電力企業(yè)人事檔案的重要性及規(guī)范管理探究

摘 要：自21世紀(jì)以來(lái)，我國(guó)社會(huì)的生產(chǎn)力水平不斷提升，其大大促進(jìn)了經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，是我國(guó)迅速成為世界經(jīng)濟(jì)大國(guó)，與此同時(shí)，人們對(duì)企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)的核心——人力資源的重視程度不斷加深。人力資源是企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力的主要體現(xiàn)，而人事檔案則詳細(xì)的記錄了企業(yè)人才情況，是選用人才、任用人才的主要依據(jù)，直接關(guān)系著企業(yè)的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力和利益情況。當(dāng)下，在經(jīng)濟(jì)全球化的推動(dòng)下，我國(guó)企業(yè)人才聘用方面發(fā)生了較大的變大，使得電力企業(yè)人員流動(dòng)較大，人事檔案管理面臨嚴(yán)峻挑戰(zhàn)。對(duì)此，本文將分析電力企業(yè)人事檔案的重要性，并針對(duì)目前管理工作現(xiàn)狀提出相應(yīng)解決措施，旨在促進(jìn)電力企業(yè)可持續(xù)性發(fā)展。

關(guān)鍵詞：電力企業(yè)；人力資源；人事檔案；重要性；現(xiàn)狀及措施

自從進(jìn)入21世紀(jì)以來(lái)，我國(guó)加快了改革開(kāi)放的步伐，社會(huì)生產(chǎn)力得到了大幅度提升，也大大促進(jìn)了我國(guó)經(jīng)濟(jì)、文化等事業(yè)的蓬勃發(fā)展，在經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展過(guò)程中，人們逐漸意識(shí)到了人力資源對(duì)企業(yè)的重要價(jià)值。對(duì)于企業(yè)而言，人力資源是其市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力的核心，而人事檔案記錄了企業(yè)中各部門人員的個(gè)人經(jīng)歷、工作表現(xiàn)以及成績(jī)考核等，是人員能力、素質(zhì)的綜合體現(xiàn)，其對(duì)于企業(yè)選拔人才、任用人才等具有重要的依照作用[1]。在我國(guó)改革開(kāi)放初期，企業(yè)人事檔案管理工作進(jìn)行的較為順利，記錄的內(nèi)容客觀性較強(qiáng)，然后在經(jīng)濟(jì)全球化的大趨勢(shì)下，我國(guó)經(jīng)濟(jì)體制發(fā)生了重大變革，各大企業(yè)在人才聘用方面也發(fā)生了較大變化。特別是近年來(lái)，我國(guó)電力企業(yè)的人員流動(dòng)量不斷加大，大大增加了人事檔案管理的難度，導(dǎo)致傳統(tǒng)的人事檔案管理方式遇到了種種問(wèn)題與挑戰(zhàn)，那么就需要企業(yè)給予人事檔案管理工作高度的重視，管理部門做到與時(shí)俱進(jìn)，致力于提升管理效率與管理力度。

1 人力資源與人事檔案管理

人力資源是一個(gè)企業(yè)人才的統(tǒng)稱，而人力資源管理就是以企業(yè)戰(zhàn)略為指導(dǎo)方針，運(yùn)用科學(xué)可行的方法對(duì)企業(yè)的人才進(jìn)行規(guī)劃和分析，繼而根據(jù)人力資源的分析結(jié)果開(kāi)展配置、訓(xùn)練、考核、安全、規(guī)范、約束、保障以及整合等工作，達(dá)到實(shí)現(xiàn)企業(yè)員工個(gè)人價(jià)值以及企業(yè)目標(biāo)的目的。人力資源管理涵蓋的內(nèi)容較多，包括規(guī)劃、開(kāi)發(fā)、培訓(xùn)、招聘、效績(jī)考核、配置、整合、社會(huì)保障等多個(gè)方面的管理，對(duì)企業(yè)的發(fā)展至關(guān)重要[2]。

