人事檔案中學(xué)歷學(xué)位材料的管理

文／濱州醫(yī)學(xué)院 徐慧

干部的學(xué)歷學(xué)位關(guān)系到干部切身利益，是干部個(gè)人素質(zhì)、綜合能力和任職資格的重要參考，在工資定級(jí)、職稱評(píng)審、干部任免等工作中，對(duì)學(xué)歷學(xué)位都有明確的要求。學(xué)歷學(xué)位材料是干部人事檔案材料的重要組成部分，干部人事檔案工作的重點(diǎn)之一是“三齡一歷”認(rèn)定工作，其中的“一歷”即是學(xué)歷學(xué)位。認(rèn)定干部學(xué)歷學(xué)位，須有真實(shí)、準(zhǔn)確、完整的學(xué)歷學(xué)位檔案材料作參照。

一、當(dāng)前存在的問題及原因

在實(shí)際工作中，個(gè)人的學(xué)歷學(xué)位檔案材料存在諸多問題。主要是不完整、不統(tǒng)一、不規(guī)范，即入檔材料不完整、材料格式不統(tǒng)一，收集過程不規(guī)范。

（一）干部學(xué)歷學(xué)位材料存在的最突出問題是不完整。包括應(yīng)含材料不完整和材料手續(xù)不完整兩方面。國家規(guī)定中對(duì)高中以下學(xué)歷材料沒有具體的歸檔要求，對(duì)于高中畢業(yè)生，規(guī)定應(yīng)有畢業(yè)生登記表。對(duì)于高校畢業(yè)生應(yīng)包含學(xué)歷學(xué)位材料的規(guī)定，隨著年代的不同而不同，主要包括報(bào)考（選拔）與入學(xué)材料、成績單、畢業(yè)材料、學(xué)位材料。根據(jù)2009年《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》（中組發(fā)〔2009〕12號(hào)）的要求，還應(yīng)包括學(xué)歷證書和學(xué)位證書的復(fù)印件。材料具體到不同年代、不同學(xué)習(xí)形式（如全日制與在職等）、不同學(xué)歷學(xué)位層次（如本?？婆c碩士/博士研究生等）各有不同，但要求應(yīng)含材料都在以上范圍內(nèi)。

當(dāng)前實(shí)際工作中，應(yīng)含材料常缺少報(bào)考和入學(xué)材料。2002年，普通高校招生工作第一次全面實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)上錄取，全國網(wǎng)上錄取新生率達(dá)到了百分之八十五，實(shí)行無紙化錄取后，多數(shù)高校沒有將電子檔案打印后放入學(xué)生個(gè)人檔案中，而且不將學(xué)生入學(xué)登記表放入檔案，導(dǎo)致畢業(yè)生缺乏報(bào)考與入學(xué)材料。實(shí)行網(wǎng)上報(bào)考后，報(bào)考攻讀碩士研究生登記表也逐漸淡出。2004年碩士研究生首次試行網(wǎng)上報(bào)名，2005年，碩士研究生考試首次在全國范圍內(nèi)實(shí)行網(wǎng)上報(bào)名，各高校逐漸用“攻讀碩士研究生錄取登記表”替代“報(bào)考攻讀碩士研究生登記表”作為入學(xué)材料歸檔。

學(xué)歷學(xué)位檔案材料經(jīng)過多個(gè)部門形成，材料手續(xù)不完整的情況時(shí)有發(fā)生，甚至有些是至關(guān)重要的內(nèi)容。例如，學(xué)位申請(qǐng)與授予材料缺乏答辯記錄、答辯決議、學(xué)位評(píng)定委員會(huì)簽章等。極少數(shù)畢業(yè)生登記表缺少相應(yīng)部門蓋章。

（二）學(xué)歷學(xué)位材料存在的第二個(gè)問題是不統(tǒng)一。包括應(yīng)含材料不統(tǒng)一和材料格式不統(tǒng)一。學(xué)歷學(xué)位材料隨著畢業(yè)學(xué)校的不同而不同，以山東省高校為例，本科、碩士和博士研究生2007年以后入檔學(xué)歷學(xué)位材料大體可以分為以下三類：

