徐耀林

渠首管理處，寧夏　青銅峽　751600

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水利單位檔案管理的改進(jìn)及優(yōu)化策略之研究

徐耀林*

渠首管理處，寧夏青銅峽751600

摘要：水利單位檔案管理作為企業(yè)管理重要的一部分，是整個(gè)水利單位建設(shè)和管理的基礎(chǔ)。隨著當(dāng)今社會的不斷發(fā)展，舊的檔案管理方法已經(jīng)不適用于如今的企業(yè)，所以加快完善水利單位檔案的管理已經(jīng)迫在眉睫。

關(guān)鍵詞：水利單位；檔案管理；策略探究

當(dāng)今社會，經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展，水利單位的檔案管理水平也應(yīng)該跟上經(jīng)濟(jì)發(fā)展的步伐，不斷進(jìn)行改進(jìn)，提高檔案管理的效率和效果。水利單位的檔案管理真實(shí)的記錄了水利工程的施工進(jìn)度，竣工情況，施工中存在的問題等，是對工程的一種準(zhǔn)確的記錄，同時(shí)檔案也對工程的管理和運(yùn)行起到重要作用。水利檔案的管理是一項(xiàng)技術(shù)工程，它不僅需要專業(yè)的檔案管理方面的知識，同時(shí)也要求管理人員有細(xì)心和耐心，是一種對體系和人員都有嚴(yán)格要求的一項(xiàng)系統(tǒng)的工程。隨著水利工程建設(shè)的不斷擴(kuò)大，水利檔案的數(shù)量也逐漸增多，這給檔案的管理提出了新的問題。目前，我國水利單位在檔案管理中還存在著不少的問題，因此要及時(shí)的對水利單位檔案的管理方法進(jìn)行改進(jìn)，確保水利工程的順利進(jìn)行。

一、水利單位檔案管理的問題

(一)檔案管理人員的管理意識淡薄

水利單位的檔案管理是一項(xiàng)系統(tǒng)的工作，檔案管理人員需要有較強(qiáng)的服務(wù)意識，并且要具備一定的專業(yè)性，應(yīng)當(dāng)被高度重視。但是在實(shí)際工作中，單位的工作人員卻把更多的精力都放在了工程建設(shè)的質(zhì)量把控和施工進(jìn)度上，對檔案管理的關(guān)注度和重視程度明顯不足。許多單位的領(lǐng)導(dǎo)還僅僅將檔案管理作為一種簡單的文件整理的工作，認(rèn)為只要將文件按照一定規(guī)律擺放整齊，沒有缺失，就做好了檔案的管理工作，這種想法是有局限性的。檔案的管理不僅僅是一種對文件的整理，同時(shí)也是一種將文件再歸類，再分析的過程?，F(xiàn)代的檔案管理已經(jīng)與計(jì)算機(jī)應(yīng)用聯(lián)系十分緊密，檔案管理已經(jīng)不僅僅停留在傳統(tǒng)的書面意義上了，更多的是一種對電子文檔的處理。如果檔案管理人員沒有扎實(shí)的專業(yè)知識，就會造成文件的復(fù)印件多，元件少等現(xiàn)象。在進(jìn)行檔案的管理時(shí)，許多單位直到工程的后期才開始著手整理和歸類檔案文件，造成許多工程初期的檔案丟失，給檔案建立工作造成了很大的困難，這也是一種缺乏檔案管理意識的表現(xiàn)。

(二)檔案管理人員的專業(yè)性不強(qiáng)

現(xiàn)階段，我國水利部門的檔案管理現(xiàn)狀是，許多單位的檔案管理人員是年歲較大，將要退休的大齡工作者，這就導(dǎo)致檔案管理工作的混亂。許多大齡工作人員由于即將要退休，對待工作的熱情大大降低，對自己的要求也大打折扣，這就導(dǎo)致檔案管理工作做的不好。這部分檔案管理人員既缺乏專業(yè)的檔案管理知識，也不能跟上現(xiàn)代信息化社會的發(fā)展腳步，檔案的管理工作僅僅是停留在簡單的分類整理，甚至還有許多檔案管理人員對待檔案的管理不及時(shí)，導(dǎo)致許多檔案和數(shù)據(jù)的丟失，這給日后的工程建設(shè)帶來很大的不便，由于數(shù)據(jù)信息的丟失，使得前期興建的水利工程不能對后期的工程起到指導(dǎo)作用，這同樣也是一種經(jīng)濟(jì)損失。

