任英姿

淺談現(xiàn)代化管理對(duì)企業(yè)科技檔案管理人員素質(zhì)的要求

任英姿

近年來(lái)，隨著檔案信息載體日益多樣化，企業(yè)科技檔案的現(xiàn)代化管理手段不斷加強(qiáng)，對(duì)檔案管理人員的綜合素質(zhì)提出了越來(lái)越高的要求。如何提高企業(yè)科技檔案管理人員的素質(zhì)，適應(yīng)企業(yè)檔案發(fā)展新形式的要求，是當(dāng)前亟需解決的問(wèn)題。

制約檔案管理人員素質(zhì)提升的因素

企業(yè)科技檔案管理人員主要存在的問(wèn)題包括文化程度低、專業(yè)知識(shí)匱乏、知識(shí)面狹窄、計(jì)算機(jī)及外語(yǔ)水平差、思想觀念老化、管理水平落后等。究其根源，主要有以下幾個(gè)方面。

企業(yè)對(duì)檔案的重視程度不夠。由于檔案管理工作屬于服務(wù)性工作，長(zhǎng)期以來(lái)，相當(dāng)一部分人員甚至包括部分領(lǐng)導(dǎo)干部對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)都存在一些誤區(qū)，認(rèn)為檔案工作就是抄抄寫寫、保管保存的事務(wù)性工作，不是單位的關(guān)鍵部門，不能給單位創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，只要“守好攤”、不丟失、不泄露就行。忽視檔案管理工作的思想在很大程度上體現(xiàn)了一些人對(duì)檔案工作缺乏了解，已無(wú)法適應(yīng)現(xiàn)代的管理需求。

管理能力薄弱，管理水平不高，人員流動(dòng)性大，管理手段落后，對(duì)本單位所從事的專業(yè)了解不夠。這些問(wèn)題主要體現(xiàn)在一些工程項(xiàng)目檔案的管理上。部分企業(yè)為了節(jié)省資金，低薪聘請(qǐng)無(wú)任何檔案管理經(jīng)驗(yàn)與計(jì)算機(jī)操作能力的編外人士從事檔案管理工作。這些人沒(méi)有經(jīng)過(guò)專業(yè)的檔案知識(shí)培訓(xùn)，對(duì)檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等專業(yè)掌握得不夠，檔案收集意識(shí)淡薄。而且大多數(shù)檔案人員身兼數(shù)職，往往不能及時(shí)整理歸檔或歸檔材料不全，影響了檔案質(zhì)量，一些歸檔的材料不夠真實(shí)和準(zhǔn)確。這些問(wèn)題的存在，導(dǎo)致難以從根本上提升檔案管理工作的效率與質(zhì)量，在檔案管理的各個(gè)階段出現(xiàn)問(wèn)題。

專業(yè)檔案管理人員對(duì)本職工作的重要性認(rèn)識(shí)不足。由于企業(yè)存在對(duì)于檔案管理工作人員工作的重要性認(rèn)識(shí)不夠，導(dǎo)致檔案管理人員自己對(duì)本職工作的重要性也存在認(rèn)識(shí)不足。一些檔案管理人員職業(yè)情感淡薄，敬業(yè)精神欠缺，業(yè)務(wù)不精，缺乏知識(shí)更新的主動(dòng)性與自覺(jué)性，經(jīng)常滿足于自己已掌握的知識(shí)，實(shí)際工作中很少或不習(xí)慣將新技能應(yīng)用其中，不愿花費(fèi)時(shí)間和精力學(xué)習(xí)，導(dǎo)致工作能力下降，職業(yè)素養(yǎng)降低。很多檔案管理人員日常工作拘泥于檔案室，針對(duì)于檔案方面的深入調(diào)查及工作上的新想法、新思路基本欠缺。

個(gè)別單位檔案管理人員經(jīng)常變化。單位檔案管理人員經(jīng)常變化，造成檔案管理人員適應(yīng)新工作時(shí)間較長(zhǎng)，導(dǎo)致檔案管理工作的開(kāi)展不順暢。而且在人員調(diào)換中，工作交接上容易出現(xiàn)紕漏，也會(huì)在一定程度上影響檔案的完整性和準(zhǔn)確性。

