于 靜

（臨清市計劃生育行政執(zhí)法監(jiān)察大隊 山東 臨清 252600）

信息環(huán)境下檔案管理工作的創(chuàng)新

于 靜

（臨清市計劃生育行政執(zhí)法監(jiān)察大隊 山東 臨清 252600）

創(chuàng)新是科技發(fā)展、社會進步的源原動力，在檔案管理工作中，創(chuàng)新是提高檔案管理質(zhì)量、更新管理理念的先決條件。尤其是在信息技術(shù)環(huán)境下，檔案管理的創(chuàng)新途徑將增加多元化。本文在闡述檔案信息化管理特點的同時，對其中出現(xiàn)的問題進行了詳細分析，并針對這些問題提出具體解決對策，以此促進檔案管理信息化的實現(xiàn)。

信息環(huán)境；檔案管理；工作創(chuàng)新

檔案信息化管理的檔案管理當(dāng)中具有統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一部署的管理整合行為。以信息技術(shù)為依托，對現(xiàn)有檔案資源進行整合與梳理，提高檔案的分類管理效率，并在信息技術(shù)環(huán)境下為需求者提供更為便捷的檔案服務(wù)。利用信息化管理模式，改變了以往檔案長期以來紙質(zhì)存儲的方法，使檔案電子化、數(shù)字化，增加了檔案管理效率和服務(wù)便捷性。

一、檔案管理信息化的特點及內(nèi)容

（一）檔案管理信息化的特點

在檔案信息化管理改革中，需要有上級部門進行統(tǒng)一部署，并制定統(tǒng)一的改革方案，實現(xiàn)各部門協(xié)調(diào)優(yōu)化。將信息技術(shù)融合與檔案管理中，有利于促進電子檔案管理格局的形成，是各級政府、檔案管理單位信息化管理的切實轉(zhuǎn)變。在信息技術(shù)的支持下，檔案管理的數(shù)字化優(yōu)化將更加明顯，各類資源將實現(xiàn)有效整合，以互聯(lián)網(wǎng)為載體，實現(xiàn)檔案網(wǎng)絡(luò)化、系統(tǒng)化、共享化的管理模式，這些變化對于提升檔案管理質(zhì)量有著重大促進作用。

（二）檔案管理信息化建設(shè)的內(nèi)容

檔案管理的信息化建設(shè)首先需要構(gòu)建起覆蓋全國的數(shù)字平臺。檔案管理信息化的實現(xiàn)需要有完備的硬件設(shè)施為支持，這也是實現(xiàn)檔案信息化管理的基礎(chǔ)所在。各級檔案管理機構(gòu)需要步調(diào)一直，只有協(xié)調(diào)共進才能使電子平臺的優(yōu)勢得以充分發(fā)揮。同時好需要在信息化建設(shè)中統(tǒng)一規(guī)范。在信息化建設(shè)當(dāng)中需要有嚴(yán)格的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)，管理者需要進行多方面調(diào)研，通過調(diào)查數(shù)據(jù)分析探索與當(dāng)前管理需求相匹配的信息化管理格局。在檔案資源管理中要切實加大力度，信息資源是管理的核心內(nèi)容，更是制定管理制度、實施信息化管理的依據(jù)。檔案資源需要真實完整，具有實用性，這就需要將當(dāng)前的紙質(zhì)檔案資源轉(zhuǎn)化為電子數(shù)據(jù)，建立數(shù)字檔案，使之成為開放式檔案資源的一部分。檔案管理的最終目的是為社會服務(wù)的，因此在應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)中需要體現(xiàn)出服務(wù)特色。檔案系統(tǒng)需要與綜合管理系統(tǒng)兼容，進而實現(xiàn)信息共享，為使用者提供更便捷的應(yīng)用環(huán)境，尤其是在管理軟件上需要通行通用，提高其操作性。進一步加速檔案管理人才信息化素質(zhì)的培養(yǎng)，只有管理人員素質(zhì)的同步發(fā)展，才能使信息化管理優(yōu)勢得到最大程度的發(fā)揮，在自主培養(yǎng)人才的同時，還需要積極引入外部優(yōu)秀人才，實現(xiàn)管理團隊綜合素質(zhì)的提升。

