新形勢(shì)下檔案管理工作的規(guī)范化解析

高芳

摘 要：檔案管理工作的重要性不言而喻，切實(shí)做好檔案的管理工作能夠有效的促進(jìn)相關(guān)行業(yè)的快速發(fā)展，為后續(xù)的進(jìn)步提供充分的參考，而要想實(shí)現(xiàn)這一目的，提升檔案管理工作的規(guī)范化也就顯得極為必要，本文就重點(diǎn)針對(duì)新形勢(shì)下檔案管理工作的規(guī)范化進(jìn)行了簡(jiǎn)要的分析和探討。

關(guān)鍵詞：新形勢(shì)；檔案管理工作；規(guī)范化；問(wèn)題；措施

眾所周知，在任何一個(gè)行業(yè)中都存在著大量的檔案資料，對(duì)于這些檔案資料來(lái)說(shuō)，其最為重要的作用價(jià)值無(wú)疑是在使用過(guò)程中體現(xiàn)出來(lái)的，但是在使用完成之后，也并不是說(shuō)這些檔案資料就失去了所有的價(jià)值和存在的意義，其借鑒參考的價(jià)值同樣是極為關(guān)鍵的，因此，必須要加強(qiáng)檔案資料的管理。

1 新形勢(shì)下檔案管理工作規(guī)范化建設(shè)的必要性

針對(duì)當(dāng)前我國(guó)現(xiàn)階段檔案管理工作來(lái)說(shuō)，實(shí)現(xiàn)較為理想的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化是極為必要的，這種必要性主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

（1）加強(qiáng)檔案管理工作的規(guī)范化建設(shè)是由檔案資料的重要性所決定的，對(duì)于具體的檔案管理工作來(lái)說(shuō)，其實(shí)現(xiàn)規(guī)范化建設(shè)的主要目的就是為了充分發(fā)揮檔案資料的最大價(jià)值，因此，檔案資料的重要性也就決定著檔案管理工作規(guī)范化建設(shè)的必要性，針對(duì)當(dāng)前常用的檔案資料來(lái)說(shuō)，其相對(duì)應(yīng)的重要性主要就體現(xiàn)在檔案資料的實(shí)際應(yīng)用價(jià)值以及后續(xù)的借鑒參考價(jià)值上，尤其是對(duì)于后續(xù)的借鑒參考價(jià)值實(shí)現(xiàn)來(lái)說(shuō)，為了保障相關(guān)人員查詢以及借鑒的便捷性，做好檔案管理工作的規(guī)范化建設(shè)也就顯得極為必要。

（2）加強(qiáng)檔案管理工作的規(guī)范化還是當(dāng)前檔案管理工作現(xiàn)狀所決定的，針對(duì)當(dāng)前我國(guó)現(xiàn)階段檔案管理工作的實(shí)際狀況來(lái)看，其最為突出的表現(xiàn)就是混亂性比較突出，很多檔案資料都是隨意堆放，其中存在的缺失問(wèn)題也比較多，這也就給檔案管理工作效果和價(jià)值的提升造成了較大的影響和干擾，基于此，通過(guò)加強(qiáng)檔案管理工作的規(guī)范化來(lái)提升其相應(yīng)的管理水平，完善當(dāng)前存在的各方面問(wèn)題也就顯得極為必要。

（3）在新形勢(shì)下，這種檔案管理工作的規(guī)范化建設(shè)顯得更是極為必要，因?yàn)殡S著社會(huì)的不斷發(fā)展，各行各業(yè)在檔案信息方面都存在著井噴之勢(shì)，檔案資料的數(shù)量越來(lái)越多，相對(duì)應(yīng)的管理難度也正在不斷加大，因此，針對(duì)這一發(fā)展趨勢(shì)來(lái)說(shuō)，只有保障其相應(yīng)管理工作的規(guī)范化得到加強(qiáng)，才能夠更好的進(jìn)行相應(yīng)的檔案資料管理，也才能夠保障其使用價(jià)值的最大程度體現(xiàn)。

