■張玲

談?wù)勷^藏檔案統(tǒng)計中應(yīng)注意的幾個問題
——以云南省檔案館為例

■張玲

館藏檔案統(tǒng)計是檔案館業(yè)務(wù)工作的重要環(huán)節(jié)，通過對館藏檔案的統(tǒng)計，可以掌握館藏檔案總量，了解檔案總體狀況。館藏檔案總量是體現(xiàn)一個檔案館規(guī)模大小的重要參數(shù)，而不同類型、載體的檔案數(shù)量則可以體現(xiàn)館藏資源體系的構(gòu)成。

近年來，隨著各級國家綜合檔案館館藏資源體系建設(shè)力度不斷加大，檔案數(shù)字化向縱深推進(jìn)，館藏檔案的類型、載體、結(jié)構(gòu)等更加多元化。館藏檔案的統(tǒng)計必須圍繞館藏的這種多元化來進(jìn)行，在統(tǒng)計指標(biāo)的分類、表格項目的設(shè)置、計量單位的統(tǒng)一等各方面作出相應(yīng)的調(diào)整，使館藏檔案的統(tǒng)計工作，涵蓋到每一類館藏檔案，全面體現(xiàn)館藏結(jié)構(gòu)及館藏總量，反映出重點業(yè)務(wù)工作開展的成果，更好地為館藏檔案的規(guī)范化管理及領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)。現(xiàn)就以云南省檔案館館藏檔案的統(tǒng)計為例，與各位同行就館藏統(tǒng)計中的幾個問題進(jìn)行交流。

一、館藏檔案統(tǒng)計中的指標(biāo)分類

為了更好地體現(xiàn)出圍繞重點工作開展以來館藏檔案體系呈現(xiàn)出的多樣化特點，省檔案館的館藏檔案統(tǒng)計根據(jù)《全國檔案事業(yè)統(tǒng)計年報制度》相關(guān)統(tǒng)計指標(biāo)要求，結(jié)合館藏實際，按照檔案的歷史分期、載體、類型及數(shù)字化加工完成情況等因素，統(tǒng)計指標(biāo)分為封存檔案、歷史檔案、現(xiàn)行檔案、公證檔案、特殊載體檔案、特色檔案、特藏檔案、館藏資料等幾大類別。其中，封存檔案是基于數(shù)字化工作完成后的文書檔案的封存工作。我館已將數(shù)字化加工完畢并通過驗收的館藏相關(guān)全宗的文書檔案進(jìn)行消毒殺蟲處理后，以全宗為單位，按建國前后歷史分期的不同分別庫房進(jìn)行永久封存，查閱利用不再提供紙質(zhì)原件，僅提供電子檔案掃描件，特殊情況例外。這些永久封存的檔案列為封存檔案，統(tǒng)計時按解放前后歷史分期的不同，分別全宗進(jìn)行；歷史檔案即形成于建國前的未封存文書檔案；現(xiàn)行檔案即形成于建國后的未封存文書檔案；公證檔案是自成體系的，因此列為民生檔案的一類進(jìn)行統(tǒng)計；特殊載體檔案又細(xì)分為印章、照片、錄音、錄像、唱片、實物、光盤、底片等有特殊保管要求的檔案；特色檔案包括近年來征集進(jìn)館的云南特有的15個少數(shù)民族的檔案、不同歷史時期我省經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展中涌現(xiàn)的各行各業(yè)的著名人物的檔案，以及名家字畫等。少數(shù)民族檔案按族別建立全宗（截至2015年12月共建立13個少數(shù)民族檔案全宗），名人檔案按人名建立全宗（截至2015年12月共建立99個名人檔案全宗），為便于管理將名人全宗中的名家字畫單獨(dú)剔出進(jìn)行統(tǒng)計；特藏檔案是將館藏全部清代檔案，部分民國、現(xiàn)行檔案全宗中的珍品（包括文書及實物），從原全宗中剔出后形成的。因其獨(dú)有性、珍貴性單獨(dú)放入特藏庫進(jìn)行特殊保管，統(tǒng)計列出一類，但數(shù)量計入各全宗內(nèi)；館藏資料則包括館藏圖書、期刊及待整理資料等。以上館藏按大類下的小類不同進(jìn)行全宗個數(shù)、排架長度、館藏數(shù)量及各項最終合計總館藏數(shù)進(jìn)行統(tǒng)計，每一類別下又分別以全宗為單位進(jìn)行分別詳細(xì)統(tǒng)計。

