無(wú)錫地鐵檔案集團(tuán)化管控與信息化建設(shè)的探索

徐紅梅

摘 要：隨著公司集團(tuán)化發(fā)展需要，公司內(nèi)部層級(jí)漸漸擴(kuò)增，分，子公司各類(lèi)經(jīng)營(yíng)實(shí)體也日益增多，集團(tuán)如何采用信息化管控手段對(duì)下屬各門(mén)類(lèi)檔案進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和管理，如何實(shí)現(xiàn)集團(tuán)檔案管理整體性和檔案業(yè)務(wù)前瞻性把控是集團(tuán)公司亟待解決的頭疼問(wèn)題。無(wú)錫地鐵通過(guò)不斷嘗試和探索，通過(guò)有效管控手段搭建檔案信息資源共享平臺(tái)，使集團(tuán)化企業(yè)的檔案工作走上良性發(fā)展的軌跡。

關(guān)鍵詞：集團(tuán)化；信息化；管控；探索

集團(tuán)公司實(shí)施檔案管控是以企業(yè)總部為核心，以經(jīng)濟(jì)技術(shù)或經(jīng)營(yíng)聯(lián)系為基礎(chǔ)，通常因規(guī)模大，多元化經(jīng)營(yíng)，實(shí)行集權(quán)與分權(quán)相結(jié)合的一種管理體制。面對(duì)企業(yè)迅速發(fā)展壯大形成集團(tuán)化管理、面對(duì)點(diǎn)多面廣的的組織架構(gòu)帶來(lái)的檔案管理難度、面對(duì)廣泛而復(fù)雜的各項(xiàng)業(yè)務(wù)帶來(lái)的檔案收集難題，本文基于信息化技術(shù)在集團(tuán)化企業(yè)檔案管理中運(yùn)用進(jìn)行了探索與嘗試。

1 信息化技術(shù)在集團(tuán)化企業(yè)檔案管理中的重要作用

信息化是現(xiàn)代企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力的關(guān)鍵一環(huán)，信息是企業(yè)得以生存和發(fā)展的重要資源，而檔案信息則是其中不可替代、不可或缺的一種信息資源。伴隨著整個(gè)社會(huì)信息化程度的提高，檔案信息化建設(shè)日漸進(jìn)入各類(lèi)企業(yè)的戰(zhàn)略視野之中。我們也應(yīng)該認(rèn)識(shí)到檔案工作已經(jīng)從以往的龍尾走向龍頭，已經(jīng)從單一、封閉、被動(dòng)走向了全面、開(kāi)放、主動(dòng)的服務(wù)層次。

1.1 企業(yè)信息化為無(wú)錫地鐵檔案工作發(fā)展提速

地鐵工程建設(shè)和運(yùn)營(yíng)管理是無(wú)錫地鐵集團(tuán)有限公司的核心業(yè)務(wù)，無(wú)錫地鐵剛成立不久，公司開(kāi)始搭建以電子檔案管理為主，實(shí)體檔案管理為輔的綜合檔案管理系統(tǒng)平臺(tái)，初步實(shí)現(xiàn)了實(shí)體檔案和電子檔案的規(guī)范化管理，通過(guò)建立電子檔案系統(tǒng)提高了公司檔案利用率，更好地促進(jìn)公司內(nèi)部的知識(shí)創(chuàng)新和信息利用，檔案管理逐步從傳統(tǒng)手工管理跨躍到信息時(shí)代，

1.2 企業(yè)信息化促使無(wú)錫地鐵檔案管理模式升級(jí)

隨著公司逐步壯大和集團(tuán)化發(fā)展需要，集團(tuán)公司內(nèi)部層級(jí)漸漸擴(kuò)增，分，子公司各類(lèi)經(jīng)營(yíng)實(shí)體也日益增多，面對(duì)分，子公司經(jīng)營(yíng)行業(yè)跨度大，集團(tuán)如何采用信息化管控手段對(duì)下屬各門(mén)類(lèi)檔案工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和管理，如何實(shí)現(xiàn)集團(tuán)檔案管理整體性和檔案業(yè)務(wù)前瞻性把控是集團(tuán)公司亟待解決的頭疼問(wèn)題。集團(tuán)檔案工作管控到什么程度，管少了怕下屬公司檔案工作開(kāi)展缺失，管多了又擔(dān)心集團(tuán)公司與其職責(zé)不清，效率低下，無(wú)法發(fā)揮集團(tuán)的規(guī)模效應(yīng)和協(xié)同效應(yīng)。為此，無(wú)錫地鐵集團(tuán)不斷摸索和嘗試，集團(tuán)總部明確由總部實(shí)行統(tǒng)一管控措施，不管各二級(jí)部門(mén)中有成立早、規(guī)模大的還是規(guī)模小的公司，都必須按照集團(tuán)檔案管理相關(guān)規(guī)定和要求布置和落實(shí)檔案各項(xiàng)工作。通過(guò)實(shí)行“誰(shuí)產(chǎn)生，誰(shuí)立卷，分級(jí)負(fù)責(zé)，統(tǒng)一管理”這一舉措，將各分，子公司在各項(xiàng)活動(dòng)中分散產(chǎn)生的文件材料，通過(guò)有效管控收集起來(lái)使之條理化、系統(tǒng)化、規(guī)范化，使無(wú)錫地鐵的檔案管理工作就此邁上了一條規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)經(jīng)、科學(xué)化的道路，站在了較高的起點(diǎn)上。

