企業(yè)合同執(zhí)行風(fēng)險管理機(jī)制

摘 要：合同管理是企業(yè)眾多重要管理環(huán)節(jié)之一，加強(qiáng)合同的風(fēng)險管理是保障企業(yè)利益的重要手段之一。隨著公司經(jīng)營業(yè)務(wù)的迅速發(fā)展以及合同年增長量的不斷提高，合同管理的難度和工作量逐步加大，為提高合同審核效率，進(jìn)一步完善和規(guī)范合同審批流程，明確合同審核流程中每個層級、節(jié)點(diǎn)的審核責(zé)任，加強(qiáng)合同管理的內(nèi)部控制以及滿足監(jiān)管需要，避免因合同糾紛等相關(guān)問題所帶來的法律風(fēng)險。

關(guān)鍵詞：合同管理；風(fēng)險；審批

一、企業(yè)合同管理特點(diǎn)

1.管理特點(diǎn)

合同管理的過程就是防范和控制風(fēng)險的過程，大部分企業(yè)的合同管理具有管理時間長、參與管理的機(jī)構(gòu)和人員多、管理手段多樣性等特點(diǎn)，企業(yè)的合同風(fēng)險主要包括合同主體風(fēng)險、合同程序風(fēng)險、合同內(nèi)容風(fēng)險、合同履行風(fēng)險.企業(yè)合同風(fēng)險是由企業(yè)對合同風(fēng)險的認(rèn)識不足，合同風(fēng)險管理的意識不強(qiáng)；合同管理人員缺乏專業(yè)知識，綜合素質(zhì)不高；合同風(fēng)險管理制度不完善；合同風(fēng)險管理機(jī)制不健全，管理手段落后等幾個方面的原因造成的.企業(yè)合同風(fēng)險管理應(yīng)根據(jù)合同履行的進(jìn)展分為事前管理、事中管理、事后管理三個環(huán)節(jié)，我們不應(yīng)該僅盯著合同的簽署，同時也需要關(guān)注合同的后續(xù)環(huán)節(jié)。

2.財務(wù)公司合同審查

根據(jù)京能財務(wù)《合同管理規(guī)定》中關(guān)于合同簽訂事宜中，合同簽訂程序包括：意向接觸、盡職調(diào)查、合同談判、合同文本擬定和備案、合同審核、合同審批、合同簽署、合同蓋章直至最后歸檔。

（1）合同經(jīng)辦人在填寫《合同審批單》中的基礎(chǔ)信息時，偶爾發(fā)現(xiàn)會有相關(guān)支持性文件遺漏、或者填寫不完整的現(xiàn)象產(chǎn)生，主要包括指與合同內(nèi)容相關(guān)的簽報、法律審核管理表、制式合同備案表等。

（2）合同簽訂日期與法務(wù)崗審查日期不一致，這一現(xiàn)象主要由于成員單位用款較為突然，往往提前進(jìn)行資金撥付，后簽訂合同。

（3）合同交付歸檔時間較長，合同往往在履行完審查手續(xù)后，經(jīng)辦部門并未及時交付合同原件至公司法務(wù)崗，造成和合同歸檔時間較長，造成催繳現(xiàn)象產(chǎn)生，影響整體合同歸檔工作進(jìn)度。

二、風(fēng)險來源

企業(yè)合同管理中的風(fēng)險種類根據(jù)風(fēng)險源的不同一般有兩種情況，一是來自企業(yè)外部的風(fēng)險：主要表現(xiàn)在企業(yè)的經(jīng)營活動受國家法律環(huán)境、政策環(huán)境的影響；二是企業(yè)內(nèi)部管理風(fēng)險：主要是決策風(fēng)險、操作風(fēng)險以及財務(wù)風(fēng)險等，企業(yè)具體為：

（1）客戶風(fēng)險?？蛻麸L(fēng)險是由于客戶原因造成的風(fēng)險，如客戶未按規(guī)定履行合同的相關(guān)義務(wù)造成違約而形成的信用風(fēng)險，

（2）決策風(fēng)險。決策風(fēng)險是指在合同項(xiàng)目決策過程中的風(fēng)險。如，因重大事項(xiàng)、重大資金等重要事項(xiàng)的決策意見而發(fā)生的風(fēng)險。

（3）操作風(fēng)險。操作風(fēng)險是指在合同執(zhí)行過程中發(fā)生的風(fēng)險，主要是有關(guān)內(nèi)容、資金等方面的原因引起的。

