會(huì)計(jì)電算化環(huán)境下的內(nèi)部控制

耿瑤+張麗

摘 要：在信息技術(shù)高速發(fā)展的今天，信息技術(shù)的應(yīng)用已經(jīng)應(yīng)用到了各行各業(yè)。在信息技術(shù)的應(yīng)用下，使得很多以前較為煩瑣的工作變得相對簡單了很多，同時(shí)也大大降低了誤差的產(chǎn)生。在會(huì)計(jì)的工作中，也引入了信息技術(shù)的相關(guān)應(yīng)用——會(huì)計(jì)電算化，它的應(yīng)用大大地提高了會(huì)計(jì)核算的準(zhǔn)確性與可靠性。但也不得不承認(rèn)，會(huì)計(jì)電算化的引入，給企業(yè)內(nèi)部控制帶來了很大的挑戰(zhàn)。會(huì)計(jì)電算化環(huán)境下企業(yè)內(nèi)部控制還存在諸多問題，因此有必要找出會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部控制存在的問題并找出應(yīng)對策略。

關(guān)鍵詞：會(huì)計(jì);會(huì)計(jì)電算化;內(nèi)部控制

中圖分類號：F234.3 ? ? ? ?文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A ? ? ?文章編號：1673-291X（2015）24-0116-02

會(huì)計(jì)電算化被引入企業(yè)會(huì)計(jì)核算后，企業(yè)處理會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的能力大大增強(qiáng)，同時(shí)也提高了會(huì)計(jì)核算的準(zhǔn)確性和可靠性。但應(yīng)該看到，會(huì)計(jì)電算化在給我們帶來這些好處的同時(shí)，也存在著一些亟須解決的問題，特別是會(huì)計(jì)電算化下的內(nèi)部控制問題。這一問題是引入會(huì)計(jì)電算化對會(huì)計(jì)核算沖擊和影響最大的問題。

一、會(huì)計(jì)電算化對內(nèi)部控制的影響

會(huì)計(jì)電算化引入企業(yè)以后，電算化對會(huì)計(jì)核算的形式、會(huì)計(jì)組織機(jī)構(gòu)及權(quán)限的設(shè)置、內(nèi)部控制制度的影響巨大，而這幾個(gè)方面之中，當(dāng)屬內(nèi)部控制對會(huì)計(jì)電算化的影響最大。

（一）從形式看會(huì)計(jì)電算化對內(nèi)部控制的影響

“不相容職務(wù)相互分離，在一定的工作領(lǐng)域內(nèi)，不同的工作人員各負(fù)其職，而不同級別的主管人員則按照相關(guān)監(jiān)督制度對執(zhí)行人的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督。”這種模式是傳統(tǒng)手工記賬模式下內(nèi)部控制制度的基本原則。但是會(huì)計(jì)核算引入電算化之后，組織原則反而成為內(nèi)部控制最主要的體現(xiàn)。也就是說，在開始啟用會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)之前，應(yīng)該對該軟件進(jìn)行初始化設(shè)置，初始化設(shè)置中最為主要的內(nèi)容是對相關(guān)會(huì)計(jì)人員的授權(quán)，及在會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)中，操作人員應(yīng)根據(jù)被賦予的職責(zé)和權(quán)限，通過相應(yīng)的口令對制定的業(yè)務(wù)活動(dòng)進(jìn)行操作。由此看來，引入會(huì)計(jì)電算化之后，會(huì)計(jì)電算化除了制度控制之外，還增加了程序控制。因此，需要通過對財(cái)務(wù)軟件進(jìn)行權(quán)限操作上的控制、對授權(quán)的口令也要進(jìn)行管理上的控制，同時(shí)還可以通過網(wǎng)絡(luò)控制，從而發(fā)揮出內(nèi)部控制最大的效用。

（二）從存儲(chǔ)介質(zhì)看會(huì)計(jì)電算化對內(nèi)部控制的影響

傳統(tǒng)手工記賬模式，是通過會(huì)計(jì)人員的手工完成會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)記錄和處理的，比較容易出錯(cuò)。會(huì)計(jì)憑證和會(huì)計(jì)賬簿以及會(huì)計(jì)報(bào)表這些會(huì)計(jì)信息是以紙為載體進(jìn)行保存的。會(huì)計(jì)信息數(shù)據(jù)較大，存儲(chǔ)會(huì)占用很大的空間，除此之外還要注意防水、防潮、防盜、防火，以及其他方式的人為損壞的出現(xiàn)。而以磁盤為載體來保存會(huì)計(jì)信息，是會(huì)計(jì)電算化后的另一好處。以磁盤為載體保存還可以進(jìn)行多份備份，防止數(shù)據(jù)丟失，同時(shí)節(jié)約了保存會(huì)計(jì)信息數(shù)據(jù)的空間，但也應(yīng)注意防止磁盤感染病毒從而導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失的情況發(fā)生。