企業(yè)科技檔案管理面臨的新趨勢(shì)

當(dāng)今社會(huì)，企業(yè)科技檔案管理事業(yè)日益重要，檔案管理內(nèi)容日益豐富，檔案管理的信息載體日益多樣化，隨著科技檔案管理現(xiàn)代化逐步推廣，對(duì)檔案提供利用的要求也日益提高。為了提高科技檔案管理工作的效率，使之適應(yīng)改革開(kāi)放新形勢(shì)的需要，提高科技檔案管理人員的素質(zhì)是現(xiàn)代檔案管理工作的重中之重。

目前新形勢(shì)下科技檔案管理工作面臨三大趨勢(shì)。一是技術(shù)越來(lái)越先進(jìn)，集中體現(xiàn)在檔案管理中普遍采用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，極大提高了檔案管理的效率和效果；二是內(nèi)容越來(lái)越豐富，主要是由于知識(shí)爆炸時(shí)代衍生出更多的信息，許多重要信息被納入檔案管理范圍之內(nèi)；三是分工越來(lái)越專業(yè)，意味著檔案管理作為一門專業(yè)化管理工作，已在眾多單位中得到重視和普及。然而，新形勢(shì)下的檔案管理也存在著保密、保存、保讀取等難題，為檔案人員的能力素質(zhì)提出了新挑戰(zhàn)。

科技檔案管理人員應(yīng)注重三個(gè)“強(qiáng)化”

“現(xiàn)代化要先化人后化物”，檔案管理現(xiàn)代化是不斷完善深化的過(guò)程。在這過(guò)程中，始終要依賴于檔案工作人員素質(zhì)的提高，主要應(yīng)當(dāng)從思想意識(shí)、知識(shí)結(jié)構(gòu)和操作技能等方面著力。

強(qiáng)化自身現(xiàn)代化意識(shí)。在發(fā)展檔案事業(yè)的過(guò)程中，科技檔案管理人員要樹(shù)立與時(shí)代發(fā)展和社會(huì)進(jìn)步相適應(yīng)的思想觀念，最主要的是樹(shù)立依靠科技進(jìn)步和科學(xué)管理的觀念。

由于歷史原因，檔案管理人員向來(lái)是以手工操作為主的作業(yè)方式。企業(yè)在改革開(kāi)放形勢(shì)的推動(dòng)下，科技檔案管理現(xiàn)代化，已從探索研究、規(guī)劃設(shè)計(jì)開(kāi)始走向試驗(yàn)和應(yīng)用。檔案管理人員應(yīng)當(dāng)抓住機(jī)遇，走上與時(shí)代發(fā)展相同的步伐，要把科學(xué)技術(shù)引進(jìn)和移植于檔案管理之中，依靠進(jìn)步的觀念，從實(shí)際出發(fā)，形成和強(qiáng)化現(xiàn)代化管理意識(shí)，才能為檔案管理現(xiàn)代化的實(shí)現(xiàn)打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

檔案工作者面對(duì)信息化的時(shí)代要求，必須自覺(jué)地從傳統(tǒng)實(shí)體管理向檔案信息管理發(fā)展，不能再像以往那樣僅僅提供實(shí)體性的檔案服務(wù)和維護(hù)檔案的物質(zhì)安全，要意識(shí)到自己的首要職責(zé)是以最高的效率提供檔案信息服務(wù)。工作中，檔案工作者應(yīng)把加工和完善室藏檔案、加強(qiáng)檔案數(shù)字化建設(shè)，以滿足檔案利用者的需求為工作的主動(dòng)力，把檔案的利用率作為衡量自身工作成績(jī)的一個(gè)重標(biāo)準(zhǔn)。同時(shí)，應(yīng)開(kāi)放自己的工作，通過(guò)與其他相關(guān)部門的合作來(lái)推進(jìn)檔案信息化的開(kāi)發(fā)和利用，如實(shí)現(xiàn)檔案部門、電子文件行成和計(jì)算機(jī)與信息管理部門三結(jié)合。