2 檔案管理工作的現(xiàn)狀分析

針對(duì)當(dāng)前我國(guó)現(xiàn)階段檔案管理工作的現(xiàn)狀進(jìn)行分析可以發(fā)現(xiàn)，其中存在的缺陷問(wèn)題以及不足仍然是比較突出的，很多問(wèn)題的存在都嚴(yán)重的制約著檔案資料價(jià)值的實(shí)現(xiàn)，甚至對(duì)于單位的發(fā)展造成了較大的損失，詳細(xì)分析來(lái)看，這些問(wèn)題和影響因素主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

（1）檔案資料的混亂性是當(dāng)前最為突出的一個(gè)問(wèn)題表現(xiàn)所在，并且這種混亂性的表現(xiàn)也是多方面的，一方面體現(xiàn)在具體管理和保存的位置上，對(duì)于當(dāng)前的檔案管理工作來(lái)說(shuō)，其檔案資料的存儲(chǔ)位置一般來(lái)說(shuō)比較隨意，并沒(méi)有單獨(dú)設(shè)置一個(gè)空間進(jìn)行這種資料的保存和管理，另外一方面，在當(dāng)前的檔案管理工作中各類資料的存儲(chǔ)都是混雜在一起的，并沒(méi)有進(jìn)行分類管理，進(jìn)而也就必然會(huì)對(duì)于相應(yīng)的檔案管理效果產(chǎn)生較大的影響，也就違反了相應(yīng)的規(guī)范化要求。

（2）檔案管理工作的結(jié)構(gòu)不完善，對(duì)于當(dāng)前很多單位內(nèi)部的檔案管理工作來(lái)說(shuō)，除了極少數(shù)的大型單位，幾乎不存在一個(gè)單獨(dú)的部門(mén)進(jìn)行這種資料的匯總和管理，很多都是各自管理各自的檔案信息，進(jìn)而也就無(wú)法實(shí)現(xiàn)這些檔案信息的價(jià)值最大化，甚至還會(huì)對(duì)于檔案管理造成較大的限制和影響。

（3）檔案管理工作人員沒(méi)有切實(shí)履行好自身的職責(zé)，對(duì)于當(dāng)前我國(guó)現(xiàn)階段檔案管理工作的現(xiàn)狀來(lái)看，其存在的一個(gè)重要影響因素就是相關(guān)的檔案管理工作負(fù)責(zé)人沒(méi)有切實(shí)履行好自身的職責(zé)和任務(wù)，首先，這些相關(guān)人員沒(méi)有意識(shí)到這些檔案資料的重要性，往往都是把這些檔案資料當(dāng)作一些廢棄的文件進(jìn)行處理，意識(shí)不到其中的價(jià)值，也就不會(huì)投入較大的精力進(jìn)行管理和保存。

（4）相應(yīng)的檔案管理技術(shù)比較落后，從當(dāng)前我國(guó)現(xiàn)階段檔案管理工作的現(xiàn)狀來(lái)看，其存在的另外一個(gè)突出問(wèn)題就是相應(yīng)的管理技術(shù)手段比較傳統(tǒng)，也比較落后，很難適應(yīng)于當(dāng)前的檔案管理工作難度和要求，尤其是對(duì)于當(dāng)前越來(lái)越復(fù)雜的檔案管理工作內(nèi)容來(lái)說(shuō)，采用傳統(tǒng)的檔案管理手段進(jìn)行處理，必然也就存在著較大的不足，不僅僅會(huì)干擾其相應(yīng)的管理效率，同樣會(huì)對(duì)于檔案管理工作的準(zhǔn)確性和規(guī)范化產(chǎn)生較大的影響。

