黃琰

（周口市中醫(yī)院物價(jià)辦 河南周口 466000）

對(duì)醫(yī)院檔案及其藥品價(jià)格檔案管理的探討

黃琰

（周口市中醫(yī)院物價(jià)辦 河南周口 466000）

醫(yī)院檔案管理工作是一項(xiàng)看似簡(jiǎn)單，實(shí)際復(fù)雜又重要的工作，日常工作內(nèi)容主要包括醫(yī)院正常工作中形成的各種載體，一般包括文字圖表，聲像，實(shí)物等具有歷史意義的記錄。每個(gè)行業(yè)的檔案資料對(duì)今后的發(fā)展都極具重要性，醫(yī)院留存的檔案資料同樣對(duì)醫(yī)院今后的發(fā)展至關(guān)重，能為今后研究經(jīng)營(yíng)及發(fā)展提供出最直接的一手資料，同時(shí)是對(duì)以后發(fā)展進(jìn)行科學(xué)分析揚(yáng)長(zhǎng)避短的最好教材。該文論述了新時(shí)期醫(yī)院發(fā)展的特點(diǎn)及加強(qiáng)醫(yī)院藥品檔案管理是確保今后臨床用藥安全的重要意義。

醫(yī)院檔案 藥品價(jià)格檔案 管理 探討

檔案管理規(guī)范化，不是一句空話，要想實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理，一是必須有領(lǐng)導(dǎo)的足夠重視，因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)的重視能引起同事對(duì)檔案收集管理的支持，這也是檔案管理工作最為關(guān)鍵的部分；二是硬件建設(shè)必須到位，只有硬件設(shè)施到位了，檔案管理工作才能更好的開(kāi)展。其次，作為檔案管理人員，一定要認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，科學(xué)制定規(guī)章制度，及時(shí)建立檔案工作網(wǎng)絡(luò)。另外，必須加強(qiáng)對(duì)醫(yī)院各類(lèi)檔案管理人員進(jìn)行培養(yǎng)與充實(shí)，只有這樣才能充分發(fā)揮出醫(yī)院檔案管理工作的優(yōu)勢(shì)，才能為醫(yī)院事業(yè)發(fā)展、醫(yī)療衛(wèi)生改革做出應(yīng)有的服務(wù)。

1　關(guān)于醫(yī)院藥品價(jià)格檔案的管理

1.1對(duì)醫(yī)院藥品價(jià)格的管理

（1）必須按照國(guó)家規(guī)定首先保持藥品價(jià)格水平的相對(duì)穩(wěn)定性，本著促進(jìn)醫(yī)藥衛(wèi)生事業(yè)健康發(fā)展的原則，依據(jù)相關(guān)價(jià)格法律、法規(guī)，制定價(jià)格。價(jià)格管理員要做到定期對(duì)藥品價(jià)格進(jìn)行對(duì)比核對(duì)，無(wú)論哪一種藥品價(jià)格需要調(diào)整價(jià)格，調(diào)整前一定要以書(shū)面材料形式報(bào)送給物價(jià)管理人員，書(shū)面形式一方面顯得正式容易受到重視，另一方面對(duì)物價(jià)員建立檔案提供的資料更直接。（2）養(yǎng)成及時(shí)整理資料的習(xí)慣，需要存檔的資料及時(shí)歸檔對(duì)檔案管理工作非常重要。此外，價(jià)格管理員要養(yǎng)成及時(shí)收集其他醫(yī)藥價(jià)格政策，并整理成文件及時(shí)歸檔，在整理歸檔文件時(shí)一定要確保資料的準(zhǔn)確性，另外還要確保及時(shí)性，營(yíng)造讓院內(nèi)各個(gè)科室的工作人員都知曉不能把歸檔資料據(jù)為己有，甚至拒絕歸檔。（3）藥品價(jià)格必須依照來(lái)文的日期類(lèi)別單位等分類(lèi)處理。藥品價(jià)格文件要完整準(zhǔn)確，排列一定要有序，類(lèi)別一定要分明。如果是自制的文件材料，書(shū)寫(xiě)一定要規(guī)范，字跡一定要清楚，杜絕使用不耐久材料墨水筆書(shū)寫(xiě)歸檔資料，如鉛筆、彩色筆、圓珠筆、純藍(lán)墨水等。歸檔文件資料的各項(xiàng)簽字手續(xù)必須齊全，對(duì)供應(yīng)商提供的醫(yī)藥價(jià)格文件材料必須進(jìn)行蓋章確認(rèn)。