(三)水利單位的檔案管理制度不健全

隨著我國社會主義市場經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，許多工程項(xiàng)目的管理也發(fā)生了巨大的變化，水利單位的檔案管理也需要進(jìn)行改革。為適應(yīng)現(xiàn)代的經(jīng)濟(jì)發(fā)展，我國政府的行政職能和檔案建立制度也在發(fā)生著改變。目前，我國水利單位的檔案管理制度存在著嚴(yán)重的不足，相應(yīng)的法律、法規(guī)還未能及時(shí)調(diào)整和修改。有的水利單位雖然建立了相應(yīng)的制度，但大多流于形式，并沒有真正健全的制度，缺乏完整的制度體系，使得檔案的管理工作停滯不前。在檔案的日常管理中，由于制度的不健全，隨意查閱檔案，檔案被借走不還的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，致使水利工程檔案缺乏標(biāo)準(zhǔn)化、制度化和規(guī)范化管理要求。

二、加強(qiáng)水利單位檔案管理的對策

(一)明確檔案的分管領(lǐng)導(dǎo)

加強(qiáng)水利檔案的管理工作，需要水利單位領(lǐng)導(dǎo)的足夠重視，首先就要明確分管檔案的領(lǐng)導(dǎo)。根據(jù)水利項(xiàng)目的法規(guī)規(guī)定，工程項(xiàng)目的法人應(yīng)該對工程的檔案管理工作富有全責(zé)。對于許多大型的水利項(xiàng)目，還需要成立專門的檔案管理室，檔案管理領(lǐng)導(dǎo)直接管理檔案管理室，并挑選專業(yè)的檔案管理人員參與檔案的管理。

(二)對檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)

檔案管理人員的管理意識要能跟得上時(shí)代發(fā)展的潮流，需要專業(yè)的檔案管理方面的相關(guān)知識?，F(xiàn)在許多水利單位的工程技術(shù)人員較多，但是檔案管理方面的人才較少。在工程的建設(shè)中，工程技術(shù)人員可以發(fā)揮自己的專業(yè)特長，將自己所長運(yùn)用到水利工程項(xiàng)目中去，卻往往忽略了對于工程檔案的整理。由于懂得檔案管理的人員較少，導(dǎo)致許多檔案的整理工作不及時(shí)。為了應(yīng)對這種現(xiàn)狀，水利單位應(yīng)該請專業(yè)的檔案管理人員來單位對技術(shù)工程師進(jìn)行培訓(xùn)，增強(qiáng)技術(shù)工程師的檔案管理意識和管理技能，在工程的建設(shè)過程中，加強(qiáng)檔案的管理工作，使得水利單位的檔案管理制度更健全。

(三)健全水利單位檔案的管理制度

檔案管理制度是整個(gè)檔案管理的載體，影響著檔案管理的流暢性和規(guī)范性。我國水利單位應(yīng)加大力度，盡快建立起一套完善的水利管理體系，使得檔案管理人員能夠有法可依。建立完善的水利單位檔案管理制度，應(yīng)明確各檔案管理崗位的具體職責(zé)，修訂崗位責(zé)任制，把檔案管理工作細(xì)化，層層落實(shí)，真正把檔案管理責(zé)任制落實(shí)到實(shí)際工作中。

三、結(jié)語

水利是國家的重點(diǎn)工程建設(shè)之一，水利部門的責(zé)任十分重大。為了更好的發(fā)揮水利部門的職能，首先應(yīng)加強(qiáng)水利部門的檔案管理能力，檔案管理工作作為企業(yè)經(jīng)營中一項(xiàng)邊緣性和基礎(chǔ)性的工作，要得到水利單位工作人員的足夠重視，只有這樣，檔案管理工作才能夠越做越好。

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中圖分類號：G271；TV51

文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

文章編號：1006-0049-(2016)01-0161-02

*作者簡介：徐耀林(1966-)，男，漢族，寧夏青銅峽人，大專，寧夏渠首管理處助理館員，研究方向：檔案管理。