用計算機技術與網(wǎng)絡技術，實現(xiàn)檔案信息的高效利用。

（二）加強檔案管理信息化基礎設施建設。檔案信息化工作中，基礎硬件建設是整體信息時代檔案管理工作的重要內容。只有加強檔案信息化基礎設施的建設，才能有效地保證檔案信息的存儲容量、處理效率與安全性。在檔案管理部門進行資金調度時，要充分考慮到檔案管理工作的重要性，對現(xiàn)有檔案管理基礎設備進行改進與維護，建立科學合理的檔案信息化設施，做好信息時代的檔案管理工作。

（三）加強檔案信息化的安全意識。檔案信息的安全是檔案管理工作中的重要內容，只有保證檔案信息的安全性與可靠性，才能保證網(wǎng)絡環(huán)境下，檔案管理工作的實際效果，從而有效地提供一個安全可靠的檔案信息服務的平臺。在檔案信息的管理上，要加強計算機網(wǎng)絡的安全，做好網(wǎng)絡防火墻，避免黑客入侵和數(shù)據(jù)損失。