淺談如何提高組織內(nèi)部審核的有效性

周曉巍　　王芳琦（沈陽(yáng)黎明航空零部件制造有限公司，遼寧　沈陽(yáng)　110043）

淺談如何提高組織內(nèi)部審核的有效性

周曉巍王芳琦
（沈陽(yáng)黎明航空零部件制造有限公司，遼寧沈陽(yáng)110043）

摘要：本文對(duì)組織內(nèi)部審核存在的問(wèn)題進(jìn)行了分析，認(rèn)為提高內(nèi)部審核有效性應(yīng)從提高領(lǐng)導(dǎo)重視、審核員素質(zhì)提升、嚴(yán)謹(jǐn)對(duì)待審核、撰寫(xiě)好審核報(bào)告等幾方面入手，并加強(qiáng)審核問(wèn)題的跟蹤驗(yàn)證工作，只有這樣，才能掌握主動(dòng)，更好地發(fā)揮內(nèi)部審核的監(jiān)督作用，確保內(nèi)部審核的有效性，促進(jìn)組織質(zhì)量管理水平的提高，成為組織持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展的有力保障。

關(guān)鍵詞：內(nèi)部審核；有效性；跟蹤驗(yàn)證；目的

審核是對(duì)企業(yè)生產(chǎn)過(guò)程中的客觀評(píng)價(jià)，收集證據(jù)，按照審核準(zhǔn)則的形成系統(tǒng)的、獨(dú)立的文件的過(guò)程。內(nèi)審是由組織內(nèi)部具備資格的內(nèi)審員以現(xiàn)場(chǎng)檢查的方式開(kāi)展審核，評(píng)價(jià)管理體系符合性的手段，能夠識(shí)別質(zhì)量體系的薄弱環(huán)節(jié)和潛在的改進(jìn)機(jī)會(huì)，因此優(yōu)化和加強(qiáng)內(nèi)部審核活動(dòng)對(duì)于組織保持、完善、改進(jìn)質(zhì)量管理體系至關(guān)重要。

一、組織內(nèi)部審核存在的問(wèn)題

內(nèi)部審核對(duì)組織如此重要，但在實(shí)際執(zhí)行中卻不盡如人意，主要是由于以下幾個(gè)方面的原因：

1最高管理者重視程度不夠

2內(nèi)審員素質(zhì)參差不齊，缺少審核技巧

3正式審核前準(zhǔn)備工作不充分

二、如何提高內(nèi)部審核的有效性

結(jié)合內(nèi)部審核存在的問(wèn)題，分析認(rèn)為更好地開(kāi)展內(nèi)部審核工作，提高內(nèi)部審核有效性，應(yīng)做到以下幾方面：

1領(lǐng)導(dǎo)重視

在組織中，領(lǐng)導(dǎo)重視，親自參與組織的質(zhì)量管理體系工作，并給予內(nèi)部質(zhì)量管理體系審核大力支持，才能確保組織內(nèi)部審核能夠順利開(kāi)展，并取得實(shí)效。內(nèi)部審核是在企業(yè)中的所有部門(mén)按照體系中條款和所有過(guò)程開(kāi)展工作，為保證內(nèi)部審核工作順利開(kāi)展，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)必須從思想上重視、提供資源、大力支持，貫標(biāo)工作才能有所保證，實(shí)現(xiàn)體系持續(xù)有效改進(jìn)。

2重視提升審核員的視野

從某種層面上看，審核員水平的高低將直接影響審核效果，因此，企業(yè)單位必須不斷對(duì)審核員進(jìn)行素質(zhì)的提升，強(qiáng)大審核隊(duì)伍，讓標(biāo)準(zhǔn)在每個(gè)層面有效的宣貫并運(yùn)行。首先，應(yīng)聘任有資質(zhì)的審核人員，加強(qiáng)審核人員的審核技能和審核技巧的培訓(xùn)。通過(guò)培訓(xùn)，讓審核員熟練掌握標(biāo)準(zhǔn)，準(zhǔn)確掌握質(zhì)量手冊(cè)及程序文件的條款，更重要是能夠熟練地運(yùn)用標(biāo)準(zhǔn)，在審核中指導(dǎo)質(zhì)量管理體系實(shí)施。審核隊(duì)伍的建設(shè)工作應(yīng)注意以下幾個(gè)方面：

（1）注重培養(yǎng)內(nèi)審員的能力，不斷提升內(nèi)審員的素質(zhì)。

（2）選派內(nèi)審員參加迎檢陪同的工作，向外審專(zhuān)家學(xué)習(xí)。

（3）鼓勵(lì)內(nèi)審員參加國(guó)家注冊(cè)審核員的培訓(xùn)和外審。

3嚴(yán)謹(jǐn)對(duì)待審核工作

內(nèi)審主要是通過(guò)收集證據(jù)來(lái)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，推動(dòng)質(zhì)量管理體系持續(xù)改進(jìn)，所以要嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膶?duì)待審核工作，結(jié)合在企業(yè)內(nèi)部審核工作中積累的一些經(jīng)驗(yàn)，給出以下幾點(diǎn)建議：

（1）重視審核準(zhǔn)備工作

在正式審核開(kāi)始前，進(jìn)行一定的分工，如編制審核計(jì)劃、成立審核小組及文件上的準(zhǔn)備等工作，審核組要按照審核編制審核清單檢查表，并在審核過(guò)程認(rèn)真記錄。

