辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理探討

卜照鋒，劉亞男日照市人民醫(yī)院設備科，山東日照　276800

辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理探討

卜照鋒，劉亞男
日照市人民醫(yī)院設備科，山東日照276800

目的 綜合分析辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理的必要性與可行性，為醫(yī)院檔案管理工作者的管理水平提高提供相關參考意見。方法 醫(yī)院檔案管理工作在辦公自動化環(huán)境下的主要特點以及存在的基本問題，針對相關問題提出針對性的解決方案。結果 分析醫(yī)院自動化系統(tǒng)的使用改變了傳統(tǒng)的工作流程以及文件存儲方式等方面，檔案管理自動化進程加速使得信息在一定范圍內共享，提高了工作效率；與此同時醫(yī)院檔案管理還面臨著專業(yè)技術人員與標準化管理問題。結論 醫(yī)院通過加強對網絡安全的管理、制定標準的檔案管理標準以及培養(yǎng)專業(yè)的檔案管理人才等廣泛提高醫(yī)院的檔案管理水平，滿足醫(yī)院的各個方面需求，為醫(yī)院的發(fā)展提供保障。

辦公自動化環(huán)境下；醫(yī)院檔案管理；研究探討

［Abstract］Objective To comprehensively analyze the necessity and feasibility of hospital file management in office automation environment and provide relevant reference for improving themanagement level of hospital filemanagement personnel.M ethods Themain features and basic issues existing in the hospital filemanagementwork in the office automation environmentwere analyzed，and the targeted solutionswere put forwards according to the relevant issues.Results The usage of hospital automatic system changed the traditional work flow and document storagemethod，the acceleration of filemanagement automatic processmade information shared within a certain range and improved the working efficacy.Meanwhile，the hospital file management also confronted the issues about professionals and standardization management.Conclusion The hospital widely improves the hospital filemanagement level，satisfies the various demands of the hospital and provides guarantee for the development of the hospital by enhancing the network safety management，making the standardized file management standards and cultivating the filemanagement professionals.

［Key words］In office automation environment；Hospital filemanagement；Research and study

醫(yī)院檔案管理工作是影響醫(yī)院日常運營的重要因素之一，醫(yī)院檔案管理水平的高低直接與醫(yī)院的自身發(fā)展密切相關［1］。醫(yī)院檔案管理記錄的內容對基礎設施的正常運轉以及醫(yī)療技術的進步等均有重要的參考價值，在一定程度上能夠推動醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展和進步。簡而言之，醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院日常工作中的重要環(huán)節(jié)。隨著信息技術的發(fā)展以及衛(wèi)生體制的改革，檔案管理工作呈現(xiàn)出現(xiàn)代化以及自動化的特點；另外一個角度來看，事業(yè)單位需要使用到辦公自動化技術來完成檔案的管理工作。相比起傳統(tǒng)的檔案管理工作，辦公自動化所帶來的影響比較大，給傳統(tǒng)的檔案管理方式帶來巨大的挑戰(zhàn)，將辦公自動化應用到醫(yī)院檔案管理中一方面可以提高檔案管理的工作效率，另外一方面可以完善檔案管理［2］。

1　辦公自動化的基本概念和基本特點

1.1基本概念

辦公自動化主要指的是利用計算機信息技術開始著手辦公室工作，實現(xiàn)數(shù)據(jù)傳輸接收以及數(shù)據(jù)存儲等科目標，繼而提高辦公的可靠性與準確性［3］。簡而言之，辦公自動化改變了傳統(tǒng)的手工歸檔管理方式，廣泛提高了醫(yī)院檔案管理的工作效率，加大了醫(yī)院檔案的可靠性與完整性。從上述角度來看，在工作壓力較重的醫(yī)院工作中應用辦公自動化醫(yī)院管理檔案具有重要的價值和意義。

1.2基本特點

①實現(xiàn)一定范圍內的信息共享。醫(yī)院綜合檔案室的傳統(tǒng)表現(xiàn)為：其一，多部門管理檔案；其二，檔案較為分散。在辦公自動化環(huán)境下使用計算機技術能夠發(fā)揮其重大價值，實現(xiàn)檔案的科學化以及合理化，在很大程度上提高了檔案的利用效率，對所調閱的檔案信息能夠脫離空間的限制。辦公自動化系統(tǒng)一方面規(guī)范了文件歸檔以及審批權限，另外一方面還確保了信息的保密性［4］。