人事檔案是員工在企業(yè)活動(dòng)中所形成的由企業(yè)集中保存管理的文本資料，具有極高的真實(shí)性，其主要記錄著員工個(gè)人簡(jiǎn)歷、家庭情況、思想品質(zhì)、工作表現(xiàn)、優(yōu)勢(shì)特長(zhǎng)等內(nèi)容，是人員能力、素質(zhì)的綜合體現(xiàn)，其對(duì)于企業(yè)選拔人才、任用人才等具有重要的依照作用。那么，就需要積極進(jìn)行人事檔案管理，其主要是對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行開(kāi)發(fā)與整理。人事檔案管理部門的工作內(nèi)容主要是對(duì)人事檔案進(jìn)行收集、保存、整理以及統(tǒng)計(jì)等，同時(shí)還需要對(duì)部分內(nèi)容進(jìn)行適當(dāng)?shù)臋z索、編撰、登記、統(tǒng)計(jì)以及利用等。

由上可知，企業(yè)的人力資源管理和人事檔案管理之間存在著密切的聯(lián)系：首先，人事檔案管理工作是人力資源管理工作的重要內(nèi)容之一，使其工作的一種重要形式，科學(xué)、合理高效的人事檔案管理工作能夠極大地促進(jìn)人力資源管理工作的順利開(kāi)展[3]。人事檔案是企業(yè)了解員工信息、技能、素質(zhì)的主要途徑，更是企業(yè)重要的考核、評(píng)估、選拔依據(jù)。其次，人事檔案是企業(yè)員工個(gè)人資料、經(jīng)歷、發(fā)展等信息的主要載體，涵蓋了員工生活、工作等信息的方方面面。企業(yè)員工內(nèi)部之間的招聘、晉升、薪資、獎(jiǎng)金等內(nèi)容是人力資源管理的主要內(nèi)容，其又是有人事檔案做決定的。因此，人力資源管理工作與人事檔案管理工作之間關(guān)系密切，相互促進(jìn)、相輔相成，缺一不可。

2 人事檔案管理的重要性

檔案管理工作是一個(gè)企業(yè)管理體系的重要組成部分，有著重要的作用，同樣，對(duì)于電力企業(yè)而言也是如此，檔案管理工作對(duì)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)有著重大的決策指導(dǎo)意義。在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展的今天，市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)壓力越來(lái)越大，企業(yè)要想在這種大環(huán)境下提高自我競(jìng)爭(zhēng)力，就必須不斷提高工作質(zhì)量和效率，而檔案管理所具有的決策作用在這里就發(fā)揮了重要的作用。