（三）從交易授權(quán)看會(huì)計(jì)電算化對內(nèi)部控制的影響

傳統(tǒng)會(huì)計(jì)的分工是被指定的，工作之前無需進(jìn)行口令驗(yàn)證。但在會(huì)計(jì)電算化下，被授予一定權(quán)限的會(huì)計(jì)工作人員如果想開展自己的工作，就必須要在會(huì)計(jì)電算化軟件初始化時(shí)被授權(quán)并設(shè)定一個(gè)口令，只有相應(yīng)的授權(quán)和口令匹配之后，才能獲得處理相關(guān)業(yè)務(wù)的權(quán)利，并對處理相關(guān)業(yè)務(wù)的結(jié)果負(fù)責(zé)。這種從授權(quán)到口令認(rèn)證最后才能開展自己的工作的一系列程序，就是會(huì)計(jì)電算化下的一很好的內(nèi)部控制。這一過程與手工賬下每一項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)或緩解都要由相關(guān)負(fù)責(zé)人簽字蓋章相比，簡化了會(huì)計(jì)工作，但也應(yīng)該看到，這樣做也可能增加了口令泄露或惡意修改授權(quán)而造成損失的可能性。

二、會(huì)計(jì)電算化環(huán)境下內(nèi)部控制存在的問題

（一）原始數(shù)據(jù)操作的準(zhǔn)確性問題

會(huì)計(jì)電算化環(huán)境下，在計(jì)算機(jī)程序的控制下輸出會(huì)計(jì)信息數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)的輸入是由人工完成的，并儲(chǔ)存于磁性介質(zhì)上。會(huì)計(jì)電算化環(huán)境下在還要完成了數(shù)據(jù)的錄入工作，及完成了記賬憑證的編制，那么后續(xù)的登記賬簿、對賬、結(jié)賬、報(bào)表的編制工作等都由電算化軟件自動(dòng)完成。這說明，原始數(shù)據(jù)的錄入工作異常重要，如果原始數(shù)據(jù)錄入工作出錯(cuò)，計(jì)算機(jī)無法自動(dòng)識(shí)別，它只能將錯(cuò)誤的數(shù)據(jù)默認(rèn)為是正確的數(shù)據(jù)那樣“將錯(cuò)就錯(cuò)”下去。因此可以說，后續(xù)自動(dòng)數(shù)據(jù)處理過程的準(zhǔn)確性和可靠性完全依賴于原始數(shù)據(jù)錄入是否正確。對于會(huì)計(jì)電算化來說，這是內(nèi)部控制的一個(gè)固有的弱點(diǎn)，為了解決這個(gè)弱點(diǎn)，應(yīng)要求所有數(shù)據(jù)的處理過程和處理方法都必須規(guī)范化，并且保持準(zhǔn)確性和穩(wěn)定性，這樣才能保證輸入的會(huì)計(jì)信息真實(shí)，并保證其準(zhǔn)確性和完整性。

（二）信息運(yùn)行系統(tǒng)安全性差

在信息化系統(tǒng)下，系統(tǒng)的授權(quán)批準(zhǔn)環(huán)節(jié)存在安全隱患，主要表現(xiàn)在，在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)內(nèi)存放口令，導(dǎo)致即使口令易被竊取且剽竊后不易被發(fā)現(xiàn)，導(dǎo)致企業(yè)信息安全存在巨大的風(fēng)險(xiǎn)。會(huì)計(jì)信息化的應(yīng)用使得大量的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)信息，在開放的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中傳輸，一旦計(jì)算機(jī)感染病毒，遭受非法入侵，都極易導(dǎo)致會(huì)計(jì)信息面臨被泄露篡改的安全風(fēng)險(xiǎn)，造成信息系統(tǒng)崩潰及計(jì)算機(jī)系統(tǒng)故障等危機(jī)出現(xiàn)。

（三）會(huì)計(jì)軟件安全控制功能不全

目前市場上存在的會(huì)計(jì)軟件一般都是程序員與會(huì)計(jì)專業(yè)人員共同參與開發(fā)，一般都是在用戶界而、系統(tǒng)平臺(tái)、報(bào)表處理等問題上進(jìn)行討論，但不能滿足特定用戶的實(shí)際需要。企業(yè)現(xiàn)有這些通用目的的會(huì)計(jì)軟件在數(shù)據(jù)保密性、安全性上都存在問題，容易導(dǎo)致非法篡改現(xiàn)象。此外，軟件本身的部分功能不符合內(nèi)部控制的要求。

