加強(qiáng)機(jī)關(guān)文書檔案管理水平之我見

文/浙江省淳安縣規(guī)劃局 余月英

一直以來，文書檔案都是國家檔案的核心組成，它記載了各個(gè)單位的發(fā)展歷程，是對基本建設(shè)、問題處理以及領(lǐng)導(dǎo)決策等方面的客觀反映。作為機(jī)關(guān)的基礎(chǔ)性工作，文書檔案管理是一切管理工作開展的基礎(chǔ)。

一、機(jī)關(guān)文書檔案管理存在的問題

（一）難以判斷電子檔案的原始性。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案可以通過載體、形式以及內(nèi)容來表現(xiàn)，也可以通過紙張、字跡、印跡、字體等方面對其原始性加以判斷。但是電子形式的出現(xiàn)將原本的實(shí)態(tài)轉(zhuǎn)變?yōu)樘搼B(tài)，已經(jīng)缺少了“紙質(zhì)原始狀態(tài)”，由于其生成、傳輸、接受的狀態(tài)完全一致，因此也很難對其原始性加以辨別。

（二）文書檔案資料收集不及時(shí)、不健全。隨著社會(huì)的發(fā)展，業(yè)務(wù)性較強(qiáng)的機(jī)關(guān)部門，由于形成的業(yè)務(wù)檔案量大，且日常收集、整理、數(shù)字化處理、查借閱工作量大，業(yè)務(wù)檔案在機(jī)關(guān)行政管理過程中的現(xiàn)實(shí)性作用突出，都實(shí)行辦文與辦檔相分離的檔案管理模式，即機(jī)關(guān)綜合辦公室負(fù)責(zé)公文收發(fā)流轉(zhuǎn)的工作人員與機(jī)關(guān)專職檔案管理人員相分離，檔案人員安排在機(jī)關(guān)信息中心專門負(fù)責(zé)機(jī)關(guān)的檔案管理。專職檔案人員不參與機(jī)關(guān)文書的日常流轉(zhuǎn)，各個(gè)業(yè)務(wù)科室又各自為陣，使得在收集與整理檔案材料時(shí)難以做到真正地周全考慮。出現(xiàn)檔案管理“輕文書、重業(yè)務(wù)”的情況，每年一次向檔案部門移送文書時(shí)才發(fā)現(xiàn)個(gè)別公文不知去向，造成“缺米下鍋”，管理被動(dòng)。

（三）辦文人員檔案管理意識不強(qiáng)。雖然機(jī)關(guān)部門針對檔案管理工作也出臺了多項(xiàng)制度，但是在實(shí)際的操作中，卻無法將制度作用完美地發(fā)揮出來。究其原因：第一，文書部門辦文人員未經(jīng)過專業(yè)的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，由于綜合辦公室負(fù)責(zé)公文收發(fā)流轉(zhuǎn)的工作人員本身對檔案法律法規(guī)以及檔案知識的缺乏，在公文流轉(zhuǎn)過程中不能及時(shí)收回需要存檔案的文件材料。第二，機(jī)關(guān)各科室的檔案聯(lián)絡(luò)員發(fā)揮作用不明顯，一般工作人員更是缺乏檔案意識，個(gè)別員工為了方便，長期借用具有參考價(jià)值的部分文件，這樣很容易造成部分檔案的缺失。這不僅對檔案的完整性產(chǎn)生影響，同時(shí)也會(huì)影響檔案的挖掘與利用，影響到日常服務(wù)工作的順利開展。第三，一些領(lǐng)導(dǎo)干部對于公文存檔要求的重要性認(rèn)識不夠，在文件行文簽發(fā)、修改時(shí)隨意用鉛筆、圓珠筆等現(xiàn)象還是存在，造成一些重要內(nèi)容出現(xiàn)行文不規(guī)范、資料殘缺的現(xiàn)象，最終影響檔案的保存壽命。