1.2檔案整理

（1）分工要明確。藥械科主要負(fù)責(zé)醫(yī)用材料價(jià)格文件和藥品檔案整理工作；物價(jià)管理辦公室主要負(fù)責(zé)醫(yī)療服務(wù)價(jià)格文件檔案的整理。有用資料歸檔整理時(shí)，應(yīng)根據(jù)文件的大小分別處理，比如：一卷、數(shù)卷。（2）文件管理。將要?dú)w檔文件逐級(jí)分類(lèi)，一般是年度下按機(jī)構(gòu)分類(lèi)，組織機(jī)構(gòu)下按保管期限分類(lèi)，最后以件為單位，按照時(shí)間和重要程度排列，另外，還要遵照文件形成的規(guī)律，保持有機(jī)聯(lián)系。藥品價(jià)格檔案主要有：卷內(nèi)文件目錄、價(jià)格材料，封底等組成，整理完畢后的歸檔文件和卷內(nèi)文件目錄都需要打印。（3）卷宗整理。裝訂卷宗時(shí)，左、下側(cè)必須對(duì)齊，要保證文件裝訂牢固，必須做到處理好的文件沒(méi)有壓字和損頁(yè)現(xiàn)象。裝訂完畢后，把排列好的案卷號(hào)依次裝入案卷盒。案卷盒封面必須立即標(biāo)明年度和名稱(chēng)。可以把有用的電子文檔放進(jìn)醫(yī)院內(nèi)部辦公系統(tǒng)中，這樣做的目的是即方便了各科室進(jìn)行查詢，又提高了價(jià)格文件檔案的管理水平及利用率。此外，為方便保存、查閱、核對(duì)、管理，對(duì)所有電子檔案的價(jià)格文件都要進(jìn)行備份。

1.3藥品價(jià)格檔案保管及利用

（1）安全預(yù)防工作。對(duì)于藥品價(jià)格檔案管理必須做到盜、潮、火、霉、光、蟲(chóng)、塵、有害氣體等的預(yù)防工作。要想保證檔案的完整安全，必須對(duì)檔案的保管狀況進(jìn)行定期檢查。在電腦里備份的藥品價(jià)格檔案，信息部門(mén)也要與物價(jià)管理員相互配合，做好保存，并定期對(duì)其進(jìn)行更新。關(guān)于國(guó)家下發(fā)的醫(yī)藥價(jià)格文件的保存也很重要，對(duì)此類(lèi)文件的管理必須做到專(zhuān)人專(zhuān)柜，我們國(guó)家對(duì)藥品價(jià)格檔案保管年限一般是15年。此外，處理歸檔資料時(shí)必須創(chuàng)建檢索系統(tǒng)，或制作專(zhuān)題目錄等必須的檢索工具。（2）在使用藥品價(jià)格檔案時(shí)，必須采取正規(guī)嚴(yán)格的審批手續(xù)。對(duì)重要密級(jí)類(lèi)檔案按《檔案保密制度》辦理，借閱一般文檔資料也要經(jīng)過(guò)科室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，對(duì)珍貴檔案要以復(fù)印件代替原件。使用歸檔文件時(shí)必須由檔案管理人員提供檔案，并進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督，查閱場(chǎng)所還要限定在單位辦公區(qū)域內(nèi)。未經(jīng)上一級(jí)批準(zhǔn)，不得對(duì)檔案進(jìn)行摘抄、復(fù)制、拍攝。在經(jīng)過(guò)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)、辦理好相關(guān)手續(xù)后，才可以借閱。必須向借閱人明確：不得對(duì)檔案進(jìn)行拆封，不能污損涂改檔案，更不能撕毀；對(duì)歸還回來(lái)的檔案必須進(jìn)行認(rèn)真檢查。（3）工作變動(dòng)。當(dāng)檔案管理人員需要工作變動(dòng)時(shí)，必須按照相關(guān)規(guī)定辦理嚴(yán)格的交接手續(xù)，不得將檔案及有關(guān)資料私自帶走。