（四）內(nèi)部控制制度不健全

會(huì)計(jì)電算化會(huì)計(jì)與手工會(huì)計(jì)在處理程序和內(nèi)部控制制度上存在著比較大的差別，要保證會(huì)計(jì)信息化系統(tǒng)安全且有效運(yùn)行，就必須建立起一套與之相適應(yīng)的內(nèi)部控制制度，否則不但不能使會(huì)計(jì)信息發(fā)揮很好的作用，還會(huì)導(dǎo)致無法有序開展工作，給非法者以可乘之機(jī)，給企業(yè)造成巨大損失。目前很多企業(yè)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)運(yùn)行多年，但相應(yīng)的內(nèi)部件的許多功能得不到充分的運(yùn)用。

（五）會(huì)計(jì)檔案無紙化和電腦操作無形化問題

在傳統(tǒng)手工記賬方式下，會(huì)計(jì)信息以紙為載體分別儲(chǔ)存了會(huì)計(jì)憑證、賬簿和報(bào)表，如果要增加、減少、刪除相應(yīng)的會(huì)計(jì)信息則可以從筆跡上和印章上分清責(zé)任。但是電算化引入會(huì)計(jì)系統(tǒng)之后，這種有形的記錄已經(jīng)大大的減少。憑證和賬簿主要依賴于原始記賬憑證的錄入，賬簿和報(bào)表只需要在憑證錄制完整、準(zhǔn)確無誤的基礎(chǔ)上自動(dòng)生成即可。從這個(gè)角度看，一方面會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的載體已經(jīng)發(fā)生了變化，會(huì)計(jì)電算化一開始就是把會(huì)計(jì)信息存儲(chǔ)在磁盤這一介質(zhì)之上。也正是因?yàn)檫@個(gè)原因，有些業(yè)務(wù)或處理結(jié)果可能會(huì)不能被打印出來，只能在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行閱讀。如果企業(yè)內(nèi)部控制制度不健全，就有可能出現(xiàn)在未經(jīng)授權(quán)批準(zhǔn)的情況下擅自改動(dòng)錄入系統(tǒng)數(shù)據(jù)的問題，并且修改之后不會(huì)留下任何的痕跡。如果儲(chǔ)存介質(zhì)被破壞，數(shù)據(jù)將會(huì)丟失。由此看來，會(huì)計(jì)電算化下，對會(huì)計(jì)檔案的保管工作要求更高。不僅要保存紙質(zhì)的會(huì)計(jì)檔案，還要保存磁盤性質(zhì)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)以及計(jì)算機(jī)處理程序等。

三、完善會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)，強(qiáng)化內(nèi)部控制的措施

（一）提高風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，轉(zhuǎn)化管理理念

企業(yè)應(yīng)當(dāng)重視電算化信息系統(tǒng)在內(nèi)部控制中的作用，只有企業(yè)負(fù)責(zé)人站在戰(zhàn)略和全局的高度親自組織領(lǐng)導(dǎo)信息系統(tǒng)建設(shè)工作，才能統(tǒng)一思想、提高認(rèn)識(shí)、加強(qiáng)協(xié)調(diào)配合，從而推動(dòng)電算化信息系統(tǒng)建設(shè)。單位領(lǐng)導(dǎo)、財(cái)務(wù)部門人員和信息部門人員都應(yīng)對會(huì)計(jì)信息化樹立正確的思想認(rèn)識(shí)，營造風(fēng)險(xiǎn)防范從我做起的氛圍。

（二）強(qiáng)化數(shù)據(jù)操作權(quán)限意識(shí)，加強(qiáng)數(shù)據(jù)控制

會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的特殊控制要求，給人們提出了新的問題。為了保證會(huì)計(jì)信息數(shù)據(jù)的安全和完整，必須專門針對會(huì)計(jì)電算化建立必要的、具體的內(nèi)部控制制度，具體來說可以從以下兩個(gè)方面完成：

1.加強(qiáng)數(shù)據(jù)接觸、操作等的權(quán)限控制。在電算化實(shí)務(wù)中，應(yīng)特別注意授權(quán)的應(yīng)用。授予操作權(quán)限時(shí)，應(yīng)堅(jiān)持級別不等、權(quán)限不同的原則。作為會(huì)計(jì)主管，在電算化操作系統(tǒng)中應(yīng)授予最高的管理權(quán)限。電算化會(huì)計(jì)主管負(fù)責(zé)制定會(huì)計(jì)及電算化會(huì)計(jì)有關(guān)的管理制度，并有權(quán)再次授權(quán)給下一級別的會(huì)計(jì)工作人員，但其應(yīng)對總體會(huì)計(jì)信息的真實(shí)性、完整性和安全性進(jìn)行跟蹤管理并對這些信息負(fù)責(zé)。會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的操作員、維護(hù)員、會(huì)計(jì)主管各司其職，不得越權(quán)操作。