電力企業(yè)的人事檔案管理是電力企業(yè)檔案管理的重要部分，人事檔案是檔案管理的一種方式，其記錄著企業(yè)個(gè)人參與社會(huì)活動(dòng)的各個(gè)方面內(nèi)容，是個(gè)人現(xiàn)實(shí)狀況的真實(shí)反映，具有真實(shí)性、可靠性，可以說(shuō)是重要的社會(huì)公共信息。根據(jù)公開(kāi)的認(rèn)識(shí)檔案可以反映一個(gè)人的社會(huì)經(jīng)歷、學(xué)歷高低、技能、職稱、政治地位、獎(jiǎng)罰信息等個(gè)人狀況。它是個(gè)人求職、企業(yè)招聘等社會(huì)活動(dòng)的重要參考資料和數(shù)據(jù)，也是辦理保險(xiǎn)、社會(huì)保障、出國(guó)審批、報(bào)考相關(guān)考試等重要的證明材料[4]。電力企業(yè)不同于其他普通的企業(yè)是技術(shù)和裝備密集型的關(guān)乎民生的企業(yè)，它們對(duì)企業(yè)內(nèi)部的技術(shù)和裝備要求更為嚴(yán)格，可以說(shuō)電力企業(yè)的人員選拔任用直接關(guān)系到企業(yè)內(nèi)部的電力系統(tǒng)能否安全穩(wěn)定的運(yùn)行。因此電力企業(yè)在實(shí)際的工作生產(chǎn)中，應(yīng)該注意對(duì)認(rèn)識(shí)檔案的合理運(yùn)用，依據(jù)人事檔案信息為評(píng)判標(biāo)準(zhǔn)，將知識(shí)水平高、工作能力強(qiáng)、綜合素質(zhì)高的人員分配到關(guān)鍵和重要的工作職位上，使他們可以發(fā)揮出更大的作用，保證電力企業(yè)的管理工作有條不紊的進(jìn)行，進(jìn)一步提高生產(chǎn)力，提高服務(wù)質(zhì)量，保障電力系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運(yùn)行，讓他們可以為電力企業(yè)的發(fā)展保駕護(hù)航。由此可見(jiàn)，人事檔案對(duì)電力企業(yè)而言具有重要的建設(shè)意義，通過(guò)合理的運(yùn)用人事檔案，合理安排企業(yè)的人員規(guī)劃，科學(xué)合理的分配企業(yè)人力資源，可以為企業(yè)開(kāi)辟更好的發(fā)展前景，提高企業(yè)的生產(chǎn)效率，保障企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展。

3 電力企業(yè)人事檔案管理的現(xiàn)狀及問(wèn)題

3.1 檔案丟失遺棄現(xiàn)象嚴(yán)重

現(xiàn)如今，隨著經(jīng)濟(jì)現(xiàn)代化和全球化發(fā)展的不斷深入，經(jīng)濟(jì)發(fā)展越來(lái)越快，以往我國(guó)的傳統(tǒng)的雇用終生制度已經(jīng)被打破，在這種經(jīng)濟(jì)大潮下，導(dǎo)致企業(yè)職工的人員流動(dòng)性不斷加大。每個(gè)企業(yè)都會(huì)面臨著快速的人員流動(dòng)現(xiàn)象，許多職工在離開(kāi)公司后，由于各種各樣的因素經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)檔案丟失和遺棄等現(xiàn)象出現(xiàn)，并且企業(yè)的人事檔案管理部門由于自身的工作限制，也不能很好的改變檔案遺失的現(xiàn)狀[5]。總體而言，現(xiàn)如今的人事檔案遺失已經(jīng)不僅僅是企業(yè)內(nèi)部發(fā)生的問(wèn)題，它還源于整個(gè)社會(huì)人群對(duì)人事檔案的認(rèn)識(shí)不足，企業(yè)中出現(xiàn)人事檔案遺失只是這問(wèn)題的一個(gè)社會(huì)問(wèn)題的表象，研究結(jié)果顯示，在很多二線城市的人才市場(chǎng)的人事檔案館里里就滯留眾多的被遺棄的人事檔案，這些被遺棄的人事檔案既不能被銷毀，也不能被合理使用，只能單純的存放在檔案館里。這種現(xiàn)象暴露出嚴(yán)重的社會(huì)問(wèn)題，導(dǎo)致了企業(yè)人力、物力的資源極大浪費(fèi)，并且加重了企業(yè)的檔案管理成本，同樣也是一種資源浪費(fèi)。

