血站檔案管理工作探索與思考

■劉素珍

血站檔案管理工作探索與思考

■劉素珍

血站檔案是指在采供血業(yè)務(wù)工作和行政管理工作中所形成的具有保存價值的以文字、圖像等形式為載體的原始資料。包括采供血業(yè)務(wù)記錄、行政管理文書以及基建、設(shè)備管理、科研等形成的各種的歷史文件和記錄。這些檔案具有原始憑證作用，對研究血站發(fā)展規(guī)律，總結(jié)血站管理經(jīng)驗，推動血液醫(yī)學(xué)科學(xué)技術(shù)發(fā)展，都具有重要的參考價值。

一、當(dāng)前血站檔案管理工作現(xiàn)狀

1.檔案管理信息化進(jìn)程緩慢，缺乏統(tǒng)一規(guī)范的行業(yè)管理標(biāo)準(zhǔn)

經(jīng)筆者對河北、河南、廣東等數(shù)十家血站進(jìn)行調(diào)查了解，血站檔案管理信息化程度普遍較低，目前大部分血站雖都在應(yīng)用計算機輔助管理檔案，但主要局限于目錄檢索，沒有建立全文數(shù)據(jù)庫。建立檔案全文數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)血站檔案管理信息化是一項周期較長、難度較大的系統(tǒng)性工程，將面臨工作面廣、業(yè)務(wù)量大，資金需求多，專業(yè)技術(shù)人才緊缺等實際困難。此外，由于血站系統(tǒng)尚沒有統(tǒng)一規(guī)范的行業(yè)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，各地血站各有各的檔案管理模式，使用的檔案管理軟件也是五花八門，為規(guī)范血站檔案管理信息化工作，降低血站檔案管理信息化研發(fā)成本，亟需在國家或行業(yè)層面對血站檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行規(guī)范和研發(fā)。

2.歸檔整理模式和文件處置存在弊端，對非紙質(zhì)檔案重視不夠

目前，血站系統(tǒng)檔案歸檔整理模式存在的弊端，一是不少檔案資料特別是紙質(zhì)記錄表單和文書往往年末一次性清理上交，集中歸檔，這直接導(dǎo)致了檔案庫檔案員年終工作量和工作強度成倍增加，易造成分類立卷工作質(zhì)量下降；二是多數(shù)血站偏重于紙質(zhì)業(yè)務(wù)檔案的管理，對電子檔案、計算機軟磁盤、光盤、軟件、電子照片等非紙質(zhì)檔案的管理還需進(jìn)一步加強和規(guī)范；三是對于不歸檔文件材料，如重份文件、未成文的草稿和其他文字材料等，往往被忽視而沒有納入檔案管理范疇，易因保管、使用和處置不當(dāng)而造成丟失。

3.檔案信息資源開發(fā)利用率不高

據(jù)調(diào)查，血站中普遍存在檔案管理者只滿足于檔案收集、管理，而針對檔案信息資源的編研、統(tǒng)計分析等二次或三次開發(fā)利用率偏低。編研成果也多為“大事記”“組織機構(gòu)沿革”等查考性材料，使用只是查閱資料，形式過于單一，對采供血業(yè)務(wù)工作中具有參考與指導(dǎo)作用的編研成果還不夠多，許多珍貴的血站檔案材料和業(yè)務(wù)檔案處于“沉睡”狀態(tài)，利用率不高，價值體現(xiàn)不足。

二、血站檔案管理和使用工作的幾點探索

1.開發(fā)建立檔案智能化管理系統(tǒng)