強(qiáng)化能力提升調(diào)整知識(shí)結(jié)構(gòu)。實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，要求檔案工作人員相應(yīng)地調(diào)整自身的知識(shí)結(jié)構(gòu)，建造多元化知識(shí)結(jié)構(gòu)，就是要求具有理論、文化、專業(yè)和科學(xué)技術(shù)等多種知識(shí)結(jié)構(gòu)。要全面系統(tǒng)地掌握檔案專業(yè)知識(shí)，包括掌握檔案應(yīng)用理論知識(shí)、檔案學(xué)基礎(chǔ)理論和保護(hù)技術(shù)知識(shí)，根據(jù)檔案的價(jià)值和社會(huì)各方面的需求變化，相應(yīng)地做好檔案收集、管理和開(kāi)發(fā)利用工作?，F(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)成果的運(yùn)用，迫使檔案管理人員去學(xué)習(xí)和掌握科學(xué)技術(shù)的有關(guān)知識(shí)，其中尤為重要的是數(shù)學(xué)、計(jì)算機(jī)、生物學(xué)、化學(xué)、光學(xué)、物理學(xué)等學(xué)科知識(shí)，它們對(duì)檔案管理現(xiàn)代化的實(shí)現(xiàn)更有直接的作用。

調(diào)整知識(shí)結(jié)構(gòu)，一是在職培訓(xùn)和在實(shí)踐中學(xué)習(xí)，使在職人員補(bǔ)上欠缺的現(xiàn)代科學(xué)知識(shí)和管理科學(xué)知識(shí)，從而提高理論水平和業(yè)務(wù)工作能力；二是調(diào)配一定數(shù)量的工程技術(shù)人員從事科技檔案工作，由于他們較系統(tǒng)地掌握了現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)知識(shí)，再補(bǔ)上檔案專業(yè)知識(shí)，在各項(xiàng)工作中是能夠適應(yīng)的；三是調(diào)整教學(xué)內(nèi)容，在檔案專業(yè)的教學(xué)內(nèi)容中增加一個(gè)學(xué)科，使新培養(yǎng)出來(lái)的管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)與現(xiàn)代化的需要一致?？傊?，通過(guò)調(diào)整知識(shí)結(jié)構(gòu)，訓(xùn)練和培養(yǎng)出復(fù)合型專業(yè)人才，才能有效地提高科技檔案管理人員的素質(zhì)，適應(yīng)現(xiàn)代化的需要。

強(qiáng)化掌握設(shè)計(jì)和操作技能。針對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案工作者對(duì)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的陌生，檔案部門應(yīng)引進(jìn)部分高科技人員，通過(guò)他們所帶來(lái)的計(jì)算機(jī)前沿知識(shí)和檔案后臺(tái)管理技能，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的初步數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化過(guò)程。其次，必須加強(qiáng)對(duì)在職檔案工作人員的觀念和技能培訓(xùn)，使他們盡快熟悉現(xiàn)代化技術(shù)、技能的運(yùn)用，壯大適應(yīng)信息時(shí)代要求的檔案管理隊(duì)伍。

隨著先進(jìn)技術(shù)和手段的應(yīng)用，企業(yè)的科技檔案管理已出現(xiàn)一批專門從事現(xiàn)代化的管理人員：有系統(tǒng)分析和系統(tǒng)設(shè)計(jì)人員，系統(tǒng)軟件和程序設(shè)計(jì)人員；有設(shè)備、儀器等硬件的檢測(cè)維護(hù)人員；有機(jī)器設(shè)備的操作人員；還有大量從事由手工向機(jī)械操作過(guò)渡做準(zhǔn)備的人員，即前處理工作人員。

總之，現(xiàn)代化技術(shù)和手段的采用，給企業(yè)檔案管理人員提供了各種先進(jìn)的工作手段。這就要求檔案管理人員對(duì)所使用的先進(jìn)設(shè)備的原理有所了解，并會(huì)具體操作，使先進(jìn)技術(shù)和手段在檔案管理多方面發(fā)揮作用。同時(shí)，檔案管理人員應(yīng)該加強(qiáng)學(xué)習(xí)，引進(jìn)現(xiàn)代化管理技術(shù)方法，在檔案管理中掌握使用這些技術(shù)方法的本領(lǐng)，在學(xué)習(xí)各種知識(shí)的基礎(chǔ)上，努力提高自身的技能。

（作者單位：中鐵二院工程集團(tuán)有限公司檔案館）