基于高校檔案信息化建設(shè)的若干思考

張強(qiáng)

隨著我國信息化程度地不斷加深，我國信息技術(shù)的應(yīng)用十分之廣泛，大大地提高了工作效率，同時(shí)也提高了工作質(zhì)量。目前，信息化技術(shù)，如網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、軟件技術(shù)以及數(shù)字化技術(shù)等方面的信息技術(shù)已經(jīng)進(jìn)入高校教育教學(xué)、科研、行政管理之中，這就為高校檔案管理工作帶來了巨大的挑戰(zhàn)和壓力。信息化程度地不斷深化，促使我國高校檔案信息化建設(shè)迅速發(fā)展。筆者認(rèn)為，當(dāng)前時(shí)期下高校檔案管理工作的迫切需要就是積極地加強(qiáng)高校檔案信息化建設(shè)，這能夠大大地提高高校檔案管理工作的效率和質(zhì)量。本文首先分析了當(dāng)前時(shí)期下高校檔案信息化建設(shè)的幾點(diǎn)重要意義，提出當(dāng)前時(shí)期下應(yīng)該如何加強(qiáng)高校檔案信息化建設(shè)。

1高校檔案信息化的含義及意義

1.1 涵義

所謂高校檔案，指的就是高校在科研、教育教學(xué)、行政管理以及其他各項(xiàng)活動之中而形成的具有一定保存價(jià)值的圖表、文字、聲像等不同載體的歷史記錄，是學(xué)校歷史發(fā)展的掠影以及學(xué)校人才培養(yǎng)的真實(shí)寫照。高校檔案可以分為很多形式，如人事檔案、學(xué)籍檔案、教職工檔案、資料檔案等。通過如上關(guān)于高校檔案定義的介紹可知，高校檔案具有較強(qiáng)的經(jīng)濟(jì)、政治、文化以及社會歷史等方面的價(jià)值，主要表現(xiàn)在高校檔案不僅可以對學(xué)校發(fā)展的歷程進(jìn)行客觀地、真實(shí)地反映，同時(shí)也為學(xué)校的可持續(xù)發(fā)展提供了歷史依據(jù)。隨著信息化程度地不斷加深，高校檔案管理工作也逐漸朝著信息化方向而發(fā)展，那么這就要求高校應(yīng)該加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，不斷提高檔案管理工作的效率以及質(zhì)量。所謂高校檔案信息化建設(shè)，指的就是運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)，現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)以及軟件技術(shù)等方面的信息技術(shù)，將上述信息技術(shù)融合并滲透于高校檔案信息化管理工作之中。

1.2 意義

1.2.1 高校檔案信息化建設(shè)是信息社會發(fā)展的內(nèi)在需要

由上述關(guān)于高校檔案以及檔案信息化的涵義可知，高校檔案信息化建設(shè)的主要目的就是能夠?qū)崿F(xiàn)高校檔案管理工作的信息化，對檔案信息資源進(jìn)行很好地保存以及整理，它是提供網(wǎng)絡(luò)化以及現(xiàn)代化服務(wù)的一種檔案管理模式。高校檔案信息化建設(shè)是高校信息化校園建設(shè)的一個(gè)重要部分，對于推動高校信息化建設(shè)具有十分重要的作用。加強(qiáng)高校檔案信息化建設(shè)能夠?qū)崿F(xiàn)高校檔案信息資源的共享，逐步實(shí)現(xiàn)高校檔案資源的數(shù)字化以及信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化、電子文件與電子檔案管理規(guī)范化。因此，高校檔案信息化建設(shè)是信息社會發(fā)展的內(nèi)在需要。

1.2.2 高校檔案信息化建設(shè)是優(yōu)化檔案管理模式的必經(jīng)之路

隨著我國信息化程度地不斷加深，信息化技術(shù)逐漸進(jìn)入校園，這就促進(jìn)了高校校園的數(shù)字化建設(shè)和實(shí)施。在這個(gè)過程中，各種軟件也一一地開發(fā)出來了，并服務(wù)于高校檔案信息化建設(shè)，這些軟件可以對信息進(jìn)行網(wǎng)上歸檔，并將處理完畢的文件資料進(jìn)行上傳，然后檔案管理工作人員在終端進(jìn)接收即可，那么這就改變了傳統(tǒng)的檔案信息管理工作的繁雜性，大大地提高了高校檔案管理工作的效率以及質(zhì)量。因此，高校檔案信息化建設(shè)是優(yōu)化檔案管理模式的必經(jīng)之路。

2 加強(qiáng)高校檔案信息化建設(shè)的幾點(diǎn)對策

基于如上關(guān)于高校檔案以及高校檔案信息化涵義、高校檔案信息化建設(shè)的兩點(diǎn)意義的介紹及分析可知，當(dāng)前時(shí)期下加強(qiáng)高校檔案信息化建設(shè)是數(shù)字化校園建設(shè)的一個(gè)重要組成部分，也是現(xiàn)代信息社會發(fā)展的內(nèi)在需要。那么，究竟如何加強(qiáng)高校檔案信息化建設(shè)呢？

2.1 加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)理論方面的學(xué)習(xí)和研究，不斷創(chuàng)新高校檔案管理工作的思路