2 集團(tuán)型企業(yè)檔案管控的難度所在

2.1 歸檔業(yè)務(wù)呈多樣性

集團(tuán)型企業(yè)的檔案材料種類(lèi)繁多，內(nèi)容更加豐富。檔案管理的任務(wù)也隨之繁重。但各種業(yè)務(wù)的拓展，各二級(jí)部門(mén)、分，子公司的各種文書(shū)、設(shè)備、圖紙、各種載體等處于各自為政狀態(tài)，如果沒(méi)有建立集中統(tǒng)一的檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，不利于檔案信息資源的整合、無(wú)法總體把握公司檔案工作狀況和公司發(fā)展軌跡。

2.2 利用與信息共享需求困難

集團(tuán)化后一些二級(jí)部門(mén)及分，子公司“條塊分割”的弊端尚未去除，往往僅關(guān)注本部門(mén)，本公司的資源管理，漠視集團(tuán)化后各二級(jí)部門(mén)檔案信息資源的共建和整合，同時(shí)，各分，子公司各類(lèi)信息利用時(shí)也難以依賴(lài)集團(tuán)總部的骨干網(wǎng)。

2.3 檔案信息資源在集團(tuán)內(nèi)缺乏統(tǒng)籌規(guī)劃和統(tǒng)一管理

檔案資產(chǎn)屬于企業(yè)重要資源和資產(chǎn)，其存在的價(jià)值在于為企業(yè)提供最大價(jià)值的服務(wù)，所以集團(tuán)型企業(yè)經(jīng)營(yíng)所產(chǎn)生的檔案不能人為分割，因此，企業(yè)集團(tuán)化后應(yīng)當(dāng)根據(jù)企業(yè)實(shí)際情況及時(shí)調(diào)整檔案管理模式，統(tǒng)籌規(guī)劃和統(tǒng)一管理各門(mén)類(lèi)檔案資源的收集、整理和保管工作，明確集團(tuán)化檔案工作的發(fā)展目標(biāo)，對(duì)二級(jí)企業(yè)和部門(mén)的檔案業(yè)務(wù)進(jìn)行分析和合理控制。

3 信息化技術(shù)在無(wú)錫地鐵集團(tuán)檔案管理的探索和運(yùn)用

3.1 從傳統(tǒng)檔案管理模式提升至紙質(zhì)電子雙軌制管理模式

2008年無(wú)錫地鐵剛成立不久，部門(mén)少，業(yè)務(wù)職責(zé)緊湊，為便于檔案工作的開(kāi)展，公司著手規(guī)劃建立了一套自上而下的電子檔案管理系統(tǒng)，遵循“統(tǒng)籌規(guī)劃、分步實(shí)施、重點(diǎn)難點(diǎn)突出、知識(shí)信息共享”的建設(shè)原則，采取“誰(shuí)產(chǎn)生、誰(shuí)立卷、誰(shuí)歸檔”的管理手段進(jìn)行統(tǒng)一管理。各部門(mén)均采取以紙質(zhì)檔案為主，電子文件為輔的雙軌制進(jìn)行收集歸檔，基本實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)采取、存儲(chǔ)、利用、服務(wù)和安全等基本功能。