②對檔案管理人員的相關工作提出一定的挑戰(zhàn)。辦公自動化條件下，檔案管理是以網絡計算機為基礎的，現(xiàn)代化的辦公設備以及檔案的存儲方式等對檔案管理工作人員的技術知識等提出了更高的要求。傳統(tǒng)的工作經驗已無法滿足辦公自動化的相關技術要求，所以需要檔案管理工作人員逐漸掌握好新的技術。

③醫(yī)院檔案存儲方式呈現(xiàn)多樣化。辦公自動化環(huán)境下，檔案的單一存儲方式——紙質，逐漸發(fā)展為圖像或者影像等實物載體，不僅僅能夠有效減少存儲檔案的空間，還能夠保持檔案的完整性；除此之外，影像類的存儲載體在讀取過程中非常方便，具有很高的穩(wěn)定性［5］。

④提高工作效率。根據(jù)醫(yī)院檔案的基本功能與基本作用，醫(yī)院檔案可以分為以下幾種類型：其一，科研；其二，病歷；其三，設備；其四，會計；其五，文書；其六，專題；其七，實物等。醫(yī)院檔案涉及到了教學以及基礎設施等各個方面，辦公自動化系統(tǒng)的應用對醫(yī)院各個部門之間的職能以及業(yè)務流程等產生很大影響，傳統(tǒng)的人工操作限制被突破，檔案管理工作使得程序更為合理，檢索過程中利用率與工作效率廣泛提高。

2　我國現(xiàn)階段醫(yī)院檔案辦公自動化存在的基本問題

2.1缺乏完善的信息化管理制度

現(xiàn)階段來看，醫(yī)院檔案的信息化管理制度仍然處于初級階段，缺乏完善的軟件與硬件設施。另外，電子檔案的存儲缺乏有效的故障，因此容易導致患者的病歷資料被泄露，影響了患者的正常生活。即使醫(yī)院對醫(yī)院檔案管理投入了大量的資金，但是由于無法建設醫(yī)院辦公自動化的成熟檔案管理系統(tǒng)，因此在軟件以及硬件設施的配套上存在一定差距，因此無法搭建更為高效的醫(yī)院檔案管理平臺，造成資源的浪費情況出現(xiàn)［6］。

2.2缺乏完善的辦公自動化系統(tǒng)

辦公自動化系統(tǒng)存在的基本問題主要包括以下幾個方面［7］：其一，軟件投入過少；其二，軟件技術水平過于低下；其三，管理負擔任務較重。上述問題均影響著辦公自動化系統(tǒng)的整體水平，再加上辦公自動化系統(tǒng)的開發(fā)商水平與團隊水平不一致，所以使得某些軟件被開發(fā)出來之后與實際需求存在一定差距，造成電子檔案管理系統(tǒng)缺乏行之有效的子文件運轉系統(tǒng)。

2.3缺乏專業(yè)的醫(yī)院檔案管理工作人員

辦公自動化技術的實現(xiàn)是基于計算機信息化技術的辦公方式，辦公自動化技術要求存儲方式具有多樣化，操作過程中更為精準［8］?，F(xiàn)階段我國醫(yī)院文檔管理工作人員還是習慣用傳統(tǒng)的方式來進行相關操作，缺乏了現(xiàn)代化文檔管理專業(yè)的操作技能，部分文檔管理工作人員在專業(yè)知識方面非常欠缺，無法勝任此項工作。

3　辦公自動化后醫(yī)院檔案管理的解決方案

3.1轉變傳統(tǒng)的工作方式，促進醫(yī)院檔案的高效管理

辦公室自動化背景下，文件本身是相對獨立的；相比起傳統(tǒng)的歸檔工作，個人以及部門在醫(yī)院檔案管理工作中分工不同，自動化檔案管理以文件為單位，能夠直接處理好文件之后進行歸檔［9］。電子化檔案的歸檔工作不是一個部門的工作，還需要檔案部門和信息技術部門共同合作完成文件歸檔。簡而言之，一旦檔案部門與信息技術部門的工作被分離之后所建立的檔案是不夠完整的，應該將管理工作逐漸發(fā)展到設計階段，辦公自動化的系統(tǒng)功能也需要涉及到前端控制階段中。