隨著高校信息化校園建設(shè)程度地不斷加深，這就促使了高校檔案信息化建設(shè)的大力開展。可以說，高校檔案信息化建設(shè)大大地拓寬以及實(shí)現(xiàn)了檔案館的各種功能。當(dāng)前時(shí)期下，高校檔案管理工作應(yīng)該進(jìn)一步轉(zhuǎn)變工作觀念，不斷地進(jìn)行工作手段的創(chuàng)新，對服務(wù)形式進(jìn)行改革等，那么這就要求高校檔案管理工作人員要對檔案管理理論知識進(jìn)行深入地學(xué)習(xí)及研究，對高校檔案管理工作的思路進(jìn)行不斷地創(chuàng)新及總結(jié)。例如我國南方的一些高校的檔案信息化建設(shè)起步的相對較早，這也與南方的信息化程度有很大的關(guān)系，那么這就使得南北方高校檔案信息化建設(shè)存在著十分大的差異。筆者認(rèn)為，這個(gè)差異主要還是在于觀念上的差異以及區(qū)別。作為高校檔案管理工作人員，我們應(yīng)該以深化檔案信息化為主要視角，在對高校檔案傳統(tǒng)管理工作模式的基礎(chǔ)上對檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)行高度地重視和總結(jié)，清醒地認(rèn)識到檔案信息化建設(shè)的基本任務(wù)和工作性質(zhì)，加強(qiáng)這方面的意識，對高校檔案信息化建設(shè)工作的服務(wù)機(jī)制以及方式進(jìn)行不斷地創(chuàng)新和改革。由于信息革命帶來的沖擊，使得高校檔案管理工作不能僅僅停留在紙質(zhì)檔案的管理工作之中，對于電子檔案的管理應(yīng)進(jìn)行高度地重視，因?yàn)檫@樣就可以很好地與檔案信息化建設(shè)接軌。這就要求我們檔案管理工作人員應(yīng)該以開闊的眼界及思路，不斷對觀念加以更新，順應(yīng)變革以及推動變革。要確立與社會進(jìn)步和學(xué)校發(fā)展需要相適應(yīng)的檔案工作觀念，樹立服務(wù)學(xué)校的大局觀、改革開放的發(fā)展觀、面向社會的效益觀，學(xué)習(xí)和運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，管理和開發(fā)檔案信息資源，為學(xué)校教學(xué)、科研和管理服務(wù)，真正實(shí)現(xiàn)檔案館的決策咨詢、宣傳教育、技術(shù)服務(wù)、信息傳播、考證利用、學(xué)術(shù)交流等服務(wù)功能。

2.2 加強(qiáng)高校人事檔案管理信息化建設(shè)，不斷提高人事檔案法規(guī)的宣傳力度

隨著數(shù)字化時(shí)代的到來，信息技術(shù)已被越來越多的人接受，也日益走進(jìn)人們的日常生活，也逐漸被各個(gè)領(lǐng)域所應(yīng)用，那么計(jì)算機(jī)技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在高校檔案管理工作中的應(yīng)用也日趨廣泛，這樣就使得傳統(tǒng)的檔案管理的方法和模式發(fā)生了根本性的變革。當(dāng)前時(shí)期下，我國高校檔案管理工作面臨前所未有的挑戰(zhàn)和發(fā)展機(jī)遇。因此，在實(shí)際的人事檔案管理之中，應(yīng)該加強(qiáng)人事檔案管理的信息化建設(shè)，那么首先就要將先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)運(yùn)用于其中。VPN技術(shù)運(yùn)用于高校人事檔案管理建設(shè)中的具體原理可以概括為：高校人事檔案管理數(shù)字資源及數(shù)字管理系統(tǒng)首先在VPN服務(wù)器及路由的作用下，然后通過VPN隧道的信息傳遞作用，將人事檔案庫中的數(shù)字信息資源以及高校人事檔案管理方面的動態(tài)消息傳遞至校外用戶以及其他校區(qū)的客戶端，具體見上圖所示。

結(jié) 論

綜上所述可知，隨著我國信息化程度地不斷加深，信息技術(shù)已經(jīng)走進(jìn)各個(gè)領(lǐng)域，一改這些領(lǐng)域的傳統(tǒng)工作及管理模式，大大地提高了這些領(lǐng)域的工作效率以及質(zhì)量。其中，高校檔案管理就是這樣的一個(gè)領(lǐng)域。高校檔案信息化建設(shè)已經(jīng)成為一個(gè)發(fā)展的必然趨勢，因?yàn)樗哂惺种匾囊饬x，即高校檔案信息化建設(shè)是信息社會發(fā)展的內(nèi)在需要、高校檔案信息化建設(shè)是優(yōu)化檔案管理模式的必經(jīng)之路。因此，筆者認(rèn)為，作為高校檔案管理工作人員，一定要能夠以開闊的眼界，不斷創(chuàng)新檔案管理工作，加強(qiáng)檔案管理信息化工作理念的創(chuàng)新，更好地服務(wù)于高校檔案信息化建設(shè)。

（作者單位：衡水廣播電視大學(xué)）