三、建立合同執(zhí)行風(fēng)險管理機(jī)制的目標(biāo)

1.總體目標(biāo)

（1）確保將合同風(fēng)險控制可承受的范圍內(nèi)；

（2）確保合法合規(guī)，遵守有關(guān)法律法規(guī)；

（3）保證公司0合同糾紛；

（4）保證公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)穩(wěn)健運(yùn)行；

（5）確保合同風(fēng)險得到及時糾正。

2.具體目標(biāo)

變被動管理為主動管理，突破當(dāng)前以內(nèi)控監(jiān)督檢查帶動內(nèi)控體系文件修訂的管理方式。建立內(nèi)控環(huán)境變化反映及時性、風(fēng)險評估常態(tài)化、控制活動流程科學(xué)有效維護(hù)、信息在公司內(nèi)、外部有效溝通，并通過定期的自我評價檢驗(yàn)內(nèi)控有效性的動態(tài)化管理機(jī)制。通過合理、適用、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膬?nèi)控流程設(shè)計，和對控制活動的嚴(yán)格執(zhí)行和檢查，保證公司始終處于安全、穩(wěn)定的經(jīng)營狀態(tài)。

四、如何提升合同管理方法

1.動態(tài)關(guān)注

動態(tài)關(guān)注就是隨時關(guān)注合同執(zhí)行中產(chǎn)生的情況變化，尤其需要掌握對公司不利的變化，如因存貸款利率發(fā)生調(diào)整，成員單位發(fā)出合同利率變更邀請，公司在同意其申請后，需要及時對合同要素進(jìn)行修改、變更、補(bǔ)充、作廢終止。往往一個數(shù)字的變更就會引起大量的連鎖變更，各部門之間的協(xié)同工作也是相當(dāng)主要的，信息的傳遞也要進(jìn)行動態(tài)更新，若合同發(fā)生變化，而并未提出發(fā)現(xiàn)問題，則可能導(dǎo)致后面發(fā)生費(fèi)用索賠時無法追溯源頭，造成合同糾紛產(chǎn)生。

因此各方面在加強(qiáng)合同管理的同時，合同風(fēng)險可由各方進(jìn)行相關(guān)分?jǐn)偂＜皶r了解合同所處的情況是防范企業(yè)法律風(fēng)險的基礎(chǔ)性工作，沒有了解所處情況，何談防范，動態(tài)關(guān)注合同管理中第一道風(fēng)險屏障。

2.合同電子化

對于企業(yè)日常經(jīng)濟(jì)活動中大量合同是屬于一般合同這個現(xiàn)狀，為提高時效，應(yīng)采取“流程”管理的方式，即主要應(yīng)以優(yōu)化企業(yè)的業(yè)務(wù)流程、建立風(fēng)險管理制度和建立風(fēng)險監(jiān)控機(jī)制等方面加強(qiáng)管理。

隨著公司業(yè)務(wù)的的迅速發(fā)展，業(yè)務(wù)量不斷增加，業(yè)務(wù)種類繁多，傳統(tǒng)的老式合同管理方法無法滿足現(xiàn)代合同管理的需要，極易產(chǎn)生合同丟失，查閱不便等現(xiàn)象產(chǎn)生，造成內(nèi)控體系缺失與不完善，為提高合同審核效率，進(jìn)一步完善和規(guī)范合同審批流程，明確合同審核流程中每個層級、節(jié)點(diǎn)的審核責(zé)任，加強(qiáng)合同管理的內(nèi)部控制和監(jiān)管，企業(yè)應(yīng)該通過搭建網(wǎng)上審批合同平臺，并與ERP和0A系統(tǒng)對接實(shí)現(xiàn)合同審核電子化，即合同審查由紙質(zhì)審核流程，變?yōu)榫W(wǎng)上審核流程。

全面推行閉環(huán)管理從合同管理的組織制定、履行跟蹤、推行合同管理的電子化、格式化、程序化、全程化、專業(yè)化，實(shí)現(xiàn)合同簽訂、履行和支付全面的風(fēng)險管理。建立完善的檔案保管機(jī)制，應(yīng)做到全程資料齊全、有書面資料可供查詢。檔案的查閱、借用、復(fù)制是否建立相關(guān)臺賬等。