3.2加強網絡安全與醫(yī)院檔案管理信息化的建設

網絡系統(tǒng)是由基礎設施以及軟件硬件等數(shù)據(jù)材料組合而成的計算機系統(tǒng)，具有安全高效與可靠等特點。網絡安全需要保護網絡系統(tǒng)中的各個組織部分不受到損害，讓系統(tǒng)能夠正常運行，提供持續(xù)的網絡服務支持。網絡安全可以通過以下幾種技術得以實現(xiàn)：其一，數(shù)據(jù)加密技術；其二，攻擊檢測技術；其三，數(shù)據(jù)恢復技術；其四，防火墻技術等［10］。醫(yī)院患者的檔案信息關系著患者的診療與康復是否能夠安全，與此同時需要嚴密保護好醫(yī)患雙方的合法利益。

3.3建立規(guī)范化以及標準化的檔案管理制度

辦公自動化下的檔案管理具有方便和及時的優(yōu)點，上述優(yōu)點要求檔案管理工作必須做到統(tǒng)一規(guī)范。其主要原因是［11］：如果系統(tǒng)文件的管理與檔案管理被分離開來，那么兩者之間就會存在越權的問題，所以醫(yī)院相關單位就必須制定一套統(tǒng)一的標準規(guī)范，以期能夠規(guī)范檔案的管理工作；另外，在業(yè)務流程的處理過程中，對文件歸檔以及文件處理等均應該制定統(tǒng)一的格式規(guī)范，確保不同的接口類型檔案能夠順利歸檔。

3.4建立專業(yè)的醫(yī)院檔案管理隊伍

即使辦公自動化操作起來非常方便，但是仍然需要依靠人的操作來完成相關管理工作，因此需要廣泛提高管理工作者的綜合素質與專業(yè)素質。辦公自動化的發(fā)展腳步加快會使得檔案管理工作需要緊跟時代的發(fā)展步伐，企業(yè)單位需要極盡所能地培養(yǎng)此類人才，通過學習與培訓等更新管理工作人員的知識儲備［12］。從另外一個角度來看，管理人員的自身素質也是影響醫(yī)院檔案管理水平高低的直接因素，企業(yè)在實施獎勵機制后，將管理者的職稱與業(yè)績進行掛鉤能夠充分調動工作者的積極性，建立一個專業(yè)素質過硬的檔案管理團隊。

3.5加強對網絡信息的監(jiān)管

為了維護醫(yī)院檔案信息的安全性，醫(yī)院需要建設精確且完整的檔案信息化網絡系統(tǒng)，通過對網絡系統(tǒng)的加密方式以及設置權限等方式加強文檔網絡信息的文檔監(jiān)管力度，使用數(shù)據(jù)恢復技術對已經受到損壞文檔的進行修補與維護；為了防止人為不合理操作而出現(xiàn)文檔更改行為，需要對重置的穩(wěn)定進行特殊權限設置處理［13］。醫(yī)院辦公自動化所管理的檔案信息直接關系著患者的隱私，因此需要引起醫(yī)院的廣泛重視。

3.6深入開發(fā)利用醫(yī)院檔案

醫(yī)院檔案管理部門應該積極地將被動地位變成主動地位，進行檔案信息服務的相關工作，讓檔案信息資源能夠在提高醫(yī)療服務質量中發(fā)揮重要的作用［14］。醫(yī)院檔案管理部門應該從以下幾個方面進行入手：首先，廣泛利用好檔案資源，多多參與突發(fā)性公共衛(wèi)生活動以及學術活動等；其次，深入挖掘開發(fā)檔案信息資源，編寫文件、專題匯編以及醫(yī)療信息資料等，從不同的角度將醫(yī)院檔案信息進行深入挖掘，為醫(yī)院領導以及相關工作人員提供科研信息；最后，調整好醫(yī)院的檔案服務角度，從不同的方向以及角度等進行有效調研，使得被開發(fā)的信息價值能夠得以參考。

4　結語

綜上所述，加強醫(yī)院檔案工作與辦公自動化技術互為結合不僅僅能夠提高辦公室自動化環(huán)境下的醫(yī)院檔案管理水平，還能夠提高檔案的利用效率。在今后的醫(yī)院檔案管理工作中需要清楚認識到辦公室自動化的重要性，提高醫(yī)院檔案管理工作的整體效率。

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Study on Hospital File M anagement in O ffice Automation Environment

BU Zhao-feng，LIU Ya-nan
Department of Equipment，Rizhao People's Hospital，Rizhao，Shandong Province，276800 China

R197.3

A

1672-5654（2016）07（a）-0021-03

10.16659/j.cnki.1672-5654.2016.19.021

卜照鋒（1977.12-），男，山東日照人，本科，檔案助理館員，主要從事檔案管理工作。

2016-04-11）