1.本科成績單、高校畢業(yè)生登記表、碩士/博士研究生成績單、畢業(yè)研究生登記表、授予碩士/博士學(xué)位決定。

此類高校普遍缺高校報(bào)考和入學(xué)登記材料，也往往沒有體現(xiàn)授予學(xué)士學(xué)位，學(xué)位材料比較單薄。

2.學(xué)生登記表、學(xué)年鑒定表、成績單、高校畢業(yè)生登記表、攻讀碩士/博士學(xué)位研究生錄取登記表、專家推薦書、碩士/博士研究生成績單、畢業(yè)研究生登記表、碩士/博士學(xué)位申請(qǐng)表、授予碩士/博士學(xué)位決定。

此類高校檔案材料齊全，入檔材料比較規(guī)范，多見于校史較長的大學(xué)，少數(shù)高校依然將打印的報(bào)考攻讀博士學(xué)位研究生登記表入檔，維護(hù)了檔案的完整性，存檔意識(shí)較強(qiáng)。

3.學(xué)生學(xué)籍表、成績單、高校畢業(yè)生登記表、碩士/博士研究生入學(xué)登記表、研究生培養(yǎng)計(jì)劃、論文開題報(bào)告/申請(qǐng)、學(xué)位申請(qǐng)表、授予學(xué)位決議。

此類高校沒有結(jié)合干部人事檔案歸檔要求填寫入檔材料，把學(xué)生學(xué)籍檔案與干部人事檔案材料通用，雖然格式不夠規(guī)范，但是也能體現(xiàn)學(xué)生的學(xué)習(xí)過程。

以上材料的格式也各不相同。除畢業(yè)生登記表格式基本統(tǒng)一外，各學(xué)校其他歸檔材料內(nèi)容、紙張大小等各不相同。同類材料的審批單位也各有不同。例如，畢業(yè)生登記表最后蓋章有所在學(xué)院蓋章、研究生處蓋章、就業(yè)指導(dǎo)中心蓋章、學(xué)校公章等。學(xué)位授予決議書有主席簽字、有學(xué)位評(píng)定委員會(huì)章、也有學(xué)位評(píng)定委員會(huì)辦公室章。

（三）問題之三是學(xué)歷學(xué)位材料收集過程中的不規(guī)范、不及時(shí)。表現(xiàn)為：

1.轉(zhuǎn)遞不規(guī)范，尤其是后期在職攻讀的學(xué)歷學(xué)位。材料形成學(xué)校多數(shù)選擇由學(xué)生自帶檔案轉(zhuǎn)交管檔部門，違反檔案轉(zhuǎn)遞規(guī)定。

2.個(gè)人存檔意識(shí)差，不主動(dòng)聯(lián)系存檔，導(dǎo)致遇到特定事項(xiàng)如職稱晉升、干部提拔才發(fā)現(xiàn)學(xué)歷學(xué)位未提交。

二、采取積極措施，加強(qiáng)學(xué)歷學(xué)位檔案材料管理

為了規(guī)范學(xué)歷學(xué)位材料的入檔工作，保證入檔材料真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，需要加強(qiáng)以下三個(gè)方面的工作。

首先，仔細(xì)審核歸檔學(xué)歷學(xué)位材料，對(duì)于發(fā)現(xiàn)的不完整問題，與檔案轉(zhuǎn)出部門聯(lián)系，在確認(rèn)材料真實(shí)性的基礎(chǔ)上，補(bǔ)充完整。如遇材料或手續(xù)不存在的情況，需提供證明。如原學(xué)校不配合出具證明，應(yīng)將實(shí)際情況做一記載，方便日后查詢。如某大學(xué)的七年本碩連讀醫(yī)學(xué)生在畢業(yè)時(shí)頒發(fā)本科畢業(yè)證、學(xué)士學(xué)位證、碩士畢業(yè)證、碩士學(xué)位證四證，但學(xué)生不填寫高校畢業(yè)生登記表等材料，學(xué)校也不配合出具實(shí)際情況說明，只能將調(diào)查的實(shí)際情況記錄下來備查。

其次，國家應(yīng)出臺(tái)相應(yīng)政策規(guī)定，統(tǒng)一規(guī)范學(xué)歷學(xué)位歸檔材料及形式和內(nèi)容，切實(shí)規(guī)范入檔材料，從源頭上統(tǒng)一學(xué)歷學(xué)位入檔材料及材料格式。統(tǒng)一入檔材料范圍和格式，不僅能保證入檔材料的完整性，也有助于督促少數(shù)高校更規(guī)范辦學(xué)。