2.數(shù)據(jù)輸入、處理及輸出控制。電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)輸出質(zhì)量主要決定于輸入數(shù)據(jù)的真實(shí)、準(zhǔn)確和完整，因此必須嚴(yán)格控制輸入數(shù)據(jù)的正確性。可以通過建立科目名稱與代碼對照文件，設(shè)計(jì)科目代碼校驗(yàn)，二次輸入法等方法確保用戶輸入正確，降低出錯(cuò)率。數(shù)據(jù)的處理控制主要有處理的流程控制、數(shù)據(jù)修改控制、數(shù)據(jù)有效性檢驗(yàn)和程序化處理有效性檢驗(yàn)，數(shù)據(jù)備份和修復(fù)。由于不同子系統(tǒng)所處理的業(yè)務(wù)不同，所以處理過程中的控制內(nèi)容和方法也不盡相同，因此財(cái)務(wù)軟件應(yīng)根據(jù)各自系統(tǒng)建立相應(yīng)的數(shù)據(jù)處理控制機(jī)制。輸出控制實(shí)施對系統(tǒng)的輸出結(jié)果進(jìn)行控制，常用的方法為檢查輸出數(shù)據(jù)是否正確、合法、完整，輸出是否及時(shí)，能否反映最新的信息，輸出格式是否滿足實(shí)際工作的需要，數(shù)據(jù)表示方式是否符合工作人員的習(xí)慣。

（三）提高會(huì)計(jì)人員素質(zhì)水平

電算化最為與傳統(tǒng)手工記賬完全不同的一種操作方法引入會(huì)計(jì)處理之后，企業(yè)應(yīng)進(jìn)一步加強(qiáng)對會(huì)計(jì)人員的培訓(xùn)，特別是在應(yīng)用會(huì)計(jì)電算化時(shí)對會(huì)計(jì)電算化處理程序變革的理解。除此之外，會(huì)計(jì)人員還應(yīng)在學(xué)習(xí)會(huì)計(jì)專業(yè)知識(shí)的同時(shí)，努力學(xué)習(xí)會(huì)計(jì)電算化相關(guān)知識(shí)，提高會(huì)計(jì)電算化操作技能。會(huì)計(jì)的本質(zhì)是管理，除了會(huì)計(jì)專業(yè)技能過硬之外，會(huì)計(jì)人員還應(yīng)學(xué)習(xí)管理相關(guān)知識(shí)以及內(nèi)部控制的相關(guān)知識(shí)。

對于會(huì)計(jì)從業(yè)人員而言，職業(yè)道德甚為重要。因此，應(yīng)加強(qiáng)會(huì)計(jì)人員職業(yè)道德教育，并嚴(yán)格按照國家規(guī)定對違反職業(yè)道德的人員進(jìn)行處罰，保證道德約束在電算化內(nèi)部控制中發(fā)揮更大的作用，促進(jìn)我國會(huì)計(jì)市場環(huán)境的凈化。

（四）健全企業(yè)內(nèi)審制度和監(jiān)督機(jī)制

根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況設(shè)立獨(dú)立的內(nèi)部審計(jì)部門，配置專業(yè)的內(nèi)部審計(jì)人員或設(shè)置內(nèi)部審計(jì)機(jī)制，內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)配備適當(dāng)?shù)膶徲?jì)人員，可以是全職業(yè)可以是兼職人員。內(nèi)部審計(jì)人員的主要工作是協(xié)助企業(yè)的管理人員加強(qiáng)內(nèi)部管理，實(shí)現(xiàn)企業(yè)價(jià)值最大化的目標(biāo)。但應(yīng)注意，不能把內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)與財(cái)務(wù)部門合并設(shè)置，為了保證內(nèi)部審計(jì)結(jié)構(gòu)的獨(dú)立性，內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)應(yīng)獨(dú)立于財(cái)務(wù)部門，具有獨(dú)立的檢查和監(jiān)督及處理權(quán)。內(nèi)部審計(jì)人員應(yīng)具備專業(yè)審計(jì)人員具備的所有專業(yè)技能和知識(shí)，并能做到工作作風(fēng)嚴(yán)謹(jǐn)、責(zé)任心強(qiáng)、忠于職守、客觀公正、保守秘密等。

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