（2）開(kāi)好“兩會(huì)”

“兩會(huì)”是指首次會(huì)議和末次會(huì)議，首次會(huì)議，主要作用是對(duì)審核工作進(jìn)行部署。

末次會(huì)議，總結(jié)本次審核過(guò)程中的問(wèn)題。以正面收集、負(fù)面報(bào)告的形式向受審核方進(jìn)行歸納總結(jié)，審核組提出審核發(fā)現(xiàn)和結(jié)論，適當(dāng)時(shí)，雙方就受審核提出的糾正和預(yù)防措施計(jì)劃的時(shí)間達(dá)成共識(shí)。必要時(shí)，審核組長(zhǎng)提示受審核方在審核過(guò)程中哪些條款是會(huì)降低審核結(jié)論可信程度的情況。

（3）做好現(xiàn)場(chǎng)的審核工作

進(jìn)入現(xiàn)場(chǎng)內(nèi)審員應(yīng)重多方面大量獲取審核證據(jù)，將審核證據(jù)對(duì)照審核條款得出審核發(fā)現(xiàn)，對(duì)審核發(fā)現(xiàn)進(jìn)行評(píng)價(jià)，得出對(duì)所運(yùn)行的質(zhì)量管理體系審核的結(jié)論。

審核前，召開(kāi)審核準(zhǔn)備會(huì)，明確內(nèi)審員的職責(zé)。要求內(nèi)審員在審核的過(guò)程中以公正的態(tài)度開(kāi)展工作，在現(xiàn)場(chǎng)審核工作基本完成后，審核組要召開(kāi)內(nèi)部會(huì)議。全體審核員經(jīng)過(guò)交流、討論和評(píng)價(jià)，最后由內(nèi)審組長(zhǎng)確定不符合項(xiàng)及審核問(wèn)題。

審核員在審核時(shí)，應(yīng)依據(jù)檢查表實(shí)施審核，當(dāng)發(fā)現(xiàn)不符合時(shí)可加大收集樣本并追蹤審核?，F(xiàn)場(chǎng)審核應(yīng)控制好審核的時(shí)間，確保審核在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成審核任務(wù)，并確保審核有效性。

（4）撰寫(xiě)好一個(gè)報(bào)告

內(nèi)部審核工作完成后，需編寫(xiě)審核問(wèn)題的匯總報(bào)告，此項(xiàng)工作由審核組組長(zhǎng)來(lái)?yè)?dān)任完成。在實(shí)施內(nèi)審匯總報(bào)告時(shí)，應(yīng)分析不符合項(xiàng)及各類(lèi)問(wèn)題在管理中的分布，共性問(wèn)題以及各方面的主要存在問(wèn)題，針對(duì)企業(yè)管理的薄弱環(huán)節(jié)及改進(jìn)方向，篩選出其有代表性的問(wèn)題作為不符合項(xiàng)。最后，內(nèi)審組長(zhǎng)在審核末次會(huì)議上向最高管理者和管理者代表通報(bào)審核發(fā)現(xiàn)和審核結(jié)果，并可針對(duì)這些審核問(wèn)題提出改進(jìn)建議及改進(jìn)措施等。

三、加強(qiáng)審核不符項(xiàng)的跟蹤驗(yàn)證工作

審核結(jié)束，各單位應(yīng)對(duì)審核問(wèn)題加強(qiáng)后續(xù)的跟蹤，對(duì)不符合項(xiàng)的糾正、糾正措施的實(shí)施及跟蹤驗(yàn)證工作，要進(jìn)行后續(xù)的檢查，對(duì)檢查發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，要進(jìn)行分析，從而為質(zhì)量管理體系在企業(yè)的運(yùn)行做指導(dǎo)性的工作，為質(zhì)量持續(xù)發(fā)展工作提供保障。

受審核部門(mén)針對(duì)這些不符合項(xiàng)進(jìn)行原因分析、糾正、糾正措施的同時(shí)，要對(duì)其他單位可能發(fā)生類(lèi)似問(wèn)題的情況開(kāi)展舉一反三的工作。

如果被審核方未按時(shí)對(duì)不符合項(xiàng)進(jìn)行整改，必須向?qū)徍朔教岢錾暾?qǐng)，經(jīng)審核方同意實(shí)施延期整改計(jì)劃。另外，應(yīng)保證不合格糾正措施的有效性，對(duì)涉及人為因素的不合格，應(yīng)在驗(yàn)證不合格之后繼續(xù)給予關(guān)注，避免類(lèi)似問(wèn)題的發(fā)生。

結(jié)語(yǔ)

促進(jìn)質(zhì)量管理水平的提高是組織內(nèi)部體系審核的主要目的，內(nèi)部體系審核必須以促進(jìn)質(zhì)量管理水平的提高作為基本的出發(fā)點(diǎn)。在審核的過(guò)程中，要嚴(yán)格按照審核程序辦事，做到事實(shí)清楚，問(wèn)題定性準(zhǔn)確、處理恰當(dāng)、評(píng)價(jià)適度。只有這樣，才能掌握主動(dòng)，更好地發(fā)揮內(nèi)部審核的監(jiān)督作用，確保內(nèi)部審核的有效性，促進(jìn)組織質(zhì)量管理水平的提高。

參考文獻(xiàn)

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中圖分類(lèi)號(hào)：F273

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