文／湖北師范學(xué)院財(cái)務(wù)處 胡艷桃

一、財(cái)務(wù)檔案信息管理存在的問(wèn)題

財(cái)務(wù)檔案信息管理有著很多的弊端。首先，管理制度不完善，管理工作缺乏系統(tǒng)性。在我國(guó)很多財(cái)務(wù)檔案管理部門(mén)都沒(méi)有完善的規(guī)章制度，沒(méi)有統(tǒng)一的指導(dǎo)和協(xié)調(diào)。比如，由于財(cái)務(wù)檔案信息的賬本多而雜，很多的企業(yè)在對(duì)于最基本的財(cái)務(wù)事務(wù)都只是靠經(jīng)驗(yàn)辦事情，工作缺乏一個(gè)系統(tǒng)性。而財(cái)務(wù)檔案中很多程序都是統(tǒng)一的。它有很強(qiáng)的程序性和規(guī)范性，比如，憑證、賬簿、報(bào)表。還有，對(duì)財(cái)務(wù)檔案保管的意識(shí)薄入。其實(shí)，在很多的中小企業(yè)對(duì)于財(cái)務(wù)檔案管理的責(zé)任很不清楚。有時(shí)候，公司的其它部門(mén)，比如管理部門(mén)也在管理財(cái)務(wù)檔案，造成財(cái)務(wù)檔案信息在公司內(nèi)部到處流動(dòng)。這樣，很容易導(dǎo)致財(cái)務(wù)檔案信息的不準(zhǔn)確，無(wú)法及時(shí)作相應(yīng)的更新，甚至丟失。

二、財(cái)務(wù)檔案信息化管理的概述

要知道什么是財(cái)務(wù)檔案信息化管理，首先要知道什么是電子財(cái)務(wù)檔案。簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)，它就是指存儲(chǔ)在磁盤(pán)、光盤(pán)等這樣的電子介質(zhì)中的那些財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)資料，如賬簿、報(bào)表、各種票證。而財(cái)務(wù)檔案的信息化管理指的就是依賴電子財(cái)務(wù)檔案，對(duì)財(cái)務(wù)信息進(jìn)行管理歸納。

財(cái)務(wù)檔案信息化管理包涵了以下幾個(gè)方面。第一，對(duì)數(shù)據(jù)的建立、挖掘和整理工作，進(jìn)而建立相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫(kù)，采集動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)。向數(shù)字化財(cái)務(wù)檔案的轉(zhuǎn)變，使它成為數(shù)據(jù)采集的基地，包含了數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)、處理、查詢和管理。第二，強(qiáng)化財(cái)務(wù)檔案信息的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)。在財(cái)務(wù)檔案中，有過(guò)多而枯燥的重要數(shù)據(jù)。而且，數(shù)據(jù)也是很容易出錯(cuò)的，卻不能輕易被發(fā)現(xiàn)。財(cái)務(wù)檔案信息的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)可以緩解工作者們的工作壓力，提高工作效率。同時(shí)，這些數(shù)據(jù)的真實(shí)性也得到相應(yīng)的提高，錯(cuò)誤率降低了很多。除此，數(shù)據(jù)的獲取可以通過(guò)聯(lián)機(jī)來(lái)實(shí)現(xiàn)公共目錄的查詢。這樣，財(cái)務(wù)檔案在使用的過(guò)程中也能把它應(yīng)有的作用發(fā)揮的淋淋盡致。還有，就是財(cái)務(wù)檔案的輔助決策系統(tǒng)建設(shè)。第三財(cái)務(wù)工作量是很大的，對(duì)于它的要求也很嚴(yán)格。重要的是，這些數(shù)據(jù)是一個(gè)公司運(yùn)營(yíng)如何的最好見(jiàn)證。財(cái)務(wù)檔案的輔助決策建設(shè)系統(tǒng)可以給公司的管理者帶去很多的方便，為工作的開(kāi)展奠定了基礎(chǔ)。所以，公司可以借助財(cái)務(wù)檔案信息化這個(gè)好的輔助決策系統(tǒng)，來(lái)對(duì)公司的財(cái)務(wù)方面進(jìn)行完善，提高公司管理的財(cái)務(wù)決策能力。

三、對(duì)財(cái)務(wù)檔案信息化管理的建議

顯而易見(jiàn)，提高財(cái)務(wù)檔案信息化管理顯得尤為重要，這樣才能更好地去發(fā)揮它的優(yōu)勢(shì)。

（一）需要建立和財(cái)務(wù)制度相適應(yīng)的財(cái)務(wù)信息化管理制度，建立相關(guān)的機(jī)房管理制度，檔案權(quán)限管理制度等。網(wǎng)絡(luò)安全猶如檔案的生命線。可以進(jìn)行相應(yīng)地權(quán)限設(shè)置，密碼設(shè)置，防止密碼外泄。從而在保證網(wǎng)絡(luò)安全的同時(shí)，也保證了它的生命線，檔案信息的安全。才能保證檔案信息不被泄露，被有居心的人利用，給相關(guān)人員帶來(lái)不必要的麻煩，造成社會(huì)秩序的混亂。

（二）要加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案的日常管理。由于每天不都有大量不同的關(guān)乎信息的數(shù)據(jù)出現(xiàn)。所以，對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行及時(shí)電子的處理、錄入，但電子財(cái)務(wù)信息是很容易被人修改的。比如，對(duì)于公司，電子的財(cái)務(wù)信息是一個(gè)公司所有情況的全部真實(shí)記錄。它是具有法律憑證的性質(zhì)的。公司需要加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案的日常管理，致使不要因?yàn)樨?cái)務(wù)檔案的信息化而造成公司管理者不能掌握公司真實(shí)的運(yùn)營(yíng)情況，造成公司的損失，甚至破產(chǎn)。

（三）要對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，以及注意它的存放方式。由于檔案信息至關(guān)重要，財(cái)務(wù)工作者需要對(duì)它進(jìn)行備份，存放在不同的地方。以免因?yàn)橐馔馐鹿驶蛳到y(tǒng)故障，致使檔案資料的丟失。有些信息只要花時(shí)間還可以進(jìn)行補(bǔ)救，但對(duì)于有些重要的信息可能就很難恢復(fù)了。同時(shí)，也需要注意它的存放方式。這種檔案對(duì)周圍環(huán)境的要求是很嚴(yán)格的。特別是那些使用磁性介質(zhì)保存的電子檔案的存放要注意防水、防火、防塵和防磁。要注意它的存放方式，以免數(shù)據(jù)的丟失。同時(shí)，電子檔案的存放也要遠(yuǎn)離磁場(chǎng)，以免被磁化。可見(jiàn),電子檔案也是具有脆弱性的。

四、總結(jié)

總而言之，財(cái)務(wù)檔案信息化管理是時(shí)代發(fā)展的需要，也是它的必然趨勢(shì)。它使財(cái)務(wù)檔案信息的管理進(jìn)入到了一個(gè)的階段。大家在利用新技術(shù)優(yōu)勢(shì)的同時(shí)，也要讓它更加科學(xué)，更加完善。希望本文可以帶來(lái)新的啟發(fā)，不一樣的收獲。

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