淺談醫(yī)院行政檔案在醫(yī)院發(fā)展中的作用

文／單縣中心醫(yī)院　馬茂盛

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淺談醫(yī)院行政檔案在醫(yī)院發(fā)展中的作用

文／單縣中心醫(yī)院馬茂盛

【摘要】醫(yī)院行政檔案產(chǎn)生于醫(yī)院形成之初，記錄了醫(yī)院發(fā)展歷程中的重大事件、重要決策，折射了醫(yī)院發(fā)展歷史，是醫(yī)院寶貴的文化資源。同時，醫(yī)院行政檔案既是一種行政管理性質(zhì)的文書檔案，又是支撐醫(yī)院正常運行的理論工具，在醫(yī)院發(fā)展中起到重要作用。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院；行政檔案；發(fā)展；作用

一、醫(yī)院行政檔案

（一）醫(yī)院行政檔案的定義。廣義的醫(yī)院行政檔案是指醫(yī)院在進行黨群工作和行政管理工作時，所產(chǎn)生的具有保存價值的文字、圖表和聲像載體材料。狹義的醫(yī)院行政檔案屬于醫(yī)院文書檔案范疇，是醫(yī)院在進行行政管理工作時，所產(chǎn)生的各種行政性質(zhì)的公文轉(zhuǎn)化而來的檔案，分為黨群類檔案和行政類檔案。具體包括：決定、通知、通報、請示、報告等公文，也包括醫(yī)院規(guī)章制度、中長期計劃、流程等。

（二）醫(yī)院行政檔案的歸檔。在醫(yī)院發(fā)展過程中，各個時期、各種類型的文件浩如煙海，但并不是所有的文件都會成為檔案，只有那些對醫(yī)院發(fā)展有查考、利用價值的行政類文件經(jīng)過有序地歸檔、整理后，才能成為醫(yī)院行政檔案。

1.對醫(yī)院發(fā)展有查考、利用價值的行政類文件，是成為醫(yī)院行政檔案的必要條件。

需要貫徹執(zhí)行的上級或同級機關(guān)公文，已辦畢后，可成為醫(yī)院行政檔案。向上級或同極機關(guān)報送的、具有問復(fù)性質(zhì)的公文，在收到復(fù)文后，可成為醫(yī)院行政檔案。不需要辦復(fù)的知照性公文，在相關(guān)人員、相關(guān)部門傳閱知曉、遵照執(zhí)行后，可成為醫(yī)院行政檔案。需要長期執(zhí)行的公文，如醫(yī)院的規(guī)章制度、崗位職責、中長期規(guī)劃等，也屬于醫(yī)院行政檔案。以上文件是否具有查考利用價值，是其成為醫(yī)院行政檔案的決定性因素。

2.有查考、利用價值的醫(yī)院行政類文件，經(jīng)過科學(xué)、有序的整理，才能成為醫(yī)院行政檔案。

運用科學(xué)的整理方法，以件為單位，將行政檔案按照裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒的順序整理歸檔。一般所采用的分類方法為：年度——問題——保管期限，即將已經(jīng)歸檔的文件按其形成年度先行分類，然后每個年度下再按問題（黨群類文件或行政類文件）分類，最后在黨群類文件和行政類文件下按保管期限分類。

（三）醫(yī)院行政檔案對醫(yī)院發(fā)展的作用。醫(yī)院行政檔案是醫(yī)院文化的依托，體現(xiàn)了醫(yī)院傳統(tǒng)、醫(yī)院精神以及醫(yī)院管理理念，是醫(yī)院發(fā)展最忠實、最可靠的記錄者。充分開發(fā)利用醫(yī)院行政檔案，不僅能供提升醫(yī)院傳統(tǒng)文化內(nèi)涵，同時也能創(chuàng)造更多的經(jīng)濟效益，為醫(yī)院發(fā)展做出貢獻。

1.醫(yī)院行政檔案是醫(yī)院發(fā)展歷程的忠實記錄者。醫(yī)院行政檔案形成于醫(yī)院發(fā)展之初，在醫(yī)院發(fā)展各個重要時期，都會產(chǎn)生一些有重要史料價值、對日后工作有重大指導(dǎo)意義、能夠見證醫(yī)院發(fā)展歷程的行政檔案，這些檔案無疑是醫(yī)院發(fā)展最忠實的記錄者。醫(yī)院行政檔案同樣也是醫(yī)院文化的重要組成部分，反映了醫(yī)院文化的發(fā)展方向，是傳承醫(yī)院文化的重要載體。