二、館藏檔案統(tǒng)計中的表格設(shè)計

針對館藏檔案統(tǒng)計類別，按照檔案類型、載體的不同統(tǒng)計要求，館藏檔案統(tǒng)計中的表格各有不同。統(tǒng)計項目主要包括全宗號、全宗名稱、檔案數(shù)量、排架長度、存放位置等。例如，可以一目了然看出館藏檔案結(jié)構(gòu)、排架總長度及館藏總量等信息的“云南省檔案館館藏檔案統(tǒng)計總表”；對館藏檔案統(tǒng)計進(jìn)行分類說明的“館藏檔案統(tǒng)計分類說明表”；按不同類型及載體分別設(shè)計了“封存檔案統(tǒng)計表”（分為歷史、現(xiàn)行及存放樓層、庫房等不同表格）、“未封存歷史檔案統(tǒng)計表”、“未封存現(xiàn)行檔案統(tǒng)計表”、“歷史檔案統(tǒng)計總表”、“特殊載體檔案統(tǒng)計表”等及各類統(tǒng)計詳細(xì)表等等。這些表格的設(shè)計一律采用Excel工作表，便于數(shù)據(jù)自動求和等，根據(jù)統(tǒng)計的不同要求，并本著盡量使統(tǒng)計清楚明晰來增減項目。另外，在每種表的右側(cè)及表尾留出“備注”、“合計”等項目以使統(tǒng)計更完備。

三、館藏檔案統(tǒng)計中的計量單位

針對館藏不同類型、載體檔案的計量單位的不同，在統(tǒng)計時必須加以統(tǒng)一和說明。其中，全宗數(shù)以“個”為單位，排架長度以“米”為單位，老規(guī)則檔案以“卷”為單位，新規(guī)則檔案以“件”為單位，館藏總量以“卷”為單位等。排架長度“米”的計算可以先量出每箱檔案的長度，再乘以箱數(shù)得出。為了館藏總量一目了然，我們在統(tǒng)計時將新規(guī)則檔案的“件”，以10件折算為1卷予以統(tǒng)一；其它的如印章“枚”、照片“張”、錄音錄像等的“盤”“盒”、畫“幅”及資料的“冊”等等，在統(tǒng)計時我們均按實有數(shù)目將這些計量單位折算統(tǒng)一為“卷”進(jìn)行統(tǒng)一匯總。需要說明的是，我們在填報《全國檔案事業(yè)統(tǒng)計年報制度》“檔案館基本情況年報（檔基2表）”相關(guān)館藏統(tǒng)計指標(biāo)項時，嚴(yán)格按照年報基本表專用指標(biāo)說明要求，結(jié)合館藏檔案統(tǒng)計結(jié)果，對相關(guān)代碼項及計量單位按要求進(jìn)行填報，避免重報、漏報、少報及多報。

四、館藏檔案統(tǒng)計的動態(tài)管理

館藏檔案統(tǒng)計隨著進(jìn)館檔案的增加和原有無保存價值館藏的銷毀，而出現(xiàn)數(shù)據(jù)的增量和減量，因此，館藏檔案的統(tǒng)計需要進(jìn)行動態(tài)管理。我館在館藏統(tǒng)計中，區(qū)分總表和詳細(xì)表分別進(jìn)行動態(tài)管理。館藏各種類型及載體檔案統(tǒng)計總表以年度進(jìn)行管理，而各類區(qū)分不同載體、類型檔案的詳細(xì)統(tǒng)計表則隨時隨著征集、接收、銷毀、封存等業(yè)務(wù)的開展而進(jìn)行動態(tài)管理，因為自動求和，增量和減量自動完成，只需在相關(guān)備注欄內(nèi)說明增加及減少的時間及原因即可。這樣，到了年終和第二年年初統(tǒng)計總表時只需在各類別原有數(shù)據(jù)上相應(yīng)增減，年度統(tǒng)計總數(shù)據(jù)即可出爐。

五、館藏檔案統(tǒng)計中的其他應(yīng)注意的問題

館藏檔案的統(tǒng)計需要我們熟悉館藏，具備統(tǒng)計相關(guān)知識，熟練操作Excel表格等，這是規(guī)范開展統(tǒng)計的前提條件；在統(tǒng)計過程中應(yīng)本著高度負(fù)責(zé)的態(tài)度，耐心細(xì)致，不厭其煩反復(fù)核對相關(guān)表格及數(shù)據(jù)，避免出現(xiàn)重復(fù)統(tǒng)計和錯漏統(tǒng)計，確保統(tǒng)計類別及數(shù)據(jù)的完整準(zhǔn)確；另外，俗話說“好記性不如爛筆頭”，在統(tǒng)計過程中最好開辟專門的記錄本，在平時的動態(tài)管理過程中，對發(fā)現(xiàn)的問題及疑問及時進(jìn)行記錄，隨時進(jìn)行翻閱，以便不能當(dāng)時解決的問題事后得以修正，使我們的統(tǒng)計趨于更加的合理和準(zhǔn)確。

總之，館藏檔案的統(tǒng)計工作既要符合國家檔案局《全國檔案事業(yè)統(tǒng)計年報制度》中館藏檔案和館藏資料等相關(guān)統(tǒng)計指標(biāo)的要求，又要結(jié)合館藏實際。我館館藏檔案的統(tǒng)計即是按照上述要求，滿足了國家檔案統(tǒng)計年報的相關(guān)填報要求又同時體現(xiàn)出了館藏結(jié)構(gòu)的特點。

作者單位：云南省檔案局