電子郵箱的高效管理技術研究

趙文博

（成都七中萬達學校 610036）

電子郵箱的高效管理技術研究

趙文博

（成都七中萬達學校 610036）

電子郵箱是我們生活與工作中不可或缺的聯(lián)系工具，電子郵箱可以自動接收網(wǎng)絡任何電子郵箱所發(fā)的電子郵件，并能存儲規(guī)定大小的等多種格式的電子文件。本文主要針對電子郵箱的便捷使用和高效管理措施進行分析。

電子郵箱；便捷使用；高效管理

隨著科技的發(fā)達，互聯(lián)網(wǎng)已經(jīng)變得不可或缺。為了滿足人與人之間工作上的來往、交流的方便，電子郵件得到推廣。電子郵件已經(jīng)成為人與人溝通的重要途徑之一。使用電子郵件的工具較為簡單，只要配備電子設備和網(wǎng)絡即可，電子設備主要有手機、電腦、IPAD幾個類型。但是在使用電子郵件的過程中，不可避免的會出現(xiàn)一些問題，例如：網(wǎng)絡本身的不安全性，會導致電子郵箱被盜，密碼被修改；很多商家利用電子郵件的平臺會發(fā)送各種各樣的郵件，而這些郵件不被我們需要，但是又無法阻止；郵件數(shù)量較多時，查找不方便等。上述問題的出現(xiàn)影響了人們使用電子郵件的效果。下面就針對電子郵箱的使用方法，提出更加安全，便捷的操作方法，針對電子郵箱本身存在的問題，提出一些切實可行的管理建議，希望能夠為電子郵箱的便捷使用和高效管理提供依據(jù)。

1 建立個人文件夾，分類管理郵件

對于每個人來說，郵件的種類各種各樣，包括朋友的問候郵件，工作上來往的郵件，廣告郵件等，如果這些郵件都在一起，會顯得非?；靵y，當尋找某一封郵件時，發(fā)現(xiàn)耗費大量的人力，此種情況下，可將所有的郵件規(guī)整和分類，偏于尋找和查閱。

2 定期清理垃圾郵件提高工作效率

網(wǎng)絡技術的發(fā)達，依然阻止不了垃圾郵件進入個人郵箱，最簡單和直接的辦法是查看該郵件的主題，從而區(qū)分哪些是自己需要的郵件，哪些是自己不需要的郵件。對于不需要的郵件進行必要的處理，處理周期可設置為1～2周一次。如：郵件的主題是“廣告郵件”，該郵件是制造商對于其產(chǎn)品的宣傳手段，直接刪除即可。此外，對于電子郵箱，還要進行合理的分配，使用專門的郵箱進行通信，使用其他的郵箱來訂閱電子雜志，提升個人通信類電子郵箱的保密性。

3 設置過濾器，及時攔截垃圾郵件

過濾器在郵件中的功能主要是過濾一些不需要的郵件，但是需要個人自己設置。如，王先生經(jīng)常會收到“某某公司理財”相關的郵件，而自己又沒有這方面的打算，他可以在郵箱里建立一個過濾器，過濾器具體的處理辦法是：主題中含有“某某公司理財”信息時，自動刪除，此種辦法較簡單，而且不會對個人造成垃圾郵件的干擾，提高了工作效率。此外，要及時取消郵件列表，使用者訂閱了一些電子雜志，卻忘記了或者不需要了，這時候再發(fā)來的郵件就成了垃圾郵件，這些郵件多是通過郵件列表（可以在網(wǎng)站上申請利用）寄來的。遇到這種情況，在郵件列表申請地址的主頁上一般都會有退訂的窗口，填上自己的地址即可實現(xiàn)退訂，有的還會有拒收的回復地址，這時按要求向回復地址發(fā)送回復郵件就可以了。

4 設置自動回復功能

在一方向另外一方發(fā)送郵件時，往往希望在較短的時間內得到回復。但是如果收件人由于出差、網(wǎng)絡不方便等原因時，遲遲不能回復郵件，就會影響郵件發(fā)送的及時性，此種情況下，可以在工作郵箱中可設置自動回復功能，比如設置“您好，您的郵件已經(jīng)收到，我再外面出差，會及時處理，祝您工作順利”之類的話語。這樣既可以為發(fā)件人留下一個良好的印象，也為雙方的進一步溝通與合作打下了基礎。此外，對于私人郵箱，要謹慎使用郵箱的“自動回信”功能，雖然這一功能給使用者帶來了一定的方便，但是也有可能帶來大量的垃圾郵件，如果發(fā)信人設置了自動回信功能，在向使用者發(fā)送確認信件之后，如果此時正好對方?jīng)]有及時收取，那么系統(tǒng)就會自動發(fā)送確認郵件，重復發(fā)送，直至將雙方郵箱撐爆，因此，必須要謹慎使用這一功能。

5 建立分發(fā)列表，群發(fā)郵件

許多情況下，一封郵件的內容需要告知許多人，這種情況下一個一個添加收件人非常浪費時間。因此對于收件人可以建立一個分發(fā)的列表，這樣可以實現(xiàn)郵件的高效使用。比如：公司由于緊急停水，決定放一天假，此種郵件是與公司所有的人員息息相關的，必須通知所有的人員，那么在郵件的操作界面上，對收件人“全體員工”建立一個分發(fā)列表，添加全體員工的郵箱號碼即可。此種方法在公司的使用中是較為常見的，一方面提高了工作效率，一方面可發(fā)揮郵箱自身的優(yōu)勢。

6 掌握電子郵箱使用技巧

6.1 使用同一個郵箱來注冊網(wǎng)站

在注冊用戶名時，一般需要綁定郵箱，郵箱既可以作為用戶名來使用，也可以用來尋找賬戶和密碼，如果密碼丟失了，隨時可以通過輸入郵箱去查找。此種情況下，建議在各大網(wǎng)站注冊時，最好使用同一個郵箱，優(yōu)點是不會混淆，而且網(wǎng)站注冊的郵箱因為泄露了個人信息，會收到很多垃圾郵件，如果需要查看與注冊網(wǎng)站有關的郵件，只要登錄郵箱搜索即可。

6.2 建立幾個郵箱，各司其職

郵箱的注冊過程簡單，網(wǎng)站不收取任何費用。在此種背景下，我們可以根據(jù)自身的情況，多注冊幾個郵箱，一個專門用于工作往來時候使用，公司的OA系統(tǒng)中都會帶有郵箱，一般用公司的郵箱即可。一個專門用于與好友聯(lián)系，聯(lián)絡感情。個人注冊可選擇新浪郵箱，QQ郵箱等較為常用且知名度較高的郵箱，防止由于垃圾郵件造成不必要的干擾。建立多個郵箱的作用是有效的將工作和生活分開，如果一個郵箱忘記密碼或被盜，可暫時用另一個郵箱。

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2016-7-18