3.2 人事檔案資料造假現(xiàn)象嚴(yán)重

人事檔案是個(gè)人社會(huì)狀況的重要證明，它記錄著個(gè)人的社會(huì)履歷、政治面貌、學(xué)歷學(xué)位、獎(jiǎng)罰情況、工作經(jīng)歷等重要的個(gè)人信息，這些內(nèi)容也是企業(yè)人事檔案管理單位鑒定的重要內(nèi)容。另外其中包含的黨齡、工齡、學(xué)歷等重要信息也被廣泛的使用在實(shí)踐工作中，可以說(shuō)人事檔案在某種程度上直接影響到每個(gè)人的生活和工作。因此，這些人事檔案的真實(shí)性和可靠性就顯得十分重要。不過(guò)，根據(jù)近年來(lái)的社會(huì)調(diào)查結(jié)果，如今的人事檔案資料造假現(xiàn)象越來(lái)越嚴(yán)重，尤其是在學(xué)歷、工齡、年齡等重要的個(gè)人資料信息上造假嚴(yán)重。分析人事檔案造假的原因，可以歸結(jié)為兩個(gè)方面，主觀和客觀兩個(gè)方面，主觀方面原因是主要原因，例如有些員工為了提前退休肆意篡改個(gè)人工齡，有些職工為了自己盡快升職加薪，在學(xué)位學(xué)歷上造假等。當(dāng)眾多的類似的虛假信息流入到檔案管理中，人事檔案管理部門的工作人員不能及時(shí)的對(duì)這些虛假信息進(jìn)行鑒定，導(dǎo)致眾多的虛假信息不能得到有效的排查，只能選擇被動(dòng)的使用。人事檔案管理其實(shí)是一項(xiàng)很嚴(yán)肅認(rèn)真的工作，但是由于種種原因?qū)е略诂F(xiàn)實(shí)工作中無(wú)法充分保證人事檔案的真實(shí)可靠性。

3.3 檔案管理人員的水平限制

檔案管理中工作在很多人眼里其實(shí)是一項(xiàng)十分枯燥、繁重的工作，很多人認(rèn)為這項(xiàng)工作不能體現(xiàn)個(gè)人的社會(huì)價(jià)值，并且沒(méi)有豐厚的社會(huì)報(bào)酬，加之由于經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展人們的社會(huì)價(jià)值觀有著重大的變化，因此很少有人選擇檔案管理工作[6]。另外，現(xiàn)在從事檔案管理的工作者認(rèn)為這項(xiàng)工作既不能為自己帶來(lái)豐厚的報(bào)酬，也不能取得暫露頭腳的機(jī)會(huì)，因此大都抱著應(yīng)付了事的工作態(tài)度。加之，許多企業(yè)的兼并、人員裁減等企業(yè)改革中首當(dāng)其沖的都是檔案管理人員，長(zhǎng)此以往，由于上述種種原因?qū)е缕髽I(yè)檔案管理團(tuán)隊(duì)不斷衰弱，人員減少，管理水平下降，導(dǎo)致企業(yè)的檔案管理工作不能高效有序的進(jìn)行。

4 規(guī)范電力企業(yè)人事檔案管理

在經(jīng)濟(jì)全球化、多元化的潮流下，我國(guó)經(jīng)濟(jì)體制發(fā)生了重大變革，我國(guó)電力企業(yè)的人員流動(dòng)量不斷加大，導(dǎo)致傳統(tǒng)的人事檔案管理方式遇到了種種問(wèn)題與挑戰(zhàn)，那么就需要企業(yè)給予人事檔案管理工作高度的重視，管理部門做到與時(shí)俱進(jìn)，順應(yīng)時(shí)代和社會(huì)的發(fā)展及變化，摒棄傳統(tǒng)管理理念，積極引進(jìn)現(xiàn)代化觀念和方式，致力于提升管理效率與管理力度[7]。