上級主管部門下發(fā)的文件檔案、醫(yī)院頒布的規(guī)章制度等檔案材料中，可以反映出醫(yī)院的辦院宗旨、價值取向和管理理念，是醫(yī)院發(fā)展的基石。在醫(yī)院發(fā)展的各個重要時期，都會有相應(yīng)的行政檔案以及規(guī)章制度等行政檔案，從中可以窺探醫(yī)院各個時期的發(fā)展情況及特點。做好檔案的收集整理工作，既能將醫(yī)院的優(yōu)良傳統(tǒng)傳承下來，又能為今后醫(yī)院發(fā)展提供寶貴的素材，為決策層指導(dǎo)醫(yī)院發(fā)展提供科學(xué)依據(jù)，提高醫(yī)院的社會效益和經(jīng)濟效益。

2.醫(yī)院行政檔案是醫(yī)院有序運行的理論依托。醫(yī)院行政檔案具有重要的現(xiàn)行價值和長遠價值，對醫(yī)院管理起到了重要的指導(dǎo)作用，是醫(yī)院有序運行的理論依托。部分行政檔案雖然已經(jīng)歸檔封存，但是對醫(yī)院影響是深遠的，時至今日，醫(yī)院工作仍然以那些行政檔案做為理論依據(jù)，各項工作有序開展。

政策、指令性文件檔案，是醫(yī)院在一定時期內(nèi)，必須遵照執(zhí)行的文件，指導(dǎo)著醫(yī)院的發(fā)展方向，是醫(yī)院價值導(dǎo)向、管理理念的重要體現(xiàn)。規(guī)章制度、崗位職責等文件檔案，使醫(yī)院各項工作有序進行，是全院干部職工的行為規(guī)范，它們將在較長時期內(nèi)，發(fā)揮著指導(dǎo)作用，為醫(yī)院發(fā)展保駕護航。

3.充分開發(fā)利用行政檔案，為醫(yī)院發(fā)展做出貢獻。醫(yī)院行政檔案貫穿于醫(yī)院發(fā)展始終，涉及到醫(yī)院管理的各個環(huán)節(jié)，具有可靠性、豐富性和適應(yīng)性的特點，在醫(yī)院自身建設(shè)和發(fā)展中遇到的難題，都可以從中借鑒有效的解決辦法，是醫(yī)院集體智慧的結(jié)晶，有重要的史料價值和參考價值。

但由于對醫(yī)院行政檔案重視程度不夠，對其價值認識不足，在醫(yī)院行政檔案的管理工作中，存在“重保管、輕利用”的思想，醫(yī)院行政檔案的價值得不到充分發(fā)揮，對醫(yī)院建設(shè)和發(fā)展沒有真正起到指導(dǎo)作用。此外，在醫(yī)院檔案室建設(shè)及檔案管理人員培養(yǎng)方面也有欠缺，使得醫(yī)院行政檔案收集整理不充分，因此，提升醫(yī)院行政檔案管理理念，完善檔案室軟硬件設(shè)施，加強檔案管理人員培訓(xùn)，是保證行政檔案有效保存的前提條件。

二、結(jié)語

綜上所述，醫(yī)院行政檔案是醫(yī)院檔案管理中的重要一環(huán)，收集好、整理好、保護好醫(yī)院行政檔案對醫(yī)院發(fā)展有至關(guān)重要的作用。醫(yī)院行政檔案不僅真實地再現(xiàn)醫(yī)院過去的發(fā)展歷程，同時也對醫(yī)院今后的發(fā)展起到了重要的指導(dǎo)作用和參謀作用，它既是醫(yī)院寶貴的物質(zhì)財富，也是醫(yī)院文化傳統(tǒng)的奠基石。只有充分挖掘醫(yī)院行政檔案潛力，努力提高醫(yī)院行政檔案的社會效益和經(jīng)濟效益，才能為醫(yī)院發(fā)展做出更大貢獻。

參考文獻：

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