最后，要嚴(yán)格執(zhí)行檔案轉(zhuǎn)遞規(guī)定，拒收個(gè)人自帶檔案，保證入檔材料真實(shí)準(zhǔn)確。對(duì)于海外學(xué)歷學(xué)位等無法通過原學(xué)校轉(zhuǎn)遞的入檔材料，需要嚴(yán)格審核，結(jié)合留學(xué)回國證明、教育部留學(xué)服務(wù)中心開具的國外學(xué)歷學(xué)位認(rèn)證，審核畢業(yè)院校和所獲學(xué)位。目前，教育部留學(xué)服務(wù)中心已開通了國外學(xué)歷學(xué)位認(rèn)證系統(tǒng)、港澳臺(tái)地區(qū)學(xué)歷學(xué)位認(rèn)證系統(tǒng)和中外合作辦學(xué)國（境）外學(xué)歷學(xué)位認(rèn)證系統(tǒng)，分別可以查詢2006年8月之后、2008年8月之后和2013年（含）以后的學(xué)歷學(xué)位認(rèn)證書。無法網(wǎng)上查詢的，可以根據(jù)要求，發(fā)函查詢。

三、適當(dāng)調(diào)整入檔學(xué)歷學(xué)位材料，適應(yīng)時(shí)代發(fā)展要求

存入學(xué)生個(gè)人檔案的學(xué)歷學(xué)位材料，應(yīng)隨著時(shí)代的發(fā)展適時(shí)做出調(diào)整。不同的時(shí)代，在報(bào)考、錄取、培養(yǎng)管理、畢業(yè)、學(xué)位授予的各個(gè)環(huán)節(jié)的管理是不同的，從而形成不同的檔案材料。

本（專）科以上學(xué)歷的，在成績單和畢業(yè)生登記表兩份主材料外，還應(yīng)該有入學(xué)登記表，其中包含個(gè)人信息和錄取入學(xué)信息；如遇專業(yè)調(diào)整、專升本等學(xué)籍變動(dòng)，應(yīng)有材料入檔；學(xué)士學(xué)位應(yīng)有授予證明（決議）；隨著學(xué)歷學(xué)位信息逐漸實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上查詢，學(xué)校應(yīng)將學(xué)歷學(xué)位信息采集表入檔，以備單位核實(shí)。目前，2001年后的學(xué)歷信息已經(jīng)實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上查詢，學(xué)位信息暫不能查，管檔單位在收集學(xué)歷學(xué)位復(fù)印件的過程中應(yīng)仔細(xì)鑒別，以防入檔虛假材料。如根據(jù)虛假學(xué)位證書復(fù)印件認(rèn)定學(xué)位，將對(duì)檔案的真實(shí)性產(chǎn)生惡劣影響。

海外學(xué)歷學(xué)位檔案目前最主要的問題是無入學(xué)資格材料。極少數(shù)海外攻讀本科、碩士和博士研究生人員通過偽造入學(xué)資格取得所在學(xué)校合法文憑，通過機(jī)構(gòu)代理成功認(rèn)定學(xué)歷學(xué)位，最終蒙混過關(guān)。應(yīng)當(dāng)將入學(xué)資格材料加入收集歸檔范圍。

四、結(jié)語

在校期間形成的學(xué)歷學(xué)位材料，是干部人事檔案的較早形成材料，其信息的準(zhǔn)確性、真實(shí)性對(duì)干部個(gè)人有深遠(yuǎn)影響，不但關(guān)系到學(xué)歷學(xué)位的認(rèn)定，年齡、黨齡等也大都依據(jù)在校期間形成的最早材料認(rèn)定。學(xué)歷學(xué)位材料必須真實(shí)、完整、準(zhǔn)確的記載干部的學(xué)習(xí)情況。在收集鑒別歸檔的過程中，應(yīng)嚴(yán)格審核把關(guān)，杜絕手續(xù)不完整或虛假的材料歸入干部人事檔案中。隨著社會(huì)的發(fā)展，入檔學(xué)歷學(xué)位材料也應(yīng)根據(jù)新時(shí)期、新情況適時(shí)做出新調(diào)整，力求在真實(shí)、完整、準(zhǔn)確的基礎(chǔ)上，全面貼切的反映干部的學(xué)習(xí)經(jīng)歷。

[1]黃順利.在學(xué)歷學(xué)位材料收集工作中甄別真假[J].蘭臺(tái)世界,2007(6):19-20.

[2]曲紹燕,賈文麗.由干部檔案審核談學(xué)籍檔案管理[J].中國科教創(chuàng)新導(dǎo)刊,2007(22):6.