二、信息環(huán)境下檔案管理工作存在的問題

（一）信息化建設(shè)規(guī)劃和設(shè)計落后

當(dāng)前，檔案信息化管理在整體規(guī)劃、方案設(shè)計方面相對落后，在檔案信息管理中不具備系統(tǒng)性，不少檔案資源被認為割裂，尤其是在檔案使用權(quán)限、建設(shè)資金不到位的前提下，迄今尚未建立起覆蓋全國的檔案信息化改革執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)。在信息化管理環(huán)境下，檔案資源逐步轉(zhuǎn)向電子化管理模式的同時，也帶來了很大的不確定性高，例如數(shù)據(jù)電子化，資源數(shù)字化等變化，造成系統(tǒng)設(shè)計過程中不確定因素持續(xù)增加，這些問題會對于檔案資源的完整新、真實性造成不利影響。

（二）檔案信息化的服務(wù)觀念和方式滯后

隨著檔案信息化管理的逐步實施，檔案服務(wù)范圍也在持續(xù)擴大，改變了以往檔案管理服務(wù)與管理階層的傳統(tǒng)局面，更多基層公眾也能夠通過檔案查閱獲得有用信息。由于服務(wù)范圍的擴大，造成檔案管理中保密性、數(shù)據(jù)完整性、管理效益等均收到影響，服務(wù)意識淡薄，服務(wù)質(zhì)量有待提高。

（三）法規(guī)制度不完善，信息共享壁壘仍存在

雖然政府針對檔案管理改革出臺了相關(guān)法律法規(guī)，但是整體來看扔缺乏統(tǒng)一性，法規(guī)漏洞較多。檔案信息化改革當(dāng)中信息壁壘仍舊存在，這些問題對檔案信息化管理的進一步完善造成了一定影響。

三、信息環(huán)境下檔案管理工作創(chuàng)新對策

（一）制定完善的信息化發(fā)展規(guī)劃

完善的檔案管理信息改革方案，能夠使信息化建設(shè)穩(wěn)步推進，促使管理更具體系性，減少信息割裂問題的發(fā)生，增加檔案信息的共享性。尤其是在地方檔案改革中，需要與當(dāng)?shù)氐男姓w制相配合，實現(xiàn)電子化管理流程全覆蓋，促進檔案資源的規(guī)范化管理和一體化應(yīng)用。

（二）樹立檔案信息化服務(wù)理念，優(yōu)化服務(wù)方式

在信息化改革當(dāng)中，檔案管理人員需要對其有更理性的認識，突出管理能效。在工作中強化保密意識，在此基礎(chǔ)上進一步拓展服務(wù)范圍，融合地方檔案管理的信息化建設(shè)，完善資金供應(yīng)供應(yīng)渠道，引進先進人才，優(yōu)化服務(wù)模式。針對信息化建設(shè)進行專項指導(dǎo)，爭取與當(dāng)?shù)卣恼?wù)信息化建設(shè)步調(diào)一致。在健全法規(guī)制度管理的同時，對檔案使用的合法性進行嚴(yán)格監(jiān)管，從而充分發(fā)揮檔案信息數(shù)據(jù)的服務(wù)作用。

（三）建立完善的法規(guī)體系，消除信息共享壁壘

依托信息技術(shù)優(yōu)勢有利于制定更明確的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，并逐漸與國際管理指標(biāo)接軌。在檔案的日常管理工作中需要嚴(yán)格執(zhí)行國家統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，對于特殊檔案管理則需要執(zhí)行行業(yè)內(nèi)部的參照標(biāo)準(zhǔn)。盡快完善檔案信息化網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，提高系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)化程度。在管理工作當(dāng)中需要依托信息技術(shù)優(yōu)勢消除信息壁壘，強化服務(wù)意識，在檔案服務(wù)中精簡手續(xù)流程，建立起一站式檔案管理、服務(wù)格局，從而提高檔案信息化管理效率。

結(jié)語

信息技術(shù)的發(fā)展為檔案管理帶來了新機遇，檔案管理的創(chuàng)新不僅需要在技術(shù)、管理模式上有所突破，同時還需要在管理理念、服務(wù)意識上有所轉(zhuǎn)變。依托信息化管理優(yōu)勢，能夠有效增強檔案信息的完整新、時效性和規(guī)范性，充分發(fā)揮檔案數(shù)據(jù)平臺作用，形成網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化檔案管理新模式，為檔案管理的創(chuàng)新與發(fā)展提供有力支持。

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于靜，出生年月：1990年9月14日，性別：女，民族：漢族，籍貫：山東省臨清市，學(xué)歷：本科，研究方向：檔案管理