4.1 合理利用現(xiàn)代的信息技術(shù)進(jìn)行人事檔案管理

為了實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的最大限度的開(kāi)發(fā)和利用，提高檔案管理的工作效率，實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)生產(chǎn)和管理的促進(jìn)作用。人事檔案管理部門應(yīng)該摒棄以往傳統(tǒng)守舊的管理模式，以往人事檔案管理的方法主要是通過(guò)管理人員的人工操作，管理模式十分笨重并且事故率較高。隨著現(xiàn)代化信息技術(shù)的不斷進(jìn)步，企業(yè)可以嘗試?yán)矛F(xiàn)代化的技術(shù)手段實(shí)現(xiàn)對(duì)人事檔案的管理，這樣可以使原本復(fù)雜的人事檔案管理更為自動(dòng)化、一體化、網(wǎng)絡(luò)化，方便人事檔案資料的統(tǒng)籌規(guī)劃管理，實(shí)現(xiàn)檔案的潛在價(jià)值的合理運(yùn)用與開(kāi)發(fā)，化被動(dòng)為主動(dòng)。傳統(tǒng)的人事檔案主要記錄在紙張上，這樣對(duì)檔案的保存環(huán)境和空間有著較高的要求，通過(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)了人事檔案的網(wǎng)格化管理，檔案管理人員可以合理利用現(xiàn)代化信息技術(shù)改革以往繁瑣的檔案管理工作，將原本的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化的計(jì)算機(jī)信息進(jìn)行存儲(chǔ)，這樣不僅減少了大量的檔案存儲(chǔ)的空間使用，而且還便于人事檔案的管理和之后的調(diào)檔查找。另外，還可以建立企業(yè)內(nèi)部的信息網(wǎng)絡(luò)連接，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，方便各部門的調(diào)度使用。

4.2 建立并不斷完善人力資源數(shù)據(jù)庫(kù)

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)激烈程度不斷加深，社會(huì)、企業(yè)對(duì)人才的要求也在不斷升高，對(duì)人才數(shù)量的需求也與日俱增，這就導(dǎo)致企業(yè)各崗位工作人員流動(dòng)性較大，那么就需要人事檔案管理工作人員能夠準(zhǔn)確掌握企業(yè)在職員工的情況，能夠清楚的確認(rèn)員工信息和資料，及時(shí)清理廢舊、過(guò)期的資源或檔案。同時(shí)，人事檔案管理人員還需要積極建立并擴(kuò)展檔案存儲(chǔ)的范圍，將各部門員工信息分類儲(chǔ)存，并做好詳細(xì)標(biāo)記，建立起完善的存儲(chǔ)、查找系統(tǒng)，并確保信息、資料的真實(shí)性。對(duì)于檔案的管理，需要配置專門人員實(shí)施動(dòng)態(tài)監(jiān)管，及時(shí)更新數(shù)據(jù)庫(kù)的信息，并依照工作人員的部門、職務(wù)等進(jìn)行詳盡分類管理，注意對(duì)重要工作人員信息的收集和管理，做到詳盡而真實(shí)。對(duì)于紙質(zhì)檔案，電力企業(yè)需要設(shè)置獨(dú)立的檔案室，檔案室需要具備防盜、防潮、避光、抗高溫等特質(zhì)，還需要做到防蟲(chóng)和有害氣體，確保人事檔案的妥善管理。另外，電力企業(yè)需要培訓(xùn)并選拔專業(yè)的檔案管理人員，具有較高的理論知識(shí)水平和實(shí)踐能力，能夠保障檔案管理的規(guī)范性，進(jìn)而保障電力企業(yè)的快速發(fā)展。