3 新形勢(shì)下加強(qiáng)檔案管理工作規(guī)范化的措施

3.1 規(guī)范檔案管理工作流程

對(duì)于檔案管理工作規(guī)范化的提升來(lái)說(shuō)，從具體的管理程序方面進(jìn)行規(guī)范是比較重要的一個(gè)方面，也是提升其相應(yīng)管理水平的一個(gè)重要舉措，對(duì)于這種檔案管理工作流程的規(guī)范化來(lái)說(shuō)，其最為核心的一個(gè)內(nèi)容就是要明確如何進(jìn)行相應(yīng)的檔案管理以及哪些檔案需要管理，基于此，針對(duì)不同單位和部門(mén)的特點(diǎn)，按照其自身不同的檔案資料內(nèi)容來(lái)設(shè)定合理的檔案管理制度和規(guī)范，確保其每一步的檔案管理操作都符合規(guī)范化的要求，當(dāng)然，在此過(guò)程中，還應(yīng)該明確其最終檔案管理工作的目的所在，圍繞著這一相應(yīng)的目的進(jìn)行檔案管理工作流程的規(guī)范化建設(shè)和約束才能夠提升其相應(yīng)的管理水平。

3.2 提升對(duì)于檔案管理工作的重視程度

對(duì)于檔案管理工作重視程度的提升也是保障其管理規(guī)范化的一個(gè)基本前提條件，具體來(lái)說(shuō)，這種檔案管理工作重視程度的提升主要應(yīng)該落實(shí)在相應(yīng)的檔案管理工作人員以及整個(gè)單位的主管人員身上，只有單位主管人員意識(shí)到了檔案管理工作的重要性才能夠配置相應(yīng)的人力資源以及物力資源來(lái)進(jìn)行檔案的管理，也只有具體的檔案管理人員意識(shí)到了自身工作的重要性，才能夠更好的提升其檔案管理工作執(zhí)行的效果。而要想做到這種檔案管理工作重視程度的提升，主要就是充分展現(xiàn)檔案資料的重要性，尤其是對(duì)于檔案資料后續(xù)的借鑒參考價(jià)值對(duì)于整個(gè)單位發(fā)展的重要性進(jìn)行全面的展示，進(jìn)而才能夠促使相關(guān)人員意識(shí)到這種檔案管理工作的價(jià)值，并且投入更多的精力進(jìn)行相應(yīng)的檔案管理。

3.3 提升檔案管理人員的能力

對(duì)于檔案管理工作規(guī)范化的提升來(lái)說(shuō)，還應(yīng)該重點(diǎn)從檔案管理人員方面入手，作為具體的執(zhí)行者，這種檔案管理人員相關(guān)能力和素質(zhì)的提升，必然有助于其最終檔案管理工作水平以及規(guī)范化的提升。具體來(lái)說(shuō)，這種檔案管理人員素質(zhì)和能力的提升一方面體現(xiàn)在檔案管理人員責(zé)任素質(zhì)方面，也就是職業(yè)道德素質(zhì)的提升，另外一方面則是具體體現(xiàn)在檔案管理人員相關(guān)檔案管理能力和技術(shù)水平方面的提升和加強(qiáng)，這也是保障其做好檔案管理工作的一個(gè)基本前提條件。

3.4 創(chuàng)新檔案管理技術(shù)

對(duì)于檔案管理技術(shù)手段的創(chuàng)新也是提升其檔案管理工作規(guī)范化的一個(gè)基本手段，相對(duì)于傳統(tǒng)的檔案管理模式來(lái)說(shuō)，如果能夠充分運(yùn)用各種信息化技術(shù)以及計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)手段來(lái)進(jìn)行檔案管理信息的保存和分類管理，也就能有效提升其相應(yīng)的規(guī)范化，并且還能夠有效加強(qiáng)后續(xù)應(yīng)用和借鑒的便捷性。

4 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，為了實(shí)現(xiàn)這些檔案資料后續(xù)的參考借鑒作用，就應(yīng)該切實(shí)做好相應(yīng)的檔案管理工作，并且要提升檔案管理工作的準(zhǔn)確性和規(guī)范化，希望本文提出的一些具體建議能夠有一定的價(jià)值。

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