電子信息化管理模式在檔案管理中的作用

楊立新

摘 要：在信息網(wǎng)絡(luò)與科學(xué)技術(shù)不斷更新與改革的今天，電子信息化管理模式逐漸進(jìn)入了大眾的視野，并受到了極大的關(guān)注。并且，越來越多的領(lǐng)域開始在檔案管理中采取電子信息化的管理模式。電子信息化的管理方式，在一定程度上，推動了檔案管理模式的改革。

關(guān)鍵詞：電子信息化；檔案管理；管理模式；作用

隨著科學(xué)技術(shù)更深層次的改革與創(chuàng)新，在檔案管理工作方面也發(fā)生了相應(yīng)的改變，摒棄了落后的檔案管理模式，在檔案管理工作中采取了電子信息化的管理模式。在檔案管理工作中采取電子信息化管理模式有利于推動工作效率的提高，比起落后的檔案管理模式，電子信息化管理模式具有很多的優(yōu)勢。下面，本文將對電子信息化管理模式的特點(diǎn)進(jìn)行闡述，并分析與探討電子信息化管理模式在檔案管理工作中的作用。

一、電子信息化管理模式的特點(diǎn)

傳統(tǒng)的檔案管理模式基本都是采取封閉的形式，由各相關(guān)部門負(fù)責(zé)本部門的檔案。不可否認(rèn)的是，傳統(tǒng)的檔案管理模式在一定程度上在檔案管理工作中也發(fā)揮了一定的作用。然而，隨著信息化社會的持續(xù)進(jìn)步，對現(xiàn)代檔案管理工作也提出了越來越嚴(yán)格的要求，而傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無法適應(yīng)現(xiàn)代社會檔案管理的要求。因此，為了促進(jìn)檔案管理工作的順利開展，必須對傳統(tǒng)的檔案管理模式進(jìn)行一定程度的改革，來適應(yīng)現(xiàn)代檔案管理工作。

二、電子信息化管理模式在檔案管理工作中的作用

（一）有利于實(shí)現(xiàn)資源共享

在檔案管理工作中采取電子信息化的管理模式，有利于充分發(fā)揮信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的作用，在一定程度上能推動檔案管理的體制化與信息化，促進(jìn)資源的合理共享。與此同時，也能夠促進(jìn)檔案翻閱、檔案查找以及檔案編碼等檔案相關(guān)工作便利性的增強(qiáng)。而隨著信息網(wǎng)絡(luò)以及科學(xué)技術(shù)更深層次的改革與推進(jìn)，電子檔案管理逐漸從不同的角度出發(fā)，嚴(yán)格依照不同的檔案管理情況進(jìn)行檔案查閱、檔案資料分類、檔案優(yōu)化等[1]。

（二） 電子信息化管理模式可以確保檔案檢索的準(zhǔn)確性以及有效性

過去的檔案管理工作都是采取傳統(tǒng)的手工管理模式，檔案管理人員對于檔案查閱、檔案分類與整理等相關(guān)的檔案管理工作都是通過人工的方式進(jìn)行的，因此工作效率非常低，并且工作中出現(xiàn)的誤差也特別多。而現(xiàn)在，通過采取各種先進(jìn)的相關(guān)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)設(shè)備，將檔案管理人員從過去純手工的管理方式中轉(zhuǎn)變?yōu)橐揽肯冗M(jìn)的科學(xué)技術(shù)，在檔案管理工作中采取了電子信息化的管理模式，促進(jìn)了檔案管理的工作效率得到了大幅度的提高，并且數(shù)字化的網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，具有比較完善的檢索方式，不僅有高級檢索還有專業(yè)檢索等，并且對于廣大檔案管理人員而言，在一定程度上，減輕了檔案管理工作的壓力，推動相關(guān)檔案管理工作水平更深層次的提高[2]。

（三）電子信息化管理模式可以確保檔案的時效性

過去的檔案管理工作由于相關(guān)技術(shù)不發(fā)達(dá)，管理思路也不清晰，相關(guān)的檔案管理人員缺乏相應(yīng)的檔案管理知識，龐大繁瑣的檔案管理工作需要耗費(fèi)檔案管理人員大量的時間與精力。而在檔案管理工作中運(yùn)用了電子信息化管理模式，在一定程度上緩解了檔案工作人員的工作負(fù)擔(dān)，與此同時，信息化的電子計(jì)算機(jī)管理模式也能確保檔案管理工作的有效完成，具有一定的時效性。

（四）電子信息化管理模式可以提高檔案管理工作的效率

在信息網(wǎng)絡(luò)以及科學(xué)技術(shù)沒有那么發(fā)達(dá)的時候，檔案管理工作都是采取純?nèi)斯げ僮鞯墓芾矸绞剑瑢ο嚓P(guān)檔案進(jìn)行管理[3]。因此，檔案管理人員需要耗費(fèi)大量的時間和精力在檔案的整理、登記以及管理工作中，檔案管理人員的工作量非常大。而當(dāng)今社會，隨著網(wǎng)絡(luò)信息以及科學(xué)技術(shù)更深層次化的改革與推進(jìn)，檔案管理思路的不斷創(chuàng)新，檔案管理方法的進(jìn)一步豐富，各領(lǐng)域都逐漸采取各種先進(jìn)的相關(guān)的技術(shù)設(shè)備，將檔案管理人員從過去純手工的管理方式中轉(zhuǎn)變?yōu)橐揽肯冗M(jìn)的科學(xué)技術(shù)，將電子信息化的管理模式列為了檔案管理工作中重要的管理模式，在檔案管理中進(jìn)一步提高了檔案管理人員的工作效率，推動了各領(lǐng)域檔案管理工作水平更深層次的提高，如：醫(yī)院的檔案管理工作、各企業(yè)的檔案管理工作。

三、結(jié)語

總而言之，結(jié)合以上種種情況表明，在信息網(wǎng)絡(luò)以及科學(xué)技術(shù)更深層次改革與推進(jìn)的現(xiàn)代社會，各領(lǐng)域都需要摒棄落后的檔案管理模式，在檔案管理工作中采取電子信息化的管理模式。在檔案管理工作中采取電子信息化的管理模式，對于各領(lǐng)域檔案管理工作而言，既是機(jī)遇也是一種挑戰(zhàn)。因此，相關(guān)領(lǐng)域的檔案管理工作必須不斷創(chuàng)新檔案管理思維，并對檔案人才的培養(yǎng)給予足夠的重視，以期推動電子信息化的管理模式在各領(lǐng)域得到進(jìn)一步的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]史文梅.電子信息化管理模式在檔案管理中的作用[J].中國集體經(jīng)濟(jì)，2014，11（22）：34-35.

[2]劉波.電子信息化管理模式在檔案管理中的作用探討[J].青春歲月，2014，21（8）：514-514.

[3]任曉云.電子信息化管理模式在檔案管理中的作用[J].辦公室業(yè)務(wù)，2012，17（1）：47-48.