3.2 局域網(wǎng)數(shù)字化檔案管理模式的探索

2012年，隨著公司不斷發(fā)展壯大，部門(mén)業(yè)務(wù)職能越來(lái)越清晰，一些核心業(yè)務(wù)由部門(mén)裂變?yōu)榉?，子公司，無(wú)錫地鐵為適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)，提高競(jìng)爭(zhēng)能力，經(jīng)市政府批準(zhǔn)組建集團(tuán)公司。公司集團(tuán)化后，分、子公司獨(dú)立性相對(duì)增加了，集團(tuán)對(duì)子公司的行政干預(yù)少了，但作為一個(gè)立檔單位，檔案集中管理的基本原則不能變，集團(tuán)檔案信息化搭建時(shí)應(yīng)當(dāng)融合二級(jí)下屬部門(mén)及分，子公司的檔案信息化基礎(chǔ)平臺(tái)，遵循以圍繞集團(tuán)核心為總原則進(jìn)行多種控制和監(jiān)管，促進(jìn)各渠道信息流程和存儲(chǔ)，避免“多渠道，多方式”傳輸?shù)臋n案信息重復(fù)，對(duì)于集團(tuán)總部已經(jīng)存儲(chǔ)的信息各二、三級(jí)部門(mén)、分，子公司不需要再保存，從而保證了檔案的唯一性。集團(tuán)總部建立企業(yè)的資源庫(kù)，以各類(lèi)檔案信息資源建設(shè)為核心，以規(guī)范竣工檔案為重點(diǎn)，結(jié)合檔案的在線(xiàn)歸檔與管理，做到既弘揚(yáng)傳統(tǒng)檔案管理模式的優(yōu)點(diǎn)，又能適應(yīng)信息化時(shí)代檔案管理的需求。

3.3 檔案信息資源共享利用平臺(tái)建設(shè)的實(shí)現(xiàn)

無(wú)錫地鐵嘗試對(duì)檔案信息資源在集團(tuán)內(nèi)進(jìn)行統(tǒng)一管理，克服以往集團(tuán)自搞一套，下屬二級(jí)部門(mén)各自為政，各行其是，造成資源分散無(wú)序和重復(fù)浪費(fèi)，使有效的檔案信息資源閑置或者短缺，使得整體效益難以發(fā)揮。為此無(wú)錫地鐵建立統(tǒng)一的信息資源共享平臺(tái)和相應(yīng)的信息共享機(jī)制，對(duì)下屬二級(jí)部門(mén)可進(jìn)行個(gè)性化定制，以滿(mǎn)足其不同業(yè)務(wù)的檔案管理需求。將檔案分類(lèi)體系結(jié)合各層級(jí)檔案業(yè)務(wù)模式，建立維度關(guān)系，達(dá)到檔案信息規(guī)范化歸屬、標(biāo)準(zhǔn)化操作、完整性存儲(chǔ)。通過(guò)檔案業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的提前，延后和疊加，真實(shí)記錄集團(tuán)與各二級(jí)部門(mén)，分，子公司內(nèi)電子文件的每一步流程，以及記錄電子文件在生命周期內(nèi)的全部活動(dòng)，集團(tuán)與下屬公司通過(guò)信息管理平臺(tái)共享企業(yè)的檔案信息資源，使檔案的管理部門(mén)從檔案的保管部門(mén)發(fā)展成為企業(yè)內(nèi)部的信息中心。

3.4 形成集團(tuán)與二級(jí)部門(mén)間的檔案管理長(zhǎng)效聯(lián)系制度

集團(tuán)與下屬二級(jí)部門(mén)和分子公司的檔案管理部門(mén)、各專(zhuān)兼職檔案人員構(gòu)建了檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)，通過(guò)電子檔案信息平臺(tái)進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)工作的收集、整理、歸檔、審核和移交等工作，平時(shí)可通過(guò)檔案網(wǎng)站交流信息、網(wǎng)上培訓(xùn)等活動(dòng)相互學(xué)習(xí)，在實(shí)踐中不斷提高檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)。

4 總結(jié)

總之，集團(tuán)化企業(yè)的檔案管理工作，應(yīng)在集團(tuán)總部的統(tǒng)籌規(guī)劃，規(guī)范化管理下舍得投入，通過(guò)加強(qiáng)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用，搭建檔案信息資源共享平臺(tái)，使集團(tuán)化企業(yè)的檔案工作走上良性發(fā)展的軌跡。采用多項(xiàng)先進(jìn)的體系結(jié)構(gòu)保證檔案信息化系統(tǒng)的先進(jìn)性與開(kāi)放性。使檔案收集整理工作最大限度現(xiàn)代化、檔案數(shù)據(jù)訪(fǎng)問(wèn)權(quán)限得到安全控制、檔案利用方式更加簡(jiǎn)單方便，也從整體上提升了企業(yè)信息化。

參考文獻(xiàn)

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