二、機(jī)關(guān)文書檔案管理的有效途徑

（一）機(jī)關(guān)應(yīng)定時(shí)開展檔案教育培訓(xùn)，提高文書處理人員的檔案管理素質(zhì)。想要實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)文書檔案科學(xué)化管理，負(fù)責(zé)公文流轉(zhuǎn)的文書處理人員的素質(zhì)能力必須做到與時(shí)俱進(jìn)。第一，擁有現(xiàn)代化的專業(yè)管理技能。注重業(yè)務(wù)素質(zhì)的同時(shí)，也要懂得計(jì)算機(jī)知識的合理運(yùn)用。第二，保持良好的政治素質(zhì)。機(jī)關(guān)文書檔案工作擁有極強(qiáng)的政治性，所以檔案管理人員應(yīng)該擁有明確的政治方向、高度的責(zé)任感以及鮮明的政治立場，能夠懂得樂于奉獻(xiàn)、勤奮敬業(yè)的精神。第三，保持良好的職業(yè)道德與責(zé)任意識。作為檔案管理人員，需要認(rèn)識到機(jī)關(guān)文書檔案是一項(xiàng)嚴(yán)肅而又光榮的任務(wù)，需要嚴(yán)謹(jǐn)?shù)淖饔?、一絲不茍的態(tài)度才能將其完善，文件進(jìn)柜不是目的，要懂得端正服務(wù)態(tài)度、增強(qiáng)服務(wù)意識，最終達(dá)到提升服務(wù)質(zhì)量，利用服務(wù)作出貢獻(xiàn)的目的。

（二）加強(qiáng)檔案法律法規(guī)的宣傳貫徹，健全機(jī)關(guān)檔案管理制度。加強(qiáng)對《中華人民共和國檔案法》《機(jī)關(guān)檔案工作條例》《檔案管理違法違紀(jì)行為處分規(guī)定》《電子公文歸檔管理暫行辦法》等檔案法律法規(guī)和機(jī)關(guān)文書檔案工作現(xiàn)實(shí)意義的宣傳，讓機(jī)關(guān)單位領(lǐng)導(dǎo)干部和工作人員認(rèn)識到檔案管理的重要性，提升廣大職工對檔案管理工作參與的自覺性、積極性，做到按時(shí)上交文檔資料。專職檔案人員加強(qiáng)與機(jī)關(guān)綜合辦文部門的聯(lián)絡(luò)，在業(yè)務(wù)檔案一月一次移交的同時(shí)，加強(qiáng)文書資料的日常監(jiān)管。改一年一度被動(dòng)接收文書資料為一月或一季定期核實(shí)辦文與收存情況，對于無法立即收集的資料，監(jiān)督辦文人員做好交接與登記處理，這樣才能落實(shí)所掌握的資料，以便后期將其歸檔。

（三）健全機(jī)關(guān)檔案工作組織網(wǎng)絡(luò)。健全機(jī)關(guān)文書檔案工作組織網(wǎng)絡(luò)，就應(yīng)該不斷地創(chuàng)新檔案管理體制，闖出新思路，以便更好地服務(wù)機(jī)關(guān)內(nèi)部工作。在文書檔案之中，工作組織網(wǎng)絡(luò)健全是首要條件，以往的文書檔案管理工作過于簡單、刻板，也沒有相應(yīng)的“網(wǎng)絡(luò)”來加以支撐，使得其管理的潛能無法得到發(fā)揮。面對這樣的情況，就需要健全機(jī)關(guān)檔案工作的組織網(wǎng)絡(luò)，并在“網(wǎng)絡(luò)”內(nèi)部做到層層落實(shí)，切實(shí)執(zhí)行，就能夠提升管理質(zhì)量。健全“網(wǎng)絡(luò)”，需要將重點(diǎn)放置于“活”字上，能夠懂得通過網(wǎng)絡(luò)來挖掘其內(nèi)在價(jià)值，真正地將材料細(xì)化、活化，找準(zhǔn)檔案與機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作的切入點(diǎn)與結(jié)合點(diǎn)，最終實(shí)現(xiàn)信息化文書檔案管理。

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