加強(qiáng)“玉環(huán)農(nóng)合行檔案管理”建設(shè)之我見

李肖玉

摘 要：隨著玉環(huán)農(nóng)合行的發(fā)展，現(xiàn)如今已成為全縣網(wǎng)點(diǎn)人員最多、服務(wù)范圍最廣、資金規(guī)模最大的地方性金融機(jī)構(gòu)。玉環(huán)農(nóng)合行在經(jīng)營(yíng)依法合規(guī)、依制度辦事的情況下，綜合檔案管理工作發(fā)揮著越來(lái)越重要的作用，如各類監(jiān)管、審計(jì)、起訴提供必需的歷史文本和數(shù)據(jù)資料；檔案的真實(shí)、可靠和完整，有利于玉環(huán)農(nóng)合行實(shí)事求是反映情況并掌握主動(dòng)。同時(shí)，銀行業(yè)務(wù)集約化和電子化的推行，也對(duì)銀行檔案工作提出了更高的要求，迫切需要建立一套適應(yīng)現(xiàn)代化企業(yè)制度的檔案工作體系。因此，檔案工作者必須積極探索做好玉環(huán)農(nóng)合行檔案管理工作的有效措施。

關(guān)鍵詞：檔案管理；制度建設(shè)；利用服務(wù)；積極探索

1 加強(qiáng)檔案管理、建全各項(xiàng)制度、加大檢查監(jiān)督、落實(shí)檔案整改力度

（一）加強(qiáng)內(nèi)控基礎(chǔ)管理，強(qiáng)化制度建設(shè)，促進(jìn)檔案規(guī)范管理。綜合檔案室緊緊圍繞業(yè)務(wù)發(fā)展需要，高度重視檔案管理工作，每年年初提出年度檔案工作目標(biāo)，將檔案工作納入行政議程；根據(jù)檔案工作實(shí)際，制訂《檔案員崗位職責(zé)》、《檔案立卷歸檔制度》、《檔案借閱利用制度》、《綜合檔案室保密制度》等系列制度，為進(jìn)一步提高檔案管理水平奠定了基礎(chǔ)。

（二）重視檔案收集環(huán)節(jié)，規(guī)范檔案管理機(jī)制。為了搞好檔案材料的收集關(guān)，每年下發(fā)《關(guān)于要求整理送交各類檔案資料的函》，要求各（部）室將本部門形成的文件材料及時(shí)收集齊全完整后，定期交于綜合檔案室進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，收集任務(wù)落實(shí)到職能部門和責(zé)任人，注重對(duì)容易被忽視的“賬外”文件材料（會(huì)議記錄、發(fā)言稿、匯報(bào)材料、各類統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)）的收集，從而有效地確保了全行檔案材料的齊全、完整。

（三）加強(qiáng)責(zé)任落實(shí)，強(qiáng)化安全防范意識(shí)，促進(jìn)檔案管理能力的提高。維護(hù)檔案的完整與安全，是檔案管理最基本的要求。為確保檔案安全，綜合檔案室堅(jiān)持“以防為主，防治結(jié)合”的方針，嚴(yán)格按照內(nèi)控管理制度，扎實(shí)做好檔案安全保管各項(xiàng)工作。對(duì)一些普遍存在和重復(fù)出現(xiàn)問題進(jìn)行深層次研究，從機(jī)制上和管理流程上制定相關(guān)措施，提出根本的解決方案，確保通過檢查深入發(fā)現(xiàn)、全面整改問題隱患，規(guī)范管理行為。

（四）加強(qiáng)專項(xiàng)檢查，促進(jìn)檔案業(yè)務(wù)建設(shè)。總行辦公室抽調(diào)相關(guān)人員組成檢查組，堅(jiān)持開展一年一度檔案專項(xiàng)檢查，重點(diǎn)檢查各類檔案“八大環(huán)節(jié)”、“五大功能”的實(shí)施情況；采取問詢、實(shí)地抽查兩種方式，對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，建立檔案檢查工作底稿，提出整改意見，并要求各支行以書面匯報(bào)整改情況。

