從高校報賬難談財務(wù)服務(wù)管理方式的改進(jìn)

東北大學(xué) 陳靜

隨著高等教育改革的深入推進(jìn)，高校辦學(xué)規(guī)模不斷擴(kuò)大，教育經(jīng)費持續(xù)增長，高校財務(wù)活動空間不斷擴(kuò)展，財務(wù)活動內(nèi)容不斷豐富，使得高校普遍出現(xiàn)了報賬難的問題。面對這種狀況，不僅師生不滿意，財務(wù)工作人員也苦不堪言。筆者以高校報賬難這個現(xiàn)象為切入點，通過在高校財務(wù)工作多年的切身經(jīng)驗和對高校財務(wù)調(diào)研的基礎(chǔ)上，剖析問題根源，以服務(wù)為導(dǎo)向，對高校財務(wù)的服務(wù)管理方式進(jìn)行改進(jìn)，以期對高校財務(wù)實際工作有所借鑒。

一、高校財務(wù)報賬難問題根源

(一)經(jīng)費來源多樣化，業(yè)務(wù)類型復(fù)雜化，造成會計核算規(guī)模增大，難度提高

目前，高校經(jīng)費主要來源包括：財政撥款、學(xué)費收入、科研經(jīng)費撥款、橫向科研經(jīng)費、社會捐贈、產(chǎn)業(yè)收入、社會服務(wù)創(chuàng)收等。不同經(jīng)費來源，直接導(dǎo)致各類經(jīng)費的使用范圍、核算要求不同。同時各高校大型基建項目開展、橫向科研合作、境外學(xué)術(shù)交流不斷增加，加之各種規(guī)章制度、法律文件的快速更新，導(dǎo)致會計核算業(yè)務(wù)類型日益復(fù)雜化，使得會計核算規(guī)模增大，難度提高，對高校財務(wù)人員的數(shù)量和業(yè)務(wù)能力要求也隨之提高，而實際情況則是明顯不相匹配。

(二)對報銷的財務(wù)規(guī)范流程掌握上存在信息不對稱

高校財務(wù)工作具有很強(qiáng)的專業(yè)性，財務(wù)報銷人員必須依照相關(guān)的法律法規(guī)及具體解釋，嚴(yán)格執(zhí)行學(xué)校財務(wù)工作規(guī)范和業(yè)務(wù)流程，審核經(jīng)費審批手續(xù)，審核經(jīng)費來源，審核經(jīng)費開支范圍和開支標(biāo)準(zhǔn)，審核原始憑證，并編制記賬憑證。而作為服務(wù)對象，包括有些審批人，對財務(wù)報銷的規(guī)章制度、經(jīng)費的開支范圍知之甚少，甚至對于橫向科研經(jīng)費，不少老師存在錯誤思想，認(rèn)為經(jīng)費是老師辛苦勞動所得，是自己的錢，可以自由支配，可以用于個人消費列支。正是由于這種信息不對稱，造成報賬人經(jīng)常由于報銷票據(jù)不合規(guī)、手續(xù)不全而多次往返，經(jīng)常引發(fā)矛盾，嚴(yán)重影響報銷效率。

(三)報銷時間過于集中

圖1-1 2013年某高校各月會計憑證制單量比較折線圖

圖1-2 2014年某高校各月會計憑證制單量比較折線圖

圖1-1、圖1-2是筆者所在高校2013年、2014年各月份會計制單數(shù)量折線圖。從特殊到一般，基本所有高校都存在各月份報銷量嚴(yán)重分布不均的情況，基本體現(xiàn)在年末報銷量激增，加之，高校財務(wù)年末的決算工作和年初預(yù)算工作，財務(wù)人員通常處于高強(qiáng)度、超負(fù)荷的連續(xù)加班狀態(tài)。出現(xiàn)這種情況，筆者分析，主要原因有三：1.年末是本年度發(fā)票報銷截止時間；2.年末科研項目結(jié)題集中；3.部分項目預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度未達(dá)標(biāo)。

(四)財務(wù)系統(tǒng)設(shè)置不夠完善，預(yù)算控制不夠細(xì)化，造成大量調(diào)賬。

高校財務(wù)各類經(jīng)費開支范圍和標(biāo)準(zhǔn)都不相同，由于財務(wù)系統(tǒng)設(shè)置的不完善，使得預(yù)算控制出現(xiàn)偏差，造成部分會計科目的預(yù)算執(zhí)行超標(biāo)，或不符合相關(guān)支出要求，造成后續(xù)大量的調(diào)賬工作。

二、財務(wù)服務(wù)管理方式的改進(jìn)

(一)改進(jìn)網(wǎng)絡(luò)報銷模式，實現(xiàn)遠(yuǎn)程操作和無紙化網(wǎng)上審批。

圖2-1 某高校網(wǎng)絡(luò)報銷業(yè)務(wù)流程

目前，部分高校已經(jīng)開始應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)報銷，以筆者所在學(xué)校為例，其流程如圖2-1所示。網(wǎng)絡(luò)報銷具有幾點優(yōu)勢：一是有效減少面對面報銷數(shù)量，減輕前臺報賬壓力。二是報銷人在報銷過程中完成網(wǎng)上錄入，需要對票據(jù)內(nèi)容進(jìn)行分類，并對各類支出的金額進(jìn)行計算，同時完成對公或?qū)λ睫D(zhuǎn)賬內(nèi)容的填寫。雖然由于報銷人財務(wù)知識的局限，網(wǎng)絡(luò)錄入的內(nèi)容不一定正確，但其完成了報銷過程中原本由財務(wù)人員完成的部分工作，財務(wù)人員只需要進(jìn)行審核修改，大大減少了財務(wù)人員的工作量，極大的提高了工作效率。三是對于報銷人，網(wǎng)絡(luò)報銷開辟了新的報銷渠道，減少了排隊等待的時間成本，有效緩解報銷高峰期報賬難的狀況。