3.發(fā)揮崗位把關(guān)作用

即合同主辦部門的初審以及合同管理部門的再審作用，合同主辦部門作好簽約對象的主體資質(zhì)初審，因公司大部分合同簽訂對象為成員單位，應(yīng)主要考慮償還能力、信用評級、盈利效益等諸多因素，合理地選擇簽約對象，認(rèn)真做好決策審批，從決策層至執(zhí)行層均應(yīng)嚴(yán)格按照COSO內(nèi)部控制五要素構(gòu)建評價指標(biāo)體系。從合同的準(zhǔn)備、訂立、履行、后續(xù)督辦進(jìn)行評價、管理等相關(guān)事宜。

事前、事中、事后階段對合同管理的全過程進(jìn)行評價，部門負(fù)責(zé)人、部門主管領(lǐng)導(dǎo)、法律崗也應(yīng)再次核實(shí)合同簽訂要素，即標(biāo)的、金額、履行期限、爭議糾紛解決辦法等，法律崗位應(yīng)確定是否所有的合同都經(jīng)過內(nèi)部審批，是否有相關(guān)決策文件作為支撐依據(jù)，查找未經(jīng)審批私自簽訂合同的情況。對于合同條款的完整性做出評價，簽訂單位、金額、方式和違約責(zé)任等內(nèi)容是否準(zhǔn)確。加強(qiáng)對合同條款合規(guī)性的審查力度，關(guān)注合同風(fēng)險，合規(guī)性指標(biāo)。不能因?yàn)橛星皫椎缹徟绦蚨潘删?，造成?jīng)濟(jì)損失。對于合同專用章使用和保管，合同專用章保管人應(yīng)切實(shí)核查需蓋章文件，審核蓋章流程，是否符合公司的規(guī)定，有無濫用行為。

4.加強(qiáng)內(nèi)控意識，開展專項(xiàng)培訓(xùn)

聘請專業(yè)講師與培養(yǎng)內(nèi)部講師相結(jié)合，可以針對公司合同管理相關(guān)問題進(jìn)行利用公司內(nèi)部講師對于合同審核相關(guān)要素進(jìn)行全員培訓(xùn)。同時，可以聘請外部專業(yè)講師，針對合同糾紛的產(chǎn)生、解決、預(yù)防等幾方面對公司全員進(jìn)行多角度、多層次的合同管理專題培訓(xùn)。從思想意識上提高合同管理的主觀意識，加強(qiáng)風(fēng)險防范理念。

5.加強(qiáng)事前風(fēng)險控制，明確合同審批流程

財務(wù)公司現(xiàn)階段合同管理流程：

合同經(jīng)辦人→合同經(jīng)辦部門經(jīng)理→合同經(jīng)辦部門負(fù)責(zé)人→法務(wù)崗→總經(jīng)理（視合同類別是否傳至董事長）

加強(qiáng)新業(yè)務(wù)的事前風(fēng)險控制，新業(yè)務(wù)開展前，風(fēng)險管理部及時做好合規(guī)性審查，由新業(yè)務(wù)主管部門負(fù)責(zé)人、具體經(jīng)辦人員、風(fēng)險管理崗及法律崗研討新業(yè)務(wù)風(fēng)險點(diǎn)，梳理新業(yè)務(wù)管理流程，開展新業(yè)務(wù)風(fēng)險識別，從新業(yè)務(wù)開展初期就減少風(fēng)險點(diǎn)的存在，新業(yè)務(wù)開展3個月后，再次對所經(jīng)辦合同進(jìn)行分析，研究風(fēng)險點(diǎn)，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，形成長效機(jī)制。

參考文獻(xiàn)：

[1]王園.談高校技術(shù)合同管理問題[J].遼寧工程技術(shù)大學(xué)學(xué)報（社會科學(xué)版），2008（01）.

[2]崔為.合同集中管理體系如何建設(shè)[J].中國石油企業(yè)，2013（09）.

[3]閻瑋，張麗平.現(xiàn)代企業(yè)合同管理及風(fēng)險的法律防范[J].河北北方學(xué)院學(xué)報，2005（03）.

[4]潘懷敏.淺議企業(yè)的合同管理[J].福州黨校學(xué)報，2014（02）.

[5]程靈珍.企業(yè)內(nèi)部經(jīng)濟(jì)合同管理要實(shí)現(xiàn)“六化”[J].工廠管理，1997（10）.

作者簡介：郭方正（1988- ）男，漢族，北京人，風(fēng)險主管，西蘇格蘭大學(xué)商務(wù)分析專業(yè)，京能集團(tuán)財務(wù)有限公司，研究方向：人力資源相關(guān)風(fēng)險