（五）依法治理，建立健全管理的各項(xiàng)規(guī)章制度。

玉環(huán)農(nóng)合行檔案工作的規(guī)章制度是國(guó)家有關(guān)方針、政策、法規(guī)的個(gè)體體現(xiàn)，是玉環(huán)農(nóng)合行檔案工作順利開展的保證 ，它不僅僅是一種管理方法，也是檔案工作管理經(jīng)驗(yàn)的科學(xué)總結(jié)，是依法治檔的重要手段。

在玉環(huán)農(nóng)合行在歷次改革中，玉環(huán)農(nóng)合行的《玉環(huán)農(nóng)村合作銀行綜合檔案管理辦法》、《玉環(huán)農(nóng)村合作銀行信貸檔案實(shí)施細(xì)則》、《玉環(huán)農(nóng)村合作銀行會(huì)計(jì)檔案管理辦法》等制度也進(jìn)行相應(yīng)修改、補(bǔ)充，使其更完善、更科學(xué)。首先明確了各級(jí)分管領(lǐng)導(dǎo)的職責(zé)，使領(lǐng)導(dǎo)關(guān)心、支持檔案工作真正落到實(shí)處。其次，建立各類檔案管理分工崗位負(fù)責(zé)制和檔案工作網(wǎng)絡(luò)，確定了各崗位的職責(zé)，并有獎(jiǎng)懲分別的措施，使專、兼職檔案員明確自己的職責(zé)范圍，充分發(fā)揮積極性、主動(dòng)性和創(chuàng)造性，處理好自己職責(zé)范圍內(nèi)的事情。

2 運(yùn)用各種手段，進(jìn)行操作跟蹤，控制風(fēng)險(xiǎn)

（一）檔案信息化管理安全控制。

一是加強(qiáng)數(shù)字檔案信息資源的共建和整合；二是進(jìn)一步完善數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，加快推進(jìn)重要紙質(zhì)檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)和照片、音視頻等檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。三是嚴(yán)防信息安全漏洞可能造成的機(jī)密信息外泄、病毒入侵等問題。

（二）檔案新技術(shù)資源有效使用

檔案工作迎接數(shù)量巨大的以電子形式創(chuàng)建的文件；找到具有有價(jià)值的電子文件進(jìn)行長(zhǎng)久保存；提供局域崗，使越來(lái)越多的員工能更好利用檔案資源。數(shù)字化成果管理采用在線和離線方式，配合相應(yīng)的軟件對(duì)數(shù)字化成果進(jìn)行管理。 紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果提供網(wǎng)上檢索利用時(shí)，制作單位的電子標(biāo)識(shí)，并根據(jù)具體情況分別采用可下載或不可下載的數(shù)據(jù)格式。

（三）加強(qiáng)檔案保護(hù)措施，防范風(fēng)險(xiǎn)。

隨著業(yè)務(wù)發(fā)展，檔案數(shù)量大幅度增長(zhǎng)，為使各類檔案處于一個(gè)較好的保管環(huán)境，首先定期打掃檔案庫(kù)房衛(wèi)生，按時(shí)做好檔案庫(kù)房溫濕度記錄及調(diào)節(jié)，在庫(kù)房?jī)?nèi)定期投放防蟲藥品，堅(jiān)持做好防潮、防老化、防蟲咬、防盜、防磁、防火等工作，保證各類檔案處于一個(gè)安全的保管環(huán)境。對(duì)數(shù)字化檔案在中加工過程中必須保證原始檔案的完整性，保證檔案原件的不被損傷、破壞和遺失。在加工過程中建設(shè)檔案出入庫(kù)制度、檔案安全管理制度，確保檔案實(shí)體的絕對(duì)安全。對(duì)磁價(jià)質(zhì)儲(chǔ)存的檔案，通過對(duì)備份數(shù)據(jù)進(jìn)行定期檢查，檢查存儲(chǔ)載體的物理狀態(tài)及其所存儲(chǔ)數(shù)據(jù)的可讀性和可用性。并做好雙份備份并且分兩地存放；數(shù)據(jù)庫(kù)數(shù)據(jù)信息一旦出現(xiàn)問題，應(yīng)該啟用備份數(shù)據(jù)信息來(lái)進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)。截止目前，完成了玉環(huán)農(nóng)合行電子目錄數(shù)庫(kù)條目總數(shù)52000條，檔案全文數(shù)字化掃描120000頁(yè)。