2　對(duì)醫(yī)院檔案管理的幾點(diǎn)建議

2.1加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，增強(qiáng)安全意識(shí)

檔案法規(guī)的學(xué)習(xí)、宣傳和醫(yī)院里每一個(gè)員工都相關(guān)，必須要增強(qiáng)全體醫(yī)務(wù)人員的檔案價(jià)值意識(shí)，領(lǐng)導(dǎo)干部和檔案管理人員要起到帶頭作用，建議在醫(yī)院的重要議事日程中把檔案管理納入其中，與醫(yī)院業(yè)務(wù)建設(shè)進(jìn)行共同規(guī)劃。檔案管理工作也需要宣傳，宣傳的目的是讓院領(lǐng)導(dǎo)及醫(yī)務(wù)人員認(rèn)識(shí)到檔案的價(jià)值和重要性，為方便檔案管理工作帶來(lái)更多的支持。在我國(guó)的醫(yī)院里，傳統(tǒng)的想法是以醫(yī)療服務(wù)為主的，大部分醫(yī)院對(duì)檔案管理缺乏科學(xué)的認(rèn)識(shí)。對(duì)醫(yī)院的檔案管理工作，我國(guó)的現(xiàn)狀是缺乏考核，在沒(méi)有形成系統(tǒng)或可參照的情況下，醫(yī)院的管理者很容易忽略檔案管理工作。我國(guó)還處在經(jīng)濟(jì)發(fā)展中，一些醫(yī)院在設(shè)施經(jīng)費(fèi)等方面無(wú)法滿足，結(jié)果就造成了不少醫(yī)院對(duì)檔案管理工作長(zhǎng)期不重視。因此說(shuō)只有院領(lǐng)導(dǎo)和全體醫(yī)務(wù)人員認(rèn)識(shí)到了檔案管理工作的重要性，才能順利的開(kāi)展工作。

2.2檔案的價(jià)值

檔案的價(jià)值主要指：對(duì)社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)需要所能表現(xiàn)的積極作用，檔案承載著相關(guān)行業(yè)的知識(shí)信息，但是，只有與后期使用產(chǎn)生價(jià)值后才真正起到它應(yīng)有的作用，僅在檔案館被保存的檔案是沒(méi)有價(jià)值的，如果檔案不能被有價(jià)值的利用，那么管理檔案也失去了存在的價(jià)值。檔案的價(jià)值是指主體（檔案）和客體（使用者）的關(guān)系，因?yàn)闄n案只是客觀物體的承載者，它只有同人的需要聯(lián)系相統(tǒng)一時(shí)，才能讓檔案價(jià)值發(fā)生作用，所以說(shuō)檔案的價(jià)值具有多重性。當(dāng)然，醫(yī)院藥品檔案管理的最終目標(biāo)也是為醫(yī)院發(fā)展提供更多更大的便利。所以說(shuō)，在檔案管理工作中必須要有服務(wù)意識(shí)，讓每一份歸檔的檔案為本院的發(fā)展工作提供出應(yīng)有的服務(wù)。對(duì)于各種編研活動(dòng)，要及時(shí)進(jìn)行開(kāi)展，要學(xué)會(huì)對(duì)檔案信息的合理開(kāi)發(fā)，編寫(xiě)專(zhuān)題，力爭(zhēng)為本院醫(yī)務(wù)人員提供出有效信息，充分發(fā)揮檔案的效益、價(jià)值。

2.3人員素質(zhì)的提高

檔案管理人員必須具備一定的政治素質(zhì)，必須遵紀(jì)守法，能恪守職業(yè)道德，有強(qiáng)烈的事業(yè)心，高度的責(zé)任心。檔案工作是一項(xiàng)比較特殊的工作，一般情況下它不能直接產(chǎn)生效益和價(jià)值，它是通過(guò)所服務(wù)的對(duì)象利用檔案后得到的經(jīng)濟(jì)和社會(huì)價(jià)值來(lái)體現(xiàn)的。熱情周到，不為名利是檔案管理人員的基本素質(zhì)。檔案管理人員素質(zhì)是其管理水平的直接體現(xiàn)，因此醫(yī)院必須認(rèn)識(shí)到檔案管理人員的重要性，進(jìn)行必要的培養(yǎng)，通過(guò)培訓(xùn)學(xué)習(xí)等方式來(lái)提高專(zhuān)業(yè)水平，只有檔案管理水平提高了，歸檔檔案才能對(duì)醫(yī)院的發(fā)展體現(xiàn)出應(yīng)有的價(jià)值。