圖2-1所示的網(wǎng)絡(luò)報銷方式在筆者所在學(xué)校運(yùn)行一年多來，網(wǎng)絡(luò)報銷占比迅速提高，已達(dá)到報銷總量的60%左右。在此基礎(chǔ)上，根據(jù)網(wǎng)絡(luò)投遞報銷的運(yùn)行效果以及出現(xiàn)的一些問題，筆者提出網(wǎng)絡(luò)報銷方式的改進(jìn)流程。如圖2-2所示。

圖2-2 財務(wù)網(wǎng)絡(luò)報銷業(yè)務(wù)流程改進(jìn)方案

改進(jìn)方案優(yōu)勢：一是引入了經(jīng)費負(fù)責(zé)人網(wǎng)上審批功能，不但可以減少報銷人找經(jīng)費負(fù)責(zé)人面對面審批的環(huán)節(jié)，也使經(jīng)費負(fù)責(zé)人可以根據(jù)自己的時間安排完成財務(wù)報銷審核審批工作，而避免每天不定時被各類報銷審批占用大量的時間。二是網(wǎng)絡(luò)報銷單根據(jù)流轉(zhuǎn)號直接分配至具體的財務(wù)人員手里，并由該財務(wù)人員負(fù)責(zé)到底，根據(jù)票據(jù)影像進(jìn)行審核，并修改系統(tǒng)自動生成的記賬憑證，然后對報銷人發(fā)出通知，由報銷人將真實票據(jù)送至財務(wù)人員，并由財務(wù)人員核對，與網(wǎng)上報銷影像一致，則打印記賬憑證。這種方式減少了原模式下集中接單預(yù)審再分配的環(huán)節(jié)，有效緩解了由此造成的排隊現(xiàn)象。同時，由于系統(tǒng)自動分配至具體財務(wù)人員，并由具體財務(wù)人員負(fù)責(zé)到底，避免了集中接單手工分配造成的票據(jù)丟失和無法追蹤。

(二)改進(jìn)支付方式，全面推行無現(xiàn)金支付。

無現(xiàn)金支付方式既可作為網(wǎng)絡(luò)報銷的重要環(huán)節(jié)，也可應(yīng)用在面對面財務(wù)報銷上；既可完成對個人賬戶的轉(zhuǎn)賬，也可以完成對公匯款。無現(xiàn)金支付方式大大減輕了高校財務(wù)報銷的現(xiàn)金窗口壓力，也為網(wǎng)絡(luò)報銷方式的實現(xiàn)提供了必要的技術(shù)支持。提高財務(wù)報銷效率，全面推行無現(xiàn)金支付是必然之舉，但結(jié)合無現(xiàn)金報賬出現(xiàn)的問題，筆者認(rèn)為在無現(xiàn)金支付的環(huán)節(jié)應(yīng)增加必要的控制功能，如大額資金和批量支付的審批簽署功能，以確保無現(xiàn)金支付的準(zhǔn)確性。

(三)完善財務(wù)預(yù)算制度，發(fā)揮預(yù)算的控制監(jiān)督作用。

預(yù)算系統(tǒng)是會計信息管理系統(tǒng)的一個核心部分，不同種類的項目由于經(jīng)費來源不同，造成經(jīng)費的開支范圍和開支標(biāo)準(zhǔn)都不一定相同，財務(wù)預(yù)算系統(tǒng)根據(jù)這些要求，通過細(xì)化各項目下各科目的預(yù)算指標(biāo)，并對財務(wù)報銷系統(tǒng)進(jìn)行嚴(yán)格的預(yù)算控制和監(jiān)督，將有效避免部分預(yù)算執(zhí)行超標(biāo)或不符合支出要求，而造成后續(xù)繁瑣的調(diào)賬工作。

(四)建立財務(wù)與服務(wù)對象的信息溝通及合作平臺

在高校財務(wù)信息系統(tǒng)里增設(shè)財務(wù)法規(guī)庫模塊、業(yè)務(wù)流程知道模塊、項目查詢模塊、財務(wù)問題咨詢模塊等。在各學(xué)院和各行政部門設(shè)立專兼職的財務(wù)秘書，并定期培訓(xùn)。通過財務(wù)秘書集中辦理各部門的財務(wù)業(yè)務(wù)。財務(wù)部門下設(shè)專業(yè)的科研服務(wù)機(jī)構(gòu)，利用財務(wù)專業(yè)知識，與科研管理部門一同參與科研項目管理全過程中，對項目的申請、預(yù)算編制、中期管理、結(jié)題工作提供財務(wù)專業(yè)指導(dǎo)。這種方式，可提升財務(wù)的服務(wù)職能，同時，彌補(bǔ)科研專業(yè)人員財務(wù)知識的不足，提高科研管理水平和效率，更好促進(jìn)高校科研事業(yè)的良性發(fā)展。

三、結(jié)束語

通過完成上述財務(wù)服務(wù)管理方式的改進(jìn)，筆者相信高校財務(wù)報賬難的問題會得到根本解決，高校財務(wù)服務(wù)管理水平會得到很大提升，更好地為高校各項事業(yè)發(fā)展服務(wù)。

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