3 解放思想，加大檔案事業(yè)新發(fā)展

在實(shí)際工作中，我們要做到實(shí)事求是應(yīng)當(dāng)努力把握以下幾個(gè)方面：第一，必須注重理論學(xué)習(xí)，不斷提高學(xué)習(xí)和運(yùn)用的水平和能力，才能在實(shí)踐上更好地堅(jiān)持實(shí)事求是，做到在思想上融會(huì)貫通，在工作中自覺運(yùn)用。堅(jiān)持不懈的推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，不斷提高檔案信息化程度，運(yùn)用現(xiàn)代化管理思想、理念和現(xiàn)代化科技設(shè)備，提升檔案管理水平。貫徹執(zhí)行《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》、《檔案管理違法違紀(jì)行為處分規(guī)定》；以檔案省一級(jí)目標(biāo)管理創(chuàng)建活動(dòng)為載體，不斷推進(jìn)玉環(huán)農(nóng)合行檔案工作的規(guī)范。

4 執(zhí)行各項(xiàng)制度、全方位加強(qiáng)檔案利用服務(wù)

（一）為了有效地發(fā)揮檔案在維護(hù)合行權(quán)益和各項(xiàng)活動(dòng)的重要作用，綜合檔案室在提供多形式、多途徑的便民服務(wù)同時(shí)，必須確定其使用對(duì)象、使用時(shí)間、使用地點(diǎn)、使用范圍等，以免造成檔案信息外泄而發(fā)生的不合規(guī)行為；在提供檔案復(fù)印時(shí)，嚴(yán)格執(zhí)行《檔案資料復(fù)印登記制度》、《檔案查閱利用制度》，從源頭上防止制度執(zhí)行不力的現(xiàn)象。

（二）專門建立辦公系統(tǒng)電子檔案，數(shù)據(jù)庫(kù)中保存著跟實(shí)物檔案一致的電子檔案，每一文件要素都可以作為檢索點(diǎn)，也可以進(jìn)行多條件檢索，檢索速度快，檢索結(jié)果指向強(qiáng)。同時(shí)，利用掃描圖片查閱、打印，一次性辦結(jié)，不需要再到檔案庫(kù)房調(diào)取原始檔案復(fù)印，大大提高了工作效率，也使檔案原件得到了最有效的保護(hù)。加強(qiáng)檔案利用情況管理，建立系統(tǒng)的利用登記簿，對(duì)每筆檔案的利用情況都會(huì)作詳細(xì)記錄，包括借閱人、借閱時(shí)間、借閱內(nèi)容、歸還時(shí)間等信息，需要時(shí)可按照時(shí)間段對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)匯總。據(jù)玉環(huán)農(nóng)合行檔案使用登記結(jié)果顯示，近三年來(lái)利用559多人次，復(fù)印檔案資料計(jì)8115多張，使檔案的自身價(jià)值得到了充分發(fā)揮，為金融建設(shè)、企業(yè)融資、社會(huì)公益事業(yè)服務(wù)，特別是在信貸審批、單位建檔、解決經(jīng)濟(jì)糾紛、司法仲裁等諸多方面發(fā)揮了積極作用，大力推動(dòng)社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)的有效開展。

五、對(duì)檔案工作的積極探索，加快檔案信息數(shù)字化建設(shè)步伐。

檔案工作是“功在當(dāng)代，利在千秋”的事業(yè)。檔案的價(jià)值無(wú)可估量。對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)要更新，在經(jīng)濟(jì)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)激烈的今天，信息管理是決勝的關(guān)鍵。檔案作為一種重要而特有的信息資源，必須進(jìn)行開發(fā)、傳遞，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)流程自動(dòng)化。目前玉環(huán)農(nóng)合行檔案信息技術(shù)的應(yīng)用、硬軟件環(huán)境初具規(guī)模，隨著檔案信息數(shù)字化用其網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的發(fā)展，一個(gè)數(shù)字化檔案的新趨勢(shì)已初露端倪，盡管玉環(huán)農(nóng)合行在電子文件及其檔案管理水平還落后于電子文件的產(chǎn)生和發(fā)展，在檔案法規(guī)、制度、標(biāo)準(zhǔn)措施、技術(shù)方法、理論原則等方面都還存在著諸多不足，但是只要我們充滿信心、不斷努力，定能開創(chuàng)電子文件及檔案網(wǎng)絡(luò)化管理工作的新局面。endprint