2.4重視資源開(kāi)發(fā)及管理

檔案信息的開(kāi)發(fā)利用是檔案工作的重要部分。前面已說(shuō)過(guò)檔案工作的最終目的是實(shí)現(xiàn)檔案信息資源價(jià)值再利用。檔案資源潛在的價(jià)值只有通過(guò)開(kāi)發(fā)再利用才能顯示出來(lái)。檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用是當(dāng)前的發(fā)展趨勢(shì)，對(duì)推動(dòng)相關(guān)企業(yè)管理建設(shè)，經(jīng)濟(jì)效益提高具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。檔案管理現(xiàn)代化主要指電子化管理。要想實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理，檔案保管設(shè)施必須到位，要設(shè)有專(zhuān)門(mén)的庫(kù)房，安全保管設(shè)施必須齊全；其次，必須使用電子計(jì)算機(jī)，因?yàn)樾畔⒌氖占c傳遞基本都是通過(guò)電子計(jì)算機(jī)來(lái)實(shí)現(xiàn)的。電子化管理目前是各行業(yè)最基本的現(xiàn)代化管理方式之一。藥品檔案要分門(mén)別類(lèi)地輸入，比如：黨群工作、行政管理、業(yè)務(wù)管理、財(cái)會(huì)等，這樣管理具有方便、高效的特點(diǎn)，費(fèi)時(shí)費(fèi)力的原始查檔案材料方式被這種方式代替，變成了幾分鐘或數(shù)秒便可解決。此外還要注意對(duì)各類(lèi)現(xiàn)代化信息的收集和整理，借鑒其他行業(yè)中有用的信息和方式，只有管理經(jīng)驗(yàn)豐富了，醫(yī)院藥品檔案管理工作才能發(fā)揮出它應(yīng)有的價(jià)值，管理水平才具有現(xiàn)代化和規(guī)范化。

3　結(jié)語(yǔ)

檔案是企事業(yè)單位向前發(fā)展的一個(gè)必備參照資料，因?yàn)闄n案能為科學(xué)分析形式提供出最直接的資料，是制定發(fā)展策略最直接的參考資料，所以說(shuō)檔案管理工作對(duì)企事業(yè)單位參與市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)有著重要意義。通過(guò)以上分析，得出醫(yī)院檔案是：醫(yī)院高層人員了解本院經(jīng)營(yíng)狀況最直接的途徑，醫(yī)院管理者可參照的最準(zhǔn)確依據(jù)，方便社會(huì)其他行業(yè)認(rèn)識(shí)醫(yī)院成功經(jīng)驗(yàn)，為醫(yī)院合作奠定了基礎(chǔ)。而藥品價(jià)格的檔案管理工作，保證了藥品的精細(xì)化、標(biāo)準(zhǔn)化，減少了治療過(guò)程中的隨意化，最重要的是提高了醫(yī)院資源的有效利用和管理，同時(shí)，對(duì)臨床治療風(fēng)險(xiǎn)的有效控制作用也很明顯。因此說(shuō)，醫(yī)院檔案管理工作和醫(yī)院的全面發(fā)展有著相互作用的關(guān)系，在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力中有著決定作用。

［1］王倩.構(gòu)建醫(yī)院檔案信息化管理體系的思考［J］.河南中醫(yī)，2010（12）.

［2］于娜，張洋.醫(yī)院檔案管理中幾個(gè)問(wèn)題的剖析與對(duì)策［J］.科技創(chuàng)新導(dǎo)報(bào)，2009（30）.

［3］霍淑英，楊金紅，焉濤.淺論綜合醫(yī)院檔案管理［A］.齊魯檔案論壇—山東省檔案學(xué)會(huì)2008年學(xué)術(shù)年會(huì)會(huì)刊［C］，2008.

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