盡快出臺全省或全國統(tǒng)一的采供血機構(gòu)檔案分類規(guī)則和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等制度，統(tǒng)一血站檔案管理模式和標(biāo)準(zhǔn)；開發(fā)全省或全國統(tǒng)一的檔案管理軟件系統(tǒng)，建立血液檔案全文數(shù)據(jù)庫。一是通過對現(xiàn)有紙質(zhì)檔案電子錄入和業(yè)務(wù)信息資料的轉(zhuǎn)化，對每卷紙質(zhì)業(yè)務(wù)檔案加貼條形碼，構(gòu)建電子存儲、類目編排；二是開發(fā)采血、供血雙套系統(tǒng)數(shù)據(jù)兼容技術(shù)接口。綜合“業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)”和“檔案管理系統(tǒng)”，形成獻(xiàn)血者個人信息數(shù)據(jù)，實現(xiàn)電子檔案與紙質(zhì)檔案相匹配的二級類目自動組卷、排序；三是提升防火墻技術(shù)，保護(hù)信息安全，防止獻(xiàn)血者信息外泄，以保護(hù)隱私；四是實行數(shù)據(jù)備份第三方保管，確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)安全。

2.以ISO9000質(zhì)量管理體系為框架建立血站檔案管理體系

ISO9000 作為一種先進(jìn)的體系化管理理論，適用于所有行業(yè)的原則性標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)定的程序較少，其宗旨和目標(biāo)與“一法兩規(guī)”一致。血站可以以ISO9000為框架和標(biāo)準(zhǔn)，按照其自身特點和要求，創(chuàng)造性地進(jìn)行檔案管理體系設(shè)計，建立具有自己組織特色的檔案管理體系并加以實施，從而有助于自身管理水平的提高。嚴(yán)格過程管理，按照質(zhì)量體系文件規(guī)定的規(guī)范化方式去完成每一項業(yè)務(wù)工作和管理工作，確保全過程受控。確保血液采集、制備、檢驗、儲存、發(fā)放等過程不發(fā)生質(zhì)量差錯，產(chǎn)品符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的要求。將血站檔案管理納入崗位責(zé)任制，并定期對其落實情況進(jìn)行監(jiān)督考核，充分調(diào)動檔案工作人員積極性，從而促進(jìn)檔案工作適應(yīng)當(dāng)前形勢，更好地為采供血事業(yè)發(fā)展和血站經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)。

3.注重檔案信息資源開發(fā)利用，服務(wù)于血站中心工作

要想充分發(fā)揮血站檔案的潛在作用，使其服務(wù)于血站中心工作，就必須進(jìn)一步注重檔案信息資源的開發(fā)利用，積極開展深層次的檔案編研工作。可以成立專門的編研機構(gòu)，配備編研人員，加強編研工作的制度建設(shè)，為編研工作的開展提供必備條件。血站檔案工作者應(yīng)該更新觀念，既要制定好編研規(guī)劃，又要適時調(diào)整編研選題，不斷拓展服務(wù)領(lǐng)域。在編研過程中要充分與業(yè)務(wù)人員進(jìn)行交流探討，共同完成對檔案材料的深層次加工編研。血站檔案的編研工作要緊緊圍繞血站的中心工作，為領(lǐng)導(dǎo)的工作決策，提供依據(jù)。

4.加快人才的培養(yǎng)和引進(jìn)，不斷提升檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)

加快人才隊伍的培養(yǎng)和引進(jìn)，實現(xiàn)血站檔案管理工作的專業(yè)化和現(xiàn)代化。血站領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視檔案管理人員的配備和培養(yǎng)，將檔案管理知識培訓(xùn)列入每年的繼續(xù)教育項目，有計劃地開展單位內(nèi)部和行業(yè)內(nèi)部檔案專業(yè)培訓(xùn)工作，讓血站檔案人員系統(tǒng)地、全面地學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識、了解檔案事業(yè)發(fā)展新狀況。隨著血站信息化建設(shè)步伐的加快，血站電子檔案材料已開始成為當(dāng)前檔案較普遍的載體形式。因此，血站檔案人員不僅要自覺加強對檔案專業(yè)知識和采供血專業(yè)知識的學(xué)習(xí)，還要努力使自己成為具備既懂檔案管理又懂信息技術(shù)，知識結(jié)構(gòu)合理的復(fù)合型、高素質(zhì)檔案管理人才，不斷提高血站檔案信息化水平。

（作者單位：邯鄲市中心血站）