4.3 積極轉(zhuǎn)變管理理念與態(tài)度

在經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展的今天，我國(guó)的經(jīng)濟(jì)體制也發(fā)生了重大變革，計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制已經(jīng)不能夠滿足我國(guó)電力企業(yè)的發(fā)展需求，傳統(tǒng)的管理模式也不適應(yīng)時(shí)代發(fā)展。因此，電力企業(yè)的人事檔案管理部門需要積極改革，重點(diǎn)改變傳統(tǒng)工作理念，具有清晰的頭腦，改革工作模式，明確本職工作的價(jià)值。近年來(lái)，我國(guó)的人才市場(chǎng)也發(fā)生了巨大變化，繼而導(dǎo)致電力企業(yè)人事檔案管理面臨著嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，這就需要電力企業(yè)努力提高管理人員的工作態(tài)度，強(qiáng)化其綜合素質(zhì)，具有高度的責(zé)任心和使命感。首先，電力企業(yè)檔案管理人員需要積極收集人事檔案，做到及時(shí)而準(zhǔn)確，同時(shí)需要進(jìn)行認(rèn)真識(shí)別和詳細(xì)而準(zhǔn)確地記錄，保證人事檔案的真實(shí)性、準(zhǔn)確性以及時(shí)效性。其次，檔案管理人員需要嚴(yán)格遵守電力企業(yè)的相關(guān)管理規(guī)定，規(guī)范操作，嚴(yán)禁私自泄密，保證人事檔案內(nèi)容的安全性，必要時(shí)可以實(shí)施適當(dāng)?shù)馁p罰制度，以強(qiáng)化管理。最后，電力企業(yè)需要對(duì)人事檔案管理工作人員進(jìn)行定期培訓(xùn)，訓(xùn)練其使用各種多媒體技術(shù)處理信息的能力，能夠高效收集并整理各種資料，并不斷強(qiáng)化其工作責(zé)任心。

5 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，人力資源是企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力，人事檔案是企業(yè)引進(jìn)人才、選拔人才、任用人才的衡量標(biāo)準(zhǔn)，更是企業(yè)正常運(yùn)轉(zhuǎn)的重要保證。人事檔案管理能夠提升人才的利用情況，利于合理分配和整合企業(yè)的人力資源，進(jìn)而促進(jìn)企業(yè)整體發(fā)展，推動(dòng)企業(yè)獎(jiǎng)罰制度的完善，提高企業(yè)利益。同時(shí)，人事檔案管理也需要做到與時(shí)俱進(jìn)，在經(jīng)濟(jì)多元化的今天，其必須能夠適應(yīng)時(shí)代、社會(huì)的需求和要求，積極應(yīng)對(duì)新挑戰(zhàn)，不斷改革。因此，我國(guó)電力企業(yè)需要認(rèn)清當(dāng)今人事檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)，改變傳統(tǒng)觀念，積極引進(jìn)現(xiàn)代化理念和技術(shù)，逐步建立和完善管理系統(tǒng)，創(chuàng)建企業(yè)人事檔案管理平臺(tái)，優(yōu)化信息、資源利用，促進(jìn)人事檔案管理工作的順利開(kāi)展，從根本上提升企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力和利益。

參考文獻(xiàn)

[1]黃俊明.淺析電力企業(yè)人事檔案的重要性及規(guī)范管理[J].科技創(chuàng)業(yè)家，2013，16：252+256.

[2]許青.新時(shí)期電力企業(yè)人事檔案管理的創(chuàng)新思考[J].經(jīng)營(yíng)管理者，2013，23：282.

[3]吉麗霞，呂澤萍.新形勢(shì)下供電企業(yè)人事檔案動(dòng)態(tài)管理淺析[J].中國(guó)電力教育，2011，27：20+22.

[4]胡峰，盧曉潔.基于人才服務(wù)機(jī)構(gòu)人事代理平臺(tái)的小微企業(yè)人事檔案管理探究[J].人事天地，2014，05：28-29.

[5]朱丹丹.供電企業(yè)人事檔案的規(guī)范化管理[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014，05：98-99.

[6]萬(wàn)瓊.企業(yè)人事檔案管理分析[J].合作經(jīng)濟(jì)與科技，2015，18：115-117.

[7]李怡.電力檔案管理實(shí)際工作存在的問(wèn)題及其改進(jìn)措施[J].廣東科技，2014，22：8-9.

作者簡(jiǎn)介

劉鴻雁（1972-），女，滿族，天津薊縣人，東北財(cái)經(jīng)大學(xué)本科畢業(yè)，天津國(guó)華盤(pán)山發(fā)電有限責(zé)任公司，行政人事部人力資源主管，研究方向：人力資源管理。