■　趙 品

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縣級(jí)綜合檔案館文書檔案重復(fù)的原因及對(duì)策

■趙 品

檔案作為人類社會(huì)歷史的真實(shí)記錄，既反映著一個(gè)地域歷史發(fā)展的全貌，也體現(xiàn)著當(dāng)?shù)亟?jīng)濟(jì)、政治、科學(xué)、文化等各方面的歷史狀況，因此，檔案資料的整理、保存、檢索，必須嚴(yán)謹(jǐn)、科學(xué)、規(guī)范?！稒n案館工作通則》也指出：“檔案館是永久保存檔案的基地”，既然是永久保管檔案的基地，我們?cè)谪S富館藏檔案時(shí)必須嚴(yán)把進(jìn)館檔案的質(zhì)量關(guān)。作為一名基層的檔案管理服務(wù)人員，在日常工作中，深深感受到，隨著檔案數(shù)字化檢索軟件的廣泛推廣和應(yīng)用，縣級(jí)綜合檔案館在檢索查閱檔案時(shí)，文書檔案的重復(fù)性問(wèn)題進(jìn)一步凸顯，一份檔案會(huì)同時(shí)出現(xiàn)在不同的全宗，甚至一份檔案重份多達(dá)數(shù)十件。這些重復(fù)進(jìn)館的歸檔文件，不僅占用檔案館有限的庫(kù)存，而且造成大量人、財(cái)、物的浪費(fèi)，增加了管理成本。就此問(wèn)題，筆者談?wù)勛约旱目捶敖ㄗh。

一、縣級(jí)綜合檔案館文書檔案重復(fù)問(wèn)題的原因

《檔案法》規(guī)定：“機(jī)關(guān)團(tuán)體、企事業(yè)單位和其他組織必須按照國(guó)家規(guī)定定期向檔案館移交檔案”?？h級(jí)綜合檔案館的檔案都是由轄區(qū)內(nèi)各個(gè)機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位或個(gè)人（后簡(jiǎn)稱“立檔單位”）移交而來(lái)的，縣級(jí)綜合檔案館文書檔案的重復(fù)問(wèn)題主要是各立檔單位一些文件材料重復(fù)歸檔造成的。

（一）按照國(guó)家檔案局8號(hào)令規(guī)定：“先進(jìn)單位、勞動(dòng)模范、先進(jìn)工作者的文件材料，受到縣級(jí)（含）以上表彰、獎(jiǎng)勵(lì)的列為永久期限，受到縣級(jí)以下表彰、獎(jiǎng)勵(lì)的為30年期限”。從縣級(jí)綜合檔案館的角度考慮，縣級(jí)的表彰性文件同時(shí)涉及十幾個(gè)甚至幾十個(gè)單位，不僅制發(fā)文單位把此文件列為永久保存，受到表彰的各個(gè)單位也列入永久保存，這就造成了一份文件重復(fù)幾十份進(jìn)入縣級(jí)綜合檔案館永久保存。同時(shí)，按照《河北省檔案工作條例》規(guī)定，永久和30年期限的檔案，自形成之日起五年，會(huì)同時(shí)移交進(jìn)縣級(jí)綜合檔案館。縣級(jí)以下的表彰，制發(fā)文件的單位列為永久期限保存，受表彰的幾十個(gè)單位存入30年期限保存，又形成了30年期限的大量重復(fù)文件。

（二）按照國(guó)家檔案局8號(hào)令規(guī)定，上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的關(guān)于本機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員編制、人事任免等文件材料，應(yīng)當(dāng)列入永久保存。但有的任免令同時(shí)涉及若干部門，所涉及的部門都應(yīng)列入永久保存，這樣也會(huì)產(chǎn)生大量的重復(fù)任免令檔案。

（三）各立檔單位的歸檔文件有許多是其辦理某些審批事項(xiàng)中形成的，因?qū)徟马?xiàng)由申請(qǐng)單位提出后，要經(jīng)過(guò)數(shù)個(gè)單位或數(shù)個(gè)級(jí)別單位審批，因此該審批材料會(huì)在申請(qǐng)單位和各審批單位按同樣的保管期限歸檔保存并移交進(jìn)館，形成重復(fù)檔案。

（四）因縣級(jí)綜合檔案館負(fù)責(zé)集中保管本級(jí)黨委、政府的所有部門的檔案，數(shù)量多，種類雜，有的部門在整理檔案時(shí)對(duì)不同類別的檔案保管期限和保管范圍心中不明、把握不準(zhǔn)。如：有的部門把涉及本地黨委、政府行文的文件等本不在本單位保存范圍內(nèi)的資料，作為檔案進(jìn)行保存；有的部門把應(yīng)當(dāng)保存10年的檔案列入保存30年或永久，這樣勢(shì)必造成同一份檔案會(huì)在不同全宗中重復(fù)出現(xiàn)的問(wèn)題。

二、解決文書檔案重復(fù)歸檔問(wèn)題的建議

筆者認(rèn)為，對(duì)已經(jīng)入館保存的重復(fù)檔案沒(méi)必要進(jìn)行重新整理，關(guān)鍵是減少以后進(jìn)館檔案的重復(fù)問(wèn)題。從縣級(jí)綜合檔案館的角度考慮重復(fù)率，以一個(gè)縣級(jí)行政區(qū)域?yàn)檎w，各立檔單位之間的檔案盡量避免重復(fù)。

（一）對(duì)受到縣級(jí)以上表彰的先進(jìn)單位、勞動(dòng)模范、先進(jìn)工作者的文件材料，由受表彰單位列入永久保存。對(duì)縣級(jí)及縣級(jí)某一行業(yè)主管機(jī)關(guān)的綜合性或行業(yè)性表彰，由文件制發(fā)機(jī)關(guān)列入永久保存，受表彰部門做為10年期限保存。

（二）縣（區(qū)）委、政府及組織人事部門印發(fā)的干部任免令，制發(fā)文機(jī)關(guān)永久保存，被任免單位涉及主要領(lǐng)導(dǎo)的永久保存，涉及內(nèi)部科室領(lǐng)導(dǎo)的任免令列入10年保存。

（三）縣（區(qū)）委、政府關(guān)于某個(gè)事項(xiàng)的批復(fù)文件，批復(fù)單位永久或30年保存，請(qǐng)示單位按所申請(qǐng)事項(xiàng)的重要程度列入30年或10年保存。

（四）要加強(qiáng)各部門檔案管理人員的培訓(xùn)指導(dǎo)和在崗鍛煉，使它們不斷提高業(yè)務(wù)水平，能夠準(zhǔn)確把握文件材料的保存范圍和保管期限。防止在實(shí)際工作中，將不需保存的文件材料列入保存范圍，或者錯(cuò)誤地將保管期限延長(zhǎng)。

（五）要通過(guò)加強(qiáng)教育、管理、培訓(xùn)等方式，提高廣大檔案管理人員的思想覺(jué)悟和工作責(zé)任心，使他們轉(zhuǎn)變工作作風(fēng)，強(qiáng)化責(zé)任擔(dān)當(dāng)，真正塌下心來(lái)，帶著感情仔細(xì)甄別每一份檔案，確保每一份檔案準(zhǔn)確歸檔，無(wú)遺漏、無(wú)錯(cuò)誤。

（作者單位：石家莊市鹿泉區(qū)檔案館）